1. Качество. После  этапов подготовки к автоматизации  и Вас на руках есть постановка задачи, в которой перечислены все требующиеся именно Вам первичны документы, регистры формы отчетности, которые должна делать программа и требования к ним. Так вот только при наличии всего этого работа может считаться выполненной. Сроки. Все работы по настройке и обучению должны быть записаны в четкий полдневный календарный план - документ, подписанный обеими сторонами по договору на автоматизацию, выполнение которого должно регулярно (например, раз в неделю или ежедневно) контролироваться. За срыв календарного плана автоматизаторы должны нести ответственность в виде, например, пени за каждый день отставания от плана. Такая жесткая временная привязка очень важна, поскольку при ее отсутствии на практике часто происходит то, что автоматизация-то как бы идет, вот только когда она кончится сказать невозможно, в результате бухгалтерия продолжает работать на бумаге, проходит один отчетный период за другим, а переход на программу все откладывается, несмотря на то, что прошедший отчет уже планировалось составлять на компьютере и сейчас придется вводить в программу дополнительно информацию за предыдущие периоды, иначе отчет нарастающим итогом за год придется тоже делать на бумаге. Вот в чем состоит болезненность срыва сроков автоматизации.

Расценки и порядок определения стоимости услуг по автоматизации бухгалтерского и управленческого учета. Порядок определения стоимости услуг по автоматизации строится на двух принципах:

 1. Объем работ по автоматизации того или иного клиента сильно зависит от множества условий, присущих данному конкретному предприятию, таких, как объем хозопераций, виды деятельности, количество бухгалтеров, ведущих учет, наличие различного рода нюансов и тонкостей в бухучете и других. Поэтому не может быть некой одинаковой для всех цены на услуги по автоматизации, она своя для каждого клиента.

2. Услуги по  хорошей автоматизация не может  быть дешевыми из-за их трудоемкости  и высокой квалификации, которую  они требуют. В нормальной ситуации  они всегда стоят больше, чем  собственно компьютеры и программы. На рынке предлагается много услуг по автоматизации, которые стоят дешево, однако на практике такая автоматизация не приносит клиенту желаемой отдачи и, как правило, заканчивается "псевдоавтоматизацией" (см. страницу 4). Хорошие услуги рассчитаны на тех, кто "не настолько богат, чтобы покупать дешевые вещи". Расценки на услуги, скорее всего, должны быть полдневные, то есть клиент платит определенную сумму за 8-часовой рабочий день аудитора. Следует отметить, что эта полдневная ставка должна быть фиксирована и одинакова для всех клиентов, которых не делят на богатых и бедных. Величина полдневной ставки изредка меняется с инфляцией или колебаниями конъюнктуры рынка. Итоговая сумма за автоматизацию, таким образом, зависит от количества рабочих дней, которые необходимо на нее потратить, и определяется умножением количества дней на вышеназванную полдневную ставку. Количество же дней зависит от каждого конкретного клиента. Для того чтобы клиент заранее знал конечную сумму, которую будут стоить услуги и мог принять решение о том, будет он их заказывать или нет, следует провести две процедуры: Бесплатный выезд на определение объема работ. Он заключается в том, что специалист фирмы по автоматизации бесплатно выезжает непосредственно к клиенту и в течение 1-2 часов знакомится с бухгалтерским учетом на предприятии (для этого необходимо присутствие главного бухгалтера и наличие первичных документов и учетных регистров) и совместно с клиентом конкретизирует цели планируемой автоматизации. После проведения такой процедуры можно сообщить конечный срок выполнения работы и, соответственно, сумму за услуги. Оплачиваемый "стартовый" день работы. В случае если имеет место одно из тех обстоятельств: предприятие достаточно большое (численность превышает 200-300 человек или количество бухгалтеров, ведущих учет, превышает 10 человек); имеются осложняющие обстоятельства, такие как, например, нечеткое представление о том, что же хочет клиент от автоматизации или уже имеющаяся на предприятии какая-то бухгалтерская программа, которая не отвечает предъявляемым к ней требованиям и которую надо "менять"; клиент хочет, помимо конечной стоимости наших услуг, увидеть календарный график работ, можно предложить оплатить один день работы специалиста и в течение этого дня тот, помимо определения конечного срока выполнения работ (цены), разработает и предложит варианты решения имеющихся проблем и к концу дня составит календарный график выполнения работ, в котором указано, что будет иметься "на выходе" автоматизации и какое количество времени будет потрачено на каждый этап и операцию. Такой вариант хорош, также, и потому, что, если стоимость полного комплекса работ перечисленных в этом графике окажется дороже, чем клиент планировал потратить на автоматизацию, то можно будет просто удалить из графика часть работ, которые являются не самыми важными, а вместе с ними удалится и оплачиваемое время, необходимое на их выполнение, в результате чего можно "довести" стоимость автоматизации до возможностей клиента. После того, как клиент принимает решение заказывать услуги, с ним заключается договор, в котором должны быть предусмотрены практически все нюансы взаимоотношений с заказчиком, которые могут появиться в ходе автоматизации. Следующий этап - это непосредственно выполнение работ. В случае если определение нами объема работ было произведено не совсем верно и необходимо больше времени для получения тех конечных результатов, которые указаны в плане-графике работ и постановке задачи, это дополнительное время клиентом не оплачивается.  

