Автоматизация различных разделов бухгалтерского учета

Еще одна возможность программы – это придание некоторым счетам (субсчетам) статуса валютного счета. Это позволяет организовать многовалютный учет. Для его обеспечения в системе предусмотрено ведение справочника видов валют и курсов по ним, а также специальные механизмы для автоматизации процесса переоценки валютных счетов.

 

2.3.План счетов

 

Работа с программой начинается с настройки рабочего плана счетов, причем под код счета может выделяться от 4 до 9 знаков. Программа поставляется с настройкой на стандартный план счетов, но можно в любой момент добавить новые счета (субсчета) или исключить ненужные счета (субсчета) из рабочего плана счетов.

При выборе режима работы «Настройка балансовых счетов» приступаем к формированию и настройке рабочего плана счетов. В правой части экрана находится таблица установленного в программе рабочего плана счетов, а в левой части экрана можно увидеть настройки для выбранного счета (субсчета). Все номера счетов (субсчетов) имеют четырехзначную нумерацию – первые два знака отводятся под номер счета, а вторые – под номер субсчета. В случае если у счета отсутствует субсчет – ставится два нуля.

Программа изначально настроена на типовой план счетов, который в случае необходимости может быть изменен. Если по счету, помеченному на удаление, ранее были введены проводки, программа выдаст об этом предупреждение.

Если в момент добавления нового счета указать номер уже существующего счета произойдет автоматический переход в режим корректировки справочника и тогда можно изменить или скорректировать наименование счета (субсчета).

 

2.4. Работа с первичными документами.

 

Специальный раздел программного комплекса «Финансовые документы» позволяет формировать и печатать большой набор первичных документов (приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений и требований, счетов на оплату, накладных и т.п.), а также вести реестры по каждому из видов документов. Формирование документов происходит в автономном режиме ,в связи с тем, что раздел «Финансовые документы» напрямую не связан с подсистемой ведения бухгалтерского учета. Интересной особенностью программы является возможность настройки внешнего вида документов самим пользователем, без обращения к программисту. При формировании документов широко используются многочисленные справочники, что значительно повышает корректность и скорость работы.

 

2.5. Регистрация хозяйственных операций.

 

Для регистрации первичных данных – проводок (хозяйственных операций) используются следующие режимы:

- произвольные проводки – номера  счетов дебета и кредита вводятся  вручную или выбираются из  справочника;

-стандартные проводки – автоматически  формируется одна или несколько  связанных проводок после выбора  хозяйственной операции из справочника стандартных проводок;

- автоматические проводки –  в автоматическом режиме формируются  проводки по закрытию месяца.

При ручной регистрации проводок используется режим «Произвольные проводки» и требуется указать корреспонденцию счетов проводки, а также объекты аналитического учета сначала по дебету, а затем и по кредиту счета проводки. Далее вводится сумма проводки. В том случае, если по одному из счетов проводки ведется количественный учет, необходимо указать количество и цену товарно-материальных ценностей. При регистрации проводок, затрагивающих валютные счета, указывается вид валюты, вводится сумма проводки в валюте и уточняется курс валюты по отношению к рублю. При этом рублевая сумма проводки рассчитывается автоматически.

В случае частого ввода одних и тех же проводок можно воспользоваться справочником типовых (стандартных) проводок, настроив его под конкретную методику ведения учета. Преимуществом данной программы является возможность ввода в настройках стандартных проводок значений объектов аналитического учета, которые автоматически подставляются в момент регистрации операций.

Для закрытия месяца необходимо выполнить целую группу проводок – начислить износ основных средств и нематериальных активов, рассчитать и списать НДС, закрыть счета реализации, начислить налоги и т.п. Для автоматизации такого трудоемкого процесса используется режим авто/проводок. Бухгалтер сам определяет, какие проводки должны быть выполнены в конце месяца, в какой последовательности и по каким алгоритмам должен быть проведен расчет их сумм. Как только потребуется закрыть месяц достаточно будет «запустить» режим авто/проводок и программа за несколько минут выполнит всю необходимую работу.

 

2.6. Работа с журналом операций.

 

Пункт меню «Журнал операций» используется, если необходимо просмотреть все зарегистрированные проводки за интересующий месяц. Также можно просмотреть проводки за больший период времени – в этом случае нужно задать необходимый диапазон дат. После этого на экране появится журнал операций за указанный период времени (приложение №1).

В случае большого количества проводок можно воспользоваться отбором проводок по заданному условию – появится строка дополнительного меню для уточнения условий отбора. По заданным условиям отбора формируется список проводок, удовлетворяющих выбранному критерию. Такой процесс отбора называется наложением фильтра.

Фильтр можно накладывать по многим условиям, например, отобрать все проводки по дебету счета в корреспонденции с выбранным счетом по кредиту за какой-либо период времени. После установки фильтра автоматически производится расчет суммы (по всем отобранным проводкам) и количества записей, которые выводятся в нижней части экрана.

При необходимости список проводок можно упорядочить по какой-либо из колонок.

При печати журнала в краткой форме выводимые записи всегда упорядочены по номерам дебетовых счетов проводок, причем в последней колонке выводятся итоговые суммы по всем проводкам в дебет текущего счета, что может быть полезным при проверке Главной книги.

 

2.7.Формирование бухгалтерской отчетности

 

Вся бухгалтерская отчетность в программе разбита на две группы. К первой группе относятся так называемые типовые (или стандартные) отчетные формы, состав и содержание которых практически никогда не меняются. Все эти формы автоматически формируются в подсистеме «Бухгалтерия» на основе зарегистрированных в ней проводок. В набор типовых форм входят:

- главная книга по любому  счету (субсчету);

- оборотно-сальдовый баланс по  всем счетам;

- оборотная ведомость по любому  счету;

- аналитическая карточка по любому объекту аналитического учета;

- журналы-ордера (мемориальные ордера).

Внешний вид и форма типовых отчетов жестко определены и не могут быть изменены непосредственно пользователем. Но на практике существует множество отчетных форм, структура и содержание которых может меняться ежемесячно или ежеквартально. Все эти отчеты относятся ко второй группе настраиваемых пользователем документов произвольной структуры. В первую очередь, к этой группе относится весь пакет отчетности, предназначенный для налоговых инспекций.

Для формирования таких отчетов в программе имеется специальный раздел – «Бухгалтерская отчетность», который представляет собой мощный генератор произвольных отчетных форм.

В нем бухгалтер может самостоятельно разработать (настроить) макеты произвольных форм отчетности и задать алгоритмы расчета их показателей. Это позволяет в дальнейшем формировать необходимую отчетность за любой период времени. При изменении законодательства от бухгалтера потребуется лишь корректировка (настройка) макетов форм в соответствии с новыми требованиями. При этом отпадает необходимость обращения к разработчикам программы. Программный комплекс поставляется с полным комплектом настроенных макетов отчетных форм для налоговой инспекции.

 

2.7.1.Главная книга

 

Чтобы сформировать один из важнейших документов бухгалтерской отчетности – необходимо воспользоваться пунктом меню «Главная книга». При этом нужно указать год, для которого необходимо сформировать Главную книгу, а также номер счета (субсчета). Далее – указать вид книги: подробную по субсчетам или укрупненную – по счетам.

В стандартной форме Главной книги сальдо на начало и конец месяца, а также обороты по счету за месяц, выводятся в четырех «окнах», расположенных в нижней части экрана. Эти данные относятся к тому месяцу, на котором установлен курсор. Если необходимо просмотреть сальдо и обороты по другому месяцу надо переместить курсор.

Сальдо по месяцам выводится в свернутом виде. Если для некоторых счетов необходимо показать развернутое сальдо – программа попросит уточнить уровень аналитики, до которого необходимо развернуть сальдо.

 

2.7.2.Оборотный баланс

 

Пункт меню «Оборотный баланс» необходим для формирования оборотно-сальдового баланса (приложение №2).

Далее потребуется указать период времени для просмотра. Это может быть любой месяц, несколько месяцев или произвольный период между двумя датами.

Далее, нужно выбрать вид оборотного баланса: краткий или полный. Краткий баланс – это типовая форма оборотно-сальдового баланса по счетам синтетического учета, где по каждому счету (субсчету) выводится одна строка с данными о начальном и конечном сальдо, а также – о суммарных оборотах по дебету и кредиту счета.Под полным балансом понимается расширенная форма, где для каждого счета (субсчета) выводятся не одна, а несколько строк, каждая из которых расшифровывает обороты счета (субсчета) в разрезе корреспондирующих счетов.

Можно выбрать разрядность счетов для формирования баланса и его указать в появившемся окне. По умолчанию, в программе установлена разрядность балансовых счетов, равная четырем. Можно сформировать баланс по четырехзначному счету или по счету меньшей разрядности: при выборе первого варианта оборотный баланс формируется  по всем четырехзначным счетам. Это стандартный выбор. При выборе второго варианта будет сформирован баланс только по первым трем знакам счетов, причем в сальдо и обороты трехзначных счетов будут просуммированы сальдо и обороты подчиненных субсчетов.

При выборе разрядности счета, равной двум, оборотный баланс будет сформирован по полным двузначным счетам, содержащим итоговые данные по подчиненным субсчетам. Это обычная форма оборотно-сальдового баланса по двузначным счетам синтетического учета без расшифровки по субсчетам.

При просмотре оборотного баланса имеется возможность «быстрого поиска» номера счета по первым символам: достаточно их ввести с клавиатуры, и указатель установится на соответствующий счет.

Для вывода оборотно-сальдового баланса на принтер и в текстовый файл необходимо выбрать нужный документ из списка:

- оборотный баланс;

- итоговый баланс (остатки на конец выбранного периода).

При печати общих итогов запрашивается уровень, до которого следует развернуть сальдо.

В оборотном балансе сальдо по счетам формируется в свернутом виде. Развернутое сальдо по любому счету можно увидеть в оборотной ведомости по счету.

 

2.7.3.Оборотная ведомость

 

Оборотная ведомость – это фактически расшифровка оборотов по произвольно выбранному счету (субсчету) вплоть до проводок.

Оборотную ведомость по счету можно сформировать, находясь в режиме просмотра оборотного баланса или , выбрав пункт меню «Оборотная ведомость» напрямую из главного меню.

Вначале, как и при выборе оборотного баланса, нужно указать период просмотра. Далее следует выбрать номер счета, который можно ввести с клавиатуры или выбрать из появляющегося списка счетов. Вид последующего экрана зависит от наличия аналитического учета по выбранному счету. Если по счету аналитический учет не ведется, появляется оборотная ведомость движения по счету на уровне проводок (приложение №3).

Это, фактически, анализ движения по счету, или карточка счета. Каждая строка соответствует одной проводке, причем в последней колонке выводится корреспондирующий счет проводки.

В нижней строке экрана показан комментарий, относящийся к записи, на которой установлен курсор.

Если проводок много – их можно отобрать по заданному критерию. После задания условий выбора остаются только те проводки, которые удовлетворяют заданному критерию. Фильтр можно накладывать по многим условиям.

Чтобы распечатать информацию на принтере или вывести ее в текстовый файл надо выбрать необходимый документ из предложенного списка и указать направление его вывода: на принтер, на просмотр (на экран) или в файл.

Если по счету ведется аналитический учет, оборотная ведомость формируется по уровням аналитического учета: сначала делается расшифровка сальдо и оборотов по объектам аналитики первого уровня, после выбора интересующего объекта можно перейти к расшифровке его оборотов по второму уровню аналитики и т.д., вплоть до детализации на уровне отдельных проводок (аналитической карточки).

 

2.7.4.Аналитическая карточка

 

Аналитическая карточка – это фактически анализ движения средств по отдельно выбранному объекту аналитического учета на уровне проводок. Для счетов количественного учета – это аналог широко распространенной на практике карточки складского учета. Аналитическая карточка может быть получена как в режимах формирования оборотного баланса и оборотной ведомости по счету (при углублении по уровням аналитики), так и напрямую – путем выбора пункта меню «Аналитическая карточка» главного меню программы «Бухгалтерия».

Вначале необходимо указать период просмотра. Далее – выбирается вид аналитической карточки:

- индивидуальная карточка –  это карточка по одному счету;

- групповая карточка – это  документ, составленный по всем счетам, в настройке которых присутствует один и тот же справочник аналитического учета.

При формировании аналитической карточки по одному счету будет запрошен номер счета, который можно набрать с клавиатуры или выбрать из справочника счетов. После выбора счета необходимо выбрать объект аналитического учета, по которому необходимо сформировать карточку (приложение № 4). Выбор осуществляется на основе справочников объектов аналитики.