Порядок проведения инвентаризации

   Сотрудники  правоохранительных органов используют инвентаризацию товарно-материальных ценностей и наличных денежных средств в связи с фактами краж, грабежей и т.п. Для выявления преступной деятельности работников бухгалтерского аппарата часто требуется проведение инвентаризации расчетов (состояния дебиторской и кредиторской задолженности и т.п.). 

   6. Порядок проведения  инвентаризации

   Результаты  инвентаризации будут действительны  лишь при условии соблюдения процедуры  ее проведения. Знание этой процедуры  необходимо юристу для того, чтобы  впоследствии использовать результаты инвентаризации в качестве доброкачественного доказательства по гражданскому или  уголовному делу. Для сотрудников  правоохранительных органов, кроме  того, это необходимо для преодоления  возможного противодействия со стороны  материально ответственных лиц  либо отдельных членов инвентаризационной комиссии.

   Любая инвентаризация проводится в 4 основных этапа.

   1 этап. Подготовительные мероприятия.  На этом этапе издается приказ  о проведении инвентаризации, назначается  инвентаризационная комиссия. Как  правило, для проведения инвентаризации  в каждой организации существует  постоянно действующая инвентаризационная  комиссия. Если объем работ велик  либо имущество территориально  разобщено, вследствие чего одна  комиссия не справится, то создается  несколько рабочих инвентаризационных  комиссий.

   Персональный  состав постоянно действующих и  рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. В состав комиссий включаются представители  администрации, работники бухгалтерии, экономисты, другие специалисты, а при  необходимости - представители службы внутреннего аудита организации, независимых  аудиторских организаций.

   Сотрудники  правоохранительных органов никогда  не входят в состав комиссии и не подписывают инвентаризационные описи, сличительные ведомости, акты и другие документы.

   Отсутствие  хотя бы одного члена комиссии при  проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов  недействительными. В проведении инвентаризации обязательно участвуют материально ответственные лица. Естественно, они не обладают статусом членов контролирующей их деятельность инвентаризационной комиссии

   Если  же они не могут принять участия  в инвентаризации или уклонились от не, то в состав инвентаризационной комиссии следует ввести представителя органов власти. При совместной материальной ответственности нескольких лиц достаточно присутствия при инвентаризации лишь одного из них (если остальные не настаивают на присутствии).

   Если  материально ответственное лицо сначала присутствовало при инвентаризации, а затем до окончания ее вследствие тех или иных причин перестало  участвовать в ней, в состав инвентаризационной комиссии вводится представитель органов  власти и инвентаризация проводится заново (об этом обязательно указывается  в акте инвентаризации).

   Перед подсчетом остатков материальных ценностей  рабочая комиссия должна проверить  измерительные приборы, опломбировать  помещения, в которых находятся  материальные ценности. Если инвентаризация проводится по инициативе правоохранительных органов, опечатывание мест хранения ценностей  производится до того, как о предстоящем  мероприятии поставлены в известность материально ответственные лица. В этом случае в установленном порядке составляется акт опечатывания помещений.

   В подготовительный период необходимо получить от материально ответственного лица последние на момент инвентаризации первичные документы, а также  отчеты о движении материальных ценностей  либо денежных средств с тем, чтобы на руках у него не осталось ни одного приходного или расходного документа, что подтверждается специальной распиской. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

   Во  избежание последующей фальсификации  материальные отчеты и приложенные  к ним первичные документы  за несколько дней, предшествующих инвентаризации, визируются председателем  комиссии также до снятия остатков с указанием "до инвентаризации на…", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

   Когда инвентаризация проводится по инициативе правоохранительных органов, имеет  смысл визировать указанные документы  следователем либо оперативным работником, по чьей инициативе проводится инвентаризация.

   Если  проверяемые ценности находятся  в различных хранилищах, то все  они, за исключением того, в котором  в данный момент производится инвентаризация, должны быть заперты, опечатаны и  опломбированы. Ключи от места хранения ценностей и во время перерывов  в работе инвентаризационной комиссии должны находиться у материально  ответственного лица, а печать или  пломбир – у председателя инвентаризационной комиссии или ревизора, если он участвует  в проведении инвентаризации. Это  исключает возможность проникновения  в хранилище ценностей материально  ответственного лица без контролирующего  его председателя инвентаризационной комиссии или ревизора и вместе с  тем гарантирует права материально  ответственного лица.