4. Теоретические основы автоматизации бухгалтерского учёта.

    4.1.  Предприятие, как центр обработки информации.

 Современная экономика немыслима без эффективного управления. Успех управления во многом определяется эффективностью принятия интегрированных решений, которые учитывают самые разносторонние факторы и тенденции динамики их развития. Важная категория интегрированных решений - система обработки информации предприятия. Одна из основных целей систем обработки данных заключается в повышении эффективности работы компании, учреждения или организации. Система обработки данных должна: обеспечивать получение общих или детализированных данных по итогам работы. Позволять легко определять тенденции изменения важнейших показателей. Обеспечивать получение информации, критической по времени, без существенной задержки. Выполнять точный и полный анализ данных.

 Подход к обработке информации как к производственному процессу широко принят специалистами по автоматизации систем организационного управления. Считается, что рационализация информационного процесса с распространением на него элементов производственной деятельности (нормирование, технология) должна повысить эффективность управленческого труда. Одним из основных показателей эффективности работы предприятия является его продуктивность: качество, количество и скорость обработки информации. Противники такого подхода полагают, что имеется принципиальное различие между производственным и управленческим трудом, что делает невозможным нормирование. Они исходят из того, что вся управленческая деятельность носит творческий характер, разработка норм и нормативов времени на управленческие работы - задача довольно сложная, а нередко и неразрешимая. Однако анализ учрежденческой деятельности показывает, что соотношение рутинной (поддающейся формализации) и творческой составляющей труда служащих явно не в пользу последней. В тоже время передача (обмен) информацией в учрежденческой технологии носит большей частью циклический и стабильный характер, что имеет принципиальное значение при распространении на учрежденческую деятельность всех атрибутов производительного процесса.

 Любая организация обрабатывает информацию для выработки двух видов «продукции»: информации (данных, документов, речевой информации) и решений (оперативных и стратегических). Организация получает начальную (входящую) информацию в различных видах: документы, доставляющие информацию в виде слов и цифр; речевая информация по телефону; данные от ЭВМ, часто в электронной форме. Конечная (исходящая) информация вырабатывается в таких же видах. Производственный цикл организации может включать перекомпоновку информации, объединение данной информации с дугой, накопление информации. Анализ деятельности предприятий позволяет классифицировать задачи, решаемые предприятием. Наиболее простые задачи образуют класс полностью формализованных (или хорошо структурированных) процедур, выполнение которых, кроме затрат времени, трудностей для исполнителей не представляет. Эти задачи легко стандартизируются и программируются. К таким задачам относятся: учет и контроль, оформление документов, их тиражирование и рассылка и т.п. Второй (промежуточный) класс задач составляют слабоструктурированные задачи, содержащие неизвестные или неизменяемые компоненты (количественно не оцениваемые). Для этих задач характерно отсутствие методов решения на основе непосредственных преобразований данных. Постановки задач базируются на принятии решения в условиях неполной информации. В ряде случаев на основе теории нечетких множеств и приложений этой теории удается построить формальные схемы решения. Третий класс задач содержит неформализуемые процедуры, базирующиеся на неструктурированной информации, которая определяется высокой степенью неопределенности. К таким задачам относится большинство проблем прогнозирования, перспективного планирования и т.п. Основой решения этого класса задач остаются творческий потенциал человека и различные атрибуты его деятельности (информированность, квалификация, талант, интуиция и т.п.). Можно выделить три группы работников организаций.

Первая группа - руководители, решающие, как правило, задачи третьего класса и в меньшей  степени задачи второго класса. Творческий элемент деятельности максимален, а  рутинное содержание должно быть минимизировано. Эти работники обладают наибольшей ответственностью за принятие решений и являются одними из основных потребителей агрегированных (обобщенных) информационных ресурсов организации.

Вторую группу составляют специалисты - работники  учреждения, которые решают задачи второго класса и формируют интеллектуальный базис организации. Эффективность функционирования организации в основном определяется продуктивностью деятельности специалистов, особенно в вопросах создания новой информации. Творческий аспект в работе специалистов высокий и варьируется в достаточно широких пределах в зависимости от конкретного содержания текущих задач. Специалисты обеспечивают практически всю информационную подготовку для принятия решения руководителем. Они являются основными исполнителями документов, определяют их качество. Доля рутинной работы должна быть очень незначительной (хотя на практике обычно это не происходит).

