Інвентаризація та облік товарних втрат на підприємствах роздрібної торгівлі

     Мінімально  необхідна періодичність проведення інвентаризації об’єктів визначена положеннями про інвентаризацію та відомчими інструкціями: основні засоби, незавершене виробництво, напівфабрикати власного виробництва, готова продукція, промислові товари, малоцінні швидкозношувальні предмети, сировина та матеріали періодичність 1 раз на рік; продовольчі товари, дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння, розрахунки з дебіторами та кредиторами періодичність 2 рази на рік; розрахунки за платежами до бюджету періодичність 1 раз на квартал; грошові кошти, грошові документи, бланки суворої звітності 1 раз на місяць [14]. Таким чином, викладений основний матеріал, щодо поняття, значення та видів інвентаризації, думки з цього приводу різних науковців. Варто зробити висновок, що окрема термінологія в нашій країні не є уніфікованою. Визначення вчених досить сильно відрізняється в тому числі від чинного законодавства. Отже, здійснюючи аналіз наукового аспекту даної проблеми приходимо до висновку, що єдність в розумінні сутності інвентаризації не досягнуто, а ситуація з її тлумаченням залишається дискусійною. На наш погляд, це пов’язано зі складністю процедур, які об’єднані одним поняттям інвентаризація. Періодичне проведення інвентаризації є не лише засобом уточнення показників обліку а й засобом боротьби із зловживаннями матеріально відповідальних осіб, а також засобом упорядкування складського приміщення, правильності перевірки і зберігання матеріальних цінностей, справності ваговимірних приладів та дотримання принципів організації інвентаризації для встановлення кількісної і якісної оцінки майна. А також обрати вірну кваліфікаційну групу проведення інвентаризації з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку шляхом зіставлення з фактичною наявністю активів та зобов’язань підприємства.

     Порядок і строки проведення інвентаризації на підприємствах і в організаціях всіх форм власності регламентуються Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів та розрахунків, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 11 серпня 1994 р. № 69 [3]. При проведенні інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів та розрахунків підприємства (організації, установи) дотримуються наступної схеми проведення інвентаризації ( рис.4.1) 

     

     Рис.4.1.Орієнтована схема проведення інвентаризації 

     Кількість інвентаризацій на рік, строки їх проведення, перелік майна і розрахунків, що підлягають інвентаризації під час  кожної з них, визначається керівником підприємства, окрім випадків коли проведення інвентаризації є обов’язковою, а саме:

     - передача майна державних підприємств  в оренду, приватизація й корпоратизація;

     - проведення господарських операцій, що пов’язані з реструктуризацією  підприємства;

     - ліквідація підприємства;

     - пожежа, стихійне лихо чи аварії  техногенного характеру або інші  надзвичайні ситуації, викликані  експериментальними умовами;

     - зміна керівника колективу при  колективній матеріальній відповідальності, вибуття із колективу (бригади), більше половини її членів, письмове звернення (вимога) хоча б одного із членів колективу про її проведення;

     - випадків відмови постачальником в задоволенні претензій на недовантаження товарно-матеріальних цінностей або отримані від покупців претензії щодо недовантаження;

     - встановлення фактів зловживань, крадіжок або псування цінностей;

     - розпорядження судово-слідчих органів;

     - продаж об’єктів необоротних  активів;

     - консервація необоротних активів  і тимчасове виведення з експлуатації  виробничих потужностей;

     - переоцінка майна;

     - зміна матеріально-відповідальної  особи при індивідуальній матеріальній  відповідальності;

     - складання річної фінансової  звітності;

     - зміна керівника підприємства.

     Інвентаризація  проводиться як правило на перше  число місяця. Це полегшує наступне порівняння її результатів з показниками  обліку. Якщо інвентаризація окремих  цінностей не може бути закінчена  за один день, її можна починати до і  закінчувати після першого числа, а дані інвентаризації коригувати станом на перше число [20].

     Для проведення інвентаризаційної роботи на підприємствах, розпорядчим документом їх керівника створюються постійно діючі інвентаризаційні комісії  у складі керівника структурних підрозділів, головного бухгалтера, які очолюються керівником підприємства або його заступником.

     На  підприємствах де через великі обсяги робіт проведення інвентаризації не може бути забезпечено однією комісією, для безпосереднього проведення інвентаризації у місцях збереження та виробництва розпорядчим документом керівника підприємства створюються робочі інвентаризаційні комісії у складі інженера, технолога, механіка, виконавця робіт, товарознавця, економіста, бухгалтера та інших досвідчених працівників, які добре знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік.

     Робочі  інвентаризаційні комісії очолюються представником керівника підприємства, що призначив інвентаризацію. Забороняється  призначати головою робочої інвентаризаційної  комісії у тих самих матеріально – відповідальних осіб , одного й того ж працівника два роки підряд [24].

