Учет дебиторской задолженности

      "Расчеты с подотчетными лицами" (в случае невозврата подотчетным лицом
выданных ему денежных средств);

  "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (при наличии задолженности работников по предоставленным зай­мам,  возмещению материального ущерба и т. п.);

  75 "Расчеты с учредителями"(при наличии задолженности учредителей по вкладам в               уставный, складочный капитал);

      76 "Расчеты с разными дебиторами и кре­диторами"   (в  случае   наличия  задолжен­ностей по возмещению ущерба по страхо­вому случаю; расчетов по претензиям в пользу организации; расчетов по причита­ющимся дивидендам и др.).

Дебиторская задолженность в зависимости от сроков ее пога­шения подразделяется на краткосрочную и долгосрочную исходя из требований составления бухгалтерской отчетности. По кратко­срочной дебиторской задолженности срок ее погашения установлен в течение 12 месяцев с момента возникновения, а по долго­срочной дебиторской задолженности срок ее погашения превы­шает 12 месяцев с момента постановки на учет.

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского уче­та и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации дебитор­ская и кредиторская задолженность отражается в балансе на осно­вании бухгалтерских записей, произведенных по счетам синтети­ческого учета, периодически уточняемых и выверяемых, и сальдо по отдельным, счетам (71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.) в балансе отражается развернуто, т. е. дебетовое сальдо отражается в активе баланса, а кредитовое сальдо — в пассиве.

Общими определяющими критериями учета дебиторской и кредиторской задолженности являются правильность документирования текущих обязательств и расчетов организации; основа­ния для постановки

дебиторской и кредиторской задолженности  на учет; контроль за изменением их суммы и соблюдение правил отражения дебиторской и кредиторской задолженности в бухгал­терском балансе.

2.1 Учет расчетов с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами означают расчеты между организацией и ее работниками, обусловленные авансовой выдачей им наличных денежных средств на оплату хозяйственных, командировочных и других рас­ходов. Правила выдачи наличных денежных средств под отчет со­трудникам организации регламентируются  Порядком ведения кассовых операций. Так, основанием для получения денег из кас­сы под отчет работникам организации является приказ руководи­теля, в котором указывается размер авансовой выдачи денежных средств и сроки их использования. С позиций учета данных опе­раций сведения, содержащиеся в приказах о сроках использова­ния подотчетных сумм, необходимы, прежде всего, для контроля за соблюдением условий их возврата.

Выдача авансовых сумм денежных средств конкретному ра­ботнику организации возможна только при условии полного его отчета по ранее полученным авансам. Кроме того, не разрешается передача полученных подотчетных сумм одним работником дру­гому. Денежные средства, предназначенные для оплаты хозяйст­венных и командировочных расходов, организация, как правило, получает с расчетного счета в кассу для выдачи их подотчетным лицам. Организации, имеющие постоянную денежную выручку за реализованные товары; имеют право использовать наличные де­нежные средства на хозяйственные и другие расходы в пределах лимитов, установленных кредитной организацией.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Он применяется для обобще­ния информации о

расчетах с работниками организации по сум­мам, выданным им под отчет на различные хозяйственные и ко­мандировочные расходы. Данный счет является активно-пассив­ным, поскольку по окончании учетного периода возможны как остатки неиспользованных подотчетных сумм, так и остатки не возмещенных организацией расходов по представленным авансо­вым отчетам.

Сумма денежных средств, выданная из кассы работникам ор­ганизации, оформляется расходным кассовым ордером и отража­ется бухгалтерской записью:

           Дебет сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

           Кредит сч. 50 «Касса».

Целевое расходование денежных средств, полученных работ­ником организации под отчет, оформляется авансовым отчетом — сводным документом, в котором дается весь перечень и суммы произведенных расходов на основании прилагаемых к нему доку­ментов.

В качестве первичных оправдательных документов, подтверж­дающих целесообразность использования подотчетных средств, принимаются товарные чеки, накладные, кассовые чеки, квитан­ции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, счета, счета-фактуры, транспортные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц и др.

Следует отметить, что только надлежаще оформленный авансовый отчет является основанием для отражения в учете операций по расчетам с подотчетными лицами в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место, т. е. исходя из даты ут­верждения авансового отчета руководителем организации.

Кроме учетного аспекта, проверки авансовых отчетов по су­ществу произведенных расходов подотчетными лицами, органи­зация должна рассмотреть содержание данного документа исходя из действующих норм налогового законодательства. Ограниче­ния в расчетах наличными денежными средствами между юриди­ческими лицами применимы к

аналогичным расчетам, осуществ­ляемым через подотчетных лиц. Отступления от утвержденных лимитов использования наличных денежных средств для платежей другому юридическому лицу в один день рассматриваются как нарушение установленного порядка, что приводит к наложе­нию штрафов на организацию-плательщика в двукратном размере от суммы произведенного платежа. Нарушением действующе­го порядка наличного денежного обращения считаются хозяйст­венные факты прямого взноса денежных средств, полученных под отчет работником одной организации на оплату хозяйствен­ных расходов, на расчетный счет другого юридического лица — контрагента. Другими словами, подобные расчеты

совершаются без отражения данной операции по расчетному счету организа­ции-плательщика. В таких случаях к.организации применяются штрафные санкции в двукратном размере от суммы, внесенной на расчетный счет.

