Аудит расчётов с покупателями и заказчиками

     Согласно  ст.469 ГК РФ продавец обязан передать покупателю товар, обладающий надлежащим качеством.

     В соответствии с ГК РФ, при отсутствии в договоре условий о качестве товара продавец обязан передать покупателю товар, пригодный для целей, для  которых товар такого рода обычно используется.

     Сроки поставки - согласованные сторонами  и предусмотренные в договоре временные периоды, в течение  которых продавец должен передать товар  покупателю.

     Общеобязательное  включение в договор сроков передачи товара связано с тем, что товар  может передаваться в целом (партией  товара) либо отдельными партиями (еженедельно, ежемесячно) и т.д.

     При заключении договора поставки покупателю следует обратить внимание на ряд  важных моментов:

     1. в договоре должны быть указаны периоды поставки товара (разовая, партиями, по графику). Досрочная поставка может быть произведена только с согласия покупателя.

     2. порядок поставки товара: путем отгрузки или передачи товара покупателю (представителю). Доставка товара осуществляется поставщиком путем отгрузки; если иное не предусмотрено договором, то товар должен быть доставлен покупателю поставщиком за счет и силами последнего;

     3. в договоре следует определить момент перехода права собственности на товар;

     4. существует несколько случаев нарушения обязательств поставщика (недопоставка товара, поставка товара ненадлежащего ассортимента, качества; поставка в количестве сверх оговоренного договором; поставка в ненадлежащие сроки). При недопоставке товара покупатель имеет право:

• приобрести недопоставленный товар у другого поставщика (разницу в цене возместив за счет поставщика, нарушившего обязательства);
• потребовать допоставки недостающего товара;
• отказаться от оплаты недопоставленного товара.

   При рассмотрении дел о взыскании  с поставщика неустойки за недопоставку товаров нужно учитывать, что  поставщик не может быть признан  просрочившим в случаях, когда им поставлены товары ненадлежащего качества или некомплектные (статьи 475, 479, 480 ГК), однако покупателем не заявлялись требования об их замене, устранении силами поставщика недостатков либо доукомплектовании  таких товаров, и они не приняты  покупателем на ответственное хранение.

   При поставке товара ненадлежащего ассортимента, качества и т.д. покупатель вправе:

• потребовать заменить товар на соответствующий договору;
• вернуть товар поставщику, отказаться от оплаты.

В случае поставки товара сверх оговоренного количества, покупатель вправе:

• принять товар и оплатить его по договоренной стоимости;
• вернуть товар (прием товара производится за счет поставщика).

В случае просрочки поставки покупатель вправе:

• возложить на поставщика обязанность по уплате неустойки (ст. 395 ГК – сумма долга умножается на ставку рефинансирования, делится на 365 дней в году и умножается на количество дней просрочки).

   5.возможен односторонний отказ от исполнения договора поставки в случае существенного нарушения условий поставщиком:

• поставлен товар ненадлежащего качества, с недостатками, которые не могут быть устранены поставщиком в приемлемый для покупателя срок;
• неоднократное нарушение сроков поставки товара.

Поставщик при заключении договора поставки должен обратить внимание на:

• порядок поставки товара (путем отгрузки или передачи товара покупателю (представителю));
• поставщик обязан использовать для перевозки товара такие тару и упаковку, которые способны обеспечить сохранность товара;

   6.возможен односторонний отказ от исполнения договора поставки в случае существенного нарушения условий покупателем:

• в случае неоднократного нарушения срока оплаты товара со стороны покупателя;
• в случае неоднократной не выборки товара (если покупатель обязуется покупать у поставщика определенное количество товара в определенный срок и забирать его своими средствами);

   7.Поставщик  не обязан хранить товар, если  в установленные сроки покупатель  его не забирает. Но обязанность  поставщика – уведомить покупателя, что товар находится у него (в данном случае речь будет  идти об ответственном хранении  и о том, что все расходы  берет на себя покупатель).

   8.Чтобы  обезопасить себя от риска  по досрочному расторжению договора  со стороны покупателя в договоре  необходимо указать, что вследствие  нарушения обязательств со стороны  покупателя поставщик имеет право  продать товар другим лицам  и требовать возмещения убытков  или разницы в цене от недобросовестного  покупателя. В случае разногласий  между сторонами при осуществлении  поставки товаров стороны вправе  договориться об урегулировании  таких разногласий и праве  поставщика (покупателя) для подтверждения  своей правоты использовать технические  средства (фото- и видеосъемки и  др.) и другие доказательства, не  запрещенные законом. 

          Вместе с договором поставки  могут быть использованы следующие  дополнительные документы: 

• дополнительное соглашение - часто после заключения какого-либо договора, в момент его действия и исполнения возникают определенные обстоятельства, в соответствии с которыми отдельные пункты такого договора необходимо отменить, изменить или добавить новые условия договора. Данные изменения оформляются дополнительным соглашением. В дополнительном соглашении к договору должны быть указаны место и время заключения, а также стороны дополнительного соглашения к договору. Следует отметить, что условия дополнительного соглашения вступают в силу с момента заключения дополнительного соглашения к договору (если иное не предусмотрено законом или договором).
• Протокол разногласий – это документ, в котором стороны фиксируют свои разногласия по условиям заключаемого договора поставки. Протокол разногласий можно составить как после заключения договора (тогда его условия принимаются в том же порядке, как и условия самого договора), так и на стадии разработки проекта договора. Существование такого дополнения означает существование некоторых разногласий в отдельных вопросах. Именно эти спорные вопросы и фиксируются протоколом разногласий. Протокол разногласий должен быть подписан, скреплен печатями и приложен к договору поставки.
• Также договор поставки может быть дополнен по соглашению сторон графиками поставок, платежей; документами, отражающими спецификацию товара, тару и т.д.

   Следующим этапом аудита является книга продаж. Ведение продавцом книги продаж определено постановлением от 2 декабря 2000 г. N 914 "Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов - фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость" с изменениями от 16 февраля 2004 г. N 84.

   Продавцы  ведут книгу продаж, предназначенную  для регистрации счетов - фактур (лент контрольно - кассовых машин, бланков  строгой отчетности), составляемых продавцом при совершении операций, признаваемых объектами, которые облагаются налогом на добавленную стоимость, в том числе не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения).

   Регистрация счетов - фактур в книге продаж производится в хронологическом порядке в  том налоговом периоде, в котором  возникает налоговое обязательство.

   Счета - фактуры, выписанные в одном экземпляре получателем финансовой помощи, денежных средств на пополнение фондов специального назначения, в счет увеличения доходов  либо иначе связанных с оплатой  товаров (выполнения работ, оказания услуг), процентов по векселям, процентов  по товарному кредиту в части, превышающей размер процента, рассчитанного  в соответствии со ставкой рефинансирования Центрального банка Российской Федерации, страховых выплат по договорам страхования  риска неисполнения договорных обязательств, регистрируются в книге продаж.

   В случае частичной оплаты за отгруженные  товары (выполненные работы, оказанные  услуги) при принятии учетной политики для целей налогообложения по мере поступления денежных средств  регистрация продавцом счета - фактуры  в книге продаж производится на каждую сумму, поступившую в порядке  частичной оплаты, с указанием  реквизитов счета - фактуры по этим отгруженным товарам (выполненным  работам, оказанным услугам) и пометкой по каждой сумме "частичная оплата".

   Регистрация счетов - фактур с одинаковыми реквизитами  в книге продаж у продавца допускается  только в случаях поступления  средств в порядке частичной  оплаты, а также отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг) под  полученную сумму авансовых или  иных платежей с соответствующей  корректировкой (зачетом) ранее начисленных  сумм налога по платежу.

   Для продавцов, оказывающих платные  услуги и выполняющих работы непосредственно  населению без применения контрольно - кассовых машин в случаях, предусмотренных  законодательством Российской Федерации, в книге продаж взамен счетов - фактур регистрируются документы строгой  отчетности, утвержденные в установленном  порядке и выданные покупателям.

   Биржи при совершении операций по купле - продаже иностранной валюты или  ценных бумаг регистрируют в книге  продаж счета - фактуры, выписанные каждому  участнику торгов (брокеру, дилеру) на сумму взимаемого биржей комиссионного  вознаграждения.

   Профессиональные  участники рынка ценных бумаг - брокеры  при осуществлении на бирже операций по купле - продаже ценных бумаг от своего имени, но за счет и по поручению  клиента в книге продаж регистрируют счета - фактуры только в части  стоимости собственной услуги.

   Организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие предпринимательскую  деятельность в интересах другого  лица по договорам поручения, комиссии или агентским договорам, в книге  продаж регистрируют счета - фактуры, выставленные покупателям в части дохода, полученного  ими в виде вознаграждений (любых  иных доходов) при исполнении любого из указанных договоров.

   В таком же порядке регистрируются счета - фактуры, выставленные поверенными (комиссионерами, агентами) при передаче товаров, приобретаемых для доверителя (комитента, принципала), а также  счета - фактуры, выставленные покупателям  при реализации товаров, полученных от доверителя (комитента, принципала).

   По  строительно-монтажным работам, выполненным с 1 января 2001 г. организацией для собственного потребления, счета - фактуры составляются в момент принятия на учет соответствующего объекта, завершенного капитальным строительством, и регистрируются в книге продаж.

   Счета - фактуры, в которых продавцы указывают  работы или услуги других продавцов, оплачиваемые покупателем сверх  стоимости товаров, регистрируются в книге продаж только в части  стоимости этих товаров.

   Книга продаж должна быть прошнурована, а  ее страницы пронумерованы и скреплены  печатью.

   Контроль  за правильностью ведения книги  продаж осуществляется руководителем  организации или уполномоченным им лицом.

     Книга продаж хранится у поставщика в течение полных 5 лет с момента последней записи.

     При сборе доказательств аудитор  проверяет акты-сверки по конкретным покупателям и заказчикам. Акт сверки взаимных расчетов используется сторонами договора для подтверждения состояния взаимных расчетов. Обычно составляется бухгалтерской службой предприятия и направляется в соответствующую службу контрагента. Документ содержит реестр всех операций с заданным контрагентом за определенный период.

     Письмо  Минфина РФ 18.02.2005 № 07-05-04/2 «О форме  акта сверки расчетов хозяйствующих  субъектов»

     Департамент регулирования государственного финансового  контроля, аудиторской деятельности, бухгалтерского учета и отчетности сообщает следующее.

     Согласно  Положению о Министерстве финансов Российской Федерации, утвержденному  Постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. № 329, в полномочия Министерства финансов Российской Федерации  не входят вопросы применения первичных  учетных документов.

     Вместе  с тем обращаем внимание на то, что  действующим законодательством  форма акта сверки расчетов хозяйствующих  субъектов не предусмотрена, т.е. организация  при необходимости может разрабатывать  формы актов сверки расчетов самостоятельно.