Формування номенклатури справ організації

     Текст номенклатури справ оформляють таблицею, яка має такі графи:

     - Індекс справи;

     - Заголовок справи (тому, частини);

     - Кількість справ (томів, частин);

     - Строк зберігання справи(тому, частини) і номери статей за переліком;

     - Примітки.

     Індекс  справи номенклатури справ складається з індексу структурного підрозділу підприємства (згідно зі штатним розписом) і порядкового номера справи, як-от: 05-10, де 05 - індекс відділу кадрів; 10 - номер справи згідно з порядком нумерації в межах розділу.

     Заголовок справи має відображати види документів, що зберігаються у відповідній справі, й розкривати їх зміст. Основною частиною заголовка є стислий виклад питання, з якого заводять справу. Заголовки в номенклатурі справ мають бути короткими, чіткими, гранично точними. Заголовок викладають у певній послідовності за такою формою: вид документів - автор (кореспондент) - виклад питання - період створення документів. Наприклад: «Накази директора підприємства про надання відпусток працівникам у 2011 році». В окремих випадках послідовність подання елементів заголовка можна дещо змінити. Це насамперед стосується відомостей про авторів та кореспондентів, наприклад: «Акти приймання-передавання з усіма додатками (за винятком інвентаризаційних документів), складені під час зміни керівників підприємства». Проте вид документів (акти, накази, звіти тощо) завжди вказують на початку заголовка. Відомості про копійність документів можна зазначити лише наприкінці заголовка, наприклад: «Положення про відділ кадрів (копія)».

     У заголовках справ, які містять документи  з одного питання, але не пов’язані послідовністю організації діловодства, вживають узагальнений термін «документи», а основні види документів, згрупованих у справі, зазначають у дужках, наприклад: «Документи до наказів з особового складу (листки з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні записки, довідки, копії довідок, обхідні листи), що не увійшли до складу особових справ». [3]

     У заголовках справ, що містять листування, обов’язково зазначають кореспондента  та питання, з якого заводять справу, наприклад: «Листування з Міністерством праці та соціальної політики України про застосування праці жінок та підлітків на виробництві», «Листування з Міністерством фінансів України про застосування різних форм оплати праці, встановлення посадових окладів, застосування тарифних сіток, регулювання та витрачання фонду заробітної плати», «Листування з підприємствами, організаціями і установами про переведення працівників на іншу роботу» тощо.

     Якщо  у справі групується планово-звітна документація, у заголовку обов’язково  вказують період (місяць, квартал, рік), за який створено документ, наприклад: «Річні статистичні звіти про чисельність, склад і рух кадрів».

     Розробляючи номенклатуру справ відділу кадрів на основі примірної номенклатури справ, слід ураховувати її рекомендаційний  характер і мати на увазі, що:

     а) з примірної номенклатури справ  переносять лише ті заголовки справ, документи яких фактично утворюються  в діяльності відділу кадрів конкретного  підприємства. Крім того, до індивідуальної номенклатури справ відділу кадрів можна заносити також заголовки  справ, непередбачені примірною номенклатурою;

     б) заголовки справ, наведені у примірній  номенклатурі справ, обов’язково конкретизують  і уточнюють (вказують види документів, конкретних авторів, кореспондентів тощо);

     в) залежно від кількості документів у справі та строків їх зберігання в індивідуальній номенклатурі відділу кадрів дозволяється об’єднувати чи дрібнити справи, зазначені у примірній номенклатурі справ. Наприклад: «Графіки надання відпусток, заяви, зведення, листування про використання відпусток».

     Третю графу номенклатури справ - «Кількість справ» - заповнюють із закінченням діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилася минулого діловодного року. Ці дані відображають і в підсумковому записі, який обов’язково оформляють після закінчення діловодного року.

     Строки  зберігання і посилання на статті відповідного Переліку типових документів із зазначенням строків зберігання документів або відомчого (галузевого) переліку документів зі строками зберігання зазначають у четвертій графі номенклатури справ. В окремих випадках, якщо передбачається формувати у справі документи з різними тимчасовими строками зберігання, встановлюють максимальний строк.

     Особовим  справам працівників, а також  справам, що містять особові картки працівників підприємства та деякі інші кадрові документи, встановлюють строк зберігання 75 років мінус «В». Це означає, що обчислювати строк слід з урахуванням віку людини (позначено літерою «В») на день закінчення справи. Отже, тривалість зберігання документа після його закінчення у діловодстві має дорівнювати різниці 75 років - «В», де «В» - вік особи на день закінчення документа.

     Для справ, що містять копії документів, строк зберігання не встановлюється, оскільки ці документи на зберігання не передаються, а в четвертій  графі зазначається: «Доки не мине потреба» або «До заміни новими».

     У п’ятій графі номенклатури справ  проставляють відмітки про заведення  справ, передавання їх до архіву, про  перехідні справи, про осіб, відповідальних за ведення цієї справи, тощо.

     Номенклатура  справ установи друкується в кількох примірниках. Перший примірник зберігається в канцелярії, другий - використовується канцелярією як робочий примірника; третій - знаходиться у відомчому архіві в якості робочого документа; четвертий - у державному архіві.

     Після створення номенклатури справ структурними підрозділами складається зведена номенклатура справ всієї установи, яка складається з номенклатури справ всіх підрозділів, потім затверджується керівником і погоджується з архівною установою. [додаток, рис.2]

     Зведену номенклатуру справ в установах розробляє зав. канцелярією або секретар. До розробки залучають завідувача відомчим архівом чи співробітника, відповідального за архів.

     У зведеній номенклатурі справ в першій графі проставляють індекси справ.

     У другій графі вказують найменування розділів номенклатури справ. Індекси розділів відповідають індексами структурних підрозділів.

     Третю графу номенклатури заповнюють у  структурному підрозділі в кінці  року, коли відомо кількість справ  і томів, що утворилися в минулому році.

     У четвертій графі вказують термін зберігання справ і номер статті в переліку, згідно з якою він  встановлений.

     У графі "Примітки" протягом періоду  дії номенклатури проставляють відмітки: про заклад справ, знищення справ, передачу їх в архів установи або ін установи, про що переходять справах і т.д.

     У зведеній номенклатурі справ першим розділом ставиться діловодна служба (канцелярія), а громадські організації - в кінці після структурних  підрозділів. Наприклад: канцелярія, виробничо-технічний  відділ, плановий відділ, бухгалтерія, відділ кадрів, профспілковий комітет.[1]

     Наприкінці  діловодного року зведену номенклатуру справ підприємства та номенклатури справ усіх структурних підрозділів  обов’язково закривають підсумковим  записом, у якому зазначають категорії  та кількість фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис номенклатури справ відділу кадрів підписує працівник, відповідальний за організацію кадрового діловодства, й передає підсумкові відомості до служби діловодства. Керівник служби діловодства, своєю чергою, зводить усі відомості разом, підписує підсумковий запис зведеної номенклатури справ й повідомляє керівникові архівного підрозділу про фактичну наявність справ, заведених на підприємстві за рік.

     Щорічно номенклатуру справ відділу кадрів та інших структурних підрозділів, а відповідно й зведену номенклатуру справ переглядають й уточнюють. Унісши всі зміни та доповнення, номенклатури справ обов’язково передруковують. Нова номенклатура справ уводиться в дію з 1 січня нового року. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3. Проекти документів з даного напряму документування для даного об’єкта документування 

     Серед документального забезпечення управління персоналом в агенстві «Гарант» особливе місце займають систематизація і зберігання відповідних кадрових документів. З метою визначення їх переліку, найменувань і термінів зберігання в організації, підпорядкування, сфери діяльності і чисельності працівників розробляється номенклатура справ з кадрових питань.

     Документальне забезпечення управління персоналом (кадрами) - це не лише створення, а й систематизація і зберігання відповідних кадрових документів. 

3.1 Номенклатура справ з кадрових питань агенства «Гарант» 
 

Кадрове агенство «Гарант»   

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ 
на 2011 рік

28.12.2010 № 14/04

Дніпродзержинськ 

04 - Відділ кадрів 

 

Начальник відділу кадрів 
28.12.2007                                     ______________                О. В. Бойко

                                                             (підпис)

                    

СХВАЛЕНО:

Протокол засідання експертної комісії відділу кадрів

ПОГОДЖЕНО:

Завідувач архіву

І.П.Коваленко  ________

від 28.12.2010 № 17 

28.12.2010           (підпис) 
 
 

 

Висновки  та пропозиції 

     Сучасні умови розвитку економіки і конкуренції  на ринку диктують свої правила управління організацією. Успіх будь-якої компанії в першу чергу залежить від можливості оперативно і своєчасно отримувати необхідну і актуальну інформацію, а, отже, від організації роботи з документованою інформацією усередині організації.

     Номенклатура  справ - це обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання цих справ.

     Номенклатура  справ необхідна для:

     - швидкого пошуку документів за їх видами;

     - розподілу виконаних документів по справах;

     - встановлення термінів зберігання;

     - створення довідкової картотеки виконаних документів.

     Розглянувши номенклатуру справ на прикладі кадрового  агенства «Гарант» можна зробити  висновок, що серед документального забезпечення управління персоналом в організації особливе місце займають систематизація і зберігання відповідних кадрових документів. З метою визначення їх переліку, найменувань і термінів зберігання в організації, підпорядкування, сфери діяльності і чисельності працівників розробляється номенклатура справ з кадрових питань.

     Я вважаю, що якщо на новоутвореному підприємстві вчасно не розроблено відповідні номенклатури справ, то значно ускладнюється процес групування документів у справи та їх пошук, не забезпечується облік справ, а також неможливим стає відбір документів для дальшого зберігання.