Аудит в службе документационного обеспечения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок : Схема документирования в аудите

 

Ответственность за документирование аудита возлагается  на ведущего аудитора. Ведущий аудитор  в свою очередь может возложить  работу по документированию аудита на ассистента, оставив за собой только функцию контроля за процессом документирования. Однако это допустимо лишь при согласовании с руководством аудиторской организации, в периоды высокой загруженности ведущих аудиторов и при наличии достаточного уровня компетентности ассистентов в вопросах документирования аудита (с учетом данного обстоятельства при определении оплаты труда ассистентов аудитора.

Ведущий аудитор  в первую очередь уточняет программу  аудита с учетом особенностей предстоящих  аудиторских услуг.

 

 

3. Содержание и состав рабочих документов.

 

ФСАД № 2 не содержит конкретного перечня обязательных рабочих документов аудита и конкретных требований по их оформлению. Вместе с тем в нем сформулированы факторы, влияющие на форму и содержание рабочих документов, а также дан перечень примерной информации, которая должна быть приведена в рабочих документах. Рабочие документы должны составляться по полной форме, необходимой для обеспечения общего понимания аудита с тем, чтобы опытный аудитор, ознакомившись с ними, мог получить общее представление о проведенной аудиторской организацией проверке.

Аудитор должен отражать в рабочих документах информацию о планировании аудиторской работы, характере, временных рамках и объеме выполненных аудиторских процедур, их результатах, а также о выводах, сделанных на основе полученных аудиторских доказательств. В рабочих документах должно содержаться обоснование аудитором всех важных вопросов, по которым необходимо выразить свое профессиональное суждение.

Рабочая документация аудитора — совокупность материальных носителей информации, которая составляется самим аудитором, сотрудниками проверяемого экономического субъекта и третьими лицами по запросу аудитора до начала, в ходе и по завершении аудиторской проверки и содержащая сведения, необходимые для подготовки достоверного отчета и заключения аудитора, а также для возможности текущего и последующего контроля качества аудита.

Состав, количество и содержание рабочих документов, входящих в рабочую документации аудита, определяются исходя из:

• характера аудиторского задания;
• формы аудиторского заключения;
• характера и сложности деятельности экономического субъекта; состояния бухгалтерского учета экономического субъекта;
• надежности системы внутреннего контроля экономического субъекта; необходимого уровня руководства и контроля за работой персонала аудиторской организации при выполнении отдельных процедур;
• конкретных методов и приемов, применяемых в процессе аудита. К рабочей документации аудита относятся:

1.       планы и программы аудита;

2.        описания использованных аудиторской  фирмой процедур и их результатов;

3.       объяснения, пояснения и заявления экономического субъекта;

4.       копии, в том числе фотокопии,  документов экономического субъекта;

5.       описания СВК и организации  бухгалтерского учета экономического субъекта;

6.       аналитические документы аудиторской фирмы;

7.       другие документы.

Рабочая документация может быть создана аудиторской  организацией, проводящей аудит, либо получена от экономического субъекта, в отношении которого проводиться, или от других лиц .

МСА 230 содержит рекомендации по повышению эффективности подготовки и проверки рабочих документов путем использования стандартизированных рабочих документов, графиков, аналитической и иной документации, подготовленной клиентом.

Рабочие документы обычно содержат:

1.       информацию, касающуюся юридической формы и организационной структуры аудируемого лица;

2.       выдержки или копии необходимых  юридических документов, соглашений  и протоколов;

3.       информацию об отрасли, экономической  и правовой среде, в которой  аудируемое лицо осуществляет свою деятельность;

4.       информацию, отражающую процесс  планирования, включая программу  аудита и любые изменения к  ним;

5.       доказательства понимания аудитором  систем бухгалтерского учета  и внутреннего контроля;

6.       доказательства, подтверждающие оценку неотъемлемого риска, уровня риска применения средств контроля и любые корректировки этих оценок;

7.       доказательства, подтверждающие факт  анализа аудитором работы экономического  субъекта по внутреннему аудиту  и сделанные аудитором выводы;

8.       анализ финансово-хозяйственных  операций и остатков по счетам  бухгалтерского учета;

9.       анализ наиболее важных экономических  показателей и тенденций их  изменения;

10.      сведения о характере, временных  рамках, объеме аудиторских процедур  и результатах их выполнения;

11.     доказательства, подтверждающие, что  работа, выполненная работниками  аудитора, осуществлялась под контролем  квалифицированных специалистов  и была проверена;

12.     сведения о том, кто выполнял  аудиторские процедуры, с указанием времени их выполнения;

13.     подробную информации о процедурах, примененных в отношении финансовой (бухгалтерской) отчетности подразделений  (или) дочерних предприятий, проверявшихся  другим аудитором;

14.     копии сообщений, направленных  другим аудиторам, экспертам и третьим лицам и полученных от них;

15.     копии писем и телеграмм по  вопросам аудита, доведенным до  сведения руководителей аудируемого  лица или обсуждавшимся с ними,

включая условия  договора о проведении аудита и выявленные существенные недостатки системы внутреннего контроля;

16.     письменные заявления, полученные  от аудируемого лица;

17.      выводы, сделанные аудитором по  наиболее важным вопросам

18.      аудита, включая ошибки и необычные  обстоятельства, которые были выявлены  аудитором в ходе выполнения процедур аудита, и сведения о действиях, предпринятых в связи с этим аудитором;

19.     копии финансовой (бухгалтерской)  отчетности и аудиторского заключения.

