Организация учета расчетов с подотчетными лицами

      Если  во время нахождения в зарубежной командировке подотчетным лицом были произведены представительские расходы (например, проведен деловой ужин с контрагентами в ресторане), то такие расходы, подтвержденные необходимыми документами, оформленными надлежащим образом в соответствии с п. 5, 7 ПБУ 10/99 "Расходы организации" и подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ подлежат учету в бухгалтерском учете и в целях налогообложения прибыли в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией. При этом, согласно требованиям п. 2 ст. 264 НК РФ, при исчислении налога на прибыль представительские расходы включаются в состав прочих расходов в пределах нормативов - в размере 4 % от расходов организации на оплату труда, определенных в соответствии со ст. 255 НК РФ за отчетный (налоговый) период. [32]

      Организация должна проводить инвентаризацию подотчётных сумм, в ходе которой проверяются отчёты подотчётных лиц по выданным авансам с учётом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчётному лицу (даты выдачи, целевое назначение). [27]

2. Организационно-экономическая характеристика Общества с Ограниченной Ответственностью «Конкорд плюс К»

Общество  с ограниченной ответственностью «Конкорд плюс К» создано в соответствии с законодательством Российской Федерации и зарегистрировано инспекцией Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по г. Кирову Кировской области 14 января 2005г. (приложение 5,6) ООО " Конкорд плюс К " является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс и действует на основе Учредительного договора и Устава общества. ООО " Конкорд плюс К" специализируется на прочей оптовой торговли, предоставление услуг по монтажу, ремонту и техническому обслуживанию оборудования, всего 10 видов экономической деятельности (приложение 7). Местонахождение общества: г. Киров, ул. Воровского, дом 111, офис 13, 15. Высшим органом управления ООО " Конкорд плюс К " является общее собрание участников общества. Схема управления хозяйственной деятельностью общества имеет функциональное разделение, предполагающее обособление отдельных функций и выделение работников для их выполнения. С учетом этого признака весь персонал предприятия (5 человек) подразделяется на две категории: управленческий и оперативный (рис. 1).

                              Управленческий персонал 

                                   Оперативный персонал

Рисунок 1 – Схема управления деятельностью ООО " Конкорд плюс К "

     Руководство текущей хозяйственной деятельностью  ООО " Конкорд плюс К " осуществляют генеральный директор и коммерческий директор наравне, избираемые общим собранием общества. Генеральный директор руководит планово-экономической работой, подбирает кадры и организует повышение их квалификации, обеспечивает охрану труда, технику безопасности и пожарную безопасность. Ему подчинены службы, занимающиеся вопросами труда и заработной платы, бухгалтерского учета и финансов. Коммерческий директор руководит коммерческой деятельностью, финансированием и кредитованием организации. У обоих директоров право первой подписи, и обоим подчиняются главный бухгалтер старший менеджер.

     Главный бухгалтер (в обязанности которого входят функции кассира) и Старший  менеджер находятся в их непосредственном подчинении. Бухгалтерский учёт в исследуемом предприятии ведётся под руководством главного бухгалтера, в обязанности которого входит функции кассира. Он составляет товарно-денежные отчёты, проверяет и обрабатывает их, учитывает денежные средства, выполняет бухгалтерские операции.

     Старший менеджер работает непосредственно с покупателями и заказчиками, составляет договора и прайс-листы.

     Заполнение  документов ведётся автоматизировано с использованием лицензионной программы «БЭСТ-ОФИС». Все программы в организации ООО «Конкорд плюс К», включая Office, Exсel, Windows лицензионные, что улучшает работоспособность директоров и персонала вследствие минимума программных ошибок, а значит, максимума внимания на процессе работы.

В ООО " Конкорд плюс К " автоматизированный учёт в программе «БЭСТ-ОФИС» (рис 2). 
 
 
 
 
 
 

Рисунок 2 - Схема  документооборота бухгалтерии в  ООО " Конкорд плюс К ". (® – запись; – – ® – сверка записи)

     Результаты  общей оценки финансового состояния  ООО "Конкорд плюс К", за период 2005-2006г. представлены в таблице (приложение 8). По данным таблицы можно сделать заключение о том, что показатели хозяйственной деятельности исследуемого предприятия в 2006 году по сравнению с предыдущим 2005 годом немного повысились.

     Выручка от продажи товаров, продукции, работ и услуг увеличилась на 1223 тыс. руб., или на  113,67%. Себестоимость проданных товаров, продукции, работ и услуг увеличилась на 1382 тыс. руб., или на 117,58%. В результате этого прибыль от продаж предприятия уменьшилась на 90 тыс. руб., или на 50,5%. По этой же причине рентабельность продаж снизилась на 1,129%. Валовая прибыль снизилась на 159 тыс. руб., или на 85,39%.

     В результате влияния прочих операционных и внереализационных доходов и расходов предприятие в 2006 г. получило чистую прибыль в размере 176 тыс. руб., что на 8 тыс. руб. больше, чем в 2005 г. (168 тыс. руб.).

Рост выручки  от продаж наряду с постоянной среднесписочной  численностью работников обусловил  повышение производительности труда на 244,8 тыс. руб. на одного работника в 2006 г. по сравнению с 2005г., или на 113,68%. В то же время среднегодовая заработная плата одного работника увеличилась с 19 тыс. руб. в 2005 г. до 29 тыс. руб. в 2006 г., т.е. на 10 тыс. руб. или на 152,63%. Как видно, темпы роста производительности труда отстают от  темпов роста заработной платы (113,68% < 152,63%), что свидетельствует о слабо рациональной политике администрации предприятия в сфере организации и оплаты труда.

