Теоретические основы ведения операций с денежными средствами

выдавал  ...  (подпись)».  Запрещается  выдача  денег  по  одной   ведомости

одновременно кассиром и другим лицом.

    На ведомости ставится  штамп: «Расходный кассовый ордер  № ».

    Таким образом, на  все выданные  по  ведомости   суммы  оформляется  один

общий расходный кассовый ордер. Бухгалтерия  обязана проверить  наличие  всех

указанных отметок и произвести подсчет выданных и депонированных сумм.

    Депонированные  суммы   сдаются  в  банк,  и   на  сданные  суммы   также

составляется один  общий  расходный  кассовый  ордер.  К  нему  должна  быть

приложена  квитанция  банка.  При  любой  сдаче  денег  в   банк   (выручка,

сверхлимитные остатки) выписывается один расходный  кассовый  ордер  на  всю

сдаваемую сумму с расшифровкой, за  счет  каких  источников  и  какие  суммы

получены.

    В практической деятельности  возможна ситуация, когда денежные  средства

выдаются из кассы  лицам,  не  состоящим  в  списочном  составе  предприятия

(например, оплата труда работникам, с которыми заключены договоры  подряда).

Такие выплаты производятся на основании  заключенных договоров  по  отдельной

ведомости или по  расходным кассовым  ордерам;  при этом  на  каждое  лицо

оформляется отдельный расходный  ордер.

    При  работе  с   кассовыми  документами  необходимо   строго   соблюдать

следующие требования:

    . приходные кассовые  ордера  и  квитанции  к   ним,  а  также  расходные

      кассовые ордера  и  заменяющие  их  документы   должны  быть  заполнены

      бухгалтерией четко  и ясно чернилами, шариковой  ручкой или выписаны  на

      машине (пишущей,  вычислительной);

    . в этих документах  не допускаются подчистки,  помарки  или  исправления

      (даже оговоренные);

    . прием и выдача денег  по кассовым ордерам может  производиться только  в

      день их составления;

    . в приходных  и   расходных  кассовых  ордерах   обязательно  указываются

      основания  для  их  составления  и  перечисляются  прилагаемые  к  ним

      документы.

    Все поступления и  выдачи наличных денег записываются  в кассовую  книгу.

Записи ведутся в двух экземплярах  через  копирку  чернилами  или  шариковой

ручкой. По каждому кассовому ордеру или заменяющему его  документу  делается

отдельная запись. В  конце  рабочего  дня  кассир  подсчитывает  обороты  по

операциям за день и выводит остаток  денег  в  кассе  на  начало  следующего

рабочего дня.

    Каждая  организация   ведет  одну  кассовую  книгу.  Она   должна   быть

пронумерована, прошнурована и опечатана  сургучной  или  мастичной  печатью.

Процедура опечатывания должна проводиться  в  соответствии  с  требованиями,

изложенными в порядке ведения  кассовых операций в РФ. Количество  листов  в

кассовой книге  заверяется  подписями  руководителя  и  главного  бухгалтера

предприятия. При нумерации листов книги первые и  вторые  экземпляры  должны

иметь одинаковый номер. Первые экземпляры остаются в кассовой книге.  Вторые

экземпляры должны быть отрывными, они  передаются  в  бухгалтерию  вместе  с

приходными и расходными кассовыми  документами в качестве отчета кассира  под

расписку в  кассовой  книге.  При  ведении  кассовой  книги  не  допускаются

подчистки  и  неоговоренные  исправления.  Каждое  исправление должно  быть

заверено подписями кассира  и главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

    Допускается ведение  кассовой книги автоматизированным  способом, но  при

условии, что машинограммы «Вкладной  лист кассовой книги» и  «Отчет  кассира»

имеют  одинаковое  содержание  и  включают  все  реквизиты,  предусмотренные

формой кассовой книги. При этом должна быть  обеспечена  полная  сохранность

кассовых документов.

