Номенклатура справ

     - списки кадрового резерву створюються для заміщення посад та просування по службі на вищі (керівні) посади. Кадровий резерв формується з двох або більше резервістів на посаду. Для державних службовців формування кадрового резерву є обов'язковим і регламентується постановою Кабінету Міністрів України № 199 від 28 лютого 2001 р.;

     -  списки працівників-інвалідів, які відповідно до медичних висновків мають можливість працювати;

     -     графіки відпусток.

     Отже, основними принципами побудови номенклатури справ є: єдність підходів до обліку, систематизації, опису й пошуку документів; застосування індексації документів, що забезпечує внесення до відповідних розділів номенклатури справ змін, доповнень і поправок; стабільність індексів справ; збереження за номенклатурою справ функції обліку документів. Під час складання номенклатури справ відділу кадрів слід керуватися положенням про кадрову службу її штатним розкладом, планами і звітами про проведену роботу, переліком документів із зазначенням строків їх зберігання, номенклатурою справ за попередні роки. При цьому вивчаються всі документи, що створюються в діяльності відділу кадрів, їх види і склад.  
 
 

     РОЗДІЛ 2

     ПРАВИЛА ТА Порядок складання номенклатур

     Документи після їх виконання групують у  справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій, узагальненій формі відтворюють склад і  зміст документів. Головною частиною заголовка справи є виклад питання (предмета), з якого вона заводиться.

     У кінці діловодного року номенклатура справ обов’язково закривається підсумковим записом. Підсумковий  запис скріплює своїм підписом керівник діловодної служби (у структурному підрозділі – відповідальна за діловодство  особа). Про наявність заведених  за рік справ повідомляється архів  установи. 
Зведена номенклатура справ, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щорічно (не пізніше листопада – грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується і затверджується в установленому порядку. Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і перепогодженню з відповідним державним архівом один раз на п’ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи установи.

     Незалежно від наявності типової чи примірної  номенклатури справ кожна установа мусить мати індивідуальну номенклатуру справ. Вона складається зазвичай з  номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

     Номенклатура  – найважливіший документ, тому добре складена номенклатура справ  дозволяє мати чітко налагоджене  поточне збереження документів. Однак  складання номенклатури потребує спеціальних  знань. Багаторічний аналіз досвіду роботи зі складання номенклатур дозволяє стверджувати, що скласти номенклатуру може лише спеціаліст у галузі діловодства або архівіст. Якщо суб'єкт не може сам кваліфіковано скласти номенклатуру, потрібно звернутися до архівної служби. Обкладинки справ заводяться відповідно до номенклатури. Оформлення обкладинок та розподіл документів усередині справ також повинні проводитись з урахуванням спеціальних правил.

     Складання номенклатури справ, формування справ  та їх збереження пов'язані з експертизою  цінності документів. Під експертизою  розуміють визначення практичного  та наукового значення документів, визначення термінів їх зберігання. Залежно  від цінності документів вони можуть мати різні терміни зберігання: короткострокові (до 10 років), довгострокового зберігання (в основному, це документи щодо особового складу, які зберігаються 25 – 75 років) та постійні.

     Текст номенклатури справ є таблицею з  п'яти граф:

     У графі 1 номенклатури справ указується діловодний індекс справи, який повинен  включати порядковий номер розділу  і порядковий номер заголовка  справи в межах цього розділу. Наприклад: 01-05.

     У графі 2 указують заголовки справ. Порядок  розташування заголовків усередині  розділу визначається важливістю документів, що входять в справу. На початку  розташовуються заголовки організаційних документів, далі – розпорядливих і довідково-інформаційних (плани, звіти, акти, довідки тощо) в порядку убування термінів зберігання.

     Також, у номенклатуру справ включаються  довідкові картотеки і журнали  реєстрації. Графа 3 заповнюється після закінчення року, на який складена номенклатура справ, тобто в номенклатурі справ на 2000 рік графа 3 буде заповнена в 2001 році.