     Согласно  учётной политике, утверждённой 9 января 2007г, Бухгалтерский учет в ООО «Конкорд плюс К» осуществляется бухгалтерской службой как структурным подразделением, возглавляемым главным бухгалтером. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно коммерческому и генеральному директорам организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности, обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций. ООО «Конкорд плюс К» ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств, хозяйственных операций и хозяйственных процессов путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета (приложение 19). Бухгалтерский учет имущества, обязательств, хозяйственных операций и хозяйственных процессов ведется в рублях.  Документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке (первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык).

Техника бухгалтерского учета.

   1. В ООО «Конкорд плюс К» бухгалтерский учет ведется в рублях и копейках по журнально-ордерной форме с некоторыми элементами машинно-ориентированной формы.

   2. Вести учет имущества, обязательств и хозяйственных операций способом двойной записи.

   3. Вести бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций в соответствии с рабочим планом счетов бухгалтерского учета.

   4. Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, а также справки бухгалтерии.

   6. Проводить в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации инвентаризацию имущества и финансовых обязательств согласно порядку и срокам проведения, установленным организацией самостоятельно

   7. Приходовать и зачислять выявленные излишки товарно-материальных ценностей, основных и денежных средств на результаты хозяйственной деятельности того месяца, в котором была закончена инвентаризация.

   8. Относить недостачу товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также порчу сверх норм естественной убыли на виновных лиц. При этом разницу между взыскиваемой суммой и балансовой стоимостью ценностей отражать на кредите счета 98 «Доходы будущих периодов» по мере возникновения задолженности и списывать на финансовые результаты по мере получения средств от виновных лиц.

     Если  же виновники недостач не установлены  или во взыскании с виновных лиц  отказано судом, то потери (убытки) от недостач и порчи списывать на расходы  будущих периодов с целью равномерного включения их в себестоимость продукции в течение отчетного года.

     Документирование  хозяйственных операций. Все хозяйственные операции, проводимые ООО «Конкорд плюс К», должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников предприятия (приложение 2). Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.97. г. № 71а (в редакции Постановления Госкомстата РФ от 21.01.2003. г. № 7)  или директором ООО «Конкорд плюс К». Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Предприятие обязано хранить всю бухгалтерскую документацию не менее пяти лет (п. 98 Положения по ведению бухгалтерского учета). Для отдельных категорий первичных учетных документов (например, для документов, подтверждающих размер заработной платы) действующим законодательством предусмотрены более длительные сроки хранения. При этом согласно п. 99 Положения по ведению бухгалтерского учета рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) хранятся не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (п. 101 Положения по ведению бухгалтерского учета). Извлечение из Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков их хранения (утвержден начальником Главного архивного управления при Совмине СССР 15.08.88., в редакции Госналогслужбы России, Росархива от 27.06.96 г.)

Оценка  и инвентаризация имущества и финансовых обязательств.

В соответствии с Положением о бухгалтерском  учете и отчетности оценка имущества  в ООО «Конкорд плюс К» осуществляется следующим образом:

1. Приобретенного за плату, на предприятии осуществляется путем суммирования фактически произведенных затрат на его покупку;
2. Полученного безвозмездно, - по рыночной стоимости на дату оприходования;
3. Произведенного предприятием, - по стоимости его изготовления  (фактические затраты, связанные с производством объекта имущества).

Организация осуществляет оценку имущества, обязательств и хозяйственных операций в валюте, действующей на территории Российской Федерации, т. е. в рублях и копейках. Оценка имущества, обязательств и хозяйственных операций, стоимость которых в иностранной валюте, производится в рублях путем пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату совершения операции. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности предприятие проводит инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Предприятие при проведении инвентаризации руководствуется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены Приказом Министерства Финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 г. № 49).

Расчеты с подотчетными лицами. Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные расходы. Подотчетные суммы выдаются из кассы предприятия по утверждению руководителя предприятия. По суммам, выданным в подотчет работник должен отчитаться не реже одного  раза в полугодие (6 месяцев). Сумма расчетов наличными деньгами не ограничена. Подотчетные суммы учитываются по каждому работнику отдельно.

3.Учёт расчётов с подотчётными лицами

3.1     Организация учёта расчётов с подотчётными лицами

     Выдача  наличных денежных средств под отчет  в ООО "Конкорд плюс К" осуществляется на служебные командировки работников вне места постоянной работы. Выдача денежных средств под отчет на хозяйственные нужды, предусмотренные сметой предприятия (приложение 16), производится по распоряжению директора предприятия и оформляется расходным кассовым ордером (приложение 15). Выдача наличных денежных средств под отчет на служебную командировку оформляется командировочным удостоверением (приложение 9) и расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм (приложение 10). Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения. Указанные суммы на командировочные расходы включаются в себестоимость услуг. В случае превышения фактических расходов над нормой их полностью включают в себестоимость. Однако для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в установленных пределах. В течение трех дней по возвращении из командировки или совершения расходов на хозяйственные нужды подотчетное лицо отчитывается за полученные и израсходованные суммы. С этой целью им составляется авансовый отчет (приложение 11) на основе документов (счетов магазинов, товарных чеков, железнодорожных (приложение 12), квитанция за пользованием постельного белья (приложение 13), авиационных и прочих билетов) и прилагается командировочное удостоверение (приложение ).