     Постійно  діючі інвентаризаційні комісії:

     1) проводять профілактичну роботу  щодо забезпечення, збереження цінностей,  заслуховують на своїх засіданнях  керівників структурних підрозділів з цього питання;

     2) організовують проведення інвентаризацій  і здійснюють інструктаж членів  робочих інвентаризаційних комісій;

     3)здійснюють контрольні перевірки правильності проведення інвентаризації товарно-матеріальних цінностей у місцях збереження та переробки у між інвентаризаційний період. Основними завданнями перевірок і вибіркових інвентаризацій у між інвентаризаційний період є здійснення контролю за збереженням цінностей дотримання матеріально відповідальними особами правил їх зберігання і ведення первинного обліку;

     4) перевіряють правильність визначення  інвентаризаційних різниць, обґрунтованість  пропозицій щодо заліків пересортиці  цінностей в усіх місцях їх  збереження;

     5) при встановленні серйозних порушень  правил проведення інвентаризації та інших випадках проводять за дорученням керівника підприємства повторні суцільні інвентаризації;

     6) розглядають письмові пояснення  осіб, які допустили нестачу чи  псування цінностей та інші  порушення, свої пропозиції щодо  регулювання виявлених нестач і втрат від псування цінностей, заліку внаслідок пересортиці відображають у протоколі. В протоколі мають бути наведені відомості про причини і винуватців нестач, втрат і лишків, вжиті заходи до винних осіб.

     Робочі  інвентаризаційні комісії:

     1) здійснюють інвентаризацію майна, товарно-матеріальних цінностей, коштів, цінних паперів та інших грошових документів і незавершеного виробництва у місцях зберігання та виробництва;

     2) разом з бухгалтерією підприємства  беруть участь у визначенні  результатів інвентаризації і розробляють пропозиції щодо заліку нестач і надлишків за пересортицею, а також списанню нестач у межах норм природного убутку;

     3) вносять пропозиції з питань  упорядкування прийому, зберігання  і відпуску товарно-матеріальних  цінностей, поліпшення обліку та контролю за їх збереженням, а також реалізації непотрібних підприємству матеріальних цінностей і майна;

     4) несуть відповідальність за своєчасність  і додержання порядку проведення  інвентаризації відповідно до  наказу керівника підприємства, за повноту і точність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, цінних паперів та заборгованості в розрахунках;

     5) оформляють протокол із зазначенням  у ньому стану складського  господарства, результатів інвентаризації і висновків щодо них, пропозицій про залік нестач та лишків за пересортицею, списанню нестач в межах норм природного убутку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням вжитих заходів щодо запобігання таких втрат і нестач.

     Проведення  інвентаризації активів і зобов’язань  складається з наступних стадій: організаційна, підготовча, порівняльно-аналітична та результативна (підсумкова ) стадії [9].

     Процес  здійснення будь-якої інвентаризації розпочинається з підготовки та видачі наказу на її проведення, що є внутрішнім документом і регламентує порядок проведення та об’єкти інвентаризації, оформлення необхідної документації.

     До  складу інвентаризаційної комісії  доцільно включати фахівців добре обізнаних в складській справі, інженерно-технічних працівників, здатних дати оцінку технічного стану засобів; економістів, бухгалтерів; спеціалістів з маркетингу. Комісію очолює керівник підприємства або його заступник.

     Наказ вручається голові інвентаризаційної  комісії перед початком інвентаризації або від’їздом до місця її проведення. Разом з ним видається пломбіратор або інші технічні засоби.

     Перед проведенням інвентаризації керівник збирає інвентаризаційну комісію і  проводить інструктаж з наступних  питань:

- ознайомлення з виданим наказом, метою, завданнями, способами     інвентаризації;

- висвітлення  загальних правил і специфічних  особливостей в методиці інвентаризації  певних об’єктів;

     - уточнення об’єктів, які підлягають  інвентаризації;

- забезпечення  бланками описів, канцтоварами, вимірювальними приладами склад комісії;

     - ознайомлення з правилами оформлення  інвентаризаційних описів;

- пояснення  порядку прийняття заходів у  випадку необхідності проведення  повторної інвентаризації;

- висвітлення  обов’язків, прав і відповідальності кожного члена інвентаризаційної комісії.

     До  початку проведення інвентаризації матеріально відповідальні особи  в присутності комісії складають  звіт про останні проведені операції відображають їх у регістрах обліку і разом з описом документів під розписку здають до бухгалтерії. Це дозволяє розмежовувати документи, що відносяться до моменту проведення інвентаризації та після її проведення, що має важливе значення для правильного визначення облікових даних та виведення результатів інвентаризації. Складений матеріально відповідальною особою звіт та додані первинні документи детально перевіряють члени комісії.

     Інвентаризація  повинна проводитись в присутності  всіх членів комісії та матеріально  відповідальних осіб. При колективній  матеріальній відповідальності – з обов’язковою участю бригадира

     В приміщенні де проводиться інвентаризація сторонні особи не допускаються. Інвентаризаційна комісія зобов’язана:

- опломбувати  всі місця зберігання активів,  де є окремі чи додаткові  входи та виходи;

     - припинити операції щодо руху майна на складі;

- отримати  та перевірити звіти матеріально  відповідальних осіб з доданими  до них виправдовуючи ми документами.  Для цього матеріально відповідальній  особі пропонується рознести  в книгу складського обліку  всі прибуткові та видаткові документи, з виведенням залишків на момент інвентаризації;