Номенклатура

  Виды номенклатур дел

Различают типовые, примерные  и конкретные номенклатуры дел.

Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный  состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Независимо от существования  типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.

При наличии типовой  номенклатуры заголовки дел полностью переносятся в конкретную номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении конкретной выбираются названия тех дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.

  Порядок составления,  оформления, утверждения  и применение конкретной  номенклатуры дел.

Составлению номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением (организацией) своих задач. Изучаются уставы и положения об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником являются сами документы организации. При определении сроков хранения дел основными пособиями служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение.

Кроме того, очень  важно знать и учитывать требования, закрепленные в таких нормативных  и нормативно-методических документах, как Государственная система документационного обеспечения управления, Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основные правила работы ведомственных архивов, Архивными учреждениями разработаны и методические пособия по составлению номенклатур дел Рекомендации по разработке и применению примерных номенклатур дел. Методическое пособие. - М.: Главархив, 1990..

К процедуре составления  номенклатур дел необходимо привлекать руководителей и ведущих специалистов организации для помощи в определении состава задач, которые будут решаться подразделениями в течение года, а также состав документов. Негосударственными организациями методическую помощь могут оказать на договорных началах архивные учреждения.

Номенклатура дел на предстоящий год составляется в последнем квартале предшествующего года и после утверждения руководителем вводится в действие с 1 января. Она должна ежегодно пересматриваться и уточняться, а не реже, чем раз в пять лет, или при изменении функций и структуры организации - заново составляться и согласовываться.

Ответственность за составление (корректировку) номенклатуры дел организации  лежит на службе документационного  обеспечения управления, номенклатур  структурных подразделений - на руководителях структурных подразделений. Работу по составлению номенклатуры строят в соответствие с приказом руководителя организации. В нем должны быть указаны сроки разработки номенклатур структурными подразделениями и представления их в документационную службу, сроки разработки номенклатуры для всей организации и представления ее на утверждение руководителю организации, а также срок введения в действие.

Разработку номенклатур  структурных подразделений, как  правило, возлагают на сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделении. Ее проводят под непосредственным методическим руководством и при практическом участии сотрудника документационной службы и заведующего ведомственным архивом (ответственного за архив). Заголовки дел по номенклатуре сличают с документами и делами текущего года и в случае необходимости корректируют, а также вносят дополнительные заголовки, отражающие новые или раннее не учтенные документируемые участки или вопросы деятельности.

Готовую номенклатуру подразделения сначала подписывает сотрудник, ответственный за делопроизводство подразделения, далее ее согласовывают с экспертной комиссией (ЭК) подразделения (при ее наличии) и с заведующим ведомственным архивом, а затем ее утверждает руководитель структурного подразделения.

Номенклатуру дел организации оформляют на общем бланке или чистом листе формата А4. Сначала ее подписывает руководитель службы делопроизводства организации. Затем ее визирует заведующий ведомственным архивом. После одобрения номенклатуры дел ЭК организации ее направляют на согласование в Экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) соответствующего архивного учреждения При условии, если организация является источником комплектования Государственного Архивного Фонда Российской Федерации (ГАФ РФ), те. передает документы на постоянное хранение государственный архив.. Согласованная с ЭПК архивного учреждения номенклатура утверждается руководителем организации. После этого в структурные подразделения направляют выписки соответствующих разделов.

Номенклатуры печатают в 4 экземплярах. Первый и второй экземпляры хранят в службе делопроизводства. Причем первый экземпляр находится на постоянном хранении, а второй выдают для работы. Третий экземпляр передают в архив организации в качестве учетного документа. Четвертый составляют в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

В конце каждого  года номенклатуру корректируют, перепечатывают, представляют на утверждение руководителю организации и вводят в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатуру пересогласовывают  с ЭПК архивного учреждения не реже, чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций  и структуры организации номенклатуру пересоставляют и согласовывают  независимо от срока ее предыдущего  согласования.

Номенклатура дел организации является документом постоянного хранения м как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства.

В организациях, не передающих документы на государственное хранение, разработанные номенклатуры ежегодно рассматривают на заседании ЭК организации. После одобрения ЭК номенклатуры утверждаются руководителем. Хранят их не менее 10 лет.

Составляют номенклатуру по форме, установленной «Основными правилами работы ведомственных  архивов» (рис. 2).

Номенклатура содержит в себе пять граф:

- первая - индекс дела;

- вторая - заголовок  дела (тома, части);

- третья - количество  дел (томов, частей);

- четвертая - срок  хранения дела (тома, части) и номера  статей по «Перечню»; 

- пятая - примечание.

