Инвентаризация имущества и финансовых обязательств

    - перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой инвентаризации.

   За правильное документальное оформление инвентаризации несет ответственность главный (старший) бухгалтер. Поэтому до начала инвентаризации необходимо провести подготовительную работу.

1. Инвентаризационная комиссия составляет календарный план проведения инвентаризации и распределяет работу между отдельными промежуточными группами (бригадами) комиссии.
2. Каждая промежуточная группа (бригада) в зависимости от объекта проверки разрабатывает подробную программу проведения инвентаризации конкретных объектов и распределяет работу между членами группы (бригады). В каждой группе
3. назначается (выбирается) старший бригадир, а для инвентаризационной комиссии в целом из ее членов избирается председатель комиссии.
4. Руководитель организации и главный (старший) бухгалтер проводят инструктаж с членами комиссии о целях, задачах и порядке проведения инвентаризации.
5. Бухгалтерия организации подготавливает все необходимые бланки документов для проведения инвентаризации (инвентаризационные описи, сличительные ведомости, промежуточные акты и т.п.).
6. К началу инвентаризации все записи и остатки по счетам в регистрах аналитического и синтетического учета должны быть тщательно выверены, а все данные документов записаны в регистры. Проверка материально-производственных ценностей, денежных средств и внеоборотных активов производится по месту их хранения и обязательно в присутствии лиц, отвечающих за их сохранность.

      Выявленные и пересчитанные ценности  записывают в инвентаризационные описи. Их составляют строго по местам проведения инвентаризации, по материально ответственным лицам и на каждый вид ценностей.

   По ценностям, не принадлежащим  организации, составляют отдельные  описи. Все описи готовят в  двух экземплярах, одни из которых передают материально ответственным лицам. После проверки фактических остатков ценностей и их регистрации в описи инвентаризационная комиссия совместно с бухгалтерией проставляет в ней остатки ценностей по данным учетных регистров и выводит излишки и недостачи.

   Все описи подписываются председателем  инвентаризационной комиссии и  ее членами, а также соответствующими  материально ответственными лицами.

   Перед подписью материально ответственное  лицо должно дать письменную  справку следующего содержания: «Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи. Комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении».

   В бухгалтерии организации данные  инвентаризационных описей сверяют  с остатками, оказанными в учете,  и составляют сличительные ведомости  по ценностям, по которым выявлены  отклонения (излишек или недостаток). Сличительная ведомость подписывается комиссией и материально ответственным лицом.

   По результатам инвентаризации  каждая группа (бригада) инвентаризационной  комиссии составляет промежуточный  акт по конкретному участку,  а по результатам полной проверки  – общий акт инвентаризации. В акте указывают состав инвентаризационной комиссии, результаты ее работы, выводы и предложения. Акт инвентаризации утверждается руководителем организации.

   По результатам работы инвентаризационная  комиссия составляет протокол, содержащий ее решение и предложения; он также утверждается руководителем организации. Далее определяют порядок регулирования выявленных разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета; эта работа должна быть проведена в течение 10 дней после окончания инвентаризации.

   Для своевременного урегулирования  расхождений между фактическими  остатками и данными бухгалтерского  учета издается приказ руководителя 

организации с учетом решений и предложений, включенных в протокол инвентаризационной комиссии. 

1.2. Правила проведения  инвентаризации имущества  и финансовых обязательств.

   Под имуществом организации понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами - кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы.

    Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

   Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

   Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально-ответственному лицу.

   Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней проводится в соответствии с Инструкцией о порядке получения, расходования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной Министерством финансов Российской Федерации 4 августа 1992 г. N 67 и Инструкцией о порядке проведения инвентаризации ценностей государственного фонда Российской Федерации, находящихся в Комитете драгоценных металлов и драгоценных камней при Министерстве финансов Российской Федерации, утвержденной приказом Комитета драгоценных металлов и драгоценных камней при Министерстве финансов Российской Федерации 13 апреля 1992 г. N 326.

 В соответствии  с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в

Российской  Федерации проведение инвентаризаций обязательно:

1. при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
2. перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года.

   Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

при смене  материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при ликвидации (реорганизации) организации перед  составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых  законодательством Российской Федерации  или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации.

    При коллективной (бригадной) материальной  ответственности инвентаризации  проводятся при смене руководителя  коллектива (бригадира), при выбытии  из коллектива (бригады) более  пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

   Ответственность за достоверность  результатов инвентаризации возлагается  на инвентаризационную (рабочую)  комиссию.

   Состав инвентаризационной комиссии  утверждается руководителем организации. В комиссии могут быть:

• представители администрации;
• представители службы главного технолога, главного механика, главного энергетика, главного инженера, отдела капитального строительства;
• работники бухгалтерии (при инвентаризации драгоценных металлов и драгоценных камней в состав инвентаризационной комиссии включается главный (старший) бухгалтер или лицо его заменяющее);
• материально-ответственные лица (при инвентаризации драгоценных металлов и драгоценных камней в состав инвентаризационной комиссии не включаются материально ответственные лица, в подотчете у которых находятся ценности, подлежащие инвентаризации);
• представители независимых аудиторских организаций по усмотрению администрации или собственника имущества;
• лица, ответственные за ведение бухгалтерского учета по счетам расчетов.

   При инвентаризации имущества,  не принадлежащего организации  на праве собственности, в состав  инвентаризационной комиссии входит  на основании доверенностей, выданных  в установленном порядке той организацией, который направляет своего представителя для проведения инвентаризации.

    Порядок проведения инвентаризации и отражения  в учете ее результатов регулируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина  России от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания по инвентаризации).

    Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов  в бухгалтерском учете организации  применяются типовые унифицированные  формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по

    учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (далее - Постановление Госкомстата России N 88).

    Для проведения инвентаризации руководитель организации издает приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-22).

    Приказ  готовится, как правило, не менее  чем за 10 дней до наступления срока  проведения инвентаризации. Он регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-23).

    Для проведения инвентаризаций в организации  создаются инвентаризационные комиссии. Они могут быть постоянно действующими, рабочими, разовыми.

    В организационно-контрольные функции  постоянно действующей комиссии входит проведение плановых, а также  выборочных инвентаризаций и контрольных  проверок в межинвентаризационный  период.

    В течение года (в межинвентаризационный  период) в организациях с большой номенклатурой учитываемых ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

    Рабочие комиссии, которые непосредственно  проводят плановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения, определяют результаты инвентаризации. Комиссии обычно создаются при большом объеме работ или территориальной разобщенности имущества для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Рекомендуется утверждать рабочие комиссии на весь отчетный год с возложением на них обязанностей по проведению разовых инвентаризаций.

    Разовые комиссии (в каждом конкретном случае состав комиссии утверждается руководителем  организации при проведении инвентаризации по мере необходимости) проводят проверки и выборочные инвентаризации.

    Персональный  состав постоянно действующих и  рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации  в приказе об инвентаризации.

    В этом же приказе:

    - конкретизируется состав имущества, подлежащего инвентаризации;

    - указываются причины инвентаризации (контрольная проверка, смена материально-ответственного  лица, переоценка и другие);

    - определяются порядок и сроки  проведения инвентаризации;

    - назначается председатель инвентаризационной комиссии.

    Вещественная  и документальная проверка фактического наличия имущества и обязательств проводится инвентаризационной комиссией  коллегиально.

    Существенным  правилом для всех инвентаризаций является то, что отсутствие хотя бы одного члена  комиссии при приведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.