Аудит расчетов с подотчетными лицами

контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением»,

ни  принятыми позже нормативными документами, например, Положением по

применению  контрольно-кассовых машин при осуществлении  денежных расчетов с

населением, утвержденным постановлением Правительства  РФ от 30 июля 1993 г. №

745, не установлена обязательность  расчетов торговых организаций  с

юридическим лицами за приобретаемые товары с  применением контрольно-кассовых

машин.

Во-вторых, статьей 492 Гражданского кодекса РФ содержание договора розничной

купли-продажи  определяется как приобретение покупателем  в розничной торговле

товаров, предназначенных для личного, семейного  или иного использования, не

связанного с предпринимательской деятельностью.

Подотчетное лицо приобретает материальные ценности в розничной торговле по

поручению и для нужд предприятия, то есть в  целях предпринимательской

деятельности. Следовательно, такие расчеты можно  производить без применения

контрольно-кассовых машин, а в качестве документа, подтверждающего

расходование  подотчетных сумм принимать товарный чек.

     Ошибка: расчет с другими юридическими  лицами выданными под

отчет наличными деньгами в размерах, превышающих  установленные лимиты.

Расчеты между юридическими лицами за приобретенные для производственных целей

товары (работы, услуги) наличным деньгами, в  том числе и выданными из кассы

организации под отчет, необходимо производить  с соблюдением установленных

нормативными  актами пределов. Так, письмом Центрального банка РФ от 29

сентября 1997 г. № 525 лимит расчетов наличными  деньгами между юридическими

лицами  в Российской Федерации по одному платежу составляет с 8 октября 1997

года  — 3 000 000 руб., с учетом изменения масштаба цен с 1 января 1998 года —

3000 руб. (для предприятий потребительской  кооперации — 5000 руб., для

предприятий ГУИН МВД России — 5000 руб.)

В соответствии с разъяснениями Центрального банка РФ от 16 марта 1995 г. №

14-4/95 термин «один платеж» означает  расчеты наличными деньгами одной

организации с другой в один день по одному или  нескольким денежным документам

в рамках утвержденных лимитов.

Нарушение установленного порядка расчетов наличными  деньгами на основании

пункта 9 Указа Президента РФ от 23 мая 1994 г. № 1006 «Об осуществлении

комплексных мер по своевременному и полному  внесению в бюджет налогов и иных

обязательных  платежей» приводит к наложению  штрафов на юридическое лицо —

плательщика в двукратном размере суммы произведенного платежа.

     Ошибка: внесение на расчетный  счет в банк другого юридического

лица  наличных денежных средств, полученных под отчет на приобретение

материальных  ценностей для хозяйственных  нужд.

Указом  Президента РФ от 18 августа 1996 г. №1212 «О мерах по повышению

собираемости  налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного

и безналичного денежного обращения» запрещены расчеты наличными  деньгами

между организациями, в том числе посредством  полученных под отчет денежных

средств путем их прямого внесения на расчетный  счет путем их прямого внесения

на  расчетный счет другого юридического лица — контрагента, минуя свой

расчетный счет.

Наличные  денежные средства в оплату за товары (работы, услуги) можно вносить

только  в кассу организации, реализующей  продукцию (товары), выполняющей

работы, оказывающей услуги.

За  несоблюдение установленного порядка, согласно пункту 9 вышеназванного

Указа Президента РФ, на организации налоговыми органами налагается штраф в

двукратном  размере внесенной на расчетный счет суммы.

     Ошибка: бухгалтерия организации  неправомерно принимает

авансовые отчеты, дата составления которых  противоречит датам, указанным на

первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчетных

средств.

Принцип временной определенности фактов хозяйственной  деятельности,

изложенный в пункте 6 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в

Российской  Федерации, устанавливает порядок  отражения финансово-хозяйственных

операций  в регистрах бухгалтерского учета  в том отчетном периоде, в котором

данные  операции имели место.

На  основании этого Положения даты, проставленные на первичных оправдательных

документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах,

актах выполненных работ, квитанциях к  приходным кассовыми ордерам и т.п.),

подтверждающих  расходование наличных денежных средств, полученных под отчет,

должны  быть более ранними, чем дата составления  авансового отчета, и более

поздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных сумм.

Противоречие  в указанных датах свидетельствует  о следующих фактах:

·   в первом случае — об отсутствии (недостоверности) первичных документов,

подтверждающих  расходование подотчетных сумм;

·   во втором — о возмещении организацией затрат своих работников.

Последствия, возникающие в первом случае уже  подробно рассмотрены.

Остановимся на втором случае, когда даты, указанные  на первичных

оправдательных  документах, более ранние, чем на расходном кассовом ордере на

получение подотчетных средств. Такой случай может быть расценен как

возмещение  за счет подотчетных сумм расходов работников, произведенных на

хозяйственные нужды организации, в том числе  на приобретение горюче-смазочных

материалов.

