Кроме того, электронные документы находятся  в зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую  тенденцию изменяться и устаревать по мере научно-технического прогресса  в области техники и программного обеспечения. Поэтому спустя какое-то время возникает опасность потери доступа к подобным документам.

  Несмотря  на большое использование в литературе и практической деятельности термина «электронный документ», его определение еще не совсем понятно.

  Согласно пункту 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

  В понятии электронного документа  можно выделить три известные  составляющие: зафиксированная информация, носитель, идентификационные реквизиты, что не выходит за рамки существующего  определения документа.

  В отличие от информации, хранящейся на бумажном носителе, информация на машиночитаемом носителе может быть легко изменена без ведома ее автора из-за несанкционированного доступа к ней постороннего лица, причем без всяких следов такого вмешательства.

  Возникла  проблема установления доказательственной силы машиночитаемого документа.

  Классическая  правовая трактовка термина документ (от лат. documentum - доказательство) связана с письменной формой хранения информации. Действительно, в традиционных бумажных документах реквизиты и содержание документа неразрывно связаны с материальным носителем документа.

  В электронных же документах каждая из этих составляющих сравнительно самостоятельная, что определено особенностями их изготовления, обработки, хранения и передачи. Эта особенность во многом определяет специфику правового статуса электронных документов.

  В качестве юридических признаков  документа на машинном носителе выступают:

• машинный носитель информации;
• компьютерная информация;
• реквизиты, позволяющие идентифицировать форму и содержание компьютерной информации.

  Для категории электронного документа  особое значение имеет четкое законодательное  урегулирование его реквизитов, т.к. именно они придают информации на материальном носителе статус документа.

  Технология  изготовления, хранения и передачи электронных документов коренным образом  отличается от письменных документов и уже в силу этого реквизиты, успешно выполняющие свои функции  в традиционных документах (подпись  руководителя, печать, банковские реквизиты  сторон, фирменные бланки и пр.), далеко не всегда приемлемы для них. В  отношении электронных документов только электронная цифровая подпись  в полной мере может выполнять  функции реквизита.

  Распространение документированной информации, снабженной электронной цифровой подписью, в  системах связи и телекоммуникации схоже с распространением оригинала документов на бумажном носителе традиционными способами.

  Распространение же документированной информации на машиночитаемом носителе без электронной  цифровой подписи или других средств  идентификации похоже на передачу или устной информации, схожесть с оригиналом которой подтверждается показаниями свидетелей, или копии документа, по отношению к которой требуется возможными способами доказать соответствие ее оригиналу.

  Таким образом, для управленческого документа  существенным является носитель информации. Носители документной информации изменяются в ходе технического прогресса. С развитием новых информационных технологий появляются электронные документы, носители информации которых кардинально отличаются от «бумажных».

  Человек может воспринимать электронный документ только с помощью специальных технологических процедур и программных средств.

  Перевод информации на машиночитаемые носители вместо бумажных сделал необходимым введение новых механизмов обеспечения "юридической силы" или "доказательственной силы" документа на таком носителе, например, электронной цифровой подписи. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Документооборот  и хранение документов

3.1.Документооборот,  его организация

  Документы с момента их составления или  получения от других предприятий  и организаций до передачи в архив  на хранение проходят определенный путь. Для обеспечения своевременного и качественного учета необходимо организовать такую систему составления  и обработки документов, которая  бы обеспечивала ускорение документооборота.

  Документооборотом называется движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерской обработки с момента составления или получения от других предприятий и организаций до передачи на хранение в архив после записи в учетные регистры.

  Задача  правильной организации документооборота состоит в том, чтобы ускорить движение документов. На каждом рабочем  месте документ должен находиться минимальный  срок и проходить по возможности  меньше инстанций. Ускорение документооборота улучшает качество учетной информации и обеспечивает достоверность показателей  хозяйственно-финансовой деятельности.

  Правильная  организация бухгалтерского учета  требует составления плана документооборота, который должен определять порядок  оформления документов, поступления  их в бухгалтерию, обработки, использования  для записей в учетные регистры и передачи в архив. Для обеспечения  равномерного движения документов без  задержек и накопления на отдельных  местах по каждому виду документов разрабатывают график документооборота, в котором предполагается последовательность прохождения документов, работа, которая  выполняется каждым звеном, указываются  конкретные исполнители, ответственные  за соблюдения установленного порядка  и сроки оформления и обработки  документов.

  График  документооборота оформляется в  виде схемы или перечня работ  по составлению, проверке и обработке  документов, которые выполняются  каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с определением их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю выдается выписка из графика, в которой приводится перечень документов, которые относятся к функциональным обязанностям исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, в которые передаются эти документы.

