Составление и использование внутренней отчетности на примере ЗАО «Чертково» с. Еленовка Россошанского района

Непосредственно в отчетных формах должна приводиться первичная аналитическая информация: отклонения от целей, норм и смет расходов, ранжирование отклонений и т.п.

Гибкость и единообразие внутренней управленческой информации в ЗАО «Чертково» с. Еленовка Россошанского района обеспечивается тем, что на первичном уровне регистрации накапливается необходимый объем данных, которые затем отбираются и группируются в требуемом информационном контексте. Каждый центр ответственности получает отчеты, содержащие информацию для собственных целей. Система информации разработана таким образом, что существует единообразие данных для группировки и сравнения. Бухгалтерский учет по определению стремится к единообразию.

Понятность и обозримость информации сводится к тому, что каждая отчетная форма содержит информацию, необходимую конкретному руководителю.

Оптимальная частота представления отчетности является производной от назначения информации и возможностей принятия решений, т.е. от факторов, определяющих использование отчетов в управлении. Одни отчеты нужны чаще, другие реже. Периодичность представления внутренней отчетности колеблется в значительных пределах.

Внутренние отчеты в ЗАО «Чертково» с. Еленовка Россошанского района являются еженедельными, а в случае необходимости представляются по мере возникновения отклонений. Нет необходимости увеличивать частоту представления отчетов, если невозможно принять решение на их основе. Если премирование персонала производится поквартально, то нет смысла в ежемесячной информации выполнения условий премирования. Агрегирование информации и частота ее представления коррелируют между собой. На нижних уровнях управления необходимы более частые и более детальные отчеты. С переходом на более высокие уровни отчетность представляется поквартально и ежегодно и содержит более укрупненные агрегированные показатели.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2. Формы внутренних отчётов

На основе внутренней отчетности принимаются решения на всех уровнях управления ЗАО «Чертково» с. Еленовка Россошанского района. Важным элементом является время, которое проходит от получения отчета до выработки решения и претворения его в управляющие действия. Существенное значение при этом имеют доступная форма внутреннего отчета, расположение и подача соответствующей информации. Так как стандартного набора внутренней отчетности с едиными формами и информационной структурой не существует,  ЗАО «Чертково» с. Еленовка Россошанского района выработало индивидуальную внутреннюю отчетность. Можно выделить классификационные признаки, характеризующие общие подходы к характеристике форм отчетности.

По содержанию информации внутренние отчеты подразделяются на комплексные, тематические (по ключевым показателям), аналитические.[22]

Комплексные итоговые отчеты представляются, за месяц или иной отчетный период (квартал, шесть месяцев и т.п.) и содержат информацию о выполнении планов и использовании ресурсов за данный период, о доходах и расходах по центрам ответственности, об исполнении сметы издержек, рентабельности, движении денежных средств и иных показателей для общей оценки и контроля.

Тематические отчеты представляются по мере возникновения отклонений по наиболее важным для успешного функционирования показателям, таким, как объем продаж, потери от брака, недопоставки по заказам, график производства продукции, и другим не входящим в оценочные плановым показателям, подконтрольным центру ответственности.

Аналитические отчеты подготавливаются только по запросам управляющих и содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов по отдельным аспектам деятельности, например всесторонняя оценка причин перерасхода ресурсов, изменения рентабельности, уровня продаж по секторам рынка, анализ рынка и использования производственных мощностей, факторов риска деятельности в определенных направлениях и т.п.

По уровням управления различают оперативные, текущие и сводные отчеты.

Оперативные отчеты, представляемые на нижнем уровне управления в центрах ответственности, содержат подробную информацию для принятия текущих решений; составляются еженедельно и ежемесячно.

Текущие отчеты, содержащие агрегированную информацию для среднего уровня управления в центрах прибыли и центрах инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального.[24]

Сводные отчеты формируются для высшего управленческого персонала организации. На их основе принимаются стратегические решения и осуществляется общий контроль и контроль деятельности управленческого персонала на среднем, иногда на нижнем уровне. Периодичность этих отчетов колеблется от еженедельных до ежегодных.[20]

Оперативная информация, адресованная низовым центрам ответственности, не должна в неизменном виде представляться на высший уровень управления. На нижнем уровне принимаются оперативные решения по согласованию и выполнению производственных планов использования ресурсов подразделения. Данная информация должна обобщаться, агрегироваться в более общие показатели для представления на средний уровень управления. На высшем уровне требуется еще большая степень обобщения информации.

По объему информации внутренние отчеты подразделяются на сводки, итоговые отчеты, общие (сводные) отчеты.

Сводка - это краткие сведения об отдельных показателях деятельности подразделения за короткий период (иногда за день, неделю).

Итоговые отчеты составляются за месяц или другой отчетный период. Они обобщают информацию о контролируемых показателях центра ответственности.

Общие (сводные) отчеты составляются по ЗАО «Чертково» с. Еленовка Россошанского района в целом, и содержит информацию, соответствующую формам финансовой отчетности, приспособленным для целей внутреннего управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.3. Аналитические расчёты

Анализ управленческой информации в полном объеме с применением сложных вычислений и качественных суждений не входит в задачи подготовки внутренней управленческой отчетности. Безусловно, управленческий учет как информационная система включает и управленческий анализ, т.е. информационную подготовку к принятию решений, к оценке вариантов и альтернатив. Такие расчеты мы частично приводили в предыдущих разделах. Во внутренней управленческой отчетности необходимо обеспечить первичные предварительные аналитические расчеты, способствующие лучшему восприятию информации.[8]

Управляющие всех уровней не любят заниматься расчетами даже для первичной оценки результатов работы, стремятся затрачивать минимум времени на ознакомление с внутренней отчетностью. Хорошая управленческая отчетность должна быть представлена в такой форме, которая поможет управленческому персоналу работать с ней.

Оценка отклонений - непременный компонент хорошо составленной внутренней управленческой отчетности. Суммы отклонений по издержкам отражаются в виде сальдо на счетах управленческого учета. Нужно стремиться к выявлению абсолютных отклонений и по другим показателям внутренней отчетности. В отчетных таблицах следует приводить результаты анализа отклонений. Одним из вариантов может быть расширение показателей отклонений фактических данных для сравнения не только с планом, но и с прогнозом и аналогичными данными предыдущего отчетного периода, а также представление плановых данных для сопоставления с прогнозными и фактическими данными предыдущего периода. Такие расчеты существенно расширяют информацию об отклонениях.

Внутренняя отчетность может содержать данные об относительной величине отклонений в виде процентов или коэффициентов. Отсутствие отклонений принимается за единицу (за 100), показатель меньше 1 характеризует степень отрицательного отклонения (по издержкам - уровень экономии). Показатели, превышающие 1, характеризуют относительную величину положительного отклонения (по издержкам - относительный показатель перерасхода или превышения).

Полезно группировать отклонения по значимости, исключая незначительные их суммы; ранжировать отклонения от больших (значительных) к меньшим; выбирать отдельно отклонения, превышающие контрольную сумму, или относительно большие (например, более 5% в ту или другую сторону).

Аналитические соотношения. Для оценки сметных или нормативных издержек лучшим вариантом являются отклонения, но по другим показателям последние не дают полной картины изменений и достигнутых результатов. В этих целях решение можно искать путем соотношения одних показателей к другим, вычислять относительные показатели, аналитические соотношения.

Аналитические соотношения подразделяются на несколько групп:

а) соотношения, характеризующие качество использования активов и трудовых ресурсов;

б) соотношения, позволяющие измерить и оценить рентабельность;

в) соотношения, характеризующие ликвидность и финансовую устойчивость (для центров ответственности, выступающих самостоятельными финансовыми агентами на рынке, имеющих расчетные счета в банках и отвечающих по своим финансовым обязательствам и заимствованиям).[9]

Оценка продаж с отложенной оплатой (а) определяется коэффициентом оборота дебиторской задолженности и числом дней, на которые выделены активы на отложенную оплату или коммерческий кредит. Он характеризует продолжительность периода, в течение которого возмещаются средства, вложенные в расчеты с покупателями. Формула расчета:

Коэффициент оборота задолженности = Выручка от продаж за период /Дебиторская задолженность покупателей

Коэффициент оборота задолженности=7906/368=22, т.е. активы, вложенные в коммерческие кредиты покупателям, совершают 22 оборота в течение года.

Эффективность использования внеоборотных активов определяется коэффициентом фондоотдачи, характеризующим эффективность средств, вложенных в основные средства и нематериальные активы, интенсивность их эксплуатации в производственном процессе.

Фондоотдача = Выручка от продаж / Основные средства

Фондоотдача= 0,085, т.е. в данном периоде на каждый рубль стоимости внеоборотных активов было получено продукции на 0,85 коп

Фондоёмкость = Основные средства / Выручка от продаж

Коэффициент фондоемкости характеризует необходимые внеоборотные активы, их удельную величину на 1 руб. выручки от продаж.

Эффективность применения всех активов определяется как результат деления выручки от продаж на стоимость всех активов, закрепленных за данным подразделением. Активы включаются в расчет по остаточной стоимости. Для сопоставления с другими подразделениями организации можно вычислять продолжительность одного оборота активов в днях, для чего необходимо стоимость всех активов разделить на однодневную сумму выручки в отчетном периоде.

Производительность персонала определяется в общем, виде как результат деления выручки от продаж на среднюю численность персонала.

Производ.персонала=7906/25=316,24 тыс.руб.

Рентабельность продаж позволяет оценить эффективность коммерческих операций. Коэффициент рентабельности определяется делением прибыли на выручку от продаж. Числителем данной формулы является общая сумма прибыли до налогообложения, сумма чистой прибыли или сумма маржинального дохода, что позволяет варьировать различные коэффициенты рентабельности в зависимости от того, за какие показатели отвечает данный центр ответственности.[10]

Пример. Исходные данные (тыс. руб): выручка от продажи продукции  96 279; себестоимость проданной продукции - 80 193; валовая прибыль (маржинальный доход) – 16 086; управленческие и коммерческие расходы –  5 743; общая прибыль до налогообложения - 25 381; стоимость всех активов – 298 926; стоимость всех обязательств - 110 504; стоимость оборотных активов – 86 664.

Рентабельность продаж может быть исчислена: по общей прибыли:619/7906=7,8%; по маржинальному доходу: 619/7906=7,8%.

Рентабельность издержек, характеризующая эффективность производственных издержек на производство продукции, продажу и управление, определяется по общей формуле:

Рентабельность издержек = Прибыль / Издержки

В числителе данной формулы применяют показатели общей прибыли, чистой прибыли, маржинального дохода, в знаменателе - себестоимость продаж и полные издержки (себестоимость + управленческие и коммерческие расходы).

Рентабельность активов характеризует эффективность инвестиций и применяется для оценки деятельности центров инвестиций.

Рентабельность активов = Прибыль / Активы

Рентабельность активов = 7906/7970 = 9,9%

В конкретных расчетах показателей возможны варианты для числителя и знаменателя формулы. В числителе в расчетах может применяться общая сумма прибыли или чистая прибыль (после налогообложения), в знаменателе - общая стоимость активов или их чистая стоимость, характеризующая собственные инвестиции в активы. В расчетах по центрам ответственности и секторам деятельности принимается стоимость активов, за эффективное использование которых несет ответственность данный центр. Для отдельных центров актуальным является применение показателя рентабельности, исчисленного по стоимости оборотных активов.

Коэффициент ликвидности характеризует финансовую надежность организации, ее способность отвечать по своим обязательствам. При расчетах стараются показать, насколько текущие активы превышают текущие обязательства, т.е. тот запас прочности, который вызывает доверие кредиторов. Из расчета исключаются внеоборотные активы, которые не могут быть быстро проданы и превращены в денежные средства для оплаты по обязательствам и которые формируются за счет собственного капитала и долгосрочных обязательств. Последние также исключаются из расчета, поскольку сроки их погашения наступают, по крайней мере, не ранее чем через год.

Коэффициент ликвидности = Оборотные активы / Текущие обязательства

Коэффициент ликвидности = 4679/1160=0,04. Она показывает долю оборотных активов, формируемых за счет собственного капитала. Разность между суммами оборотных активов и текущих обязательств характеризует сумму собственных средств в оборотных активах (собственных оборотных средств).