Лекции по "Бухгалтерскому учету"

Важное требование, предъявляемое  к документам - их унификация и стандартизация. Государственный Комитет статистики разрабатывает типовые формы и издает альбом унифицированных документов обязательных для всех организаций независимо от форм собственности и отраслевой принадлежности.

Первичные учетные документы  должны быть составлены по предусмотренной  типовой форме, и содержать все  обязательные реквизиты (данные): наименование документа, дату составления, наименование организации, измерители, содержание хозяйственной операции, личные подписи лиц, ответственных за ее совершение с указанием их должности и некоторые другие в зависимости от необходимости обусловленной содержанием операций. Например, адрес, порядковый № документа и т.п.

Перечень лиц, имеющих  право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, оформляющие  денежные операции, подписываются руководителем  организации и ее главным бухгалтером (или уполномоченными ими лицами). Если в документе отсутствуют обязательные реквизиты, подписи или имеют место подчистки и исправления неразрешенным способом, он не имеет юридическую силу.

В кассовые и банковские документы внесение исправлений не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, это должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документ с указанием даты внесения исправлений.

Учетные документы могут  составляться на бумажных носителях от руки (ручкой или химическим карандашом) или на пишущей машинке, а также на машинных носителях (с обязательными их копиями на бумажных носителях).

Являясь носителями обширной экономической информации, бухгалтерские документы многочисленны и многообразны. Они могут быть классифицированы по ряду признаков: по месту составления и обращения, по назначению, по содержанию, по способу отражения операции и по некоторым другим.

В зависимости от места составления и обращения документы делятся на внешние и внутренние. Внешние документы направляются за пределы организации или поступают в нее со стороны. Это счета - платежные требования, товарно-транспортные накладные, платежные поручения и другие.

Внутренние документы  составляются и обращаются непосредственно в самой организации, например, кассовые ордера, требования на материалы.

Исходя из назначения документы в свою очередь подразделяются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерские оформления и комбинированные.

Распорядительные документы  содержат распоряжения уполномоченного  лица, дающие право произвести определенную хозяйственную операцию. Это наряды на работу, доверенности, платежные  поручения банку и т.п.

Оправдательные документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции и служат основанием для бухгалтерских записей. К ним относятся приходные ордера, акты приема-выбытия основных средств, счета-фактуры на проданную продукцию и т.п.

Документы бухгалтерского оформления составляются обычно при отсутствии других документов для обеспечения отражения хозяйственной операции в бухгалтерском учете и подготовки распорядительных и оправдательных документов. Они, как правило, содержат необходимые сводные и аналитические сведения. Это ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, разные справки и др.

Комбинированные документы  объединяют в себе признаки распорядительных, оправдательных, а в отдельных случаях и документов бухгалтерского оформления. Это наиболее распространенный вид документов. Примером может служить накладная на отпуск материалов, которая содержит и распоряжение на отпуск материальных ценностей со склада и оформление их фактической выдачи.

Применяемые бухгалтерские  документы в зависимости от порядка  составления могут быть первичными и сводными. Первичные документы составляются на каждую операцию или их однородную группу в момент совершения. Это приходные и расходные кассовые ордера, накладные, квитанции и др.

Сводные документы служат для обобщения информации путем  ее систематизации и группировки  из первичных документов. Они обычно составляются материально-ответственными или подотчетными лицами, например, отчет за командировку заведующего складом, кассовый отчет.

По способу отражения  хозяйственных операций первичные  документы делятся на разовые  и накопительные. Разовые документы применяются однократно для отражения одной отдельной операции или нескольких, одновременно произведенных. После составления разовый документ поступает в бухгалтерию. Примером являются приходный или расходный кассовый ордер, требование на отпуск материалов.

Накопительные первичные  документы отражают однородные хозяйственные операции, совершаемые в течение определенного времени (декады, месяца). В них последовательно записывается каждая производимая операция, итог определяется в конце отчетного периода. Примером таких документов могут служить лимитно-заборная карта, месячные наряды на работу. Применение накопительных первичных документов систематизирует, упрощает работу и сокращает количество документов.

Каждый бухгалтерский  документ может быть классифицирован одновременно по разным признакам, и включен в несколько классификационных групп. Так, требование на материалы является одновременно внутренним, первичным, разовым и комбинированным документом.

Первичные документы, поступающие  в бухгалтерию до записи в учетные  регистры, подлежат тщательной проверке и обработке.

Прежде всего, необходимо проконтролировать законность и целесообразность указанной в документе операции и факт ее совершения методом встречной проверки. Например, сопоставить наряды на изготовление конкретной продукции с накладными по ее оприходованию.

Важно осуществить также формальную проверку документа по правильности его составления и установить его юридическую силу.

Принятые документы  должны быть подвергнуты арифметической проверке: подсчету итогов, суммы скидок, наценок. Проверяются цены, % ставки и осуществляется таксировка документов (умножение количества на цену).

Ответственным этапом обработки  документа является указание на нем счетной формулы, т.е. котировка. При этом следует пользоваться шифрами счетов.

Для осуществления контроля и упорядочения данных первичные документы целесообразно подбирать по назначению вместе с соответствующими, связанными с ними другими документами, и затем группировать в сводные документы.

В целях рационализации учета своевременности и эффективности  контроля все первичные документы должны поступать в бухгалтерию и подвергаться в ней соответствующей обработке в строго установленные сроки.

Важным условием четкой организации учета является разработка главным бухгалтером и утверждение руководителем документооборота - пути, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив.

