В зависимости от характера операции и технологии обработки учетной  информации в документах могут содержаться  и другие дополнительные реквизиты. При использовании вычислительной техники реквизиты документов могут  быть зафиксированы в виде соответствующих  кодов. Документы, составленные с помощью  средств вычислительной техники  на машиносчитываеых носителях, используются в бухгалтерском учете при условии предания им юридической силы. Такие документы должны быть записаны на материальных носителях (магнитных, бумажных), изготовленных, размеченных и закодированных согласно требованиям установленных стандартов и утвержденной системы кодификации. По требованию контролирующих или судебно-следственных органов и своих контрагентов предприятие обязано сделать копии таких документов на бумажном носителе информации.

  Если  документ не имеет любого из обязательных реквизитов, он теряет свою юридическую (доказательную) силу и не может быть основанием для учетных записей. Так, если в акте на недостачу товарно-материальных ценностей, которая возникла по вине транспортной организации при перевозке груза, не будет надлежащих подписей, то транспортная организация может отказаться от возмещения недостачи и предприятие понесет убыток, поскольку акт не будет иметь доказательной силы и судебный орган не возьмет этот документ к исполнению. Предприятие понесет убыток также и в том случае, когда документ составлен несвоевременно, хотя и оформлено правильно. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Характеристика материальных  носителей информации

2.1 Материальная составляющая документа

  Сама  информация не выступает достаточным  признаком документа. Материальная составляющая - одно из двух необходимых и обязательных условий документа, без которого он существовать не может.

  Материальная составляющая документа - это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени.

  Материальную  составляющую документа определяет материальный носитель информации - материальные объекты, в которых сведения (данные) находят свое отражение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов.

  Согласно  “ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, носитель документированной информации - это “материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде”.

  Предназначение документа хранить и передавать информацию в пространстве и времени обусловливает его специфическую материальную конструкцию, представленную в виде книг, газет, буклетов, микрофиш, фильмов, дисков, дискет и т. п.

  Эта специальная конструкция позволяет документам выполнить их главную функцию, предоставляя им возможность быть удобными для перемещения в пространстве, устойчивыми для хранения информации во времени, приспособленными для физиологических возможностей чтения сообщения.

  Информация, содержащаяся в документе, обязательно  закреплена на каком-то специальном  материале (бумага, кино-, видео-, аудио-, фотопленка и т. п.), имеющем определенную форму носителя (лента, лист, карточка, барабан, диск и т. п.). Кроме того, информация всегда фиксируется каким-либо способом записи, предусматривающим наличие средств (краска, тушь, чернила, красители, клей и т п.) и инструментов (ручка, печатный станок, видеокамера, принтер и т. п.). [5;с27]

  Материальная  основа документа - совокупность материалов, использованных для записи сообщения (текста, звука, изображения) и составляющих носитель информации. В зависимости от материальной основы документы делятся на две большие группы: естественные и искусственные. Искусственные в свою очередь подразделяются на бумажные документы и документы на небумажной основе - полимерные документы (полимерно-пленочные и полимерно-пластиночные).

  Наиболее  распространенным типом являются носители на бумажной основе. Большинство современных документов, используемых обществом, выполнены на бумажной основе или заменителях бумаги. Их называют бумажными, т. е. имеющими бумажный носитель.

  В этих носителях информация отображается в виде символов и образов. Такая  информация отнесена к разряду документированной  информации и представляет собой  различные виды документов.

  К бумажным относятся деловые документы, научно-техническая документация, книги, журналы, газеты, рукописи, карты, ноты и др.

  Бумага  соответствует многим требованиям: проста в изготовлении, доступна, в  меру прочна, достаточно долго хранится и позволяет легко фиксировать  информацию. Самое ценное качество бумаги - она позволяет тиражировать информацию. Массовое распространение информации с помощью книгопечатания стало возможным лишь в результате промышленного изготовления бумаги.

  Появление искусственных носителей на полимерной основе (шеллак, полихромвинил, полупроводник, биомасса) пополнило разнообразие документов, способных нести звуковую речь, музыку, движущееся и объемное изображение.

  К полимерно-пленочным документам относятся: кинодокументы (кино-, диа-, видеофильм), фотодокументы (диапозитив, микрофильм, микрокарта, микрофиша), фонодокументы (магнитные фонограммы для записи изображения и звука), документы для использования в компьютерах (перфоленты).

  Группу  полимерно-пластиночных документов составляют: гибкий магнитный диск, магнитная  карта, гибкая и жесткая грампластинка, оптический диск - как жесткий, так и мягкий.

  Передача  документированной информации во времени  и пространстве напрямую связана с физическими характеристиками её материального носителя. Документы, которые являются массовым общественным продуктом, отличаются довольно небольшой долговечностью. Во время своего функционирования и особенно при хранении они подвергаются многочисленным негативным воздействиям: перепадам температуры, влажности, влиянию света, биологических процессов и т.д.

