Организация учета расчетов с подотчетными лицами

      По  статье «найм жилого помещения» подлежат возмещению расходы на проживание в гостинице, а также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

      Таким образом, для целей налогообложения  нормируются только суммы суточных и полевого довольствия. С 1 января 2002г. приказом Министерства финансов РФ от 06.07.2001 №49н [11] и постановлением правительства РФ от 08.02.2002 №93 [12] установлены следующие нормы возмещения суточных и расходов по найму жилого помещения на территории РФ:

Таблица 2 - Нормы возмещения суточных и расходов по найму жилого помещения на территории РФ (приложение 2)

С 1 января 2005г. размеры выплаты суточных и  предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран установлены приказом Министерства финансов РФ от 02.08.2004 №64н. [13]

      Работникам геолого-разведочных и топографно-геодезических организаций, выполняющим геолого-разведочные и  топографно-геодезические работы на территории РФ, работникам лесоустроительных организаций, а также работникам старательских артелей и других коммерческих организаций, занятым на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней, должно выплачиваться полевое довольствование. Постановлением правительства РФ от 08.02.2002 №93 установлены следующие нормы по ежедневному полевому довольствию:

• за работу на объектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 200 руб.;
• за работу на объектах полевых работ, расположенных в других районах, - в размере 150 руб.;
• за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 45 руб.;
• за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в других районах, - 50 руб.

Суммы НДС, уплаченные по расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно (включая затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями), а также по расходам по найму жилого помещения, подлежат вычету при расчётах с бюджетом при соблюдении определённых условий.

      При оплате за наличный расчёт услуг по найму жилого помещения, по перевозке  работников к месту служебной  командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельными принадлежностями, основанием для регистрации в книге покупок и вычета сумм НДС, уплаченных по таким услугам, являются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчётности с выделенными в них отдельной строкой суммами НДС. Заполненные в установленном порядке бланки строгой отчётности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС хранятся у организации-покупателя в журнале учёта получены счетов-фактур. При отсутствии бланков строгой отчётности основанием для вычета сумм НДС является счёт-фактура и документы, подтверждающие фактическую уплату суммы налога (в том числе кассовые чеки с выделенной в них отдельной строкой суммой НДС). Оплаченные работнику расходы по проезду к месту командировки и обратно, не подтверждённые документально, не учитываются для целей налогообложения, т.е. не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. При отсутствии документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения только в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.

Таблица 3 - Отражение операций по учёту командировочных расходов в пределах установленных норм следующими проводками.(приложение 3)

     Порядок направления работников в командировку за пределы РФ регулируется нормами ТК РФ. Необходимым условием для направления работника в зарубежную командировку является издание приказа о командировании. При наличии валютных средств на текущем валютном счёте организация в установленном порядке может получить наличную иностранную валюту в уполномоченном банке. При отсутствии валютных средств на валютном счёте в банке организации могут без специального разрешения ЦБ России покупать в безналичном порядке за рубли через уполномоченные банки иностранную валюту для оплаты командировочных расходов. Покупка наличной иностранной валюты для оплаты командировочных расходов запрещена.

Таблица 4 - Операции по учёту расходов на загранкомандировки. (приложение 4)

      Компенсация работнику расходов, не признаваемых командировочными в соответствии с положениями локального нормативного акта или коллективного договора, на основании требований ст. 211 НК РФ является доходом сотрудника, полученным в натуральной форме, и подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц. В целях бухгалтерского учёта командировочные расходы согласно ПБУ 10/99 [15] признаются расходами по обычным видам деятельности. В соответствии с п.24 Положения по ведению бухгалтерского учёта и отчётности в РФ, записи в бухгалтерском учёте по операциям в иностранной валюте производится в рублях в суммах, определяемых путём пересчёта иностранной валюты по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции. Суммы выданного работнику в иностранной валюте аванса пересчитываются в рубли по курсу валюты, установленному ЦБ РФ на дату выдачи денежных средств из кассы. Сумма расходов, произведённых работником в иностранной валюте во время пребывания в командировке, а также погашение задолженности в иностранной валюте по выданным под отчёт суммам, пересчитывается в рубли по курсу, установленному ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчёта. Командировочные расходы, выраженные в иностранной валюте, в целях налогообложения прибыли пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчёта.

