Бухгалтер и автоматизация бухгалтерского учета

1

Содержание

Введение

Глава 1. Основы автоматизации бухучета

1.1.              Компьютер и компьютерные программы для бухгалтера

1.2. Локальная сеть и Интернет в работе бухгалтера

1.3. Особенности компьютерной обработки данных

Глава 2. Эффективность автоматизации бухучета

2.1. Автоматизация бухучета

Заключение

Литература

Введение

Сегодня от бухгалтера ожидают не только аккуратного ведения учета, правильного расчета заработной платы и налогов, точного отражения проводок по документам, своевременного представления отчетности в налоговую инспекцию и во внебюджетные фонды, но и квалифицированных советов в области управления предприятием при поиске путей сокращения издержек, для более рационального ис­пользования имеющихся средств, для увеличения оборота и прибыли. Однако давать их, будучи ежедневно загруженным нелегкой, рутинной работой (особенно когда речь идет о довольно большом предприятии), крайне сложно. Много времени и сил уходит на обработку немалого количества доку­ментов, контроль оформления той или иной хозяй­ственной операции или сделки, на выполнение уто­мительных арифметических расчетов, проверку данных на смежных участках учета, не говоря уже о поиске причин различных неточностей и несты­ковок. Кроме того, бухгалтеру нужно регулярно от­слеживать многочисленные изменения инструкций и законов, регламентирующих ведение бухгалтерско­го учета и налогообложение, и при необходимости оперативно вносить нужные коррективы. Особенно непросто это делать, если тот или иной законода­тельный акт вступает в силу "задним числом". Не­пременной составляющей работы бухгалтеров так­же является подготовка многочисленных справок и отчетов, как для внутреннего использования, так и для представления в различные инстанции. И, на­верное, даже самый далекий от бухгалтерии человек, наслышан о том, как тяжело бывает готовить квар­тальные и годовые балансы. Ясно, что справиться с названным выше объемом задач, причем в стро­го определенные налоговыми органами сроки (не до­пустив при этом ни единой ошибки), без исполь­зования компьютерных технологий, проблематично. Именно потому все большее число бухгалтеров ведут свою работу с помощью компьютеров и уже используют, либо стремятся приобрести спе­циализированные компьютерные системы.

За последние годы наблюдается тенденция всеобщей компьютеризации, касающаяся всех областей деятельности. Это легко объяснимо – компьютер гораздо быстрее выполняет расчеты, позволяет автоматизировать сложные операции. Компьютеризация коснулась и финансово-экономической сферы деятельности человека. Финансово-экономический анализ деятельности предприятия и ведение бухгалтерского учета значительно упрощаются при применении новых компьютерных технологий. С помощью компьютера можно представить информацию в удобном для конкретного пользователя виде, значительно ускорить и упростить операции ее ввода и обработки, повысить наглядность и простоту конечных отчетов.

Если еще 10 лет назад основным инструментом бухгалтера был калькулятор, то теперь практически ни одно предприятие не может обойтись без компьютера.

Целью данной контрольной работы является описание возможностей использования бухгалтерами компьютеров и программ по автоматизации  бухгалтерского учета их преимущества перед неавтоматизированным бухгалтерским учетом.

Считаю, данная тема контрольной работы является актуальной, поскольку компьютеризация или автоматизация бухгалтерского учета – это основа эффективного управления предприятием современным российским руководителем. Различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности отражаются в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию и грамотно обработанная и систематизированная она, является в определенной степени гарантией эффективного управления производством.

