Аудит расчетов с подотчетными лицами

которых он в последствии определит достоверность отчетных данных.

Для выявления каждого из возможных  нарушений или злоупотреблений  разработан

определенный  набор контрольных процедур. Основными  контрольными процедурами

являются:

Процедура 1.1.1 — проверка соответствия подотчетных  лиц, получающих наличные

деньги  их кассы на хозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на это право,

утвержденному руководителем предприятия.

Процедура 1.1.2 — проверка получения подотчетных  сумм денежных средств лицам,

не  отчитавшимся по ранее полученным авансам.

Процедура 1.1.3. — проверка соответствия фактического расходования

подотчетных сумм целям на которые они выданы.

Процедура 1.1.4. — наличие подотчетных лиц  в штате предприятия.

Процедура 1.1.5. — проверка правильности списания подотчетных сумм за счет

чистой  прибыли предприятия. В случаях, когда решением руководителя

предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет

чистой  прибыли, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых,

решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетных

сумм  удержан подоходный налог, а также  начислены все соц. фонды (включая

Пенсионный  фонд 1 % и 28% соответственно).

Процедура 2.1.1 — проверка полноты оправдательных документов по

командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

Процедура 2.1.2. — проверка наличия приказов о направлении работников в

командировку.

Процедура 2.1.3 — проверка правильности возмещения командировочных расходов.

Нормы возмещения командировочных расходов определены:

·        ПИСЬМОМ Минфина РФ от 27.07.92 N 61 (ред. от 27.05.96) "ОБ ИЗМЕНЕНИИ

НОРМ  ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ С УЧЕТОМ ИЗМЕНЕНИЯ ИНДЕКСА ЦЕН" — в

пределах  РФ — суточные (22 руб.), расходы по найму жилья (145 руб.; без

документов  — 4,5 руб.);

·        ПИСЬМОМ Минфина РФ от 16.12.93 N 11-02-49 (ред. от 29.03.96) и

ПИСЬМОМ Минфина РФ от 26.04.93 N 52 (ред. от 01.08.94) — соответственно

суточные  и расходы по найму жилья при  загранкомандировках (в зависимости  от

страны);

·        ПИСЬМО Минфина РФ от 27.12.96 N 110 "О  РАЗМЕРАХ ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ ПРИ

КРАТКОСРОЧНЫХ КОМАНДИРОВКАХ НА ТЕРРИТОРИИ РЯДА ЗАРУБЕЖНЫХ СТРАН" — нормы

суточных  при командировках во все страны — бывшие республики СССР.

Процедура 2.1.4. — проверка правильности ведения  учета командировочных

расходов  в пределах норм и сверх норм.

Процедура 2.2.1 — проверка удержания подоходного  налога с сумм превышения

командировочных расходов сверх установленных норм. Кроме того, со

сверхнормативных  расходов начисляют взносы в Пенсионный фонд, Фонд

обязательного медицинского страхования и в  Фонд занятости населения (в Фонд

социального страхования отчисления не производятся). При оплате работникам

расходов  на краткосрочные командировки как  внутри страны, так и ее пределы, в

облагаемый  доход работника не включаются:

·        суточные в пределах норм, установленных  законодательством;

·        расходы по найму жилья в пределах норм;

·        фактически произведенные и документально  подтвержденные расходы на

проезд  до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и

комиссионные  сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах

отправления, назначения или пересадок (кроме  проезда на такси), на провоз

багажа, пользование постельными принадлежностями в поезде, расходы по

получению загранпаспорта и виз, прописке загранпаспорта, а также по обмену

чека  в банке не наличную иностранную  валюту.

Процедура 2.2.2 — проверка правильности выделения  НДС в сумме командировочных

расходов. Суммы НДС выделяют по

·        проезду к месту служебной  командировки и обратно;

·        затратам на пользование в поездах  постельными принадлежностями;

·        хранению багажа;

·        расходам по найму жилого помещения  в пределах норм.

Процедура 3.1.1 — проверка правильности отражения  в учете НДС по

приобретенными  подотчетным лицами материальным ценностям. НДС выделяется и

относится на счет 19 лишь при покупке ТМЦ  у организаций оптовой торговли при

наличии приходного кассового ордера, накладной  и счета-фактуры с выделенной

отдельной строкой НДС (ИНСТРУКЦИЯ Госналогслужбы РФ от 11.10.95 N 39 (ред. от

29.12.97) "О ПОРЯДКЕ ИСЧИСЛЕНИЯ И  УПЛАТЫ НАЛОГА НА ДОБАВЛЕННУЮ  СТОИМОСТЬ").

При покупки ТМЦ в розничной торговой сети суммы НДС не выделяются и относятся

на  себестоимость вместе с их стоимостью.

На  многих предприятиях независимо от того, у какой организации приобретены

материальные  ценности, только на основании того, что они приобретены за

наличный  расчет, НДС не выделяется и вместе со стоимостью материальных

ценностей списывается на издержки производства, что приводит к их завышению и

соответственно  занижению налогооблагаемой прибыли.

Процедура 4.1.1 — проверка соответствия фактических  размеров представительских

расходов  сметам. Представительские расходы  — это затраты предприятия  по

приему  и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и

учреждений (включая иностранных), прибывших  для переговоров с целью

установления  и поддержания взаимовыгодного  сотрудничества, а также участников,

прибывших на заседание совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К

представительским расходам относятся затраты, связанные  с проведением

официального  приема (завтрака, обеда или другого  аналогичного мероприятия)

представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно

зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием  во время переговоров и

мероприятий культурной программы, оплатой услуг  переводчиков, не состоящих в

штате предприятия.