В случае проведения аудиторский проверок в течении  ряда лет некоторые файлы рабочих документов (папки) могут быть отнесены к категории постоянных, обновляемых по мере поступления новой информации, но остающихся по - прежнему значимыми, в отличии от аудиторских файлов (папок), которые содержат информацию, относящуюся в основном к аудиту конкретного периода.

По каждому  клиенту аудиторская фирма заполняет  постоянную и ежегодную папку (текущую) папку.

В постоянной папке  размещается постоянная и мало изменяющееся информация о клиенте, например:

• копии пакета учредительных документов;
• информация о главных акционерах (совладельцах);
• данные об организационной структуре предприятия;
• копии    долгосрочных    соглашений    (с    банками    о    займах, собственными клиентами, с поставщиками);
• копии нормативных документов, имеющие отношение к функционированию данного предприятия или предприятий некоторой специфической группы, в которую входит и организация клиента.

В ежегодной (текущей) папке размещаются текущие рабочие  документы аудиторской проверке по итогам каждого конкретного финансового года. На каждый год по каждой проверяемой организации

заводиться  отдельная текущая папка или (в  случае значительного объема документации) комплект папок. Рабочая документация считается собственностью аудиторской организации, проводившей аудит. Копии, в том числе ксеро- и фотокопии, документов экономического субъекта могут быть включены в состав рабочей документации аудиторской организации с согласия этого экономического субъекта. Аудиторская организация вправе по своему усмотрению совершать в отношении принадлежащей ей рабочей документации любые действия, не противоречащие закону, иным правовым актам и профессиональной этике, а также не нарушающие права и охраняемые законом интересы экономического субъекта, в отношении которого проводился аудит, и других лиц. Экономический субъект, в отношении которого проводился аудит, а также другие лица, включая налоговые и иные государственные органы, не имеют права требовать от аудиторской организации предоставить им рабочую документацию или ее копии, кроме случаев, непосредственно предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Если аудитор  считает необходимым изменить существующую аудиторскую документацию или добавить в нее что-то после окончания  формирования аудиторского файла, он должен независимо от характера изменений или дополнений внести в рабочие документы, следующие сведения:

а) кем и когда  они были оформлены и кем и  когда осуществлен контроль; причины  внесения изменений и добавлений;

b) влияния на выводы аудитора.

Если после  даты аудиторского заключения ( стандарт №10) возникают исключительные обстоятельства, которые требуют, чтобы аудитор выполнил дополнительные аудиторские процедуры или сделал новые выводы, нужно задокументировать:

а) возникшие  исключительные обстоятельства;

b) выполненные дополнительные аудиторские процедуры,  полученные

аудиторские доказательства, сделанные выводы;

 с) кто  вносил изменения и осуществлял  контроль и даты внесения изменений. 

К исключительным обстоятельствам относят открытие новой финансовой информации, которая  существовала на момент выдачи аудиторского заключения и которая могла бы повлиять на аудиторское заключение, если бы была известна.

4. Классификация рабочих документов

 

Классификация документов — это деление документов на классы по наиболее общим признакам  сходства и различия.

Целью классификации  является повышение оперативности  работы аппарата управления и ответственности исполнителей.

Существуют  различные виды классификации, одной  из которых является классификация  по видам деятельности. В данной классификации документы принято  разделять на семь групп:

1. По времени ведения и использования:

• долгосрочные;
• непродолжительного использования.

2. По способу  и источникам получения: от  третьих лиц;

• от предприятия клиента;
• составленные аудитором.

3. По характеру  информации:

• правового характера (копии учредительных договоров и т.д.);
• о руководстве и персонале предприятия (кол-во и прочие сведения);
• о структуре и организации предприятия; о системе внутреннего контроля;
• о системе б/у (структура, уровень автоматизации и т.д.);
• документы и оценки аудиторского риска;
• корреспонденция аудитора (письменные обращения аудитора, письма -предложения клиенту);
• итоговое заключение;
• предложения и рекомендации.

4. По назначению:

• обзорные (общая характеристика предприятия-клиента);
• информативные   (дающую   точную   информацию   о   совершенных хозяйственных операциях и т.д.);
• проверочные (свидетельствующие о проверке фин.сост.);
• подтверждающие (ответы на запросы третьих лиц);
• расчетные (содержащие определенные расчеты);
• сравнительные (составленные аудитором с целью сравнения);
• аналитические    (составленные    в    результате    применения    метода аналитического обзора).

5.       По степени стандартизации:

• стандартизированные;
• произвольной формы.