Организация бухгалтерского учета на предприятиях малого бизнеса (на материалах ТСЖ "Балтика")

      Способ  обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета  оказывает существенное влияние  на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом  особенностей, которые следует учитывать  при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия  компьютерной обработки данных от неавтоматизированной:

      1. Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает  использование одних и тех  же команд при выполнении идентичных  операций бухгалтерского учета,  что практически исключает появлению  случайных ошибок, обыкновенно присущих  ручной обработке. Напротив, программные  ошибки (или другие систематические  ошибки в аппаратных либо программных  средствах) приводят к неправильной  обработке всех идентичных операций  при одинаковых условиях.

      2. Разделение функций. Компьютерная  система может осуществить множество  процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных  системах выполняют разные специалисты.  Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в  другие функции. В итоге компьютерные  системы могут потребовать введения  дополнительных мер для поддержания  контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных  системах достигается простым  разделением функций. К подобным  мерам может относиться система  паролей, которые предотвращают  действия, не допустимые со стороны  специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.

      3. Потенциальные возможности появления  ошибок и неточностей. По сравнению  с неавтоматизированными системами  бухгалтерского учета компьютерные  системы более открыты для  несанкционированного доступа, включая  лиц, осуществляющих контроль. Они  также открыты для скрытого  изменения данных и прямого  или косвенного получения информации  об активах. Чем меньше человек  вмешивается в машинную обработку  операций учета, тем ниже возможность  выявления ошибок и неточностей.  Ошибки, допущенные при разработке  или корректировке прикладных  программ, могут оставаться незамеченными  на протяжении длительного периода.

      4. Потенциальные возможности усиления  контроля со стороны администрации.  Компьютерные системы дают в  руки администрации широкий набор  аналитических средств, позволяющих  оценивать и контролировать деятельность  фирмы. Наличие дополнительного  инструментария обеспечивает укрепление  системы внутреннего контроля  в целом и, таким образом,  снижение риска его неэффективности.  Так, результаты обычного сопоставления  фактических значений коэффициента  издержек с плановыми, а также  сверки счетов поступают к  администрации более регулярно  при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные  программы накапливают статистическую  информацию о работе компьютера, которую можно использовать в  целях контроля фактического  хода обработки операций бухгалтерского  учета.

      5. Инициирование выполнения операций  в компьютере. Компьютерная система  может выполнять некоторые операции  автоматически, причем их санкционирование  не обязательно документируется,  как это делается в неавтоматизированных  системах бухгалтерского учета,  поскольку сам факт принятия  такой системы в эксплуатацию  администрацией предполагает в  неявном виде наличие соответствующих санкций [20].

      Для того чтобы эффективно провести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо представлять себе что же такое автоматизированный бухучет. На первый взгляд все просто и даже такая постановка вопроса кажется несколько надуманной, потому что автоматизированный бухучет - это просто когда бухучет ведется на компьютере. Вот такое заблуждение и служит причиной большого количества неудачных попыток автоматизации. Следует осознать, что внедрение бухгалтерской программы эффективно только тогда, когда следствием внедрения является повышение эффективности и улучшение качества ведения бухучета на предприятии. Это может выражаться в:

      - упорядочение бухгалтерского учета. Если при бумажной бухгалтерии для получения какой-либо информации, например специфической выборки оборотов по субсчету счета № 60, требовалось несколько часов работы, то на компьютере - нажал клавишу и выборка распечаталась.

      - увеличение количества информации, получаемой из бухучета. Раньше можно было увидеть аналитику по 26 счету только в каком-нибудь одном разрезе, сейчас, на компьютере - в нескольких.

      - снижение числа бухгалтерских ошибок. Это очень важный фактор, если учитывать величину штрафов и пеней за сокрытие налогооблагаемых величин, причиной которого, как правило, являются именно бухгалтерские ошибки, а не некий злой умысел [24].

      - повышение оперативности бухучета. Если раньше, при бумажном бухучете, бухгалтера не поспевали за первичной документацией и делали проводки с опозданием, а квартальный и годовой отчет сдавался в последний момент, то сейчас это прекратилось.

      - повышение экономичности бухгалтерского учета. Практика показывает, что во многих случаях, изменив применяющиеся на предприятии план и типовую корреспонденцию счетов, формы первичных документов и другие «подвластные» бухгалтерии параметры можно без использования различных рискованных схем уменьшить налогооблагаемые величины или, по крайней мере, передвинуть сроки и снизить частоту налоговых платежей.

      - другие факторы, зависящие от специфики каждого конкретного предприятия.

      Не  смотря на небольшой объем работы по ведению бухгалтерского учета, автоматизация  позволяет грамотно организовать работу бухгалтерии, правильно оформлять  первичные документы, вовремя осуществлять бухгалтерские проводки, без особого  труда формировать бухгалтерскую  отчетность.

