Номенклатура

  Графа третья - «Количество  дел (томов, частей)»

Эту графу номенклатуры заполняют по окончании календарного год Она предназначена для  фиксации факта заведения дел. Ее данные используются при составлении итоговой записи к номенклатуре о категориях и количеств дел, заведенных в определенном году в организации (рис. 2). В состав годовой записи входят сведения о категориях и количестве дел, образовавшихся в организации в течение года, в том числе по срокам хранения - постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно, «переходя-щих» и с отметкой «ЭПК»). Службы делопроизводства и архивы используй эти данные для определения состава и объемов образующихся ежегодно дел что позволяет планировать мероприятия по совершенствованию работы с документами, определять объемы дел разных категорий, а следовательно, перспективы использования и расширения архивных площадей и т.п.

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году в организации

Периодически эти  сведения вносят в "Паспорт архива учреждения, организации, предприятия" по состоянию на 1 января следующего года. Паспор-тизация архивов проводится под методическим руководством местных  ар-хивных учреждений России.

Федеральная Архивная Служба Российской Федерации обобщает и анализирует данные, представляемые архивными учреждениями России, для совершенствования работы по развитию архивного дела в стране.

  Графа четвертая  - «Срок хранения  дела (тома, части)  и номера статей  по перечню»

В этой графе указывают срок хранения дела и номера статей по перечню (типовому, ведомственному).

В настоящее время  основным нормативным пособием при  определении сроков хранения документов в процессе составления номенклатур  и отборе документов на государственное  хранение и к уничтожению является "Типо-вой перечень". Его полное название - "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения"

Перечень содержит сведения по срокам хранения типовых документов, образующихся при документировании управленческой, научно-технической и производственной деятельности, в большинстве организаций.

Действующим ныне является также ряд ведомственных перечней, разработанных в 1970-1980 годах большинством министерств и ведомств на основе типовых общегосударственных перечней.

Пример:

"Перечень документов  со сроками хранения Министерства  связи РФ, министерств связи союзных  республик и подведомственных  им организаций и предприятий связи"

Ведомственные перечни  дополняют и конкретизируют состав документов для определенных отраслей, устанавливают сроки хранения специфических, свойственных конкретной отрасли, документов.

При определении сроков хранения документов и дел целесообразно использовать типовой и ведомственный (при его наличии) перечни. При этом за основу в каждом конкретном случае принимают один из перечней (как правило, ведомственный).

На первом листе  номенклатуры к наименованию графы 4 дают ссылку 1 на полное название и исходные данные перечней, используемых в номенклатуре. Напротив дел, статьи к которым используют выборочно, в графе 4, ря-дом с номером статьи по перечню, проставляют условное обозначение переч-ня, статьи которого используют выборочно.

Пример:

5 лет__________

протокол ЭК

от 06.04.2011

№ 1

Как показывает практика работы по экспертизе ценности документов, сроки хранения отдельных категорий  документов (в частности, финансовой, первичной отчетно-бухгалтерской  документации) за последнее десятилетие  значительно возросли. Об этом свидетельствует ряд совместных решений, принятых государственной архивной службой и государственной налоговой инспекцией России.

При определении сроков хранения подобной документации организациям необходимо руководствоваться распоряжениями вышестоящих органов. В таких случаях в графе 4 следует давать ссылку на соответствующий распорядительный документ, в котором зафиксирован срок хранения документов данной группы.

Графа пятая - «Примечание»

В графу 5 вносят сведения о «переходящих» делах, об утрате, об уничтожении дел, о передаче дел в другие структурные подразделения или организации. В данной графе при необходимости можно указывать фамилии, ответственных за формирование и ведение какой-либо группы или отдельно взятого дела, проставлять отметки о заведении дел, о включении новых дел, о переносе информации по документам, содержащимися в деле, на машинные носители и т.д.

В этой графе также  дают ссылки на решения ЭК. 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

От того, насколько  правильно составлена и оформлена  номенклатура дела, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. В номенклатуре отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение номенклатур дел предписано законами. При проверке работы организации, проведения ревизий проверяют номенклатуры, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Номенклатура дел  используется с целью создания методической основы для рациональной организации  документов в делопроизводстве, упорядочения учета, поиска и обеспечения сохранности документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ

Андреянова В. В. Как  организовать делопроизводство на предприятии. - М.: Инфра-М, 2001

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998, с.3.

ГОСТ 16.487-88. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Издательство стандартов, 1989.

Делопроизводство (Организация  и технология документационного  обеспечения управления): Учебник  для вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.

Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. - 5-е изд.,перераб. и  доп. - М.:СПб.: Герда, 2001 - 299 с.