Аудит расчётов с покупателями и заказчиками

     Организация бухгалтерского учёта – это система  построения учётного процесса, состоящего из следующих элементов:

1. первичного учёта;
2. регистров бухгалтерского учёта;
3. документооборота;
4. отчётности.

     Первичный документ составляется в момент совершения операции или сразу после её окончания. Учесть операцию значит отразить её на счетах бухгалтерского учёта.

     Регистры  бухгалтерского учёта предназначены  для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учёту первичных документах.

     Документооборот – это прохождение документов от момента их выписки до сдачи  в архив.

     Аналитический учёт расчётов с покупателями ведётся  по каждому покупателю, при этом собираются сведения: наименование, номер  расчётного счёта или иного счёта, юридический адрес, наименование, местонахождение, номер корреспондентского счёта  банка предприятия-дебетора.

       Учет расчетов с покупателями и заказчиками за отгруженную продукцию, выполненные работы и оказанные услуги организация ведет на счете 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками".

     Счет 62 по дебету корреспондирует:

     по  продажам товаров, продукции (работ, услуг), являющимся обычными видами и предметами деятельности организации, - с кредитом счета 90 "Продажи" и является в  части оценки обязательств в основном производным от оценки показателя выручки  от продажи продукции, работ и  услуг; по продажам отдельных объектов основных средств и иных активов - с кредитом счета 91 "Прочие доходы и расходы".

     По  мере отгрузки товаров и продукции, выполнения работ, оказания услуг и  предъявления к оплате расчетных  документов при определении выручки  от продажи по отгрузке их договорная (продажная) стоимость отражается по кредиту счета 90 в корреспонденции  с дебетом счета 62 "Расчеты  с покупателями и заказчиками". Одновременно себестоимость продукции, работ, услуг списывается с кредита  счетов 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 43 "Готовая продукция", а стоимость  товаров - со счета 41 "Товары" или 45 "Товары отгруженные" в дебет  счета 90.

     При продаже товаров, продукции (работ, услуг) с получением в обеспечение  их оплаты векселя с процентом  делаются следующие записи:

     Д-т  сч. 62 К-т сч. 90 - отражена продажа  ценностей;

     Д-т  сч. 51 и др. К-т сч. 62 - оплачена (погашена) задолженность;

     Д-т  сч. 51 и др. К-т сч. 91 - отражен вексельный процент.

     Результат от продаж ежемесячно списывается со счета 90 на счет 99 "Прибыли и убытки".

     В таком же порядке (но в корреспонденции  со счетом 91) отражаются результаты операций по продажам прочих активов.

     По  кредиту счета 62 "Расчеты с  покупателями и заказчиками" в  корреспонденции со счетами учета  денежных средств отражается оплата задолженности покупателями и заказчиками. Если расчеты осуществляются при  совершении товарообменной операции, счет 62 корреспондирует с дебетом счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (производится взаимный зачет задолженностей).

     При отсрочке платежа (в том числе  с оформлением ее векселем) и увеличении дебиторской задолженности на сумму  дохода (вексельного процента) поставщик  или подрядчик делает дополнительную запись по дебету счета 62 и кредиту  счета 91 "Прочие доходы и расходы". 

     2.2 Нормативные документы,  регламентирующие  расчёты с покупателями  и            заказчиками. 

     Гражданский кодекс Российской Федерации (Глава 9 «Сделки», Глава 11 «Исчисление сроков», Глава 12 «Исковая давность», Глава 14 «Приобретение  права собственности», Глава 15 «Прекращение права собственности», Глава 21 «Понятие и стороны обязательства», Глава 22 «Исполнение обязательств», Глава 25 «Ответственность за нарушение обязательств», Глава 27 «Понятие и условия договора», Глава 28 «Заключение договора», Глава 29 «Изменение и расторжение договора», Глава 30 «Купля-продажа», Глава 31 «Мена», Глава 37 «Подряд», Глава 38 «Выполнение  научно-исследовательских, опытно-конструкторских  и технологических работ», Глава 39 «Возмездное оказание услуг», Глава 40 «Перевозка»).

     Как видите, документы, которые мы должны знать, имея дело с покупателями, такие  же, как и при работе с поставщиками. Это и неудивительно, ведь и те и другие — стороны одного договора.

     Задолженность покупателя перед поставщиком называется дебиторской. Она возникает в момент реализации и включает в себя всю сумму, которую должен покупатель (заказчик) поставщику, в т. ч. НДС:

Дт 62 Кт 90-1

     В последующем погашение задолженности (оплата) отразится проводкой:

     Дт 51 Кт 62

     Срок исковой давности составляет 3 года. В отличие от кредиторской задолженности, списание дебиторской задолженности есть расход, ведь мы никогда не получим полагающиеся нам деньги.