   2 этап. Собственно установление в  натуре фактического наличия  материальных ценностей (снятие  остатков). Проводится путем взвешивания,  обмера, таксировки, подсчета. Проверка  производится сплошным методом, 

   упрощенные  способы инвентаризации разрешено  применять лишь в немногих случаях. В частности, если товары хранятся в  неповрежденной упаковке поставщика, их количество может определяться на основании данных об этих ценностях  по спецификации или маркировке, имеющейся  на упаковке, а также на основании  накладных и счетов-фактур. При  этом обязательно на выбор проверяется  часть таких товарно-материальных ценностей. Если выборочной проверкой  будут установлены расхождения  между фактическим наличием и  данными, указанными в спецификациях, рабочая инвентаризационная комиссия обязана провести полную проверку фактического наличия таких материальных ценностей.

   Данные  заносятся в инвентаризационные описи. Этот документ составляется не менее чем в 2 экземплярах. В случае передачи ценностей от одного материально  ответственного лица другому, а также  при проведении инвентаризаций по инициативе правоохранительных органов число  экземпляров может быть увеличено. Все экземпляры описи считаются  подлинниками. Каждая страница всех экземпляров  описи сверяется и затем подписывается  всеми членами инвентаризационной комиссии, а также материально  ответственным лицом. Исправление  ошибок производится во всех экземплярах  корректурным способом. Исправления  должны быть оговорены и подписаны  всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

   Нельзя  заполнять инвентаризационные описи  cо слов материально ответственных лиц.

   Чтобы исключить возможность подлогов в описи в конце каждой ее страницы подсчитывается и проставляется  прописью количество заполненных строк (порядковых номеров), а также общий  итог количества натуральных показателей  в графе "фактически оказалось". Натуральные показатели суммируются независимо от того, в каких единицах изменения показаны ценности (здесь можно складывать килограммы со штуками и т.п.)

   В описях не допускается оставлять  незаполненные строки: эти строки должны быть прочеркнуты.

   После окончания проверки фактического наличия  ценностей инвентаризационная комиссия проставляет в описи цены согласно действующим прейскурантам, подсчитывает стоимость каждого конкретного  наименования, а также по описи  в целом.

   Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные  лица. В конце описи материально  ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией  имущества в их присутствии, свидетельствующую  об отсутствии претензий к членам комиссии и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное  хранение.

   При проверке фактического наличия имущества  в случае смены материально ответственных  лиц, принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший – в сдаче этого имущества.

   На  имущество, находящееся на ответственном  хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные  описи.

   Если  инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов  в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

   Во  время проведения инвентаризации все  операции по приему и отпуску ценностей  прекращаются.

   Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально  ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

   Эти товарно-материальные ценности заносятся  в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие  во время инвентаризации". В описи  указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном  документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую  записаны эти ценности.

   При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации  в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально  ответственными лицами в присутствии  членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную  опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации", которая оформляется по аналогии с документами на товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации.

   В тех случаях, когда материально  ответственные лица обнаружат после  инвентаризации ошибки в описях, они  должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в  установленном порядке.

   3 этап. Сопоставление и проверка  полученных данных с данными  учета, т.е. установление результата  инвентаризации. На этом этапе  выявляются расхождения между  данными инвентаризационных описей, в которых зафиксированы фактические  остатки, с данными бухгалтерского  учета (так называемыми книжными  остатками).

   Оформление  результатов инвентаризации зависит  от применяемого вида учета материальных ценностей.  

   При количественно-суммовом учете данные бухгалтерского учета позволяют  вывести остаток на дату проведения инвентаризации по каждому конкретному  наименованию. Этот остаток и сопоставляется с фактическим, установленным при инвентаризации и зафиксированным в описи.

   Расхождения между указанными показателями отражают в сличительных ведомостях. Иногда применяются бланки, в которых  показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей объединены.

   В условиях суммового учета, когда  в бухгалтерии есть сведения только о денежной оценке всех ценностей, но не об их конкретном количестве и сумме  по наименованиям, (что характерно, в частности для сферы розничной  торговли и общественного питания), результат инвентаризации оформляется  актом, в котором находит отражение  общая сумма выявленных отклонений.