Совершенствование учета основных средств, эффективность их использования и пути повышения в ОАО «Лугансмлын»

     3.4 Синтетический и  аналитический учет  основных средств 

     Единицей  учета основных средств, как уже определялось, является отдельный инвентарный объект.

     Инвентарный объект – предмет или комплекс конструктивно-объединенных предметов  со всеми приборами и приспособлениями для выполнения определенных самостоятельных  функций и определенной работы.

     Для организации учета и обеспечения  контроля за сохранностью основных средств каждому инвентарному объекту, независимо от того находится он в эксплуатации или в запасе, присваивается соответствующий инвентарный номер. Этот номер сохраняется за объектом на время его нахождения на предприятии. Инвентарные номера объектов, которые выбыли, не могут присваиваться другим основным средствам с новых поступлений.

     Аналитический необъектный учет основных средств  ведет бухгалтерия на инвентарных карточках в гривнях (без копеек). Инвентарная карточка формы ОС – 6 используется для учета всех видов основных средств (зданий, сооружений), а также для группового учета однотипных объектов основных средств, которые приняты в эксплуатацию в одном календарном месяце и имеют одинаковое производственно-хозяйственное назначение, техническую характеристику и стоимость. Карточки недействующих основных средств группируют отдельно.

     Учет  объектов основных средств по месту их эксплуатации совершают в инвентарном списке. Данные необъектного учета основных средств по месту их нахождения должны быть тождественны записям в инвентарных картах.

     Инвентарные карточки, карточки учета движения основных средств суммарно сверяют с данными синтетического учета основных средств.

     Порядок ведения счетов бухгалтерского учета  и их назначение устанавливает Инструкция о применении Плана счетов. Методологические основы формирования в бухгалтерском учете информации об основных средствах определено в П(С)БУ 7 «Основные средства».

     Для учета и обобщения информации о наличии и движении собственных или полученных на условиях финансового лизинга объектов и арендованных целостных имущественных комплексов, которые отнесены в состав основных средств, существует активный счет 10 «Основные средства».

     В ОАО «Луганскмлын» используют не весь перечень субсчетов счета 10 «Основные средства», а именно:

     - 103 «Здания и сооружения»,где ведется  учет наличия и движения зданий, сооружений, их структурных компонентов и передавальческих устройств, а также жилищных сооружений;

     - 104 « Машины и оборудование»;

     - 105 «Транспортные средства»;

     - 106 «Инструменты, приспособления и инвентарь».

     Как уже отмечалось, основные средства в ОАО «Луганскмлын» классифицируются и группируются по подразделениям, где основные средства поступают под ответственность материально-ответственных лиц.

     Поскольку на предприятии около 46 подразделений (энергоучасток, штаб ГО, участок фасовки, участок хлебо-булочных изделий, участок сырья и готовой продукции, участок смесей быстрого приготовления, макаронных изделий и т.д.) соответственно на них находится основных средств на сумму 33721,8 т. грн., то объем работы по расчету амортизации очень велик, в связи с чем используется только прямолинейный метод расчета амортизации. Норма амортизации рассчитывается по согласованию с техническим отделом, который устанавливает срок эксплуатации объекта в соответствии с техническими характеристиками поступившего объекта основных средств.

     Поскольку на предприятии ведется мемориально-ордерная система учета, то все данные, поступающие  из первичных документов в сводные  ведомости, в конце каждого месяца фиксируются в мемориальном ордере №15, откуда поступают в Главную книгу.  

     3.5 Аудит основных  средств 

     Аудит в ОАО «Луганскмлын» проводится ежегодно. Аудитор при проверке учета  основных средств руководствуется  П(С)БУ 7 «Основные средства», Законом  Украины «О внесении изменений в Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» от 22 мая 1997 г. № 283, в котором отражаются особенности налогового учета основных средств.

     При проведении аудита бухгалтерского учета  основных средств аудитор использует аудиторские доказательства:

1. Первичные документы (акты приема-передачи, приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов; на списание основных средств; инвентарные карточки);
2. Учетные регистры синтетического учета (ведомости, мемориальные ордера, книги);
3. Инвентаризационные ведомости;
4. Счета Главной книги по учету основных средств и их износа;
5. Бухгалтерский баланс отчетного и предыдущего периода;
6. Отчет о финансовых результатах;
7. Отчет о движении денежных средств;
8. Контракты, соглашения об аренде, страховые полисы;
9. Сметы и планы ремонтов основных средств;

     10)Расчеты  амортизационных отчислений;

     11)Приказ  об учетной политике в части  учета основных средств

     Одним из важнейших аспектов аудиторской  проверки является проверка правильности оценки основных средств. Предприятие должно исходить из того, что объект основных средств признается активом, если в будущем принесет экономическую выгоду и его стоимость может быть достоверно определена. Поэтому при определении входного сальдо по статье Баланса «Основные средства по состоянию на 1 января 2004 года» необходимо списать устаревшие основные средства, а также не отвечающие определению активов, с отнесением их стоимости на уменьшение нераспределенной прибыли. Основные средства, которые будут признаны непригодными для использования на протяжении отчетного периода, должны быть списаны на затраты этого периода по их остаточной стоимости. Основные средства, которые полностью изношены, то есть с нулевой стоимостью, но в будущем могут принести экономическую выгоду, переоценены до их справедливой стоимости и отражены в составе необоротных активов.

