Формування номенклатури справ організації

     ЗМІСТ

     Вступ                                                                                                                           2

     1. Характеристика об’єкта документування                                                           3

     2. Основні теоретичні положення щодо напряму документування                     6

     3. Проекти документів з даного  напряму документування для даного  об’єкта документування                                                                                                          12

     Висновки  та пропозиції                                                                                           15

     Список  використаних джерел                                                                                16

     Додаток                                                                                                                     17 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Вступ 

     Управлінська  діяльність - сукупність вироблених історичним досвідом, науковим пізнанням і талантом людей навиків, умінь, способів, засобів доцільних вчинків і дій людини у сфері управління.

     Діловодство охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності.

     Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп'ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

     На  мою думку, дотримання стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тяганини.

     В наш час правильно підготовлений і належним чином оформлений документ - це свідчення культури виконавця. Тому, досить важливим є опанування прийомів раціональної роботи з документами.

     Сучасні умови розвитку економіки і конкуренції  на ринку диктують свої правила управління організацією. Успіх будь-якої компанії в першу чергу залежить від можливості оперативно і своєчасно отримувати необхідну і актуальну інформацію, а, отже, від організації роботи з документованою інформацією усередині організації.

     Отже, документування на сучасному етапі  життя є невід’ємною частиною управлінської діяльності. Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських справ, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно. 
 
 
 

     1. Характеристика об’єкта документування 

     Об’єктом  документування в даній роботі є кадрове агентство «Гарант», яке займається підбором персоналу та пошуком роботи і працевлаштуванням в Дніпродзержинську.

     «Гарант» являє собою самостійний структурний підрозділ комерційної організації, головними напрямками діяльності якої є:

     - документування трудових відносин;

     - здійснення роботи по підбору,розстановці і використанню робітників;

     - формування стабільно працюючого трудового колективу;

     - створення кадрового резерву;

     - організація системи обліку кадрів.

     Таким чином, роль діяльності кадрової служби в загальній системі управління обумовлюється її функціями, основою яких якраз і є діяльність, пов'язана з документуванням трудових відносин та організацією роботи з персоналом.

     Основними функціями організації є перш за все аналіз, планування та прогноз кадрів. Головним завданням цієї функції є формування об'єктів і структур управління, розрахунок потреби в кадрах необхідних професій, спеціальностей і кваліфікації, тобто визначення кількісної та якісної потреби в кадрах на поточний період і перспективу. «Гарант» надає чітку відповідь на запитання: "Хто потрібний і в якій кількості?"

     Дана  організація пропонує наступні послуги: добір, розстановка, оцінювання і безперервне навчання кадрів.[4]

     Організаційною формою здійснення кадрової роботи агенства «Гарант» є самостійний структурний підрозділ з безпосереднім підпорядкуванням керівнику організації або його заступнику.

     Функціональні обов'язки даної організації полягають в наступному:

     - розробка планів комплектування кадрів відповідно до програми розвитку конкретної організації;

     - облік особового складу;

     - збереження і заповнення трудових книжок, ведення документації з діловодства;

     - вивчення руху кадрів;

     - аналіз складу фахівців організації, ділових якостей працівників з метою їх раціонального використання;

     - робота зі створення резерву на висування;

     - вжиття заходів щодо працевлаштування;

     - ведення всієї звітності з кадрових питань.

     Кадрове агенство наділене такими повноваженнями:

     - вимагати від усіх підрозділів організації подання необхідних для її роботи матеріалів;

     - взаємодіяти з іншими організаціями з питання підбору кадрів;

     - вимагати від інших підрозділів обов'язкового виконання тих вказівок, які передбачені положенням про відділ кадрів.

     У кадрового агенства «Гарант» в штатному розкладі присутні наступні посади: генеральний директор агенства; директор з маркетингу;комерційний директор; виконавчий директор; інспектор з кадрів; психолог, спеціаліст по кадрам; табельник; бухгалтер та інші працівники.[ рис.1]

     

       
 

     

     

     

       

     

     

     Рис. 1. Схема організаційної структури  кадрового агенства «Гарант»

     Основними посадовими обов'язками головного директора є:

     - керівництво роботою директорів відділів;

     - забезпечення виконання робіт;

     - розробка необхідних пропозицій, рекомендацій, інструкцій;

     - забезпечення раціонального використання матеріальних, фінансових і технічних засобів;

     - проведення робіт із захисту інформації;

     - забезпечення раціонального розподілу навантаження між працівниками відділу;

     - створення умов для підвищення кваліфікації персоналу;

     - контроль дотримання працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку, правил і норм охорони, виробничої і трудової дисципліни;

     Директор  з маркетингу визначає маркетингову стратегію підприємства, керує роботою маркетингового відділу підприємства.

     Виконавчий  директор готує та подає генеральному директору на затвердження Положення про внутрішні підрозділи агенства, інструкції та інші акти внутрішнього регулювання діяльності; контролює виконання працівниками службових обов'язків.

     Бухгалтерiя  займається:

     - органiзацiєю бухгалтерського , податкового та статистичного облiку;

     - визначенням форми та методiв бухгалтерського облiку вiдповiдно до наданих послуг i специфiки роботи агентства;

     - розробкою системи внутрiшньовиробничого облiку, звiтностi i контролю господарських операцiй;

     - контролем за дотриманням всiма вiддiлами агентства правил виконання первинних документiв згiдно з нормами i стандартами ведення бухгалтерського облiку.

     В організації існують певні вимоги до працівників. Основною вимогою є наявність вищої професійної освіти і стажу роботи за профілем не менше 5 років.[4] 
 

     2. Основні теоретичні положення щодо напряму документування 

     В даній роботі розглядатиметься такий  напрям документування, як формування номенклатури справ організації.

     Номенклатура  справ - це обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання цих справ.

     Номенклатура  справ необхідна для:

     - швидкого пошуку документів за їх видами;

     - розподілу виконаних документів по справах;

     - встановлення термінів зберігання;

     - створення довідкової картотеки виконаних документів.

     На  підприємстві має бути розроблено номенклатури справ кожного структурного підрозділу окремо, а на їх основі підготовлено та затверджено зведену номенклатуру справ усього підприємства. Якщо на новоутвореному підприємстві вчасно не розроблено відповідні номенклатури справ, то значно ускладнюється процес групування документів у справи та їх пошук, не забезпечується облік справ, а також неможливим стає відбір документів для дальшого зберігання.

     Зазначимо, що існують три види номенклатур  справ:

     1.)  Типова - обов'язкова;

     2.) Зразкова - рекомендаційна;

     3.) Індивідуальна. [додаток, рис.1]

     Типова  та приблизна номенклатура справ  розробляються і розсилаються вищестоящими організаціями - міністерствами, відомствами, головними управліннями, облвиконкомами, промисловими об'єднаннями і т.д. і узгоджуються з архівними установами.

     Для підготовки індивідуальної номенклатури справ усього підприємства та номенклатур  справ його структурних підрозділів, зокрема відділу кадрів, застосовують існуючі примірні та типові номенклатури справ, що їх розробляють організації  вищого рівня (міністерства, державні комітети, інші державні органи, центральні установи країни, великі корпорації, концерни, асоціації, товариства та компанії) для мережі підвідомчих організацій або дочірніх підприємств, однорідних за характером діяльності, аби створити єдину методичну основу раціональної організації діловодства, уніфікувати заголовки однотипних справ та встановити для них єдині строки зберігання.

     Розробляючи індивідуальну номенклатуру справ  на основі примірної або типової  номенклатури, завжди слід враховувати специфіку діяльності й формування справ конкретного підприємства.

     Розроблення проекту номенклатури справ структурного підрозділу покладається на працівника підрозділу, який відповідає за організацію  діловодства. Якщо йдеться про відділ кадрів, то розроблення проекту номенклатури справ цього підрозділу покладається на працівника, який відповідає за організацію кадрового діловодства. Підготовлена номенклатура справ підписується керівником відділу кадрів, схвалюється експертною комісією відділу кадрів (якщо таку комісію передбачено в цьому структурному підрозділі) та погоджується з керівником архівного підрозділу підприємства. Відтак номенклатура справ відділу кадрів передається до служби діловодства (загального відділу, відділу діловодства і контролю, канцелярії тощо) для приєднання її до зведеної номенклатури справ. На невеликому підприємстві функції такої служби може виконувати працівник (зазвичай секретар), відповідальний за організацію загального діловодства.[2]