Третья группа - технические работники (обслуживающий  персонал), которые выполняют всю  рутинную работу (задачи первого класса). В эту группу входят младшие специалисты работа, которых регламентирована, но требует понимания обрабатываемой информации. К этой группе относятся также работники, обладающие чисто производственными навыками (машинистки, стенографистки, телефонистки и т.п.), ведущие регламентированную работу, не требующие полного понимания обрабатываемой информации. Основной критерий продуктивности их работы - оперативность и своевременность информационной обработки, а также поддержание высокой пропускной способности организации с минимальным количеством сбоев и ошибок. Таким образом, у организации имеются производственные задачи и исполнители этих задач. Остается определить требуемые организации технологические процессы автоматизации.

Также нужно  отметить важный фактор после перехода от плановой экономики, к рыночным отношениям и для повышения конкурентоспособности продукции работ и услуг собственного производства принимать решения. В условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством.  

Основными возможностями  автоматизированной обработки данных являются:

- отражение хозяйственной  деятельности организации в виде  бухгалтерских проводок с возможностью  ведения аналитического учета;

- ведение учета  от первичных документов с  возможностью использования типовых операций;

- аналитический  и синтетический бухгалтерский  учет движения денежных средств  и материальных ценностей по  любым счетам;

- консолидированный  и раздельный баланс по нескольким  подразделениям;

- учет и переоценка  основных средств, нематериальных активов, товаров, материалов, расчет амортизации ОС и НМА;

- ведение взаиморасчетов  с подотчетными лицами;

- финансовый  анализ и моделирование баланса;

- ведение суммового  и количественно-суммового учета,  балансовых и забалансовых счетов;

- параллельное  ведение нескольких касс и  расчетных счетов в рублях  и валюте, расчет курсовой и  суммовой разницы;

- учет кассовых  операций, ведение кассовой книги,  автоматический экспорт данных  в Главную книгу;

- возможность  просмотра реестра проводок документов-оснований;

- автоматическое  формирование Книги покупок и  Книги продаж на основе первичных  документов;

- автоматический  пересчет Главной книги и остатков  с оборотами по счетам;

- возможность  ввода, корректировки документов  и проводок за любой отчетный период;

- гибкая настройка  полномочий (до отдельных полей)  и внешнего вида списков объектов  модуля;

- формирование  основных бухгалтерских отчетов;

- формирование  отчетности в налоговые органы  и во внебюджетные фонды.

- дополнительные  возможности автоматизации бухгалтерского учета:

- экспорт данных  и формируемых отчетов в форматы  Word и Excel, получение информации  в графическом виде.

4.2. Характеристика  процесса автоматизации бухгалтерского  учёта. 

 База данных обеспечивает сопоставимость информации и передачу из одного файла в другой. Комплекс программных средств позволяет автоматический подсчет итоговых сумм, составление мемориальных ордеров, изменение и корректировку информации непосредственно в базе данных баз каких-либо дополнительных изменений структуры и алгоритма работы программы, составление книги «Журнал-главная», составление баланса и сводных отчетов, полностью автоматизирован учет кассовых операций, расчетных операций, учет денежных средств на расчетном счете, учет расчетов с подотчетными лицами и др. задачи. Производители программного обеспечения постоянно проводят работу по корректировке автоматизированной системы в соответствии с изменениями в законодательстве. Например: была оперативно проведена работа по изменению количества знаков расчетного счета и введению в реквизиты юридических лиц идентификационного налогового номера (ИНН). Если в работе программы были отмечены, какие либо ошибки и недостатки, то они быстро устранялись. В базе данных автоматизированной системы обеспечивается сохранность данных в течение длительного периода. Это позволяет хранить данные по операциям, как текущего отчетного периода, так и предыдущих лет. В случае необходимости возможен поиск информации и проведение корректировки.

 В неавтоматизированной  системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно. 

 Компьютерная  система включает в себя следующие  элементы.

1. Аппаратные  средства.

Это устройства, из которых состоит компьютер, в  частности центральный процессор, жесткий диск, устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п.

2. Программные  средства.

а) Системные  программы. К этим программам, выполняющим  общие функции, обычно относят операционные системы, которые управляют аппаратными  средствами и распределяют их ресурсы для максимально эффективного использования, системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных, и сервисные программы, которые выполняют в компьютере служебные операции, например, проверку и настройку отдельных узлов аппаратно-программного взаимодействия. Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.

б) Прикладные (пользовательские) программы - это наборы машинных команд для решения пользовательских задач, которые организация-пользователь разрабатывает самостоятельно или  приобретает у внешнего поставщика.

3. Документация - описание системы и структуры управления (ввод, обработка и вывод данных, обработка сообщений, управляющие команды).

4. Персонал - работники,  которые управляют системой, проектируют  ее и снабжают программами,  эксплуатируют и контролируют  систему обработки данных.

5. Данные - необходимая информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе (например, сведения о хозяйственных операциях).

6. Процедуры  контроля - в разрезе учета это  процедуры, обеспечивающие корректную  запись операций, предупреждающие  или регистрирующие ошибки. Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной. Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях. Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может, относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме. Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода. Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.