При разработке схемы  документооборота целесообразно провести предварительный анализ, выявив излишние операции, упростив обработку документов, сократив путь и время движения. Следует ограничить число инстанций, которые проходит документ, а также количество виз и подписей. Необоснованное завышение уровня руководителя, ставящего подпись не улучшает, а снижает контроль и ответственность непосредственных исполнителей.

Для обеспечения сохранности  и быстрого нахождения документа необходимо создать условия для правильного их хранения. В течение года документы хранятся в текущем архиве бухгалтерии в отдельных папках по видам документов в хронологической последовательности. Папки должны быть подписаны, листы переплетены и пронумерованы. Шкафы, где хранятся документы, закрываются на ключ, который должен находится у главного бухгалтера. По окончании отчетного года папки на основании акта передаются в архив организации, где хранятся в течение сроков установленных главным архивным управлением, но не менее 5 лет. Ответственность за организацию хранения учетных документов несет, прежде всего, руководитель организации.

Первичные документы  могут быть изъяты только следственными и судебными органами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или  другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, изымающих документы, снять копии с указанием основания и даты изъятия.

 

 

4.2. Инвентаризация — важнейший методический  прием бухгалтерского учета.

 

В целях контроля и  обеспечения реальности, данных учета  и отчетности организации обязаны  проводить инвентаризацию имущества и обязательств.

Инвентаризация представляет собой способ периодической проверки имущества и финансовых обязательств путем сравнения фактического их наличия с данными бухгалтерского учета. На практике применяется несколько видов инвентаризации: полная, частичная, выборочная и др.

Полная инвентаризация требует значительных затрат труда  и времени, поэтому она обычно осуществляется один раз в год  перед составлением годового отчета или по требованию финансовых и следственных органов при полной документальной ревизии.

В организациях систематически осуществляются частичные инвентаризации по отдельным видам имущества  и обязательств. Их проведение обычно не нарушает процесс производства. Частичная инвентаризация, как правило, проводится с принятой периодичностью.

На отдельных участках или при проверке работы материально-ответственных лиц практикуют выборочную инвентаризацию. Например, по проверке наличных денежных средств в кассе.

Инвентаризации бывают также обязательные, плановые и внеплановые, периодические и внезапные. Первые осуществляются в соответствии со статьей 12 Закона РФ «О бухгалтерском учете». Плановые инвентаризации проводят по графику, утвержденному руководителем организации.

Внеплановые инвентаризации организуются по мере необходимости, например, при замене материально-ответственного лица или внезапно в случае документальной ревизии.

Периодические инвентаризации проводятся в соответствии с периодичностью, определяемой исходя из вида имущества  и обязательств, как правило, на основании графика.

Внезапные инвентаризации практикуют при ревизиях или подозрении в  нарушениях, допускаемых материально-ответственным лицом.

Инвентаризации проводятся в обязательном порядке:

• при передаче имущества в аренду, выкупе и продаже;
• при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• при реорганизации или ликвидации предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, за исключением имущества, инвентаризация которого проводилась после 1 октября отчетного года;
• при смене материально-ответственных лиц;
• в случае выявления фактов хищения, злоупотребления и порчи имущества;
• в чрезвычайных ситуациях, вызванных чрезвычайными событиями, например, пожаром или другим стихийным бедствием;
• в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Инвентаризация должна проводиться с периодичностью в  сроки установленные в зависимости  от вида имущества:

• по основным средствам не менее одного раза в три года, а по библиотечным фондам не реже одного раза в 5 лет;
• по капитальным вложениям не менее одного раза в год перед составлением годового отчета (не ранее 1 декабря отчетного года);
• по незавершенному производству и полуфабрикатам собственной выработки, готовой продукции, сырью и материалам не менее одного раза в год перед составлением годового отчета(не ранее 1 октября отчетного года);
• по денежным средствам, денежным документам, расчетам с банками по валютным, расчетным счетам и по кредитам не менее одного раза в месяц (на первое число каждого месяца).

Для проведения инвентаризации руководитель организации приказом назначает инвентаризационную комиссию. В состав комиссии обязательно включается главный бухгалтер организации. Число членов комиссии зависит от объема работы. В приказе должны быть указаны сроки начала и завершения инвентаризации. Наиболее удобное время проведения инвентаризации первое число месяца, поскольку на эту дату закрываются все регистры бухгалтерского учета и составляются оборотные ведомости.

Инвентаризации предшествует подготовительная работа, которую проводят материально-ответственные лица. Они должны разложить материальные ценности по видам, сортам, размерам и т.п. и сдать в бухгалтерию все приходные и расходные документы.

К началу инвентаризации в бухгалтерии должны быть сделаны все необходимые записи по счетам и выведены остатки на дату ее проведения. Все операции по движению материальных ценностей во время инвентаризации должны быть приостановлены.

Подготовительную работу проводят также и члены инвентаризационной комиссии. Они проверяют весоизмерительные приборы, организуют пломбирование мест хранения материальных ценностей, готовят ярлыки.

Инвентаризации проводят обычно в присутствии материально-ответственных лиц.

Наличие ценностей определяется путем обязательного пересчета, взвешивания, обмера отдельно по каждому материально-ответственному лицу и по каждому месту их нахождения. Получаемые сведения заносят в инвентаризационные описи, в которых приводятся точное наименование, прейскурантный номер, сорт, размер, количество, цена. Инвентаризационные ведомости должны быть составлены ясно пропуски прочеркиваются. Исправления допускаются только корректурным способом. Они должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственным лицом. Последний перед подписью письменно подтверждает свое согласие с результатами инвентаризации.