     Важным  является проверка формирования первоначальной стоимости.

     Определение стоимости основных средств, по которым  осуществлялись ремонтные работы, имеет  свои особенности. Нужно убедиться, что стоимость ремонта, вследствие которого осуществляется улучшение технических характеристик, эффективности работы основных средств (модернизация, реконструкция, капитальный ремонт) переоценена к первоначальной стоимости объекта, а расходы на ремонт с целью содержания основных средств в нормальном рабочем состоянии относятся на расходы отчетного периода и не капитализируются.

     Бухгалтерский учет затрат на ремонт основных средств  не совпадает с их налоговым учетом. Увеличение балансовой стоимости основных средств предусмотрено в случае их улучшения, если расходы на эти мероприятия не превышают 5% совокупной балансовой стоимости групп основных средств на начало отчетного периода.

     Для аудитора важное значение имеет установление собственника основных средств. Все результаты осуществленных аудиторских процедур должны найти отражение в рабочих документах аудитора.

     Для проведения достоверной аудиторской  проверки необходимо аудитору выполнить 4 этапа проверки: подготовительный, физической проверки, основной, завершающий. Необходимо определить аудиторский риск. На завершающем этапе аудитор составляет промежуточный отчет о состоянии бухгалтерского учета основных средств и делает аудиторское заключение относительно достоверности представления основных средств в финансовой бухгалтерской отчетности. 

     3.6 Автоматизация учета основных средств 

     На  ОАО «Луганскмлын» учет основных средств осуществляется автоматизировано с помощью программы «Фонды», разработанной и созданной в г. Харькове. Данная программа была приобретена с целью упрощения процесса учета основных средств. Но поскольку данная программа имеет узкоспециализированную направленность, в частности учет основных средств не связан со всей системой учета и является разобщенным, в качестве более совершенной программы предлагаем использовать АРМ бухгалтера, который включает комплексный подход к учету основных средств. Комплексный подход к учету, контролю, анализу, аудиту и управлению основными средствами позволяет оперативно получать все необходимые данные за определенный период и существенно повышает уровень управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.

     АРМБ  базируется на создании и ведении  информационной базы о наличии основных средств, формируемых на основании  инвентарной карточки.

     Функции АРМБ заключаются в выполнении следующих операций:

1. Автоматизация документирования первичной информации;
2. Оперативное управление, контроль за наличием и движением основных средств, нематериальных активов;
3. Начисление амортизации.

     Началом работы является настройка системы, формирование, корректировка нормативно-справочной информации, которая при решении задач по учету основных средств представляет собой следующий перечень справочников:

1. Структурных подразделений;
2. Материально-ответственных лиц;
3. Хозяйственных операций;
4. Бухгалтерских проводок;
5. Причин списания основных средств;
6. Групп основных средств и нематериальных активов;
7. Счетов бухгалтерского учета;
8. Методов начисления амортизации;
9. База знаний;
10. Справочник-календарь.

     После формирования нормативно-справочной информации формируется инвентарная картотека основных средств и нематериальных активов путем ввода начальных остатков. При формировании первичного документа у пользователя имеется возможность модифицировать имеющиеся стандартные формы, используя типовую форму.

     На  АРМБ по учету основных средств информационное обеспечение создается в виде локальной базы.

     Для аналитического учета основных средств  автоматизированным путем ведется  инвентарная картотека, в которой  отображаются все необходимые данные для управления и учета данных. Бухгалтер на основе карточки имеет возможность проанализировать состояние основных средств, срок их службы, виды и сроки произведенных ремонтов, суммы начисленного износа, правильность начисления и отнесения на счета производственной деятельности амортизационных отчислений.

     Особое  место в аудите основных средств  занимает вопрос использования основных средств. Путем просмотра и анализа  аналитических данных в карточке определяется и фондоотдача данного  инвентарного объекта.

     На  основе первичных данных, введенных в информационную систему, отображается информация о наличии и движении основных средств по подразделениям, материально-ответственным лицам, группам, видам и предприятию в целом. С этой целью формируется «Ведомость учета наличия основных средств», «Ведомость полностью изношенных основных средств», «Ведомость-опись инвентарных объектов» и другие.

     Сводной ведомостью по учету основных средств  является группировочная сводная ведомость, объединяющая все виды движения основных средств, связанных с их перемещением или изменением стоимости.

     Для контроля за правильностью и полнотой начисления налога на добавленную стоимость  на приобретенные и проданные  основные средства по запросу бухгалтера формируется справочная информация о суммах налога на добавленную стоимость в разрезе инвентарных объектов.

     Особое  значение в наше время придается  прогнозированию использования  основных средств. Уделяется важное значение вопросам эффективного использования  оборудования путем выявления ненужного  оборудования, а также роста выпуска продукции в существующем парке основных средств.

     Важнейшей частью моделирования учетного процесса является минимизация затрат в течение  всего срока службы основных средств. С этой целью на предприятии можно  спроектировать модель целесообразности замены оборудования на определенном участке работы. Модель обычно строится на период в несколько лет и может быть представлена в виде таблицы или графика. Вначале выстраивается модель сравнения предлагаемых проектов за определенный период времени. На ее основании бухгалтер осуществляет анализ отклонений статей и дает предложения по принятию управленческих решений руководству предприятия.