Каждому делу, включенному в номенклатуру, присваивается индекс, который составляется из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности ) организации и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах данного подразделения или организации в целом. Индексы обозначают арабскими цифрами (например, 01-05, где 01 - индекс структурного подразделения, а 05 - порядковый номер дела в пределах данного структурного подразделения).

Порядок индексирования подразделений должен быть изложен в основном нормативном документе по документационному обеспечению управленческой деятельности - инструкции или стандарте предприятия по ведению делопроизводства в организации.

Однородным (типовым) делам, имеющим в большинстве  структурных подразделений (копии приказов руководителя организации, планы и отчеты о работе отделов, положения об отделах, должностные инструкции, распоряжения начальников подразделений, документы с грифами «Для служебного пользования», «Конфиденциально», номенклатуры дел структурных подразделений и описи дел, передаваемых в архив и т.п.), целесообразно присваивать единые индексы. Так, например, во всех подразделениях, дело с копиями приказов руководителя организации, будет учтено под одним номером -05. такой порядок индексирования дел значительно облегчает работу с документами как управленческого, так и производственного персонала при поиске информации по документам, при учете и формировании дел.. Экспертизе ценности документов (в частности, при отборе документов с временными сроками хранения к уничтожению) и т.п.

  Графа вторая - «Заголовок  дела (тома, части)»

В эту графу включают заголовки дел (томов, частей), отражающих документируемые участки и вопросы  деятельности организации. Этот порядок  имеет место и в общественных организациях (например, профсоюзной, добровольных обществах, подразделениях или органах, действующих на общественных началах, комиссиях, советах) и т.п. Временно действующие органы (например, ликвидационные комиссии) придерживаются того же порядка.

Если организация  подлежит ликвидации и в составе  ее дел оказались незавершенные  делопроизводством дела, то их необходимо включать в номенклатуру организации - правопреемника.

В номенклатуру включают также справочные картотеки, журналы  и картотеки регистрации документов (входящих, исходящих, внутренних, с грифом «Для служебного пользования», учета печатей и штампов и т.п.), дела с размноженными для работы копиями документов.

Заголовки дел (в том  числе картотек и журналов), не завершенных  в течение одного года или ряда лет, являются «переходящими». Их вносят в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. При этом в графе 5 - «Примечание» делают отметку - «переходящее».

Заголовок в обобщенной форме должен четко отражать состав и содержание документов дела.

Пример:

«Приказы руководителя организации по основной деятельности»;

«Документы (договоры, соглашения, планы, отчеты и др.) об установлении производственных связей с организациями».

Не допускаются  формулировки типа: «Исходящая переписка», «Общая переписка», «Входящие письма», «Разное» и т.п.

Элементы заголовка  располагают в следующей последовательности:

- название вида  документа (приказ, протокол, план  и т.п.);

- название вида  дела (переписка, документы, журнал, картотека и т.п.);

- название автора документа (организации, структурного подразделения, должностного лица);

название организации, которой будет адресован или  от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание  документов дела;

название местности, с которой связано содержание документов дела;

- даты (период) документов  дела («План проведения научно-исследовательских  и опытно-конструкторских работ  института на 2002 год»).

Если разные документы  по какому-либо одному вопросу связаны  между собой последовательностью делопроизводства, то заголовки на такие дела, как правило, начинаются с термина «Дело» или «Документы».

Термин «Документы»  применяют и в тех случаях, когда они связаны между собой  процессом решения одного или  нескольких взаимосвязанных вопросов.

Личные дела вносят в номенклатуру под общим заголовком.

Пример:

«Личные дела сотрудников, принятых на работу в 2011 году».

В заголовках дел, содержащих распорядительные документы одной  разновидности, название последней  указывают во множественном числе. Название организации - автора документа записывают кратко или указывают ее общее видовое название (завод, институт, инспекция, лаборатория и т.п.).

Сроки хранения в типовом  и ведомственном перечнях могут  быть разными на одни и те же документы  В таких случаях срок хранения устанавливают в соответствие с перечнем, по которому данный документ имеет более длительный срок хранения..

В делопроизводстве подавляющего большинства организаций образуется ряд документов, сроки хранения которых  перечнями не предусмотрены. В таких случаях сроки хранения определяют в результате совместного решения государственной архивной службы и Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) или ЭК организации. Вместо срока хранения по перечню в номенклатуре проставляют срок хранения, предусмотренный решением ЭК, а вместо номера статьи - ссылку на решение ЭК (дату и № протокола)