Глава 1. Основы автоматизации бухучета

1.1.    Компьютер и компьютерные программы для бухгалтера

Технические вопросы, связанные с компьютерами не входят в бухгалтерские функции, но, тем не менее, очень важны. Само по себе слово "компьютер" ничего о компьютере не говорит. Важна мощность (производительность) компьютера, которая зависит от нескольких его переменных параметров, называемых вместе "конфигурация компьютера" и при покупки для бухгалтера компьютера необходимо обратиться к специалисту по внедрению программ. Это важно, чтобы компьютеры, на которых установлены программы, были достаточно мощны, чтобы программа работала быстро, в противном случае бухгалтер будет периодически ожидать пока компьютер обработает введенную в него информацию, а то и просто сталкиваться с ошибками и неполадками, происходящими от того, что компьютер слишком маломощен для той программы, которая на нем установлена и того количества операций, которые в него введены. В условиях каждодневной напряженной бухгалтерской работы это может свести на нет эффект от автоматизации.

С внедрением компьютеров появилось множество специальных компьютерных программ, отвечающих нуждам финансовых работников, компьютер стал главным помощником бухгалтеров.

Для раскрытия всех потенциальных возможностей, которые несет в себе использование компьютеров, необходимо применять в работе на них комплекс программных и аппаратных средств, максимально соответствующий поставленным задачам. Поэтому в настоящее время велика потребность компаний в компьютерных программах, поддерживающих  работу бухгалтера компании, а также в информации о способах оптимального использования имеющегося у компании компьютерного оборудования.

Рынок бухгалтерских программ в нашей стране достаточно развит. Лидирующее положение на рынке бухгалтерских программ занимает компания «1С». Также на рынке представлены такие бухгалтерские программы, как «БЭСТ», «Турбо бухгалтер», «ИНОТЕК БУХГАЛТЕР ПРОФЕССИОНАЛ», «АУБИ», «ABACUS professional», «БОСС-Бухгалтер», система «Аккорд».

Помимо рассмотренных выше программных средств, на российском рынке средств автоматизации бухгалтерского учета имеется еще около двух десятков тиражируемых систем и более 200 продуктов, разрабатываемых по конкретным заказам или в расчете на малый тираж и последующее сопровождение специалистами фирмы-производителя.

Эти программы позволяют вести оперативный учет, статистический учет и бухгалтерский учет (синтетический и аналитический), формировать отчетность, автоматизировать розничную и оптовую торговлю, вести складской учет и учет персонала и другое.

Необходимо сказать, что любая программа автоматизации, установленная в компьютере бухгалтера, должна обладать следующими свойствами:

- Функциональность – достигается созданием системы по конкретному разделу учета или по предприятию в целом.

- Модифицируемость – системы легко изменяются и модифицируются.

- Открытость – реализуется благодаря  доступному  для пользователей           пользовательскому интерфейсу и возможности интегрирования с другими программами.

- Надежность – предусматривает защиту компьютерной системы, как от случайных сбоев, так и в некоторых слу­чаях от умышленной порчи данных.

Для более функционального учета  современная программа автоматизации бухгалтерского учета  должна соответствовать следующим параметрам:

• Вести учет по банковским и кассовым операциям;

• Вести расчет зарплаты;

• Вести учет основных средств и нематериальных активов (ОС и НА);

• Вести  учет  то­варно-материальных  ценностей (ТМЦ)  и  малоценных  и  быстро изнашивающихся предметов (МБП);

•  Вести син­тетический учет;

•  Вести многомерный и многоуровневый аналитический учет;

•  Вести многовалютный учет;

•  Вести количест­венный учет;

•  Вести учет товаров, услуг и производства продукции;

•  Вести расчеты с бюджетом.

Использование в работе бухгалтера компьютера и бухгалтерских программ увеличивает эффективность работы бухгалтерии и в итоге улучшает контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, что в свою очередь увеличивает эффективность управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы.

1.2. Локальная сеть и Интернет в работе бухгалтера

Прогрессивными способами работы бухгалтера является локальная сеть и Интренет.

Если в автоматизированной бухгалтерии фирмы работают несколько работников на нескольких компьютерах, то компьютеры могут быть объединены в одну локальную сеть, чтобы проводки, вводимые всеми бухгалтерами, попадали в один общий журнал хозопераций.

Для минимизации трат на расходные материалы и магнитные носители многие руководители подключают бухгалтерию к Интернету. Он дает массу неоспоримых преимуществ. Во-первых, это возможность оперативно скачивать новые формы деклараций, не обращаясь в налоговую инспекцию. Во-вторых, Всемирная сеть позволяет раньше многих узнавать о профессиональных новостях и новинках в законодательстве. У бухгалтера, имеющего доступ в Интернет, есть возможность в реальном времени общаться со своими коллегами по всей стране и получать бесплатные консультации на специализированных форумах. Подключив бухгалтерский компьютер к сети, можно сэкономить на бумаге, канцтоварах и даже на услугах курьера.

С 1 января 2007 года в силу вступили изменения, касающиеся способа предоставления бухгалтерской и налоговой отчетности - это предоставление отчетности в электронном виде через Интернет. Способ предоставления отчетности по телекоммуникационным каналам связи для многих бухгалтеров является нормой уже с 2003 года, с того самого момента, когда они этот прогрессивный вариант предпочли заполнению бумаг и простаиванию очередей в инспекциях. Однако все эти налогоплательщики сделали добровольный выбор. Теперь же в связи с принятием закона от 27.07.2006 г. N 137-ФЗ, который внес значительные изменения в часть первую Налогового кодекса и статью 80 "Налоговая декларация", для многих сдача отчетности в электронном виде стала обязательной процедурой. С 2007 года это коснулось тех налогоплательщиков, среднесписочная численность работников которых на 1 января 2007 года превышала 250 человек, а с 2008 года - среднесписочная численность работников которых на 1 января 2008 года превысила 100 человек.

Можно отметить преимущества для бухгалтера в предоставлении налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. А они действительно очевидны:

- возможность отправки отчетности с рабочего места бухгалтера (налогоплательщика) в течение нескольких минут без последующего дублирования на бумажном носителе;

- возможность предоставления отчетности до 24 часов последнего дня отчетности (ведь иногда не хватает нескольких часов, а несвоевременная сдача - это штрафы);

- подтверждение доставки отчетности (налоговый орган высылает протокол о приеме налоговых деклараций, бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи);

- оперативность обработки информации, избежание технических ошибок при вводе данных;

- актуальность форм отчетности (в случае изменения форм налоговой отчетности информацию о нововведениях налогоплательщик получает автоматически по электронной почте);

- налогоплательщик может получать по запросу через электронную почту сведения об исполнении налоговых обязательств перед бюджетом (информационные выписки);

- получение по электронной почте открытых документов: инструктивных писем, объявлений, информации об изменении налогового законодательства:

- конфиденциальность (документы передаются через Интернет в зашифрованном виде).

После составления отчетов их отправляют по e-mail. При этом запускается почтовая программа, которая шифрует, подписывает и отправляет декларации. Если возникнет какая-либо ошибка, программа не позволит осуществить отправку, а заставит бухгалтера исправить все недочеты и повторить процедуру.

Методическими рекомендациями об организации и функционировании системы представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (утвержденными приказом МНС России от 10.12.2002 г. N БГ-3-32/705) установлен определенный порядок электронного документооборота. После подготовки налоговой декларации (бухгалтерской отчетности) налогоплательщик заверяет ее электронной цифровой подписью (ЭЦП) и отправляет в адрес налоговой. В течение суток (без учета выходных и праздничных дней) после этого он получает по электронной почте от налоговой следующие документы: квитанцию о приеме налоговой декларации (бухгалтерской отчетности) в электронном виде; протокол входного контроля налоговой декларации; подтверждение оператора. Затем нужно подтвердить подлинность ЭЦП налогового органа на квитанции о приеме налоговой декларации и протоколе входного контроля. Кроме того, протокол заверяется ЭЦП налогоплательщика и в течение суток (без учета выходных и праздничных дней) высылается в адрес налогового органа. Второй экземпляр протокола и квитанция сохраняются у налогоплательщика.