Оглавление

Введение 2

1. Понятие и сущность  документа в бухгалтерском  учете 3

1.1. Первичное наблюдение  в учете 3

1.2.Сущность  и значение документации 5

1.3.Требования  к содержанию и  оформлению документов 7

2. Характеристика материальных  носителей информации 10

2.1 Материальная составляющая  документа 10

2.2 Классификация документов  на современных  носителях информации 13

2.3 Форма материального  носителя электронной  документированной  информации 16

3. Документооборот  и хранение документов 20

3.1.Документооборот,  его организация 20

3.2 Организация хранения документов 21

Заключение 25

Список  литературы 27 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

  Основой процветания любой организации является бухгалтерский учет, не зависимо от организационно-правовой формы, структуры, построения и рода деятельности организации, так как основная цель бухгалтерского учета - обеспечение людей информацией, необходимой для принятия решений. Такие решения помимо всего прочего включают распределение и использование ограниченных экономических ресурсов: денег, земли, рабочей силы и т.д. От распределения и использования этих ресурсов, зависят цены, заработная плата, производство товаров и услуг, а также то, какие страны процветают, а какие переживают упадок. Фактически каждое предприятие вливает на экономическую ситуацию в области, регионе и даже стране и в этом не малую роль играет бухгалтерский учет. А это означает, что от правильной организации бухгалтерского учета зависит положение любой организации.

  Важную  роль в этом играют методы бухгалтерского учета, а точнее документация как  элемент метода бухгалтерского учета.

  Цель  написания данной курсовой работы: проанализировать и разобрать, что такое документация, какова ее роль и положение в работе предприятия, узнать о существующих носителях информации, выяснить принципы организации документооборота на предприятии, а так же организацию хранения документов. 
 
 

1. Понятие и сущность документа в бухгалтерском учете

1.1. Первичное наблюдение в учете

     Наблюдение - один из способов выявления действительности, который основан на восприятии или измерении вещей и явлений. Чтобы отразить в учете какие-либо объекты нужно, в первую очередь, их наблюдать, другими словами - иметь о них первичное представление.

     Первичное наблюдение в бухгалтерском учете ведется с целью дальнейшей обработки данных о наблюдаемых фактах и преобразования их в информационные показатели. В ходе наблюдения ведется описание фактов хозяйственной деятельности, фиксируются данные об этих фактах на материальном носителе информации. Их сохраняют и передают для дальнейшей обработки в системе учета. Хозяйственные факты можно описать, применяя специальные показатели, измерители и коды.

     Первичное наблюдение - это обеспечение бухгалтерского учета определенной информацией. Но не все хозяйственные операции и экономические явления могут быть описаны с помощью общеизвестных показателей, многие из них невозможно подвергнуть дальнейшей обработке в системе бухгалтерского учета. Поэтому информация, которую невозможно обработать в дальнейшем не заносят в материальные носители.

     Полнота, объем, содержания и порядок первичного наблюдения зависит от целей и  задач учета, системы обработки  и обобщения данных, от требуемых  характеристик получаемой информации.

     Первичное бухгалтерское наблюдение необходимо для описания и регистрации данных о фактах хозяйственной деятельности, разновидностью которых выступают хозяйственные операции. Хозяйственные операции необходимы для достижения каких-то результатов. Они не могут отразить всего многообразия явлений и фактов хозяйственной деятельности. Поэтому такие факты, как недостачи материальных ценностей, потери от стихийных бедствия и т.п., не могут быть отнесены к хозяйственным операциям. В бухгалтерском учете отражаются лишь совершившиеся события и факты хозяйственной деятельности.

     Первичная единица бухгалтерского наблюдения - это такая хозяйственная операция, которая приводится для изменения активов и пассивов предприятия, изменения или прекращения хозяйственно-правовых отношений.

     Каждая  хозяйственная операция характеризуется  признаками и показателями.

     К признакам хозяйственных операций относят:

• время и место совершения хозяйственной операции;
• вещественные элементы, вовлеченные в хозяйственную операцию – материальные ресурсы, денежные средства;
• затраты, расходы, цены, нормы, расценки, использованные при их оформлении.

     Показатели  отражают количественную характеристику хозяйственных операций в натуральном, трудовом и денежном измерителях.

     Информационные  сообщения поступают в виде первичных  и сводных бухгалтерских документов.

     Наиболее  распространенным способом первичного отражения данных бухгалтерского наблюдения являются бухгалтерские документы.

     Документ  является основным носителем экономического содержания хозяйственной операции. Документ имеет юридическую силу, так как содержит подписи, дающие право на разрешение и выполнение данной хозяйственной операции. Документ имеет также доказательное и  оправдательное значение в различных  спорах или при проведении ревизии.

     Кроме того, первичные документы содержат в себе информацию, которая в дальнейшем с помощью методов и приемов  бухгалтерского учета обобщается и  используется для составления бухгалтерской  отчетности.

     К содержанию и форме первичных  документов предъявляются следующие  требования:

• документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания;
• должна соблюдаться форма документов, которая чаще всего является типовой и печатается в специальных альбомах типовых форм бланков документов;
• в документе должны быть заполнены все реквизиты;
• должны быть установлены сроки сдачи документов в бухгалтерию.

     Внесение  поправок, не подтвержденных всеми  участниками хозяйственной операции, подписавшими документ, не допускается. В банковских и кассовых документах исправления не допускаются. Во всех первичных документах стирание записей  и неоговоренные исправления  не допускаются.

1.2.Сущность и значение документации

  В бухгалтерском учете документы - это письменное распоряжение на совершение хозяйственных операций или письменное подтверждение тому, что эти операции совершились. Документы являются основанием и подтверждением учетных записей. 

  Документы широко используют в процессе управления хозяйственной деятельностью любого юридического лица.  Так,  требования цехов служат основанием для отпуска  материалов со склада в производство, платежные требования поставщиков — для перечисления денежных средств с расчетного счета организации на уплату сырья, материалов и т. д.

  На основании документов ведется постоянное наблюдение за движением материальных и денежных средств, состоянием расчетов. Подписывая документ, руководитель контролирует законность и целесообразность

операции, оформляемой документом. Это возлагает на каждого подписавшего документ персональную ответственность за совершаемые им действия.

  Бухгалтерские документы имеют большое значение в обеспечении сохранности собственности, для контроля за материально ответственными лицами, распознавание краж и т.д. 

  Отражение в учете хозяйственных операций на основе документов позволяет на любой момент получить сведения о наличии материалов или денег у каждого материально ответственного лица. Сопоставление документальных  (учетных)  данных с фактическими, позволяет выявлять недостачи или излишки. 

  Документы используются и для анализа финансово-хозяйственной деятельности любой организации:  изучаются факторы,  способствующие выполнению показателей деятельности или явившиеся причиной их невыполнения.  Для установления таких причин часто,  кроме отчетных данных,  используют документы,  служащие основанием для учетных записей.  Это позволяет определить, разумно ли расходуются материалы и деньги, и способствует более эффективному их использованию.

  Немало важно и правовое значение документов. Будучи письменным свидетельством совершенных хозяйственных операций и основой записей в бухгалтерском учете, документы используются как доказательства при спорах, возникающих между организациями или организацией и потребителем. Подобные споры рассматривают в судебных органах и арбитраже. 

  Документы представляют собой бланки,  отпечатанные в типографии и содержащие строки и графы в виде колонок (клеток), куда заносятся сведения о хозяйственных операциях. Заполняться документы могут от руки или с помощью компьютера.  Учетные документы могут заполняться в любом количестве экземпляров.

  В последнее время используют такие первичные документы, которые частично или полностью заполняются и обрабатываются автоматически.  Применяют читающие и копировальные автоматы, которые считывают буквенно-цифровую информацию непосредственно с печатных документов.

  Общий порядок создания первичных документов, отражения информации в бухгалтерском  учете, ее хранения,  порядок организации  документооборота определяются соответствующими документами, утверждаемыми Министерством финансов РФ по согласованию с Госкомстатом РФ. 

1.3.Требования к содержанию и оформлению документов

  Документирование  хозяйственной деятельности любой  организации —  основа бухгалтерского учета. Поэтому к оформлению и содержанию документов бухгалтерского учета предъявляются определенные требования.

     Определены  они Федеральным законом РФ  «О бухгалтерском учете» № 129–ФЗ  от 21 ноября 1996 г. (статьи 9 и 10) (с изменениями на 30 июня 2003 года) и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34-н. 

  К документам предъявляются следующие требования:

• своевременность составления,
• достоверность показателей,
• правильность оформления.

  Правильно оформленный документ должен содержать  все показатели, необходимые для  обеспечения полной информации о  выполненной операции. Эти показатели называют реквизитами (от лат. requisitum - нужное, необходимое), и они обязательны при составлении любого документа.

  Количество  и содержание реквизитов определяются характером операции и назначением  документа. Так, реквизиты документа, который оформляет, например, выработку рабочего и надлежащую ему оплату труда, отличаются от реквизитов накладной .Однако каждый документ независимо от характера оформленной им хозяйственной операции должен содержать обязательные реквизиты, которые являются общими для любой операции.

  Обязательными реквизитами каждого  документа являются:

• название предприятия, от лица которого составлен документ;
• название документа, его номер, код формы;
• дата составления документа (число, месяц, год);
• содержание хозяйственной операции и ее измерители (натуральные, трудовые, денежные);
• подписи должностных лиц, ответственных за осуществление операции и правильность ее оформления.