После истечения установленных сроков документы, которые имеют особенно важное значение, передаются на хранение местному архиву, а другие документы  по согласованию с Главным архивным управлением подлежат уничтожению  или сдаются в макулатуру, о  чем специальной комиссией составляется акт и делаются соответствующие отметки в архивной книге.

  В случае возникновения ситуации изъятия  первичных учетных документов налоговыми органами, необходимо наличие мотивирующего  постановления должностного лица. Изъятие  документов в обязательном порядке  проводится в присутствии понятых  лиц и оформляется протоколом выемки, копия которого вручается  под расписку руководителю или главному бухгалтеру организации. Изъятые документы  перечисляются и описываются  в протоколе или в описаниях, которые добавляются к нему, с  точным указанием наименования и  количества документов, которые изымаются.

  При использовании автоматизации в  бухгалтерском учете можно отказаться от ряда первичных документов в виде бумажных носителей. Но документы, которые  касаются движения денежных средств, и  документы, в которых нужна подпись, должны быть бумажными.

  Информация, которая находит отражение в  учетных документах, должна быть достоверной, качественной, эффективной, то есть формироваться  с наименьшими расходами работы и времени.

Заключение

     Для правильной организации учета и  рационального использования первичной  документации необходимо знать её основные виды, назначение, характер документируемых  операций, объем отражаемой информации, место составления документа, количество отражаемых объектов в документе  и другие классификационные признаки.

  Документирование  хозяйственной деятельности любой  организации —  основа бухгалтерского учета. Поэтому к оформлению и содержанию документов бухгалтерского учета предъявляются определенные требования. Правильно оформленный документ должен содержать все показатели, необходимые для обеспечения полной информации о выполненной операции, другими словами должен иметь все необходимые реквизиты.

  Любой документ предназначен для хранения и передачи информации, а значит, он должен иметь определенную материальную конструкцию. Материальная основа документа  может быть различной, начиная от бумаги и заканчивая  магнитной фонограммой для записи изображения и звука. Но главное, что она способна хранить и передавать необходимую информацию в нужной для нас форме.

  Все документы с момента их составления  и до передачи в архив проходят определенный путь, и очень важно  организовать четкую систему составления  и обработки документов, которая  обеспечит ускорение документооборота.

  Ну  и конечно же прошедшие обработку бухгалтерские документы подлежат обязательной передаче в архив. Организация правильного хранения документов тоже имеет большое значение, так как со временем может возникнуть необходимость проверки правильности учета, законности осуществления хозяйственных операций, предоставления необходимых документов налоговым, финансовым, ревизионным, судебно-следственным органам для обоснования доказательств и др.

     Можно сделать вывод, что документация как элемент метода бухгалтерского учета выполняет ряд незаменимых функций, таких как хранение и передача информации. Без ведения документации невозможно ведение бухгалтерского учета, а значит и невозможно функционирование фирмы в целом.

     Документация  – это один из главных и очень  важных методов бухгалтерского учета! 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список литературы

  Источники

     Федеральный закон РФ «О бухгалтерском учете» № 129–ФЗ от 21 ноября 1996 г. (с изменениями на 30 июня 2003 года)

1. Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ от 27 июля 2006 года.

Литература

2. Андреева В.И. «Понятие документа и делопроизводства». - Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера". №8. 2006.
3. Аршулик В., эксперт Журнала «Учет в бюджетных учреждениях» 2011.
4. Кушнаренко Н.Н. «Документоведение». Киев.: Знание,2008.  
5. Ларьков Н.С. Документоведение. М.: Издательство АСТ, 2006.
6. http://www.consultant.ru/popular/digital_signature/118_1.html - Официальный сайт компании «Консультант Плюс».