Формы бухгалтерского учета

Документальное  оформление командировки

Направление работников в командировку должно быть оформлено первичными документами. Формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26 «Об  утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». К числу таких документов относятся:

– служебное  задание для направления в  командировку и отчет о его  выполнении (форма Т-10а);

– приказ (распоряжения) о направлении работника  в командировку (форма Т-9 или Т-9а);

- командировочное  удостоверение (форма № Т-10).

Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки вместо постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

При направлении  работника в командировку в пределах РФ издание соответствующего приказа  руководителя не является обязательным (достаточно одного лишь командировочного удостоверения). Направление в командировку лиц, работающих по гражданско-правовому  договору лиц, приказом руководителя не оформляется. Этим лицам не выдается и командировочное удостоверение.

Сроки служебных командировок

Срок  командировки работников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени  нахождения в пути. Такой же срок установлен для командировок для  проведения ревизий и проверок. Срок командировки работников в министерства, ведомства Российской Федерации  и в другие органы государственного управления не может превышать 5 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается  в исключительных случаях не более  чем на 5 дней с письменного разрешения руководителя органа управления, в  который командированы работники.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном  удостоверении о дне прибытия вместо командировки и дне выбытия  из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

В министерствах, ведомствах, объединениях, на предприятиях, в организациях и учреждениях  регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки на данное предприятие, в организацию  и учреждение, ведется в специальных  журналах по установленным формам. Руководитель министерства, ведомства, объединения, предприятия, учреждения приказом назначает лицо, ответственное  за ведение журналов регистрации  работников, прибывающих в командировку и выбывающих в командировку, и  производство отметок в командировочных  удостоверениях.

Днем  выезда в командировку считается  день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного  средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда  – день прибытия указанного транспортного  средства вместо постоянной работы. При  отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда  в командировку считаются текущие  сутки, а с 0 часов и позднее  – последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается  время, необходимое для проезда  до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника  вместо постоянной работы.

Рабочее время и время отдыха командированного

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени  отдыха тех объединений, предприятий, учреждений, организаций, в которые  они командированы. Взамен дней отдыха по возвращении из командировки дополнительные дни отдыха не предоставляются. Если работник специально командирован для  работы в выходные или праздничные  дни, компенсация за работу в эти  дни производится в соответствии с действующим законодательством.

В случаях, когда по распоряжению администрации  работник выезжает в командировку в  выходной день, ему по возвращении  из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Вопрос о явке на работу в день отъезда  в командировку и в день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией.

Возмещение  расходов при служебных командировках

и оплата суточных

Работники имеют право на возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Работодатель обязан возмещать (ст. 168 ТК РФ):

– расходы  по проезду;

– расходы  по найму жилого помещения,

– дополнительные расходы, связанные с проживанием  вне места постоянного жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные работником с разрешения, или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещаемых расходов определяются коллективным договором  или приказом (распоряжением).

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в следующем размере:

а) стоимости  проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом  общего пользования (кроме такси);

б) страховые  платежи по государственному обязательному  страхованию пассажиров на транспорте;

в) оплату услуг по предварительной продаже  проездных документов;

г) расходы  за пользование в поездах постельными  принадлежностями.

При наличии  нескольких видов транспорта, связывающих  место постоянной работы и место  командировки, администрация может  предложить командированному работнику  вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

Расходы по проживанию возмещаются командированному работнику в сумме фактически произведенных затрат. При этом стоимость  дополнительных услуг, включаемых гостиницами  в счет за проживание, в составе  расходов на проживание не возмещаются, а подлежат оплате самим командированным  за счет суточных. К таким дополнительным услугам, в частности, относятся:

- стоимость  завтраков;

- услуги  химчистки;

- пользование  минибаром и т.п.

Кроме того, работнику возмещаются расходы  по оплате бронирования места в гостинице.

Следует обратить внимание, что командированному сотруднику возмещаются все произведенные  им и документально подтвержденные затраты на проживание в полном объеме.

