Отчет по практике в ЗАО "ВТБ24"

На сегодняшний день документооборот в банке очень  огромен, так как существует множество  различных банковских операций и  услуг, предоставляемых клиентам, рассмотрим документооборот в операционном отделе и в бухгалтерии.

Операционный отдел - является структурным подразделением филиала. В своей деятельности Отдел  руководствуется: действующим законодательством  Российской Федерации, Уставом Банка, нормативными актами и распорядительными документами Филиала и настоящим положением. Отдел возглавляет начальник отдела, который назначается и освобождается от занимаемой должности приказом Управляющего Филиалом. Штатная численность работников Отдела устанавливается, исходя из штатного расписания Филиала.

Основной целью Отдела является максимизация качества обслуживания клиентов - юридических и физических лиц по операциям Отдела. А среди  основных задач можно выделить:

• Организация работы по расчетно-кассовому обслуживанию юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и физических лиц в рублях и иностранной валюте, включая ведение бухгалтерского учета в соответствии с нормативными актами Банка и Банка России.
• Продажа клиентам банковских продуктов, в рамках компетенции отдела, включая привлечение денежных средств.
• Построение эффективных процессов операционного обслуживания клиентов, повышение его качества, расширение предоставляемых услуг в целях удовлетворения потребностей клиентов и увеличения доходности банковских операций.
• Осуществление методологической поддержки структурных подразделений в области осуществления мероприятий по противодействию легализации доходов, полученных преступным путем и финансированию терроризма.

Рассматривая основные функции отдела в части обслуживания юридических лиц необходимо отметить, что операционные работники осуществляют открытие, закрытие, переоформление и ведение расчетных, текущих и других счетов юридических и физических лиц в рублях и иностранной валюте. Работник также оповещает клиентов о сроках обязательной продажи юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями части экспортной валютной выручки в соответствии с требованиями Банка России. В его обязанности также входят проведение операций по приему заявок от клиентов на проведение конверсионных операций, в том числе свободная и обязательная продажа иностранной валюты, осуществление контроля за правильностью оформления поручений.

Работник отдела осуществляет формирование юридических дел клиентов при открытии счетов и их дальнейшее хранение, а именно: отвечает за сохранность юридических дел клиентов, проведение работ с клиентами, связанной с внесением в них необходимых изменений и дополнений в связи с реорганизацией предприятий, в том числе замену карточек образцов подписей и оттиска печати.

Операционный отдел  проводит меры по противодействию легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма. Отдел идентифицирует и изучает  клиентов на основании документов, предоставляемых при открытии счета и заключении договора, а также при проведении операций по счетам. Работники отдела выполняют действия по приостановлению операций в случае, если одной из сторон является организация или физическое лицо, в отношении которого имеются сведения об их участии в террористической деятельности. Отдел изымает документы и помещает их в картотеку на период проверки и принятия решения о возможности/невозможности проведения платежа. Если принято решение о невозможности проведения платежа, то операция заносится в журнал приостановленных операций. При этом обеспечивается полная конфиденциальность информации, полученной в результате проведения мероприятий внутреннего контроля.

Рассмотрим теперь права  и обязанности начальника Отдела. На него возлагается руководство деятельностью Отдела, а также обеспечение выполнения стоящих перед Отделом целей и задач. Начальник должен эффективно организовать контроль на всех участках деятельности отдела и обеспечить надлежащий режим конфиденциальности проводимых работ в Отделе. На начальнике лежит вся персональная ответственность за результаты деятельности Отдела. Большое значение имеет и распределение им обязанностей между работниками Отдела и организация работы, направленная на повышение квалификации работников Отдела. В обязанности также входят и иные задачи, которые прописаны в Положении об Операционном отделе.

Рассмотрим порядок  открытия счетов юридических лиц  в операционном отделе Банка. Здесь  работают непосредственно фронт-офис, который связан со временем обслуживания клиента, и бэк-офис, который работает без присутствия клиента. Первым делом, клиент обращается в банк и получает нужную консультацию, а также пакет документов (список) требуемых для открытия счета, бланки заявлений, договоров, карточек. Заполнив все документы и заверив их подписями и печатями, клиент делает повторный визит в Банк. Администратор проверяет комплектность предоставленных документов, формирование юридического дела и составляет извещения в ИМНС и внебюджетные фонды (ФСС и ПФР). Затем идет дооформление со стороны Банка заявлений клиента, карточек подписей и договоров, составление распоряжения для начальника Операционного отдела по покрытию счета. При этом извещения и распоряжение формируются в MS Word, порядковый номер клиента определяется из тетради открытых счетов.

В бэк-офисе начальник Операционного  отдела подписывает распоряжение на открытие счета, заявления клиентов и договоров счета, а также  проверяет комплектность юр. дела. После этого, администратор от начальника Операционного отдела передает юр. дело заместителю главного бухгалтера. Он, в свою очередь, проверяет комплектность юр. дела, подписывает извещения в ИМНС и внебюджетные фонды, подписывает заявления клиентов на открытие счета, карточек с образцами подписей и оттиском печати клиента. После этого, главный бухгалтер подписывает договоры счета и проставляет на печати на договорах и извещениях в ИМНС и фонды. У секретаря происходит регистрация извещений в книге исходящей корреспонденции и отправка в ИМНС и фонды. Далее юр. дело передается через администратора-консультанта операционисту бэк-офиса для «заведения» клиента в Информационно-банковскую систему (ИБС), где идет уже фактическое открытие счета клиенту. В это же время идет распечатка анкеты по легализации и распоряжения об открытии счета из ИБС. В завершении юр. дело передается начальнику Операционного отдела для подписания распоряжения о закрытии счета из ИБС и анкеты по легализации. Юр. дело возвращается администратору-консультанту. В итоге клиент должен явиться к администратору и получить уведомление об открытии счета для извещения ИМНС (в третий день от даты представления комплекта документов).

Для открытия корреспондентских счетов клиент должен предоставить в Банк документы, которые находятся в  списке необходимых документов.

Рассмотрим теперь порядок закрытия счетов для юридических лиц. Здесь, первым делом, идет предоставление клиентом заявления на закрытие счета и платежных инструкций при наличии остатка. В бэк-офисе идет проверка сальдо счета и исполнения инструкций клиента (по списанию остатка) с отметкой на заявлении. Контроль за исполнением платежных инструкций клиента осуществляет контролер. Происходит изъятие юр. дела, оформление извещения в ИМНС, фонды и составляются распоряжения о закрытии счетов. Карточки с образцами подписей изымаются и перечеркиваются, это происходит при закрытии всех счетов клиента. Начальник операционного отдела (ОО) подписывает распоряжение на закрытие счета. Юр. дело передается от начальника ОО заместителю главного бухгалтера, а он, в свою очередь, подписывает извещения в ИМНС и фонды, и передает их главному бухгалтеру. На извещениях ставятся печати Банка. Секретарь регистрирует их в книге исходящей корреспонденции и отправляет в ИМНС и фонды. В бэк-офисе происходит окончательное закрытие счета в ИБС и распечатывается распоряжение о закрытии счета. Юр. дело передается начальнику ОО для подписания распоряжения о закрытии счета и возвращается администратору-консультанту.

Для открытия расчетного и валютного  счета юридическим лицам требуется предоставить следующие документы: надлежаще заверенная копия устава, подлинник или надлежаще заверенная копия решения о создании, реорганизации (учредительный договор, протокол собрания учредителей, приказ вышестоящей организации), нотариально заверенная копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица, свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции, справка из комитета государственной статистики о присвоении кодов Общероссийских классификаторов, страховое свидетельство о постановке на учет в Фонде Социального страхования (менеджеры Банка делают копии с вышеуказанных документов и самостоятельно заверяют их), заявление на открытие счета (Приложение 3), оформленный договор на расчетно-кассовое обслуживание (Приложение 4) (2 экземпляра), карточка образцов подписей (Приложение 5), паспортные данные руководителя и главного бухгалтера организации.

Для открытия расчетного и валютного  счета физическим лицам требуются  предоставить следующие документы: нотариально заверенная копия свидетельства  о государственной регистрации предпринимателя, в оригинале свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции, справка из комитета государственной статистики о присвоении кодов Общероссийских классификаторов. Заполненные бланки: заявление на открытие счета (Приложение 6), оформленный договор на расчетно-кассовое обслуживание в рублях и иностранной валюте в 2-х экземплярах, карточка образцов подписей (Приложение 7), паспортные данные предпринимателя (серия и номер паспорта, дата и место выдачи, дата рождения, регистрация по месту жительства).

Филиал ВТБ 24 осуществляет все виды безналичных  расчетов, предусмотренных законодательством  РФ: расчеты платежными документами, расчеты чеками, расчеты по аккредитиву, расчеты по инкассо (Приложение 8). Наиболее популярными на сегодняшний день являются расчеты платежными поручениями (Приложение 9).

Теперь рассмотрим работу в бухгалтерии. Бухгалтерские операции выполняют работники, наделенные для  этого, независимо от того, в каком структурном подразделении Банка эти работники состоят. В эту категорию входят работники, занятые приемом, оформлением, контролем расчетно-денежных и других документов, отражением банковских операций по счетам бух. учета. Все бухгалтерские работники в вопросах ведения бух. учета подчиняются главному бухгалтеру. Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от нее Управляющим Банка. Он подчиняется непосредственно Управляющему Банка и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Рассматривая вопрос об оплате документов можно отметить, что их оплата с  корсчетов производится текущим  днем по возможности. Выписки с корсчетов  должны быть получены не позднее, чем на следующий день до начала рабочего дня, операции, отраженные в них, включаются в баланс днем их проводки по корсчету.

Во взаимоотношениях с банками-нерезидентами, другими кредитными организациями, документооборот регулируется договорами, заключенными с ними.

Все операции осуществляются КО в  соответствии с ФЗ «О банках и банковской деятельности» и перечнем операций, установленных лицензией Банка  России. Прием расчетных документов на оплату, на инкассо, писем, а также  их оформление осуществляется согласно Положению 2-П от 03.10.2002, Гражданского Кодекса, Бюджетного Кодекса и других нормативных источников. Для оформления бухгалтерских операций используются формы первичных документов. При осуществлении типовых форм на совершаемые операции, в том числе для внутренней бухгалтерии, Банк их самостоятельно разрабатывает и утверждает Управляющим Банка.

Кассовые расходные  операции, выполняемые бухгалтерскими работниками, контролируются централизованно  контролером, им ведется кассовый журнал по расходу, расходные кассовые документы передаются им кассиру под роспись в кассовом журнале. При совершении приходных кассовых операций, зачисление сумм на счета клиентам и выдача им квитанций производится после фактического поступления денег в кассу.

Бланки строгой отчетности, разные ценности и документы выдаются из кассы на основании переданных внутренним порядком в кассу мемориальных ордеров. Бланки строгой отчетности хранятся в хранилище ценностей.

Каждый из документов на основании которых совершаются бухгалтерские записи, должен иметь: контировку, дату проводки, подпись бухгалтерского работника, оформившего документ, а по операциям, подлежащим дополнительному контролю и подпись контролирующего работника, а по операциям кредитной организации, филиала, связанным с перечислением средств клиентам, другим организациям - подписи руководителя и главного бухгалтера или уполномоченных ими лиц.

Образцы подписей работников банка должны находиться у главного бухгалтера, кассовых работников, бухгалтерских  и контролирующих работников. Право подписания расчетных и кассовых документов оформляется распоряжением руководителя банка. Право первой подписи имеют без ограничения суммой по должности руководители и главные бухгалтера или по их поручению доверенные лица.

Кассовое обслуживание клиентов

Банк предлагает юридическим  лицам-резидентам и нерезидентам Российской Федерации широкий спектр финансовых инструментов и оказывает услуги на уровне международных банковских стандартов.

Банк осуществляет любые  операции с наличными денежными средствами и ценностями, в том числе:

а) выдача наличных денежных средств со счетов в рублях и иностранной  валюте

б) сбор, прием, пересчет, обработка и зачисление наличной денежной выручки на счета клиентов

в) продажа дорожных чеков  иностранных эмитентов для оплаты командировочных расходов

г) покупка неиспользованных дорожных чеков иностранных эмитентов, выданных ранее для оплаты командировочных  расходов

д) инкассация и доставка наличных денежных средств и других ценностей

е) экспертиза по поручению клиента иностранной валюты, подлинность которой вызывает сомнение

ж) предоставление в аренду индивидуальных банковских сейфов

з) ответственное хранение ценностей по поручению клиентов

и) аренда индивидуальных банковских сейфов (хранение корпоративных документов и ценностей).

Для комплексного кассового  обслуживания предприятий и граждан, для обработки денежной наличности в Банке имеется кассовое подразделение  отдельно для физических и юридических  лиц (осуществляют прием наличных денег как непосредственно от клиентов (по объявлению на взнос наличными – Приложение 10), так и через инкассаторов). Выдача денежных средств по денежному чеку производится после получения юр. лицом чековой книжки (Приложение 11). Кассовое подразделение состоит из приходных, расходных касс, касс пересчета. Данное подразделение возглавляется заведующим кассой. С ним заключен договор о полной материальной ответственности. Заведующий кассой также, как и руководитель, и главный бухгалтер, является должностным лицом, ответственным за сохранность ценностей. Он отвечает за сохранность денежных средств и ценностей, контроль за своевременным оприходованием денег, поступивших в кассы Банка и другие обязанности.