  Документооборот и график документооборота на каждом предприятии разрабатывается главным  бухгалтером и утверждается руководителем. Требования главного бухгалтера относительно порядка составления и представления  в бухгалтерию или на вычислительную установку и обработку документов являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия. Четкая система документооборота ускоряет оформление и прохождение документов, повышает ответственность работников всех уровней, которые имеют дело с документами, за своевременность  их составления, использования и  обработки.

  Отсутствие  надлежащего порядка в оформлении и обработке документов является одной из причин отставания учета, составления  отчетности, неэффективности использования  учетной информации для управления хозяйственной деятельностью и  контроля.

3.2 Организация хранения документов

  Первичные документы, которые прошли обработку, бухгалтерские отчеты и балансы  подлежат обязательной передаче в архив  под ответственность главного бухгалтера или назначенного им лица. Организация  правильного хранения документов имеет  большое значение. Документы, как  известно, служат основанием для отображения  хозяйственных операций в бухгалтерском  учете. Со временем может возникнуть необходимость проверки правильности самого учета, законности осуществления  хозяйственных операций, предоставления необходимых документов налоговым, финансовым, ревизионным, судебно-следственным органам для обоснования доказательств и др. По данным документов выдают соответствующие справки отдельным лицам.

  Поэтому архив должен быть организован так, чтобы были обеспечены сохранность  документов и возможность быстрого их нахождения.

  Для этого первичные документы отчетного  месяца, которые относятся к соответствующему учетному регистру, комплектуются в  хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются и сопровождаются соответствующей справкой для архива.

  Кассовые  документы, авансовые отчеты, выписки  банка со всеми добавленными к  ним документами, другие денежные документы, а также документы по операциям  с ценными бумагами должны быть подобраны  в порядке возрастающих с начала года номеров и переплетены. Отдельно переплетаются бухгалтерские отчеты.

  На  папках с документами (которые называются делами) указывается наименование предприятия  или организации, порядковый номер (код) синтетического счета, номера документов (с № _ по № _ включительно), количество документов и к какому отчетному периода они принадлежат (год, месяц).

  Документы хранятся в закрытых шкафах или специально отведенном помещении за установленным  порядком. Бланки строгого учета должны храниться в сейфах или металлических  шкафах, которые обеспечивают их сохранность. Все принятые на хранение дела регистрируются в архивной книге, которая облегчает  нахождение документа в случае необходимости.

  Архивы  различают текущие и постоянные. Текущий архив организовывается непосредственно в бухгалтерии  для хранения документов отчетного  года, поскольку учетные работники  вынужденные часто обращаться к  нему для получения разных справок. Для текущего архива отводят специальные  шкафы, ключи от которых находятся  у лица, ответственного за сохранность  архива. Постоянный архив размещается  в специально оборудованном помещении и предназначен для хранения не только бухгалтерских документов и отчетности, а и дел других подразделений и служб предприятия.

  Документы из текущего архива передаются в постоянный после истечения отчетного года. Дела бухгалтерского учета выдаются из архива только за разрешением главного бухгалтера. В отдельных случаях по решению соответствующих органов, принятым в пределах их полномочий, предусмотренных законодательством (судебно-следственных, ревизионных, налоговых органов) и с разрешения руководителя предприятия из бухгалтерского архива могут выдаваться (изыматься) отдельные документы и даже дела. В этом случае вместо изъятого документа в папку вкладывают его копию и реестр изъятых документов с указанием основания, и дать изъятия, а в архивной книге делают соответствующие пометки. Изъятие документов оформляется протоколом (актом), копия которого вручается под расписку должностному лицу, которое отвечает за архив.

  Если  изымаются дела с недооформленными документами (непронумерованными, непереплетенными), то за разрешением и в присутствии  представителей органов, которые проводят изъятие, должностные лица могут  дооформить эти дела (пронумеровать документы, сделать описание, прошнуровать, заверить своей подписью и печатью).

  Органы, которые изъяли документы, по письменному  заявлению предприятия обеспечивают возможность сделать выписку  или копию соответствующих документов для выдачи необходимых справок. При возвращении изъятых документов должностное лицо принимает их под  расписку и вместе с решением о  возвращении подшивает в те же дела, с которых документы были изъяты и в которых находится  постановление об изъятии, реестр и  копии таких документов.

  В случаях пропажи или уничтожения  документов, учетных регистров и  отчетов руководитель предприятия  должен письменно сообщить об этом в правоохранительные органы. Для  установления перечня отсутствующих  документов назначенной комиссией при участии представителей судебно-следственных органов, охраны и пожарного надзора устанавливаются причины пропажи документов. Результаты работы комиссии оформляются актом, копия которого присылается органу, в управлении которого находится предприятие, налоговому и местному финансовому органу в 10-дневный срок.