Приобретенные физическим лицом за свой счет материальные ценности являются

собственностью  этого физического лица. Поэтому  оплата организацией работнику

приобретения  товаров (работ, услуг) для производственных целей в этом случае

должна  оформляться договором купли-продажи.

При этом в соответствии с подпунктом «т» пункта 8 Инструкции Госналогслужбы

России  от 29 июня 1995 г. № 35 «По применению закона Российской Федерации "О

подоходном  налоге с физических лиц"» (в редакции последующих изменений и

дополнений) с суммы, получаемой физическим лицом  от продажи имущества,

принадлежащего ему на праве собственности, в части, превышающей тысячекратный

установленный законом размер минимальной месячной оплаты труда, организация

должна  удержать подоходный налог.

Кроме того, по мнению Госналогиснпекции по г. Москве (письмо от 1 марта 1995

г. № 11‑13/3206), стоимость горюче-смазочных материалов относится на

издержки  производства и обращения организации  только при условии их

приобретения  непосредственно самой организацией, в том числе при оплате

наличными деньгами через подотчетных лиц, выданных в установленном порядке.

    

Заключение

 

В результате проделанной работы была раскрыта тема аудита расчетов с

подотчетными  лицами. Аудит расчетов с подотчетными лицами проводится на

основе  первичных документов по расчетам с  подотчетными лицами. Основными

документами, которые необходимо подвергнуть  изучению при проверке расчетов с

подотчетными  лицами, являются: авансовые отчет; приказы о направлении

сотрудников в командировки; командировочные  удостоверения; копии

загранпаспортов с отметками о пересечении  границы; список лиц, которым

разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских

расходов; приказы об утверждении смет представительских  расходов;

оправдательные  первичные документы.

В работе также были проанализированы различные методы получения аудиторских

доказательств при аудиторской проверке расчетов с подотчетными лицами для

выявления типичных ошибок, допускаемых в данной области бухгалтерского учета.

К таким методам относятся: наблюдение или участие в инвентаризации;

наблюдение  за выполнением хозяйственных или  бухгалтерских операций; устный

опрос; получение письменных подтверждений; проверка документов, полученных

клиентом  от третьих лиц; проверка документов, подготовленных на предприятии

клиента; проверка арифметических расчетов; анализ.

Были  изучены методики проведения аудиторской  проверки расчетов с подотчетными

лицами, предлагаемые такими авторами, как В.И. Подольский, Н.П. Барышников и

Р.А. Алборов. Применение данных методик имеет целью выявление допускаемых в

организациях  нарушений бухгалтерского учета  расчетов с подотчеными лицами, в

результате чего аудитор может дать руководству организации соответствующие

советы  и разъяснения по исправлению  и предупреждению в будущем допущенных

нарушений.

Изучение  типичных ошибок, допускаемых на предприятих при расчетах с

подотчетными  лицами позволяет утверждать, что  большниство таких ошибок

происходит  не из-за сложности в их бухгалтерском  учете, а в результате

небрежного  его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками.

Основными ошибками, допускаемыми организациями  являются несоблюдение порядка

выдачи  денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными

лицами; приложение к авансовым отчетам  не имеющих всех обязательных

реквизитов  первичных документов; расчет с другими  юридическим лицами

выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установелнные

лимиты  и другие.

Зачастую  в результате указанных нарушений  на затраты списываются

необоснованные  суммы, занижается налогооблагаемый доход, происходит скрытие

платежей  по социальному страхованию и  обеспечению, транспортному налогу.

    

Литература:

 

1.      "Нормы и нормативы на представительские  расходы, расходы на рекламу  и

на  подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными

заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость

продукции (работ, услуг), и порядок их применения". Письмо Минфина РФ от

06.10.92 N 94 (ред. от 19.10.95)

2.      «О бухгалтерском учете». Федеральный  закон от 21.11.96 N 129-ФЗ

3.      "О нормах возмещения расходов  при краткосрочных загранкомандировках".

Письмо  Минфина РФ от 26.04.93 N 52 (ред. от 01.08.94)

4.      "О нормах и порядке возмещения  расходов при направлении работников

предприятий, организаций и учреждений для  выполнения монтажных, наладочных,

строительных  работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и

разъездной  характер работы, за производство работ  вахтовым методом и полевых

работ, за постоянную работу в пути на территории Российской Федерации".

Постановление Минтруда РФ от 29.06.94 N 51 (ред. от 15.06.95)

5.      "О порядке возмещения командированным  работникам затрат за

пользование постельными принадлежностями в  поездах". Письмо Минфина РФ от

12.05.92 N 30

6.      "О порядке выплаты суточных  работникам, направляемым в краткосрочные

командировки  за границу". Письмо Минтруда РФ, Минфина  РФ от 17.05.96 N 1037-

ИХ

7.      "О порядке исчисления и  уплаты налога на добавленную  стоимость".

Инструкция  Госналогслужбы РФ от 11.10.95 N 39 (ред. от 29.12.97)