Бухгалтер и автоматизация бухгалтерского учета

Для того чтобы использовать приведенные выше прогрессивные технологии, бухгалтерия должна иметь компьютер и доступ к Интернету.

1.3. Особенности компьютерной обработки данных

Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

1). Единообразное выполнение операций.

Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

2). Разделение функций.

Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.

3). Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей.

По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.

4). Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации.

Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.

5). Инициирование выполнения операций в компьютере.

Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

Глава 2. Эффективность автоматизации бухучета

2.1. Автоматизация бухучета

Анализируя недостатки существующих решений по автоматизации учёта, следует заметить, что основной проблемой для конечного пользователя является неполное соответствие внедренной программы предъявляемым к ней требованиям, т.е. некачественная настройка либо невозможность оперативно изменять эту настройку в соответствии с текущими нуждами.

Для того, чтобы эффективно провести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо представлять себе что же такое автоматизированный бухучет. На первый взгляд все просто и даже такая постановка вопроса кажется несколько надуманной, потому что автоматизированный бухучет - это просто когда бухучет ведется на компьютере. Вот такое заблуждение и служит причиной большого количества неудачных попыток автоматизации.

Следует осознать, что внедрение бухгалтерской программы эффективно только тогда, когда следствием внедрения является повышение эффективности и улучшение качества ведения бухучета на предприятии. Это может выражаться в:

            Упорядочении бухучета. Если при бумажной бухгалтерии для получения какой-либо информации, например специфической выборки оборотов по субсчету счета №60, требовалось несколько часов работы, то на компьютере - нажал клавишу и выборка распечаталась.

            Увеличении количества информации, получаемой из бухучета. Раньше можно было увидеть аналитику по 41 счету только в каком-нибудь одном разрезе, сейчас, на компьютере - в нескольких.

            Снижение числа бухгалтерских ошибок. Это очень важный фактор, если учитывать величину штрафов и пеней за сокрытие налогооблагаемых величин, причиной которого, как правило, являются именно бухгалтерские ошибки, а не некий злой умысел.

            Повышении оперативности бухучета. Если при бумажном бухучете бухгалтера порой не поспевают за первичной документацией и делают проводки с опозданием, а квартальный и годовой отчет сдают в последний момент, то системе автоматизированного бухгалтерского учета для подготовки отчета достаточно нескольких секунд.

            Повышении экономичности бухгалтерского учета. Практика показывает, что во многих случаях, изменив применяющиеся на предприятии план и типовую корреспонденцию счетов, формы первичных документов и другие "подвластные" бухгалтерии параметры можно без использования различных рискованных схем уменьшить налогооблагаемые величины или, по крайней мере, передвинуть сроки и снизить частоту налоговых платежей.

            Другие факторы, зависящие от специфики каждого конкретного предприятия.

Если таких улучшений не произошло, то автоматизация бессмысленна - она не принесла конечного результата, сам же по себе переход с заполнения бумажных журналов-ордеров на нажимание компьютерных клавиш улучшением не является, это просто замена. Такую ситуацию следует скорее называть "псевдоавтоматизацией". К сожалению, псевдоавтоматизация встречается часто, происходит это потому, что люди думают: "Автоматизировать - значит просто перевести всю работу на компьютер и все тут", а процесс внедрения программы в их понимании состоит в том, чтобы как-то начать заводить операции в компьютер. Последствия псевдоавтоматизации удручающи. Бухгалтерия, которая раньше была перегружена текущей работой, сейчас, "при компьютерах", тоже ничего не успевает, иногда работы становится еще больше - надо же вначале сделать все или отдельные разделы бухучета на бумаге, а потом, непонятно для чего, завести в компьютер. Руководство тоже не понимает для чего потрачены немалые деньги на компьютеры, программы и внедрение, когда в бухгалтерии как был "завал", так и остался.

Таким образом, можно сказать, что автоматизация бухучета - это процесс, при котором в результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения бухучета на предприятии. Значит, перед тем как принимать решение об автоматизации бухучета следует выделить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации.

Заключение

За последние десять лет компьютер прочно вошел во все области деятельности человека. Автоматизация коснулась и финансово-экономической сферы деятельности.

Еще совсем недавно для любого бухгалтера было бы страшной трагедией в день сдачи годового отчета не найти заветную бумагу на своем письменном столе или, скажем, случайно пролить чай на отчетность, ведь она являлась результатом мучительного труда целой бухгалтерии. Теперь же нет ничего проще, чем распечатать тот же самый отчет из бухгалтерской программы. Вся процедура займет не больше пары минут. А ведь к этому счетные специалисты привыкли не сразу, несмотря на то, что компьютеры осваивать оказалось довольно просто. Появилось огромное количество специализированных бухгалтерских программ и в этом большинстве, бухгалтерам пришлом определяться с выбором необходимой именно их предприятию нужной программой, нужной бухгалтерской системой.

Суммируя все функциональные аспекты можно сказать, что бухгалтерские системы безошибочно производят арифметические рас­четы; обеспечивают подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произволь­ной формы; осуществляют корректный перенос данных из одной печатной формы в другую; производят накопле­ние итогов и исчисление процентов произвольной степе­ни сложности; предоставляют возможность обращения к данным и отчетам прошлых периодов (ведут архив).

Для того чтобы обеспечить все это, система должна иметь единую базу данных по текущему состоянию бух­галтерского учета на предприятии и архивным материа­лам, любые сведения из которой могут быть легко полу­чены по запросу пользователя.

Основными задачами автоматизации ведения бухгалтерского учета на предприятии являются:

• упрощение работы бухгалтера;

• ускорение обработки информационных потоков бухгалтерской документации и создание условий для повышения оперативности бухгалтерской информации;

• уменьшение количества счетных работников занятых обработкой учетной информации;

• сократить объем и повысить целесообразность расходов на ведение бухгалтерского учета.

• свести к минимуму возможность ошибок в ведении учета.

Все это делается для облегчения работы бухгалтера и создания для него возможностей проводить анализ и планирование деятельности.

Но, к сожалению, при ведении бухгалтерского учета на компьютере могут возникать и так называемые специфические ошибки, возникающие при использовании устаревших или неправильно настроенных бухгалтерских компьютерных программ, а также вследствие сбоев в работе компьютера. Например, часть данных, введенных в компьютер, может оказаться утраченной из-за компьютерных вирусов, внезапного отключения электричества, поломки компьютера и т.д. Или, например, программа не была своевременно настроена при изменении нормативных актов по бухгалтерскому учету или учетной политике, в результате чего начисление амортизации, списание материалов и прочие операции производились неправильно.

Поэтому руководителю, стремящемуся занять лидирующее положение на рынке, повысить эффективность работы персонала, создать оптимальную систему учета необходимо обеспечить работников бухгалтерии современной техникой и бухгалтерскими компьютерными программами. Безусловно, компьютерная программа не заменит грамотного бухгалтера, но позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.

Таким образом, можно сказать, что автоматизация бухучета - это процесс, при котором в результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения бухучета на предприятии.

Распространенным стереотипом является то, что автоматизация бухучета приводит к сокращению бухгалтерского персонала, что приводит к страху перед автоматизацией, а иногда и к ее саботажу. Несмотря на то, что, на первый взгляд, все логично - часть работы берет на себя компьютер, который и вытесняет бухгалтеров-людей, стереотип является ошибочным. Дело в том, что количество необходимых в бухгалтерии бухгалтеров зависит только от количества обрабатываемых бухгалтерией первичных документов (накладных, кассовых ордеров, платежек и пр.), а количество первичных документов не зависит от того, автоматизирован бухучет или нет, оно зависит от объема хозопераций в организации.

Таким образом, автоматизация бухучета не уменьшает числа необходимых в бухгалтерии бухгалтеров, а облегчает и систематизирует его работу, увеличивает эффективность работы бухгалтерии и улучшает контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, что в свою очередь увеличит эффективность управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы.

Таким образом, в контрольной работе в целом, рассмотрена и наглядно показана целесообразность применения компьютеров и бухгалтерских программ, и соответственно автоматизированного бухгалтерского учета на предприятиях. И, несмотря на некоторые сложности в настройке этих программ под специальные нужды предприятия, их установка и использование себя оправдывает благодаря следующим преимуществам предоставляемым ими:

• Значительному снижению количества математических ошибок в бухгалтерском учете;

• Автоматическому составлению трудоемких форм ежеквартальных отчетностей;

• Автоматический контроль за правильностью и санкционированностью выписки документов;

• Автоматическое ведение всех форм журналов и книг;

• Автоматическое составление операций и проводок по данным хозяйственной деятельности и первичным документам;

• Значительная экономия временных затрат на осуществление бухгалтерского учета.

Использование компьютерной техники с целью ведения бухгалтерского учета на современных информационных технологиях является прогрессивной формой и методом ведения бухгалтерского учета.

Литература

1. ФЗ РФ «О внесении изменений в часть первую и часть вторую налогового кодекса Российской Федерации и в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с осуществлением мер по совершенствованию налогового администрирования»
(принят ГД ФС РФ 07.07.2006) от 27.07.2006 N 137-ФЗ.

2. Методические рекомендации об организации и функционировании системы представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (утвержденные приказом МНС России от 10.12.2002 г. N БГ-3-32/705@).

3.  Аглицкий И. «Комплексная автоматизация управления предприятием: от заказных разработок к тиражируемой системе»// «ЭКСПЕРТ АВТОМАТИЗАЦИИ», №12,1997.

4. Глебова Н. «Нужные вещи для современного бухгалтера»// «Московский бухгалтер», N 5, май 2005 г.

5. Морозенко О.В.  «Электронная отчетность станет обязательной»// «Налоговый учет для бухгалтера», N 12, декабрь 2006 г.

6. Сухоруков Ю. «Техподдержка бухгалтера. Зачем нужна модернизация»// «Двойная запись», N 6, июнь 2006 г.