Включение представительских расходов в себестоимость  продукции (работ, услуг)

производится  в пределах смет, утвержденных руководителем  предприятия, которые

не  должны превышать нормативно утвержденных норм (0,5 % от объема реализации

(при  реализации до 2 млн. руб. в год), и только при наличии оправдательных

первичных документов, в которых должны быть указаны дата, место, программа

проведения  деловой встречи (приема), список приглашенных с обоих сторон

(ПИСЬМО  Минфина РФ от 06.10.92 N 94 (ред. от 19.10.95) "НОРМЫ И НОРМАТИВЫ НА

ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ, РАСХОДЫ НА РЕКЛАМУ И  НА ПОДГОТОВКУ И

ПЕРЕПОДГОТОВКУ  КАДРОВ НА ДОГОВОРНОЙ ОСНОВЕ С УЧЕБНЫМИ ЗАВЕДЕНИЯМИ,

РЕГУЛИРУЮЩИЕ  РАЗМЕР ОТНЕСЕНИЯ ЭТИХ РАСХОДОВ НА СЕБЕСТОИМОСТЬ ПРОДУКЦИИ

(РАБОТ,  УСЛУГ), И ПОРЯДОК ИХ ПРИМЕНЕНИЯ").

Процедура 4.1.2 — проверка правильности ведения  аналитического учета

представительских расходов в пределах и сверх норм.

Процедура 5.1.1 — проверка правильности выведения  остатков на конец отчетного

периода по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность подотчетных лиц

предприятию и предприятия подотчетным лицам  должна быть показана в регистрах

учета развернуто.

Процедура 6.1.1 — проверка соответствия записей  в авансовых отчетах и

журнале-ордере № 7.

     3.1.3. Проверка документов по расчетам  с подотчетными лицами по форме

Проверка  документов по расчетам с подотчетными лицами по форме осуществляется

аудитором с использованием специальной карточки, приведенной в Приложении 3.

При тестировании документов на наличие  ошибок аудитору достаточно выявить

пять  одинаковых нарушений чтобы сделать вывод о значительном распространении

данной  ошибки. Дальнейший поиск таких несоответствий можно опустить.

Для проверки правильности отражения операций по расчетам с подотчетными

лицами  аудитор контролирует арифметическую точность и отслеживает

взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета. Схема такого

анализа приведена ниже в Приложении 4.

Взаимоувязка аналитический и синтетический данных учета будет зависеть от

формы ведения учета на предприятии. Допустим применяется компьютеризованная

форма учета, следовательно необходимость в блоках № 4 и 5 схемы исчезает,

поскольку расчет данных по синтетическим счетам и формирование оборотно-

сальдовой ведомости производится автоматически  бухгалтерской программой. В

данном  случае надо сосредоточить внимание на правильности занесения проводок

по  расчетам с подотчетными лицами в  ЭВМ, а также правильность составления

формы № 1 «Бухгалтерский баланс» на основе машинограммы «Оборотно-сальдовая

ведомость»  за отчетный период. (Бухгалтерская  программа «1С:Бухгалтерия»

позволяет автоматически по данным журнала  хозяйственных операций формировать

готовую форму № 1, однако в этом случае лучше с удвоенной внимательностью

сверить данные Баланса с данными оборотной  ведомости, поскольку Баланс будет

формироваться верно лишь после тщательной отладки алгоритма этой процедуры и

соблюдения  определенных правил отражения операций.)

     3.1.4. Проверка расчетов с подотчетными  лицами по содержанию

При проверке расчетов по содержанию аудитору следует помнить следующие

ключевые  моменты.

     Предельные сроки командировки. В соответствии с п.1 ИНСТРУКЦИИ  Минфина

СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ  В

ПРЕДЕЛАХ  СССР" служебной командировкой  признается поездка работника по

распоряжению  руководителя предприятия на определенный срок в другую местность

для выполнения служебного поручения вне  места его постоянной работы (кроме

служебных поездок работников, работа которых  протекает в пути или носит

разъездной  либо подвижной характер). Максимальные сроки командировки работников

устанавливаются п.4 Инструкции — 40 дней (не считая времени  нахождения в пути),

а минимальные сроки не установлены.

При загранкомандировках таких ограничений  нет, однако начиная 61 дня

нахождения  работника в командировке суточные ему будут начисляться по

ставкам, установленным для работников загранучреждений РФ при командировках в

пределах  государства, где находится загранучреждение (ПИСЬМО Минфина РФ от

16.12.93 N 11-02-49 (ред. от 29.03.96) "О РАЗМЕРАХ  И ПОРЯДКЕ ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ

ПРИ КРАТКОСРОЧНЫХ КОМАНДИРОВКАХ НА ТЕРРИТОРИИ ИНОСТРАННЫХ ГОСУДАРСТВ").

     Отнесение командировочных расходов  на затраты производства. Для  того,

чтобы командировка была правильно оформлена необходимы документы:

·        внутренний приказ директора о направлении  в командировку;

·        авансовый отчет с приложением  документального подтверждения  расходов;

·        утвержденный директором отчет о  командировке, закрытое

командировочное удостоверение.

Нельзя  считать командировочными расходы  лиц, работающих на предприятии по

договору  подряда. Договор подряда относится  к числу гражданско-правовых

договоров, и его действие регулируется нормами  гражданского права.

Следовательно, на лиц, заключивших договор подряда, не распространяется

законодательство  о труде. В связи с этим командировочные  расходы граждан,

работающих  по договору подряда, не относятся к  числу компенсационных выплат,