Например:

Для большей  наглядности предположим, что учетной  политикой на 2005 год на предприятии  было предписано оплачивать сверхнормативные командировочные расходы работников за счет чистой прибыли предприятия, и не включать их в бухгалтерскую  себестоимость. По очередной командировке на основании проездных документов бухгалтер определил, что работник находился в пункте назначения 7 суток (с 10.12.2005 по 16.12.2005). К авансовому отчету им был приложен счет гостиницы  на 5 суток с расшифровкой стоимости:

1. Одноместный  номер 5*260 1300 рублей

2. Бронирование 1*50 50 рублей

3. Телевизор  5*12 60 рублей

4. Холодильник  5*10 50 рублей

5. Утюг 2*5 10 рублей

6. Набор  к чаю 3*20 60 рублей

Итого - 1530 рублей

В бухгалтерском  учете затраты на проживание отразятся  следующим образом. В соответствии с нормами, из-под налогообложения  выводится 5*270 = 1350 рублей, и относятся на себестоимость продукции. Остальные расходы в соответствии с учетной политикой относим на прибыль, остающуюся в распоряжении предприятия (см. Таблица №6)

. Таблица  №6

Суточные  выплачивается командированному работнику  за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные  дни, а также дни нахождения в  пути, в том числе за время вынужденной  остановки в пути (п. 14 Инструкции № 62). При расчете суточных следует  учитывать, что днем отъезда считается  день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного, а днем приезда  – день прибытия указанного транспортного  средства вместо постоянной работы.

Размер  суточных, как говорилось выше, достаточно оговорить в приказе, распоряжении руководителя или в коллективном договоре. Норма суточных утверждена Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 и равна 100 руб. в  день.

При командировках  в такую местность, откуда командированный  работник имеет возможность ежедневно  возвращаться к месту своего постоянного  жительства, суточные (надбавки, взамен суточных) не выплачиваются. Командировка, расположенная недалеко от места  работы и жительства работника может  быть признана однодневной. Определение  такой командировки производится руководителем  в приказе на основании данных о дальности расстояния, условиях транспортного сообщения, характере  выполняемого задания, а также необходимости  создания для работника условий  для отдыха. Командировка за пределы  России также может быть однодневной, если работник, который выехал за границу, возвратился в Россию в тот  же день.

Если  командированный работник по окончании  рабочего дня по своему желанию остается в месте командировки, то при предоставлении документов о найме жилого помещения  расходы по найму ему возмещаются  в размере расходов, установленных при найме жилого помещения для командировок на территории Российской Федерации.

Вопрос  о том, может ли работник возвращаться из места командировки к месту  своего постоянного жительства, в  каждом конкретном случае решается руководителем  объединения, предприятия, учреждения, организации, в которой работает командированный, с учетом дальности  расстояния, условий транспортного  сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости  создания работнику условий отдыха.

Отчет работника о командировке

В течение  трех дней после возвращения из командировки работник обязан представить в бухгалтерию  авансовый отчет об израсходованных  в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним.

К авансовому отчету прилагаются командировочное  удостоверение, оформленное в установленном  порядке; документы о найме жилого помещения, документы, подтверждающие фактические расходы по проезду, включая плату за пользование  постельными принадлежностями в  поездах и другие документы, подтверждающие произведенные работником расходы (п. 19 Инструкции № 62, п. 11 Порядка ведения  кассовых операций).

Для утверждения  и списания израсходованных подотчетных  сумм применяется авансовый отчет  по унифицированной форме № АО-1.

Работник  должен представить в качестве приложения к авансовому отчету служебное задание  с заполненным и подписанным  отчетом о его выполнении (форма  № Т-10а, утвержденная постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26). На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные  расходы (билеты на транспорт, счета  на проживание, прочие документы, подтверждающие расходы во время командировки) и  суммы расходов.

В бухгалтерии  проверяются законность и целевое  расходование средств, путем сопоставления  данных авансовых отчетов и приложенных  к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления.