Номенклатура справ

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

НАЦІОНАЛЬНИЙ  АВІАЦІЙНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Інститут заочного і дистанційного навчання 
 
 
 
 
 
 
 
 

Контрольна  робота з курсу: «Система управління документообігом»

на  тему: «Номенклатура справ» 
 
 
 
 
 
 
 

 
 

                     
 
 

                                                                        
 

 
 
 
 
 
 
 

Київ 2012

     ЗМІСТ 

                                                                                                                 Стор.

 

 

     ВСТУП 

     Діловодство становить повний цикл обробки і  руху документів з моменту їх створення (чи одержання) до завершення виконання  і відправлення. Документи закріплюють  виробничі відносини, як усередині  підприємства, так і з іншими організаціями  і нерідко є письмовим доказом  при виникненні майнових, трудових і інших суперечок, розглянутих  цивільними, арбітражними і третейськими судами.

     Документи підприємств, що відклалися в діловодстві, надалі або лишаються на тривале  зберігання, або зберігаються короткі  терміни, а потім виділяються до знищення. Для збереження справ у великих установах, організаціях, на підприємствах існують відомчі архіви, що у своїй роботі керуються «Положенням про архівний фонд», «Основними правилами роботи відомчих архівів», а також «Типовими переліками документів» із вказівкою термінів зберігання, «Типовими положеннями про експертну комісію», «Номенклатурою справ» для підприємства.

     Актуальність теми полягає у тому, що діяльність суб'єкта оформлюється великою кількістю документів, у яких закріплені рішення керівництва, відображені зв'язки з вищими, підпорядкованими та іншими суб'єктами. Сьогодні часто доводиться звертатися до документів, які були передані на архівне зберігання, тому для пошуку потрібних документів серед багатьох інших, їх необхідно правильно систематизувати, тобто розкласти за ознаками подібності. Найпростішою класифікацією документів є їх групування у справи. Практика роботи суб'єктів показує, що зручніше групувати в одну папку документи кількох авторів або кореспондентів, що перебувають на визначеній території (край, область, район). Таке групування справ ведеться за географічною ознакою. Хронологічна ознака виступає на перший план, коли важливе посилання на тимчасові параметри документів в справі. Крім того, при формуванні документів у справи (їх класифікації) враховуються терміни зберігання документів – експертна ознака, оскільки документи з постійним терміном зберігання та тимчасовим не можуть групуватися в одну справу.

     Спеціальним класифікаційним довідником, що закріплює  заголовки справ та визначає порядок  формування документів у справи, є  номенклатура. Із розвитком інформаційного суспільства, збільшується кількість документів, які мають бути збережені і, які можуть бути використані для задоволення потреб користувачів. Тому, процес складання номенклатур справ став невід’ємною  частиною діловодства кожної організації, установи тощо.  

     Об’єктом  дослідження  є методика, вимоги до групування документів та створення номеклатур справ.

     Предметом дослідження є номенклатури справ та їх компоненти.

     Мета  роботи полягає у дослідженні процесу складання та використання номенклатури справ.

     Мета  визначає завдання роботи:

• ознайомитись із дефініцією поняття «номенклатура справ»;
• проаналізувати види та форми номенклатур;
• охарактеризувати основні вимоги до складання номенклатур.

     Робота  складається зі вступу, трьох розділів, висновків та списку літератури. 

 

     РОЗДІЛ  1

     Поняття номенклатури справ та її класифікація

     Номенклатура  справ – це систематизований перелік  найменувань справ, створюваних  у діловодстві ОДПС, оформлений у  відповідному порядку із зазначенням  термінів зберігання справ. Номенклатура справ є обов’язковим для кожної установи документом, який складається  для створення єдиної системи  формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

     Номенклатура  справ є класифікаційним довідником і використовується при вибудовуванні  інформаційно-пошукової роботи. До неї включають усі документи, що утворюються в результаті діяльності підприємства, крім технічної документації та друкованих видань (брошур, бюлетенів, реферативних журналів, експрес-інформації тощо).

     Для правильного формування справ документи  групують за змістом та видами ще у  поточній роботі з ними. Групування документів закріплюється в номенклатурі справ.

     Існує три види номенклатур справ: типова, взірцева та індивідуальна. 
Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації, і є нормативним актом.

     Взірцева  номенклатура справ встановлює примірний  склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний  характер [1; с. 32].

     Типові  та взірцева номенклатури справ розробляються  органами вищого рівня для мережі підвідомчих та використовуються останніми  як методичні посібники під час  складання індивідуальних номенклатур справ. 
Індивідуальна номенклатура справ складається з конкретних номенклатур справ структурних підрозділів і оформляється у зведену номенклатуру. Незалежно від наявності типової чи взірцевої номенклатури справ, органи державної податкової служби повинні мати індивідуальну номенклатуру справ. 
Реквізитами номенклатури справ є: назва установи, організації; назва виду документа; гриф затвердження; дата; індекс (номер); місце складання; заголовок до тексту; текст (у формі таблиці); підпис; гриф погодження, візи. 
Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) – індекс. Індекс справи складається з номера структурного підрозділу (чотири знаки для Державної податкової адміністрації України і три знаки для обласного й районного рівнів) та порядкового номера справи (два знаки) у межах самостійного структурного підрозділу. Наприклад: 12-2318, де 12 – номер самостійного структурного підрозділу (головного управління), 2 – номер управління у складі головного управління, 3 – номер відділу у складі зазначеного управління, 18 – номер справи зазначеного відділу. У тому випадку, коли самостійний структурний підрозділ не має внутрішнього поділу на управління або відділи, то у зазначених місцях проставляється цифра “0” (нуль). Наприклад: 13-0215, 01 -0012. Номенклатура справ структурного підрозділу складається у трьох примірниках на підставі глибокого вивчення документів з усіх питань його діяльності:

• перший примірник – оригінал, зберігається у структурному підрозділі;
• другий примірник – передається до діловодної служби ОДПС  (організація довідково-пошукової служби);
• третій примірник – використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.

     Зведена номенклатура справ ОДПС розробляється  діловодною службою на підставі номенклатур справ структурних підрозділів та аналізу діяльності ОДПС у цілому. При цьому слід враховувати чинне законодавство України з питань оподаткування та про державну податкову службу, положення про структурні підрозділи ОДПС, номенклатури справ за минулі роки, відомчі й типові переліки документів із зазначенням термінів зберігання документів, рекомендації Головархіву України тощо [2; с. 260].

     Під час складання зведеної номенклатури справ може використовуватися структурний  або функціональний принцип її внутрішньої  побудови. Структурний принцип використовують у разі чітко встановленої в установі структури: відділ кадрів, відділ планування. Підзаголовком у такій номенклатурі справ є найменування структурного підрозділу. При цьому першим розділом зазначають канцелярію, організаційний відділ, плановий відділ (наприклад: канцелярія, плановий відділ, відділ кадрів тощо).

     Функціональний  принцип, тобто за напрямами діяльності використовується у разі розподілу  основних напрямків діяльності між  структурними підрозділами, службами та окремими виконавцями. Розділи і  підрозділи номенклатури справ побудовані за таким принципом розміщення в  ній: за ступенем важливості: відділ планування, відділ фінансування (наприклад: керівництво, планування, фінансування, кадрова робота тощо).

     Справи  з питань, вирішення яких триває більше одного року, називають перехідними. Вносять їх до номенклатури справ кожного року, протягом всього терміну вирішення [8; с. 167]. Зведену номенклатуру справ доцільно складати, враховуючи структурний принцип її побудови. Назви розділів номенклатури справ повинні відповідати назві структурних підрозділів (згідно зі штатним розписом), при цьому першим розділом номенклатури зазначається діловодна служба. Зведена номенклатура справ після її остаточного доопрацювання погоджується з експертною комісією (ЕК) установи й експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником ОДПС. Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівною установою: 
         –   перший – зберігається у справі в діловодній службі;

     – другий – передається до архіву ОДПС для здійснення контролю за формуванням  справ у структурних підрозділах;

     – третій – надсилається до відповідного державного архіву, з яким погоджувалася  номенклатура справ;

     – четвертий – розподіляється за розділами  між відповідними структурними підрозділами для практичної роботи.

     У номенклатуру справ як структурного підрозділу, так і зведену по установі включаються найменування справ, що відображають всі документальні  ланки її роботи. Можуть бути включені і незакінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ  для їх подальшого продовження, в  тому числі довідкові і контрольні картотеки номенклатурних справ  тощо. Справи з питань, вирішення  яких триває понад один рік (перехідні  справи), вносяться в номенклатуру кожного року протягом усього строку їх вирішення. До номенклатур справ можуть включатись справи з грифом для службового користування (ДСК) та довідкові картотеки, журнали обліку документів і видань з грифом ДСК. Реєструються номенклатури справ у журналі реєстрації вихідних документів та підшиваються до справ [11, c. 44].

     До  номенклатури справ можуть також  включатись:

     -  колективний договір (копія);

     - колективний договорів між власниками підприємства, з однієї сторони, та обраними на загальних зборах представниками найманих працівників або уповноважених ними органів, з другої сторони;

     - положення про кадрову службу установ та функціональні обов’язки співробітників;

     - правила внутрішнього трудового розпорядку. Відповідно до статті 142 КЗпП, трудовий розпорядок на підприємствах (в установах, організаціях) регулюється Правилами внутрішнього трудового розпорядку, які затверджуються трудовими колективами за поданням власника або уповноваженого ним органу та профспілкового комітету. Правила мають бути розроблені на основі типових правил і містити такі розділи: "Загальні положення", "Порядок прийняття та звільнення працівників", "Основні обов'язки працівника", "Обов’язки адміністрації", "Робочий час та час відпочинку", "Заохочення працівників за успіхи в роботі", "Відповідальність працівників за порушення трудової дисципліни";

     -  правила протипожежної безпеки, правила дотримання умов санітарії та гігієни, умови бережливого ставлення до майна та обладнання роботодавця;