    Контроль за правильным  ведением кассовой книги возлагается на  главного

бухгалтера.  А  ответственность  за  соблюдение  правил   ведения   кассовых

операций несут три лица —  руководитель  организации,  главный  бухгалтер  и

кассир. В свою очередь  банки  должны  систематически  проверять  соблюдение

организациями порядка ведения кассовых операций.

    Для обеспечения  сохранности   денежных  средств  в  кассе   периодически

должна  проводиться  ревизия  кассы  в  сроки,  установленные  руководителем

организации. Кроме того, ревизия  проводится и  при  смене  кассира.  Ревизия

кассы должна быть внезапной, денежная наличность проверяется  путем  полного

полистного пересчета. Остаток  денежной наличности сверяется с  данными  учета

по кассовой книге. По результатам  ревизии составляется акт.

 

3.2. Учет расчетов с  подотчетными лицами

Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление  хозяйственных расходов и на затраты  по случаю командировок. Порядок ведения  кассовых операций определяет порядок  выдачи денег под отчет. Выдача производится при наличии кассы и без кассы, выдается чек из кассы банка.

 

Подотчетные суммы на хозяйственные  расходы выдаются в размере 2-дневной  потребности не более, чем на 3 дня. Если вне места нахождения предприятия  – в размере 10-дневной потребности  до 15 дней. На служебные командировки: на стоимость проезда туда и обратно, суточные и расходы по найму жилого помещения.

 

В случае если командировочный работник временно нетрудоспособен, то ему возмещается  наем жилого помещения, кроме тех  случаев, когда работник был в стационаре, и выплачиваются суточные за все время, пока он не мог продолжить поручение и вернуться, но не свыше 2 месяцев.

 

Временная нетрудоспособность и невозможность  вернуться должны быть установлены  документально. В срок командировки не включаются дни временной нетрудоспособности. Работнику возмещаются услуги по предварительной покупке билетов, пользование постелью, страховой сбор, расходы по бронированию жилого помещения, по пользованию транспортом общего пользования (кроме такси), если они находятся вне пункта назначения только на основании документов.

 

Днем выезда является день отправления  транспортного средства из места  постоянной работы, а днем приезда  считается день приезда транспортного  средства к месту работы. При отправлении  в место до 24 ч является текущий день, после 0 ч – последующие сутки.

 

Если место назначения находится  за чертой города, учитывается время  приезда до станции. Режим работы и отдыха определяется предприятием, командировавшим его. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни не предоставляются. Если работник выезжает в командировку по распоряжению администрации в выходной день, то ему в установленном порядке предоставляется другой день отдыха.

 

Полученные авансы разрешается  использовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы. В течение 30 дней после возвращения из командировки подотчетные лица обязаны представить авансовый отчет об израсходованных суммах.

 

Расчеты с подотчетными лицами учитываются  на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача наличных денежных средств выдается подотчетному лицу на основании служебной записки, в которой должны быть указаны: цель расхода, сроки и необходимая для этого сумма. Служебную записку должен подписать руководитель предприятия, и только после этого бухгалтер может выписать расходный кассовый ордер на данную сумму, а кассир – выдать подотчетную сумму.

 

Подотчетное лицо в установленный  срок должно представить в бухгалтерию  предприятия авансовый отчет  с подтверждающими документами (товарные чеки) о факте приобретения предметов для административно-хозяйственных нужд. Остаток неиспользованной суммы подотчетное лицо возвращает в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.

 

Руководитель предприятия может  отправить подотчетное лицо в служебную командировку (например, в поездку на определенный срок в другой регион или город для выполнения каких-либо поручений руководителя).

 

При направлении подотчетного лица в служебную командировку в пределах Российской Федерации в бухгалтерии предприятия оформляется командировочное удостоверение, которое должно содержать следующие необходимые реквизиты:

 

1) фамилия, имя, отчество подотчетного  лица;

 

2) пункт назначения командировки;

 

3) наименование предприятия, куда  командируется подотчетное лицо;

 

4) цель командировки;

 

5) срок командировки.