Более того, организации, принимая авансовые отчеты от по­дотчетных лиц, должны обязательно фиксировать срок их пред­ставления, так как они должны быть представлены в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки. Необходи­мость сведений о сроках представления авансовых отчетов объяс­няется действующим порядком включения материальной выгоды в налогооблагаемый доход физических лиц. Материальная выгода от использования работником денежных средств организации мо­жет быть получена в случаях несвоевременного возврата неизрас­ходованных подотчетных сумм или необоснованного их получе­ния. При этом для целей налогообложения следует определить ;

число дней, в течение которых подотчетные суммы использова­лись не по назначению. Для этого сопоставляются установленная и фактическая даты отчета о расходовании подотчетных сумм ра­ботником организации. Выявленная материальная выгода рас­сматривается как беспроцентная ссуда и

аналогично ей облагает­ся подоходным налогом в размере 2/3 ставки рефинансирования. В составе материальной выгоды, облагаемой подоходным налогом с физических лиц, также учитывается превышение размера суточ­ных против установленных норм и оплата расходов, не соответст­вующих характеру выполняемого производственного задания.

Подотчетные суммы, как отмечалось выше, выдаются не толь­ко на приобретение материально-производственных запасов, оп­лату услуг и работ, но и на оплату командировочных расходов. В этой связи рассмотрим действующий порядок расчета команди­ровочных расходов в соответствии с установленными нормами их возмещения. Нормативными актами регламентируется состав ко­мандировочных расходов, компенсируемых

организацией. Так, действующим законодательством в составе таких расходов преду­сматриваются оплата найма жилого помещения; оплата суточных; расходы по проезду к месту командировки и обратно; затраты за пользование постельными принадлежностями.

Командировочные расходы, связанные с производственной деятельностью, включаются в себестоимость продукции в соот­ветствии с Положением о составе затрат. Вместе с тем организа­ции необходима информация об оплате командировочных рас­ходов, превышающих установленные нормы, с целью последу­ющей корректировки налогооблагаемой прибыли. Такая ин­формация обеспечивается при отражении командировочных расходов на счетах учета затрат в разрезе субсчетов «Затраты в пределах утвержденных норм» и «Затраты сверх установленных норм».

Возврат неиспользованных подотчетных сумм отражается на основании приходного кассового ордера бухгалтерской записью:

      Дебет сч. 50 «Касса»

     Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В случаях, когда подотчетные лица не возвращают получен­ные ранее авансовые суммы либо не представляют авансовый от­чет об израсходованных подотчетных суммах, списание таких сумм отражается бухгалтерской записью:

      Дебет сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

      Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

при удержании из заработной платы полученной ранее подот­четной суммы или суммы, по которой не представлен авансовый
отчет, —             

   Дебет сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

   Кредит сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

при условии невозможности взыскания остатка неизрасходо­ванных подотчетных сумм из заработной платы —

     Дебет сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», суб­счет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

    Кредит сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

по истечении срока исковой давности сумма невозмещенного материального ущерба списывается на убытки организации —

       Д-т сч. 99 «Прибыли и убытки»

       К-т сч. 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Рассмотренный выше порядок документального оформления операций по расчетам с подотчетными лицами в значительной мере связан с формированием информации, необходимой не только для учета и расходования подотчетных сумм, но и инфор­мации, используемой для целей налогообложения и для предот­вращения финансовых потерь в виде штрафных санкций за несо­блюдение установленного порядка использования наличных де­нежных средств через подотчетных лиц.

Таким образом, для учета расчетов с подотчетными лицами используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», по дебе­ту которого отражается

остаток задолженности за подотчетным лицом и выдача денежных средств под отчет работникам органи­зации, по кредиту - остаток невозмещенных организацией расхо­дов, произведенных подотчетными лицами, а также списание за­долженности подотчетных лиц в связи с использованием подот­четных сумм на приобретение материальных ценностей, оплату хозяйственных, командировочных и других производственных расходов.

Группировка хозяйственных операций по данному счету мо­жет быть представлена следующим образом.

По дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» отража­ются бухгалтерской записью:  

1.выдача подотчетных сумм работникам организации из кассы, с расчетных и других счетов в банках —

        Дебет сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

        Кредит счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные                            счета», 55 «Специальные счета в банке»;

2. выдача подотчетных сумм сотрудникам обособленных струк­турных подразделений из кассы, с расчетных и других счетов в банках —

  Дебет сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит сч. 79 «Внутрихозяйственные расчеты»;

3.возмещение перерасхода работникам организации из кассы, с расчетных и других счетов в банках —

Дебет сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

     Кредит счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банке».

По кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» отра­жаются бухгалтерскими записями:

1.оплата подотчетными лицами расходов, связанных с приобре­тением оборудования к установке, расходов, относимых к капи­тальным вложениям; расходов на приобретение материальных ценностей —

        Дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во вне оборотные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и при­обретение материальных ценностей», 41 «Товары»

       Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

2.оплата подотчетными лицами услуг сторонних организаций, стоимость которых включается в состав расходов по обычным ви­дам деятельности —

         Дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Обще­хозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажи»