Організація обліку,контролю та аналізу

б) довідкові дані розміщують на зворотній стороні документа;

в) додержують вимог законодавчих актів.

Необхідно також визначити  належність документа до топологічної структури обліку, характер, призначення, склад потрібних документів, рух  у процесі обробки, осіб, які повинні  взяти участь в обробці, кількість примірників.

Комплекс робіт з визначенням змісту форми носіїв облікової інформації умовно можна розподілити на такі етапи:

визначення основних характеристик майбутньої форми;вибір  необхідних реквізитів;попереднє проектування зон розміщення інформації;вибір форми розміщення реквізитів у зони;компонування елементів інформації у ланки, а ланок — у зони;монтаж форми у цілому;креслення ескіза;розрахунок загальної площі та вибір формату;редагування;оформлення.

Документування первинної  облікової інформації в умовах використання АРМ бухгалтера — процес функціонально неоднорідний і реалізується виконанням таких функцій:

реєстрація, тобто фіксація, первинних даних на паперовому носії  з одночасним реєструванням на машинному;передавання, тобто послідовне проходження, первинного документа (для відображення його даних) по руху реєстрації і формування;формування, тобто послідовне агрегування (доповнення), первинного документа необхідними реквізитами.

Носії первинних облікових даних повинні забезпечити можливість: фіксації первинних даних на місцях виконання їх за допомогою ПК; збереження даних носієм у вигляді, в якому їх було на ньому зареєстровано, протягом установленого строку без спеціальних засобів захисту і відновлення; сприйняття зареєстрованих даних на місцях їх використання.

Зберігання й облік. За способом зберігання носії облікової інформації поділяють на звичайні і суворої звітності.

Звичайні паперові носії  облікової інформації зберігають і  обліковують як канцелярські приладдя. Документи (форми) суворої звітності нумерують друкарським методом і комплектують. Наказом (розпорядженням) керівника призначається відповідальна особа.

10.Нормат-правова  основа орг.-ції БО в Укр.

Державне регулювання  Бо та ФЗ здійс з метою створення  єдиних правил ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності, їх удосконалення в умовах постійних змін. Ці функції виконує МФУ, яке затверджує нац положення (стандарти), План рахунків БО та інші нормативні акти. Нормативні акти з питань БО і звітності, які викор держ статистикою МФУ погоджуються з Держкомстатом України. До нормативних документів, потрібних для регулювання системи обліку і звітності, можна віднести:1) Закони України "Про БО та ФЗ в Україні", "Про державну контрольно- ревізійну службу" "Про аудиторську діяльність", "Про державну податкову службу в Україні"тощо;2)  національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, розроблені на підставі міжнародних стандартів обліку (31 стандарт);3)  План рахунків БО активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій та Інструкцію про застос Плану рахунків4)  інші нормативно-правові акти (інструкції, положення, рекомендації, довідники і т.д.);5)  Накази про облікову політику підприємства, Положення про бух службу та додатки до них (робочий план рахунків, робочий альбом форм первинних документів, тощо, які розробляють на підприємствах. Щодо організації БО та відповідальності до нього, то вимоги визначені у ЗУ"Про БО та ФЗ в Україні" статтею 8. Згідно з нею, зокрема у п.2., визначено, що питання організації БО перебувають у компетенції власника або виконавчого органу чи посадової особи відповідно до законодавства та установчих документів; п.3 - відповідальність за його організацію та забезпечення відповідного ведення первинних документів, звітності, їх збереження на протязі 3-х років несе власник, виконавчий орган чи посадова особа, яка здійснює ці операції. Отже, керівник підприємства зобов'язаний створити необхідні умови для правильного та своєчасного ведення БО та організувати ці роботи.

12.Орг-ція номенклатур  контролю.

Під номенклатурою контролю (контрольною номенклатурою) слід розуміти склад (перелік) даних інформації, яка є в законах, нормативних актах, кошторисах, квотах, планах і фактично зафіксованих характеристиках господарських фактів та процесів, використовуваних у контрольному процесі для підготовки управлінських рішень. Цей склад даних залежить від характеру діяльності господарства — виробнича (промисловість, сільське господарство, будівництво, транспорт), торговельна і т. ін. У процесі контролю дані в первинному (або у перетвореному) вигляді використовуються для формування висновків результатів контролю, а також для розробки пропозицій і прийняття управлінських рішень.

У процесі контролю використовують різні за характером натуральні та вартісні дані й показники. Зауважимо, що за кількістю назв номенклатура контролю дуже велика.

Номенклатури  контролю добирають за такими критеріями: вірогідністю та об’єктивністю даних та інформації; раціональним використанням ресурсів; діяльністю і дією кожної особи;затратами виробництва; фінансовими результатами та їх доказовістю;майновим та правовим станом.

На різних етапах контрольного процесу контрольні номенклатури формуються по-різному. Тому при їх виборі звертають  увагу на характер оформлення цих номенклатур. За характером оформлення контрольні номенклатури можуть бути трьох типів: первинного, кінцевого, проміжного.Від вибору контрольних номенклатур підготовчого етапу залежить якість майбутньої контрольної роботи. Тому для їх визначення слід виходити з таких положень:обмежувати кількість номенклатури найнеобхіднішими даними; використовувати дані багаторазово;максимально спрощувати технічні процедури, особливо якщо вони здійснюються вручну.Контрольні номенклатури етапу обробки мають характеризувати різні відхилення від заданих параметрів і причинно-наслідкові зв’язки.

13.Орг-ція  технології контрольного процесу.

Організація технології контрольного процесу — це створення організаційних передумов для оптимізації виконання контрольних процедур, для чого застосовують різні прийоми, які на кожному етапі контрольного процесу становлять цілий комплекс.

Організація контролю не має такої жорсткої регламентації  системою нормативних актів, як у  разі організації бухгалтерського  обліку. Технологія контрольного процесу регламентується проектом організації.

На організацію технології контрольного процесу значний вплив  мають методи контролю. Найпоширенішими  з них є такі:документальні (інвентаризація, вибіркове та суцільне спостереження, експертизи, службове розслідування та ін.);розрахунково-аналітичні (прийоми економічного аналізу, статистичні, економіко-математичні розрахунки).

Для раціональної організації  контрольного процесу його слід упорядкувати на основі спеціального проекту.

Важливим видом робіт підготовчого етапу контрольного процесу є програма контролю — основа формування контрольного процесу, що включає певний перелік питань.

Контроль господарської діяльності — функція не тільки бухгалтерії, а й інших економічних, технічних та технологічних служб, відділів, керівництв цехів, дільниць, ферм, бригад та інших підрозділів. Контроль органічно вписується у загальний виробничий процес, охоплюючи фактично всю господарську систему підприємства, кооперативу, асоціації знизу догори. Тому організація контрольного процесу потребує широкого застосування розподілу та кооперації праці між службами, відділами і виконавцями. В основу цього розподілу покладено розподіл службових обов’язків щодо контролю. Такий розподіл службових обов’язків, у свою чергу, потребує чіткого визначення руху контрольної інформації від виконавця до виконавця, від служби до служби, від відділу до відділу тощо. Тому для раціональної організації контрольного процесу у кожному господарстві слід чітко визначити конкретні обов’язки кожної служби, відділу, виконавців.

14.Орг-ція  аналітичних номенклатур.

Під аналітичною  номенклатурою розуміють склад (перелік) даних, які містяться у нормах, нормативах, кошторисах, квотах тощо та фактично облікованих характеристиках господарських фактів, явищ та процесів — майнових об’єктів та правових суб’єктів, господарських операціях та результатах господарювання, які використовуються в аналітичному процесі для оцінювання результатів господарської діяльності, підготовки управлінських рішень. Цей склад (перелік) визначається змістом господарської діяльності конкретного підприємства, організації або їх підрозділів та формується в різні показники відповідно до вимог управління.

В аналітичному процесі  використовують різні за характером номенклатури, які мають натуральні та вартісні характеристики.

До аналітичних номенклатур  господарства включають нормативні, планові, кошторисні, фактичні та інші дані за час, який аналізують, аналогічні дані за попередні періоди або  аналогічні дані інших господарств.

Вибір аналітичних номенклатур здійснюють за топологічними ознаками — основними засобами, матеріалами, коштами — та у розрізі цільових аналітичних знань.Аналітичне завдання — це складовий елемент топологічної теми (блок).

З кожного аналітичного завдання топологічної теми (блока) і для кожного етапу аналітичного процесу складають перелік аналітичних номенклатур, які у майбутньому фіксують у носіях аналітичних номенклатур.

Наявність аналітичних  номенклатур дає змогу обґрунтовано вибирати або розробляти (проектувати) носії аналітичних номенклатур, аналітичні таблиці, визначати обсяги робіт.

Важливі вимоги до аналітичних номенклатур в  умовах використання ПК такі:інтеграція методів документування та кодування аналітичних номенклатур;виявлення потоків обсягів інформації;побудова схеми руху аналітичних номенклатур;достовірність, повнота та місткість аналітичних номенклатур;деталізація та агрегування аналітичних номенклатур;гнучкість, що дає змогу своєчасно вносити зміни.

15.Орг-ція  інформац заб-ння БОКА.