 

Командировочное удостоверение должно быть подписано руководителем предприятия. Действующее законодательство предусматривает  следующие гарантии и компенсационные  выплаты при командировках:

 

1) сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего заработка;

 

2) оплату суточных за время  нахождения в командировке;

 

3) оплату расходов по проезду  к месту назначения и обратно;

 

4) оплату расходов по найму жилого помещения. В бухгалтерском учете операции с подотчетными лицами отражаются следующими проводками:

 

1) выдан аванс на командировочные  расходы:

 

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса»;

 

2) отражены расходы по найму жилого помещения (без учета НДС):

 

Дебет счета 44 «Расходы на продажу», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

 

3) учтена сумма НДС, уплаченная  за найм жилого помещения:

 

Дебет счета 19 «Налог на добавленную  стоимость по приобретенным ценностям»,

 

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

 

4) возврат неиспользованной суммы  в кассу от подотчетного лица:

 

Дебет счета 50 «Касса»,

 

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

 

К авансовому отчету прилагаются оформленные  документы, подтверждающие расход подотчетных сумм, по командировкам прилагается оформленное командировочное удостоверение и т. д.

 

В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются и определяются суммы, подлежащие утверждению руководством предприятия.

 

На суммы, выданные под отчет, делается запись:

 

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса».

 

На израсходованные суммы, принятые и утвержденные по авансовым отчетам, делаются записи:

 

Дебет счетов 25 «Общепроизводственные  расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 10 «Материалы»,

 

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

 

Неизрасходованные суммы возвращаются в кассу предприятия:

 

Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

 

При заграничных командировках  выдача аванса в валюте в учете отражается так:

 

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса».

 

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, списываются  следующим образом: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

 

Если эти суммы могут быть удержаны из зарплаты, то делается запись:

 

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

 

Если они не могут быть удержаны:

 

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,

 

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей».

 

Аналитический учет ведется по каждой авансовой выдаче. Выдача новых авансов  может быть только при полном отчете по предыдущему авансу. Передача аванса другому лицу не допускается.

 

3.3. Учет операций по  банковским счетам

Банк – это кредитная организация, имеющая право осуществлять комплексно (в совокупности) банковские операции.

 

Федеральный закон от 2 декабря 1990 г. № 395-1 «О банках и банковской деятельности» относит к банковским операциям:

 

1) привлечение денежных средств  физических и юридических лиц  во вклады (до востребования и  на определенный срок);

 

2) размещение указанных привлеченных  средств от своего имени и  за свой счет;

 

3) открытие и ведение банковских счетов физических и юридических лиц;

 

4) осуществление расчетов по  поручению физических и юридических  лиц, в том числе банков-корреспондентов,  по их банковским счетам;

 

5) инкассацию денежных средств,  векселей, платежных и расчетных  документов и кассовое обслуживание физических и юридических лиц;

 

6) куплю-продажу иностранной валюты  в наличной и безналичной форме;

 

7) привлечение во вклады и  размещение драгоценных металлов;

 

8) выдачу банковских гарантий;

 

9) осуществление переводов денежных  средств по поручению физических лиц без открытия банковских счетов (за исключением почтовых переводов).

 

На практике торговые организации  пользуются довольно ограниченным кругом услуг, предоставляемых банком. Как  правило, это открытие расчетного счета, инкассация, сдача наличных средств (торговой выручки) в банк и получение наличных средств из банка. В настоящее время организации и индивидуальные предприниматели все чаще используют и такой вид банковских услуг, как предоставление кредитов. В меньшей степени пока развито вексельное обращение, при котором предприятие приобретает у банка векселя для использования в расчетах с поставщиками.

 

Согласно Федеральному закону «О банках и банковской деятельности» «…открытие кредитными организациями банковских счетов индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, за исключением органов государственной власти, органов местного самоуправления, осуществляется на основании свидетельств о государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей, свидетельств о государственной регистрации юридических лиц, а также свидетельств о постановке на учет в налоговом органе». Следовательно, для открытия расчетного счета организации необходимо сначала зарегистрироваться как юридическое лицо и встать на налоговый учет.