Аудит учета операций с денежными средствами

Под «распиской», используемой для маскировки растраты денежных средств, следует понимать, как правило, расходный кассовый ордер, не подверженный хотя бы одной из приведенных подписей:

• получателя денег;
• главного бухгалтера или уполномоченного приказом руководителя предприятия должностного лица;
• руководителя предприятия или должностного лица, уполномоченного приказом руководителя предприятия.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная подписью получателя в расходном кассовом ордере или  другом заменяющем его документе, в  оправдание остатка наличных денег  в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

При этом составляются следующие  бухгалтерские проводки:

1. Принятие к учету недостачи денег в кассе

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счета 50 «Касса»

2. Отнесение недостачи денег в кассе на кассира

Дебет счета 73 «Расчеты с  персоналом по прочим операциям» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей»

3. Погашение недостачи денег, числящейся за кассиром, возможно путем взноса им денег в кассу или удержанием из заработной платы Дебет счетов 50 «Касса»,

70 «Расчеты с персоналом  по оплате труда» Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Излишек денежных средств  в кассе принимается к учету  немедленно бухгалтерской проводкой: Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы». Как известно, документами, подтверждающими движение (оприходование) денежных средств, являются приходные кассовые ордера, отражающие факт поступления денежных средств в кассу с расчетного счета, а также чековые книжки, корешки чековых книжек и выписки банка. Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки погашаются надписью «Аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков. Для оформления выводов аудитору необходимо последовательно посмотреть чековые книжки предприятия, проверяя в них количество корешков и незаполненных чеков (их должно быть столько, сколько указано на обложке чековой книжки).

Проверка правильности и своевременности оприходования  денег, получаемых по денежным чекам  из банка, имеет цель выявить неоприходование  денег в кассу предприятия. Для  этого просматривается кассовая книга. В случаях, когда встречается  надпись «Получено из банка по чеку___», сверяется сумма, указанная в кассовой книге, с суммой, указанной на корешке чековой книжки, и суммой, указанной в выписке банка.

Кроме того, сличается  номер чека, указанный в приходном  ордере, с номером на корешке чека.

При проверке аудитору следует проанализировать движение денежной наличности, выявить расхождение между суммами фактически произведенных оплат в погашение дебиторской задолженности и суммами, зачисленными в кассу, а также проконтролировать своевременность сдачи выручки в банк и выявить случаи ее расхода на различные цели.

Если задолженность  сотрудника или стороннего лица (организации) погашена, т.е. деньги были внесены в  кассу предприятия, то этот сотрудник (лицо, организация) должником не считается. Но если деньги в кассу не оприходованы, за ним будет числиться задолженность. При увольнении работники должны погашать свою задолженность.

В случаях, когда в  учете значится задолженность за уволившимися сотрудниками, необходимо проверить эти факты методом  письменных подтверждений от третьих лиц или методом устных опросов.

Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации  предусмотрен ряд моментов, соблюдение которых на практике позволяет, во-первых, предотвратить злоупотребления  и, во-вторых, значительно облегчить  работу аудиторов. Так, п. 11 Порядка ведения кассовых операций предусматривает, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

В соответствии с п.21 Порядка  ведения кассовых операций приходные  кассовые ордера до передачи в кассу  регистрируются бухгалтерией в журнале  регистрации приходных кассовых ордеров. Кассовые приходные и расходные ордера должны иметь раздельную нумерацию. Прием денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления (п. 19 Порядка ведения кассовых операций).

Если по выписанному  приходному ордеру деньги в кассу не поступили, то кассир обязан вернуть его в бухгалтерию, о чем должна быть сделана отметка в журнале регистрации приходных кассовых ордеров. При обнаружении пропуска в нумерации ордеров следует проверить, не вызвано ли это уничтожением документов или другими злоупотреблениями.

Наличие на предприятии  утвержденного приказом руководителя списка лиц, которым могут выдаваться из кассы наличные деньги на хозяйственные  нужды, оформление сотрудниками «заявлений на выдачу денег», указание в разрешительной надписи руководителя предприятия или уполномоченного лица срока, на который они выданы, препятствуют злоупотреблениям. Вместе с тем лица, получившие деньги на хозяйственные нужды, также должны своевременно отчитаться и произвести полный расчет по выданным в под отчет суммам. Документами для проведения проверки будут приходные кассовые ордера и журнал регистрации приходных кассовых ордеров, журнал-ордер № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если в кассовом ордере по строке «Основание» будет значиться  «Остаток подотчетных сумм», в соответствии с которым производится возврат денежных средств, то просматриваются приложенные к авансовому отчету документы и командировочные удостоверения или авансовый отчет с приложенными документами (хозяйственные расходы). Сравнивается дата составления авансового отчета (последний должен быть составлен не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки), является ли этот день рабочим для данного предприятия, сверяется дата составления авансового отчета, номер приходного ордера, указанный в авансовом отчете, по которому вносится остаток неизрасходованных сумм, с номером, датой и суммой по приходному ордеру, а также с журналом-ордером «Расчеты с подотчетными лицами».

Последовательный просмотр всех приложенных к отчету кассира за определенный день приходных и расходных кассовых ордеров позволит выявить перечень документов, реквизиты которых не совпадают с журналом регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (если таковые имеются).

Далее следует установить, все ли приходные и расходные кассовые ордера зарегистрированы в журналах регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; совпадают ли эти суммы с теми, которые указаны в журнале регистрации, каков источник поступления денежных средств, совпадают ли даты приема и выдачи денег по кассовым ордерам с датами их составления.

Злоупотребления посредством  подлогов возможны в результате недоброкачественного составления первичных кассовых документов. Неотражение даты составления  документов, нумерации, других реквизитов позволяет использовать их для целей незаконного списания денег. Недоброкачественность их исполнения может быть выявлена при формальном осмотре первичных документов. Сознательные арифметические ошибки в ведомостях и кассовых отчетах приводят к образованию искусственного излишка денег в кассе, которые затем могут быть присвоены. Перечень итогов всех кассовых отчетов и всех платежных ведомостей проводится с целью выявления таких злоупотреблений.

Признаками подлога  могут служить наличие среди  первичных документов ксерокопий, документов со следами подшивки, изменения цвета документа из-за давности его составления, штампов гашения документов.

Кассовые ордера и  заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и  ясно чернилами, шариковой ручкой или  выполнены на машине (пишущей, вычислительной), компьютерах. Подчистки, помарки или исправления не допускаются.

Все ранее проверенные  аудитором документы следует  отмечать его подписью или штампом. Особое внимание следует проявить при  проверке регистрации платежных ведомостей, так как одним из способов подлога служит внесение в расчетно-платежные ведомости подставных лиц, на которых выписывается заработная плата с целью ее присвоения. При проверке сверяют табели учета рабочего времени, приказы о зачислении на работу и увольнении, первичные документы о начислении заработной платы с данными платежных ведомостей, карточек лицевых счетов, приказов о зачислении на работу и об увольнении, первичных документов по начислению заработной платы. Обращают особое внимание на номер или наименование подразделения (цеха, отдела), периода, за который производится выплата, период работы лица на данном предприятии.

В соответствии с п. 18 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации по истечении  трех рабочих дней, включая день получения денег в банке для выплаты средств на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, кассир должен: в платежной или расчетно-платежной ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать надпись от руки «Депонировано»; составить реестр депонированных сумм; в конце платежной или расчетно-платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их суммы с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надписью. Нарушением (злоупотреблением) этого пункта является присвоение депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям. Выявить злоупотребления с депонированными суммами можно путем проверки состояния аналитического учета депонентов и сверки данных аналитического учета с данными синтетического учета. В соответствии с Планом счетов в настоящее время учет расчетов с депонентами ведется на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонентам». Кредитовый оборот по субсчету «Расчеты по депонентам» - невыплаченные в течение периода в установленный срок суммы, дебетовый оборот - погашенная в течение периода задолженность по депонированным суммам. Сальдо по субсчету представляет собой депонированные суммы на конец проверяемого периода. Аналитический учет депонированных сумм ведется в журнале регистрации депонированных сумм.

Денежными документами, находящимися в кассе, считаются  путевки в санатории и дома отдыха, почтовые марки, проездные билеты, собственные акции, выкупленные у акционеров, акции других предприятий, марки госпошлины, вексельные марки, приобретенные авиабилеты и другие документы. При аудите учета денежных документов необходимо проверить:

- правильность учета денежных документов. Их учет должен производиться в книге по движению денежных документов. Поступление и списание денежных документов должны быть оформлены кассовыми приходными и расходными документами. Таким же образом, как и по денежным средствам, кассир составляет отчет по движению денежных документов и сдает его главному бухгалтеру. Аналитический учет ведется по видам денежных документов,

- правильность составления бухгалтерских проводок, а также соответствие записей в книге по учету и движению денежных документов по счету 50-3 «Денежные документы» записям в журнале-ордере № 3 и в Главной книге при журнально-ордерной форме учета.

Проверяя операции по приобретению и выдаче путевок в  санатории, дома отдыха, туристские и  пионерские лагеря, следует установить: не приобретались ли путевки за счет средств эксплуатационной деятельности вместо законных источников (специальных фондов и средств социального страхования); соответствует ли сумма расхода на приобретение различных путевок ассигнованиям из специальных фондов и средств социального страхования.

Аудитор проверяет правильность расходования и списания марок на почтовые отправления, а также уплаты государственной пошлины. Для этого  проводят выборочную проверку отчетов  на списания марок по данным книги  исходящей корреспонденции и  реестрам ее сдачи организациям связи и т.п.

 

 

2.2 Типичные ошибки, выявляемые при проведении аудита кассовых операций

 

Типичные ошибки, выявляемые при проведении аудита кассовых операций

• Неполное оформление первичных  документов (нет подписей директора, руководителя, главного бухгалтера, не указаны дата, номер документа, код организации и т.д.).

• Неоприходование и присвоение поступивших денежных сумм (из банка, от физических лиц и т.д.).

• Излишнее списание денег  по кассе, неоднократное использование  одних и тех же документов.

• Списание сумм без оснований  и по подложным документам.

• Искажение остатка на начало и конец дня путем неправильного подсчета итогов в кассовых документах и кассовых отчетах.

• Некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического и аналитического учета.

• Присвоение сумм, законно  и незаконно начисленных разным лицам и организациям.

• Присвоение депонированной заработной платы и средств по другим основаниям.

• Расчеты суммами наличных денег, превышающими предельную величину.

• Расчеты с начислением наличных денег без применения контрольно-кассовых машин, без регистрации их в налоговых органах.

• Сверхлимитное накопление денежных средств в кассе. Отсутствие подтверждения  банка об установленном лимите кассы  организации.

• Для проведения ревизии кассы не назначается приказом руководителя предприятия специальная комиссия.

• В нарушение приказа руководителя предприятия на предприятии внезапные  ревизии кассы не проводились.

• Отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром.

• На предприятии в установленном  порядке не ведется кассовая книга.

• В нарушение Порядка ведения  кассовых операций в Российской Федерации  кассир при закрытии платежных ведомостей реестр депонированных сумм не составляет.⁴

 

 

3. Аудит операций на  счетах в банках

 

3.1 Содержание аудита операций на счетах в банках

 

Содержание аудита операций с денежными средствами на счетах в банках определяется его целями и объектами.