Специфічним, проте важливим і складним питанням є формування складу номенклатур, показників для вирішення аналітичних завдань. В умовах ринкової економіки це зумовлює відповідно зміни в наборі показників господарської діяльності, формуванні і визначенні їх. Найбільше виправдало себе використання для цього інформаційної моделі керованого об’єкта. Причому ця модель має бути не раз назавжди даною, а динамічною, з можливістю внесення тих або інших змін щодо показників господарської діяльності.

При формуванні інформації для контролю й аналізу господарської діяльності слід враховувати, що набір показників залежить насамперед від умов та особливостей управління тією чи іншою ланкою народного господарства.

Застосування прогресивних форм і методів управління також  впливає на зміну показників господарської діяльності. Так, впровадження нормативного методу (або його елементів) обліку витрат і калькулювання собівартості продукції привело до використання показника нормативної собівартості. У зв’язку з цим змінилася структура показника фактичної собівартості — тепер він розділений на три елементи — нормативна собівартість, зміна норм, відхилення від норми.

Значний вплив на набір  показників, які використовуються для  розв’язання окремих аналітичних  завдань, має застосування економіко-математичних методів і обчислювальної техніки.

Важливим  питанням інформаційного забезпечення аналізу є організація узгодження вхідної інформації в часі і просторі. Узгодження інформації в часі поділяють на абсолютне (повне збігання у часі одержання несхожих видів інформації) і відносне (науково обґрунтоване збігання у часі несхожих видів інформації).

Вхідна інформація для  розв’язання аналітичних завдань  контролю має бути максимально аналітичною. Для досягнення цієї мети з кожного  завдання слід встановити рівень аналітичності вхідної інформації, а також визначити шляхи підвищення її аналітичності завдяки застосуванню прогресивних методів нормування, обліку (наприклад, впровадження нормативного методу обліку затрат і калькуляції собівартості продукції) та ін.

 

 

16.Орг-ція контрольного процесу в умовах автоматизованої с-ми обробки інф-ції.

Розвиток автоматизованих  інформаційних систем зумовив потребу  опрацювання концепцій організації  проведення автоматизованого контролю за допомогою обчислювальної техніки.

Вирізняють три підходи до проведення автоматизованого контролю.

Перший — пов’язаний лише з одержанням інформації з середовища обчислювального комплексу і  передбачає проведення порівняння первинних  даних з вихідними даними та даними звітності вручну.

Другий підхід пов’язаний з проведенням контролю з метою правильності відображення операцій на основі введених звітних даних і даних реєстрів бухгалтерського обліку.

Третій підхід передбачає проведення контролю безпосередньо  із застосуванням обчислювальної техніки. При цьому проводяться не тільки розрахункові процедури, а й процедури контролю і виконання тих операцій, які не сприймаються людиною візуально на підставі наявної інформації в інформаційних системах обліку, контролю та аналізу.

Проведення контролю в умовах автоматизованих систем обліку залежить від таких факторів: рівня автоматизації бухгалтерського обліку, наявності методик проведення автоматизованого контролю; ступеня доступності до облікових даних; труднощів обробки інформації. Впровадження в обліковий процес комп’ютерної технології істотно вплинуло на проведення контролю. При цьому велике значення мають власні характеристики системи відпрацювання даних, які впливають на ступінь розробки бухгалтерської системи, тип внутрішнього контролю, вибір виду перевірок, на підставі яких можна визначити характер, тривалість і обсяг контрольних процедур. Важливим моментом в організації контролю з використанням обчислювальної техніки є те, що контролер має добре орієнтуватися в автоматизованих системах обліку, контролю та аналізу, знати принципи розподілу функцій взаємного контролю серед працівників, які беруть участь у процесі обробки облікової інформації.

17.Орг-ція  контрольного процесу на окремих  технологічних етапах.

Підготовчий етап. У контрольному процесі використовують різні носії економічної інформації, тому важливо встановити, які з них необхідні на підготовчому етапі. Для цього визначають фактори, що мають вплив на об’єкт контролю.Джерела інформації, які залучають до контрольного процесу, слід ретельно підготувати. Процес підготовки інформації для контролю поділяють на три етапи: 1) вибір; 2) перевірка; 3) обробка.

Контрольна  обробка даних. Цей етап складається з різних прийомів: арифметичних, юридичних, логічних, різних розрахунків з визначення необхідних показників, абсолютних і відносних відхилень коефіцієнтів, процентів, однорідних значень (величин), резервів і т. ін. Для обробки інформаційних даних та відображення контрольної інформації використовують різні за формою і змістом таблиці. Особливість контрольних таблиць полягає в тому, що в них подають базові (минулого року, кошторису, плану, норми тощо) дані поряд з фактичними, а також порівнюють ці дані.