     У графі 4 указується термін зберігання справи і посилання на статтю переліку, якою керувався укладач номенклатури справ (терміни зберігання деяких документів подаються у додатках).

     У графі 5, якщо необхідно, проставляються відмітки про перехідні справи, про  знищення справ, про місце зберігання оригіналу, «Справа не заведена»  тощо [6; с. 121].

     При оформленні номенклатури справ у кожному розділі залишають резервні номери (вільне місце) для того, щоб була можливість внести до номенклатури заголовки справ, сформованих протягом року. До початку календарного року слід перенести дані граф 1, 2, 4 на обкладинки справ, що заводяться.

     Отже, протягом календарного року необхідно формувати справи строго відповідно до номенклатури справ. А після того, як рік закінчився, на початку наступного календарного року на підставі даних граф 3, 5 складається підсумковий запис про кількість заведених справ. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

РОЗДІЛ 3

     Методика  складання номенклатур  справ

     Для складання номенклатур справ діловоди створили методику, на яку посилаються працівники організацій, підприємств та установ.  

     1. Номенклатури справ складаються  на підставі вивчення функцій  і напрямів діяльності певної  категорії однорідних організацій,  складу та змісту документів, які утворюються в їхній діяльності.

     До  номенклатури справ включаються незакінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, у тому числі довідкові і контрольні картотеки, номенклатури справ, документи, створені за допомогою ПК.

     Справи  з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ  кожного року протягом всього терміну  їх вирішення.

     У номенклатурі справ може бути передбачене  запровадження однієї справи з грифом “ДСК”, якщо в діяльності установи створюється незначна кількість  документів із зазначеним грифом. Строк  зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка “ЕПК”.

     При розробці номенклатур справ слід керуватися Примірною інструкцією з діловодства в міністерствах, інших центральних органах державної влади, Уряді Автономної республіки Крим, місцевих органах державної виконавчої влади та місцевого самоврядування, статутами організацій або положеннями про них, їхніми типовими структурами та штатами, типовими й відомчими (галузевими) переліками документів із зазначенням термінів їхнього зберігання, переліками документів, котрі підлягають прийому на державне зберігання, індивідуальними номенклатурами справ організацій, схемами класифікації та галузевими табелями документів, архівними описами справ.

     2. На початковому етапі роботи визначаються базові організації, документи яких будуть слугувати основою для складання номенклатур справ.

     На  другому етапі розробки номенклатури справ проводиться вивчення та узагальнення інформації зібраних нормативно-методичних документів, уточнюються функції та структура організацій, на які поширюватиметься її дія.

     3. Після проведення підготовчих робіт, укладачі обирають класифікаційну схему номенклатури справ, яка може бути побудована за структурним або функціонально-виробничим принципом.

     При наявності в організаціях, на які поширюється дія номенклатури справ, структурних підрозділів, як правило, обирається структурна схема побудови номенклатури, розділами якої стають назви структурних підрозділів, розташовані відповідно до штатного розпису.

     4. У номенклатурі справ, побудованій  за функціонально-виробничими напрямками  діяльності організацій, розділами  слугують основні напрями їхньої  діяльності. Така схема застосовується для організацій, котрі не мають структурних підрозділів.

     5. У деяких випадках номенклатура справ може бути побудована за змішаною схемою [11; с. 132].

     До  номенклатури справ включаються заголовки всіх справ, які утворюються у вибраній категорії організацій та їхніх громадських органах. Заголовки друкованих видань до номенклатури справ не вносяться. 
 
 
 
 
 

     ВИСНОВКИ

     Номенклатура  справ є обов’язковим для кожної установи систематизованим і проіндексованим списком назв справ із зазначенням строків їх зберігання. Вона забезпечує обґрунтований розподіл документів, встановлення єдиної системи формування справ, їх облік, швидкий пошук документів за змістом та різновидом, відбір документів у процесі діловодства для державного зберігання.

     Номенклатура  справ є класифікаційним довідником і використовується при вибудовуванні  інформаційно-пошукової роботи. До неї включаються всі документи, що утворюються в результаті діяльності підприємства, крім технічної документації та друкованих видань. Вона також є покажчиком індексів документів, що присвоюється їм при реєстрації, оскільки індекс документа вміщує як індекс структурного підрозділу структури так і номер справи за номенклатурою.

     Такий вид документа визначає принципи розподілу документів та групування їх у справи, встановлює терміни зберігання документів. Номенклатура може використовуватись як схема побудови довідкової картотеки відпрацьованих документів і являється звітним документом архівного підрозділу. Документи, виготовлені із застосуванням засобів обчислювальної техніки, групуються на загальних підставах. Не допускається включення до номенклатури справ, що не відносяться до неї, а також чернеток і проектів документів.

     Розгляд даної теми показав, що у сучасному інформаційному суспільстві важливо створювати та використовувати номенклатуру справ. Адже, із упорядкованими документами, сформованими у справи, дуже легко працювати і знаходити потрібну інформацію.  
 
 
 

СПИСОК  ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ 

1. Андреева  В. И. Делопроизводство / В. И. Андреева. – М. : ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. – C. 32 – 40.
2. Блощинська В. А. Сучасне діловодство : навч.посіб. / В. А. Блощинська. – К. : Центр навч. л-ри, 2005. –  C. 259 – 269.
3. Бондарева Т. Н. Секретарское дело / Т. Н. Бондарева. – М. : Высшая школа, 1989. – C.78 – 90.
4.    Веселов П. В. Современное деловое письмо в промышленности / П. В. Веселов. – 3-е изд. – М. : Изд. стандартов, 1990. – C.62 – 70.
5. Головань С. М. Загальне діловодство та ведення документів, що містять конфіденційну інформацію з грифом «Для службового користування» : навч. посіб. / С. М. Головань. – К. : НАУ, 2003. – C.56 – 60.
6. Головач А. С. Зразки оформлення документів / А. С. Головач. – Донецьк : Сталкер, 1997. – C.120 – 123.
7. Діденко А. Н. Сучасне діловодство/ А. Н. Діденко. – 2-е вид. – К. : Либідь, 2000. – C.211-214.
8. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: навч. посіб. / А. Н. Діденко. – 5-те вид. – К. : Либідь, 2006. – С.165-170.
9. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: навч. посіб. / А. Н. Діденко. – К. : Либідь, 2004. – 384 с.
10. Коваль А. П. Ділове спілкування / А. П. Коваль. – К. : Либідь, 1992. – C.17.
11. Козоріз В. П. Загальне і кадрове діловодство: навч. посіб. / В. П. Козоріз. – К., 2002. – 165 с.
12. Комова М. В. Діловодство: навч. посіб. / М. В. Комова. – К. : Львів, 2007. – 220 с.
13. Молдованов М. І., Сидорова Г. М. Сучасний діловий документ / М. І. Молдованова. – К. :   Техніка, 1992. – C.89 – 91.
14. Паламар Л. М., Кацавець Г. М. Українське ділове мовлення / Л. М. Паламар. – К. : НМКВО, 1991. – C. 48 – 50.
15. Палеха Ю. І. Документаційне забезпечення управління / Ю. І . Палеха. – К. : МАУП, 1997.– С. 121 – 123.
16. Слиньков В. Н. Документы административного делопроизводства в менеджменте бизнеса / В. Н. Слиньков. – К. : Агата, 1999. – C. 12-15.
17. Хоменко М. Ф., Горбаль О. В. Посібник з діловодства / М. Ф. Хоменко. – 2-ге вид., випр. і доп. – К. : Генеза, 2003. – 104 с.
18. Шевчук С. В. Українське ділове мовлення / С. В. Шевчук. – К. : Вища школа, 1997. – C.11 – 14.