      Порядок исчисления суточных при направлении  работников в загранкомандировки установлен совместным письмом Минтруда РФ и  Минфина РФ от 17.05.96 № 1037-ИХ [25]:

1. со дня пересечения государственной границы при выезде из РФ суточные выплачиваются в норме, установленной для выплаты в стране, в которую направляется работник;
2. со дня пересечения государственной границы при въезде в РФ суточные выплачиваются по норме, установленной при командировках в пределах РФ;
3. если работник находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую работник направлялся.

Если  при нахождении в загранкомандировке сотрудник посещал страны, в которых установлен безвизовый режим пересечения границы, даты пересечения границы могут определяться в соответствии с датами, указанными в проездных документах (авиа- и железнодорожных билетах) или в командировочном удостоверении (если в организации принято решение о составлении такого документа). Такие разъяснения в отношении командировок в страны СНГ содержатся в письме Минфина РФ от 20.04.99 №04-02-05/1. [16] С точки зрения Е.А. Слуцкой [32], «аналогичный способ определения даты пересечения границы может быть использован также при командировках в страны Евросоюза в случае посещения нескольких государств, если при въезде в такие страны не требуется получения дополнительной визы». В целях исчисления налога на прибыль суточные, согласно требованиям подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, учитываются в пределах норм, установленных Правительством РФ. Постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 93 [17] утверждены нормы суточных, выплачиваемых за каждый день пребывания работника в зарубежной командировке. Если организацией установлены иные, более высокие по сравнению с утверждёнными Постановлением № 93 нормативы, то суммы превышения указанных норм не могут быть учтены в целях налогообложения. При исчислении НДФЛ в доход работника, подлежащий налогообложению, согласно требованиям п. 3 ст. 217 НК РФ не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством. Кроме того, в соответствии с подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат налогообложению в части ЕСН суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством. В целях исчисления НДФЛ и ЕСН законодательством не регламентирован порядок определения размера суточных. Необходимо заметить, что нормативы, утверждённые Постановлением №93, не могут применяться в целях исчисления НДФЛ и ЕСН, поскольку указанное постановление устанавливает нормы суточных, применяемые при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций. Суммы вышеуказанных превышений не подлежат включению в налоговую базу по исчислению НДФЛ и ЕСН, поскольку такие выплаты являются компенсационными расходами, связанными с выполнением работником поручения работодателя вне места нахождения организации. Аналогичная позиция в отношении исчисления НДФЛ изложена в постановлении ВАС РФ от 26.01.05 № 16141/04, в отношении ЕСН – в информационном письме Президиума ВАС РФ от 14.03.06 № 106 (п. 6). [8] Учитывая положения действующего трудового и налогового законодательства и отсутствие принятых в установленном порядке специальных норм, а также вышеназванные решения ВАС РФ и Президиума ВАС РФ, при утверждении организацией в коллективном договоре  или локальном нормативном акте размеров возмещения расходов, связанных со служебными командировками, выплаты, в частности при возмещении суточных, не подлежат включению в налоговую базу при исчислении НДФЛ и ЕСН.

      Согласно  требованиям подп. 12 п. 1 ст 264 НК РФ расходы  по найму жилого помещения при  условии документального подтверждения  признаются прочими расходами, учитываемыми при исчислении налога на прибыль. При этом п. 1 ст. 252 НК РФ предусмотрено, что экономически оправданные затраты (включая расходы по найму жилого помещения во время загранкомандировки) подтверждаются документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены расходы. Налоговым кодексом прямо предусмотрено, что отдельные расходы не подлежат включению в состав расходов в целях налогообложения прибыли по найму помещения в период командировки, например, расходы на обслуживание в барах и ресторанах, расходы на обслуживание в номере (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В некоторых случаях в первичных документах, составленных в иностранном государстве (например, в счетах гостиниц), в перечне оказанных услуг отдельно выделены суммы налога (НДС и (или) иных налогов). Действующее налоговое законодательство в целях исчисления прибыли не регулирует порядок учета налогов, уплаченных в соответствии с законодательством других государств. Вместе с тем, поскольку осуществление таких расходов является обязательным и работник организации не может отказаться от оплаты предъявленных налогов, выделенных в счете гостиницы, а данные расходы связаны с осуществлением производственной деятельности (служебного задания), по мнению Е.А. Слуцкой [32], такие расходы правомерно рассматривать как экономически обоснованные в составе командировочных. Кроме того, расходы в виде налогов, уплаченных по законодательству других стран, не поименованы в перечне расходов, не принимаемых для целей налогообложения прибыли (ст. 270 НК РФ). Учитывая изложенное, выделенные в первичных документах суммы НДС и (или) иных налогов, уплаченных в соответствии с законодательством других стран, следует рассматривать как экономически оправданные затраты и учитывать при исчислении налогooблагаемой прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Аналогичная позиция относительно уплаченных за границей сумм НДС выражена в письме МНС РФ от 03.08.04 № 02-5-10/48 [19], в письмах УФНС РФ по г. Москве от 03.11.04 № 26-12/71411 [20], от 03.11.04 № 26-12/71401, от 01.06.04 № 2612/37834. В отношении исчисления НДФЛ фактически осуществленные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения, согласно п. 3 ст. 217 НК РФ, не включаются в доход, подлежащий налогообложению. В случае непредставления работником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты не подлежат налогообложению НДФЛ в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ). В целях налогообложения ЕСН положениями подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ установлено, что фактически осуществленные расходы по найму жилого помещения не подлежат включению налоговую базу по этому налогу в случае их документального подтверждения. При непредставлении работником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