     На  малых предприятиях в бухгалтерском учете можно использовать следующие бухгалтерские программы, такие, как [13]:

     1. Программа «1С: Бухгалтерия», является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам. Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета в натуральном и стоимостном выражениях. Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

     Кроме журнала операций, программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников): план счетов; список видов объектов аналитического учета; списки объектов аналитического учета; констант и т.д.

       На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

     После расчета итогов программа формирует  различные ведомости: сводные проводки; оборотно-сальдовую ведомость; карточка счета; карточка счета по одному объекту аналитического учета; анализ счета (аналог главной книги); анализ счета по датам; анализ счета по объектам аналитического учета; карточка объекта аналитического учета по всем счетам; журнальный ордер.

     В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий  на некотором бухгалтерском языке  описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того, данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

     Помимо  этого программа имеет функции  сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых  документов.

     Операции: учет уставного капитала; финансово-расчетные операции; кассовые операции; учет затрат на оплату труда персонала; учет расчетов с подотчетными лицами; составление оборотно-сальдовой ведомости; учет в нескольких организациях; учет товарно-материальных запасов; складской учет; учет торговых операций; учет основных средств и нематериальных активов; учет основного и вспомогательного производства; учет НДС; налоговый учет (налогу на прибыль); завершающие операции месяца; стандартные бухгалтерские отчеты; работа с территориально-распределенными информационными базами.

     2. «Парус-бухгалтерия», эта система предназначена для подготовки и учета документов финансово-хозяйственной деятельности предприятия, накопления информации о совершенных хозяйственных операциях на бухгалтерских счетах, получения внутренней и внешней отчетности. Система поставляется в различных комплектациях в зависимости от необходимости ведения учета операций в валюте, расширенного аналитического учета, учета торговых операций.

     Основные  возможности системы:

     - учет основных средств, материалов;

     - учет финансово-расчетных операции;подготовка платежных банковских и кассовых документов; учет операций по расчетному, валютному и прочим счетам; учет кассовых операций; учет всех видов взаимных расчетов;

     - начисление заработной платы; расчет заработной платы по основной, совмещаемой и замещаемой должностям; расчет налогов и удержаний, оформление возврата сумм и перерасчет заработной платы; учет приказов по кадрам и оплате труда; формирование справок и налоговой отчетности; расчет выплат по больничным листам, отпускных, пособий на детей; печать расчетно-платежных ведомостей, расходных кассовых ордеров; перечисление зарплаты через банк; формирование сводов по заработной плате и журналов-ордеров;

     -отчеты; книга учета хозяйственных операций; ведомости аналитического учета (журналы-ордеры); главная книга; оборотный баланс; баланс и все формы приложений к балансу; отчетные документы по расчету налогов; справки о наличии и движении денежных средств и материальных ценностей.

     Введен  принципиально новый механизм, позволяющий  пользователю самостоятельно настраивать  формы всех документов по реализации (накладные, счета, заказы и прочее), вводить несколько форм одного и того же документа, а также добавлять в систему документы, разработанные пользователем.

     Расширенные возможности системы: учет финансово-хозяйственной деятельности в валюте. Предоставлена возможность вести учет хозяйственной деятельности в различных валютах без ограничения количества валют. Существует возможность производить переоценку не только валютных денежных счетов, но и переоценку дебиторско-кредиторской задолженности, а также получать все справки и отчеты в любом денежном эквиваленте.

     Финансовое  планирование и анализ - это подсистема предназначена для финансовых служб предприятий, главных бухгалтеров, руководителей и позволяет:

     - планировать предстоящие доходы  и расходы, объединив их в  финансовый план. План формируется  на основе как разовых событий  (ремонт помещения, приобретение  мебели и т.п.), так и повторяющихся  (уплата налогов, арендная плата  и т.п.);

     - контролировать платежи, оптимизировать  финансовую деятельность, осуществлять  анализ фактического исполнения  планов;

     - осуществлять расчет и анализ  итоговых финансово-экономических  показателей;

     - проводить анализ реального финансового состояния предприятий по группам: структура имущества, собственные и заемные средства, оборотные средства и их источники, ликвидность, финансовая устойчивость, интенсивность использования ресурсов, рентабельность капитала и продаж;

     - представлять результаты обработки  информации в графическом виде (графики, диаграммы).

     Электронные расчеты с банком - это подсистема, использующая технологию «Банк-Клиент», позволяет передавать платежные документы, сформированные в компьютере бухгалтерии, по телефонным каналам связи прямо в компьютер банка и получать банковскую выписку в бухгалтерскую систему.