     Дт 91 Кт 62

     Для того чтобы сделать такую проводку и не создать себе проблем при  проведении налоговой проверки, следует  убедиться в том, что дебитор  действительно не будет платить. После истечения срока исковой давности никто ему не мешает заплатить по своим обязательствам. Так что даже после истечения срока исковой давности лучше получить от дебитора письменное подтверждение того, что денег нет и не предвидится. Разумеется, если дебитор объявлен банкротом, то у организации есть тому письменное подтверждение. Ну а если он не существует, то проверка подтвердит, что такое-то юридическое лицо исключено из реестра юридических лиц.

     Для списания в убыток дебиторской задолженности  необходим приказ руководителя, изданный после проведения инвентаризации дебиторской  задолженности. Бухгалтер — всего  лишь исполнитель, и самовольничать не имеет права.

     Списанная на убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов должна учитываться забалансовом счете 007 в течение 5 лет (на тот случай, если произойдет чудо и дебитор вдруг  заплатит).

     Дт 007 (на сумму списанной дебиторской  задолженности).

     По  истечении 5 лет задолженность окончательно списывается К 007.

     Организация получает аванс от покупателя. С этих поступлений нужно заплатить НДС. Аванс учитывается на том же счете 62, но на отдельном субсчете, назовем его 62-авансы. Документы, которые должны быть у бухгалтера:

1. Договоры с покупателями и заказчиками.
2. Счета, выставленные покупателям и заказчикам.
3. Акты сдачи-приемки работ, услуг.
4. Накладные и прочие документы, подтверждающие отгрузку.

 
 

     2.3 Состав первичных  документов и учётных  регистров по расчётам  с покупателями  и заказчиками.

     Первичные документы составляют основу всего  бухгалтерского учета. Финансово-хозяйственная  деятельность организации сопровождается выполнением многочисленных операций. С этой целью применяется элемент  метода бухгалтерского учета — документация. Документация — основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью  организации, ее первичного контроля. Документ — это письменное свидетельство совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета. Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

     Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей  длительное время (чернилами, шариковой  ручкой, на пишущей машинке, принтере). Все первичные документы, учетные регистры, отчетность должны составляться на русском языке. В организации с иностранным капиталом (по требованию иностранного партнера) — также и на иностранном языке, но обязательно с подстрочным переводом. Первичные документы должны быть составлены либо в момент совершения операции (кассовые, банковские), либо сразу же после ее окончания. Те, кто составил и подписал документ, несут ответственность за своевременное и качественное его создание, за достоверность данных и передачу его в установленные сроки для записи в учетные регистры.

     Все записи в бухгалтерском учете  ведутся на основе первичных документов, затем сведения из них переносятся  в учетные регистры, там они  систематизируются, то есть записываются на бухгалтерских счетах. В конце  отчетного периода по данным учетных  регистров заполняется отчетность предприятия.

     Первичная документация дает начало движению учетной  информации, обеспечивает бухгалтерский  учет сведениями, необходимыми для  сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности предприятия.

     По  назначению все первичные документы  делятся на: организационно-распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления, комбинированные.

       Организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, указания, доверенности) разрешают проведение операций, и информация, содержащаяся в них, не отражается в учетных регистрах.

     Оправдательные (накладные, требования, приходные ордера и т. д.) отражают факт совершения операции, информация, содержащаяся в них, записывается в учетные регистры. Существует целый ряд документов, которые сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (расходные кассовые ордера, платежные ведомости на выплату заработной платы), данные, содержащиеся в них, заносятся в учетные регистры.

     Документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании распорядительных или оправдательных документов для обобщения бухгалтерских записей, такими документами являются бухгалтерские справки, расчеты накладных расходов, разработочные таблицы.

     Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической их выдачи и др.

     По  способу отражения операций документы  подразделяются на разовые и накопительные.

     Разовые документы применяются лишь однажды  для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т. д.

     Накопительные документы составляются в течение  определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые  записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. К накопительным документам относятся лимитнозаборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д.

     По  месту составления документы  бывают внутренними и внешними.

     Внутренние  документы составляются на предприятии  для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т. д.

     Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают  в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

     По  порядку составления документы  бывают первичными и сводными.

     Первичные документы составляются на каждую отдельную  операцию в момент ее совершения. На­пример, приходный кассовый ордер, платежные  поручения, акты на списание основных средств и т. д.

     Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группированные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетными лицами: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отсчете предусмотрено описание производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.