      В бухгалтерском учете расходы  по оплате услуг связи подлежат отражению  в составе расходов по обычным  видам деятельности.

В налоговом  учете эти расходы принимаются при условии их обоснованности и документального подтверждения в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

     Для подтверждения производственного  характера расходов, связанных с телефонными переговорами, необходимо наличие расшифровок телефонных переговоров гостиницы с указанием номеров абонентов. Если в расшифровке счета указаны номера телефонов офиса организации, например, в части телефонных переговоров с работниками офиса по производственным вопросам, которые возникли в ходе командировки, или телефонные номера контрагентов, переговоры с которыми связаны с выполняемой сотрудником во время командировки работой (служебным заданием), то такие затраты могут быть учтены в целях налогообложения прибыли. Для квалификации услуг связи сети Интернет, указанных в счете гостиницы, в качестве документально обоснованных затрат и признании их в целях налогообложения прибыли, также необходимо соответствующее подтверждение целесообразности этих расходов (например, путем предоставления копий осуществленной с контрагентами электронной переписки). НДФЛ и ЕСН суммы возмещения подтвержденных в производственных целях расходов по оплате услуг связи не облагаются (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). Когда организация производит компенсацию телефонных и иных расходов, осуществленных работником в период командировки в личных целях, суммы компенсации подлежат включению в состав доходов работника, облагаeмых НДФЛ, в качестве доходов в натурально форме.

      Работодатель  обязан компенсировать работнику, направляемому в загранкомандировку, расходы на оформление визы в связи с тем, что данные расходы являются обязательным условием для осуществления зарубежной поездки. Согласно подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы, связанные с оформлением и выдачей виз, признаются в налоговом учете в качестве прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, при условии соблюдения требований п. 1 ст. 252 НК РФ. Таким образом, расходы, связанные с оформлением и выдачей виз командируемому сотруднику, признаются расходами организации как в бухгалтерском учете, так и для целей налогообложения прибыли. Необходимо заметить, что в некоторых СЛУ-1 чаях обязательным условием для оформления визы является оформление полиса медицинского страхования ("медицинской страховки") направляемого в командировку сотрудника. В таком случае при наличии документов со стороны посольства, подтверждающих необходимость страхования и наличие медицинского полиса, его стоимость можно признать как экономически оправданные затраты для целей налогообложения прибыли и бухгалтерского учета. Аналогичная позиция изложена в письме Минфина РФ от 20.10.99 N2 04-06-05. Вместе с тем налоговые органы придерживаются противоположной точки зрения, а именно невозможности учета в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, затрат на обязательное медицинское страхование, связанных с получением визы. Налоговым законодательством (п. 6 ст. 270 НК РФ) установлено, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются расходы в виде взносов на добровольное страхование, помимо указанных в ст. 255 и 263 НК РФ (письмо УМНС РФ по г. Москве от 18.02.04 № 26-08/10738 [23], письмо МНС РФ от 11.11.03 N2 02-4-08/365-АП473 [24]). B связи с этим высока вероятность того, что включение организацией затрат на медицинское страхование, необходимое для получения визы, в состав расходов при исчислении налога на прибыль приведёт к разногласиям с контролирующими органами.