  Поэтому не случайно проблема долговечности  материальных носителей информации во все времена привлекала внимание участников процесса документирования. Уже в древности наблюдается  стремление зафиксировать наиболее важную информацию на таких сравнительно долговечных материалах, как камень, металл.

  Решая проблему долговечности, человек сразу же вынужден был заниматься и другой проблемой, заключавшейся в том, что долговечные носители информации были, как правило, и более дорогостоящими. Поэтому постоянно приходилось искать оптимальное соотношение между долговечностью материального носителя информации и его стоимостью. Эта проблема до сих пор остаётся весьма важной и актуальной.

  Наиболее  распространённый в настоящее время  материальный носитель документированной  информации - бумага - обладает относительной  дешевизной, доступностью, удовлетворяет  необходимым требованиям по своему качеству и т.д. Однако в то же время  бумага является горючим материалом, боится излишней влажности, плесени, солнечных лучей, нуждается в определённых санитарно-биологических условиях. Использование недостаточно качественных чернил, краски приводят к постепенному угасанию текста на бумаге.

  В конце 20-го века с развитием компьютерных технологий и использованием принтеров  для вывода информации на бумажный носитель вновь возникла проблема долговечности  бумажных документов. Дело в том, что  многие современные распечатки текстов  на принтерах растворяются в воде и выцветают. Более долговечные краски, например, для струйных принтеров, являются более дорогими, а значит - менее доступными для массового потребителя. Материальные носители документированной информации требуют, таким образом, соответствующих условий для их хранения.

  Таким образом, под материальной составляющей документа имеют в виду:

• материальную основу документа;
• форму носителя информации;
• способ документирования или записи информации.

  Носители  информации самым тесным образом  связаны не только со способами и  средствами документирования, но и  с развитием технической мысли. Отсюда - непрерывная эволюция типов  и видов материальных носителей.

2.2 Классификация документов на современных носителях информации

  Информатизация  общества, бурное развитие микрографии, компьютерной техники и ее использование во всех сферах человеческой деятельности способствовало появление документов на небумажных носителях информации.

  Эти документы в отличие от традиционных (бумажных), обычно нуждаются в каких-либо технических средствах для воспроизведения информации. К этой группе относятся документы в виде фильмов, микрофиш, звуковых магнитных записей, а также в виде дискретных носителей для компьютерного чтения (дисков, дискет) и т. п.

  Носители  информации на перфолентах, перфокартах, магнитных и оптических носителях, а также другие документы, предназначенные для перевода на другую языковую систему, принято относить к группе матричных документов. Документы на этих носителях информации, обычно не поддаются прямому восприятию, считыванию.

  Информация  хранится на машинных носителях, а часть  документов создается и используется в машиночитаемой форме.

  По  предназначенности для восприятия рассматриваемые документы относятся  к машиночитаемым. Это документы, предназначенные для автоматического воспроизведения находящейся в них информации. Содержание таких документов полностью или частично выражено знаками (перфорация, матричная магнитная запись, матричное расположение знаков, цифр и т. п.), приспособленными для автоматического считывания. Информация записывается на перфорационных картах или лентах, магнитных лентах, картах, дискетах, специальных бланках и тому подобных носителях.

  Документы на современных носителях информации относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для  воспроизведения только с помощью  технических средств, в том числе  звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера.

  Из  всего ряда существующих документов рассматриваемая группа выделяется по способу записи и считывания информации. В соответствии с этим признаком документы на новейших носителях информации делят на:

• документы на перфорированных носителях информации (перфорированные документы), в состав которых входят перфокарты, перфоленты;
• документы на магнитных носителях информации (магнитные документы), в состав которых входят магнитные ленты, магнитные карты, магнитные диски гибкие (дискеты) и жесткие, а также видеодиски;
• документы на оптических носителях информации (оптические документы), группу которых составляют микрографические документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и оптические диски;
• документы на голографических носителях информации (голографические документы). К ним относят голограммы.

  По  характеру связи документов с  технологическими процессами в автоматизированных системах различают:

• машинно-ориентированный документ, предназначенный для записи и считывания части содержащейся в нем информации средствами вычислительной техники (заполненные специальные формы бланков, анкет и т. п.);
• машиночитаемый документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации с помощью сканера (текстовые, графические и другие виды записи, почтовый индекс);
• документ на машиночитаемом носителе, созданный средствами вычислительной техники, записанный на машиночитаемый носитель: магнитную ленту (МЛ), магнитный диск (МД), дискету, оптический диск и т. п.
• документ-машинограмма (распечатка), созданный на бумажном носителе с помощью средств вычислительной техники и оформленный в установленном порядке;
• документ на экране дисплея, созданный средствами вычислительной техники, отраженный на экране дисплея (монитора) и оформленный в установленном порядке;
• электронный документ, содержащий совокупность информации в памяти вычислительной машины, предназначенный для восприятия человеком с помощью соответствующих программных и аппаратных средств.

2.3 Форма материального  носителя электронной  документированной  информации

  Научно-технический  прогресс привел к появлению так  называемой электронной документации. Ее специфика заключается в том, что человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе.