Методические основы организации учета наличных и безналичных расчетов

Ревизия кассы проводится неожиданно комиссией назначенной приказом руководителя предприятия в присутствии кассира. При этом полистно проверяются наличные деньги.

Расписка, на выданные суммы наличными, не оформленные  расходными кассовыми ордерами, в  остаток по кассе не включаются. Хранение денежных средств, не принадлежащих предприятию, запрещается, и при их обнаружении они считаются излишками. Результаты инвентаризации оформляются актом.

На оборотной  стороне акта материально ответственное  лицо пишет объяснение, о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель предприятия - решение по результатам инвентаризации.

Выявленные  излишки наличных денег приходуются  с последующим перечислением  их в доход предприятия:

Д^т счета 50 "Касса"

К^т счета 80 "Прибыли и убытки"

В случае выявления недостач их суммы взыскиваются с материально ответственного лица (кассира) и оформляются следующей  записью:

Д^т счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

К^т счета 50 "Касса"

и

Д^т счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

К^т счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

В соответствии с требованиями Указа Президента РФ от 23 мая 1998 года № 1006 "Об осуществлении  комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей", Центральный банк выпустил письмо от 30.09.94г. № 113 "О рекомендациях по осуществлению учреждениями банков проверок соблюдения предприятиями и учреждениями "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации".

В письме банкам поручается организация систематических проверок соблюдения предприятиями условий работы с денежной наличностью, порядка ведения кассовых операций, обеспечить в первую очередь охват проверками организаций имеющих постоянную денежную выручку.

Периодичность и круг предприятий подлежащих проверке, определяются руководителем банка самостоятельно в зависимости от выполнения предприятиями требований порядка ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью.

Периодичность для предприятия, назначенная руководителем Банка, составляет один раз в год.

При проверке представитель банка выясняет правильность ведения кассовой книги, ежедневного  отчета кассира по произведенным  кассовым операциям в соответствии с приходными и расходными документами, расчетно-платежными ведомостями, их оформление, полноту оприходования денежной наличности, полученной в банке, соответствие записей в кассовой книге данным банка (по сумам, полученным из банка и. сданным в банк). В случае расхождения между данными банка и записями в кассовой книге выясняются причины этих расхождений.

Проверяется также целевое использование  наличных денег, полученных в банке (на цели указанные в чеке) и расходование наличных денег из выручки.

Одним из важных элементов проверки является проверка соблюдения предельного уровня расчетов наличными деньгами между юридическими лицами и установленного банком лимита кассы.

Результаты проверки оформляются  справкой о кассовых операциях

(ф.  № 0488028). Справка подписывается  руководителем, главным бухгалтером  предприятия и представителем  банка.

Если  при проверке нарушений не установлено, то проверяющий ограничивается заполнением справки с указанием, что проверка произведена в соответствии с требованиями порядка ведения кассовых операций и замечаний не установлено.

В случаях установления нарушений банк направляет в налоговые органы, по месту учета налогоплательщиков, представления с приложением копий справок по указанным проверкам для принятия мер финансовой и административной ответственности. Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на генерального директора, главного бухгалтера и кассира. Лица виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

За несоблюдение условий работы о денежной наличностью и Порядка ведения кассовых операций в соответствии с Указом Президента РФ от 23 мая 1994г. №1006 с предприятия могут взиматься следующие

штрафы:

- в 2-х кратном размере  произведенного платежа - за превышение  предельного лимита расчетов наличными денежными средствами с другими организациями;

- в 3-х кратном размере  неоприходованной суммы за неоприходованные  или неполного оприходование  в кассу денежной наличности;

- в 3-х кратном размере  выявленной сверхлимитной кассовой  наличности - за несоблюдение действующего порядка хранения денежных средств, а также за накопление денег в кассе сверх лимитов.

На руководителей организации, допустивших указанные нарушения, налагается административный штраф  в размере 50-кратной величины установленной минимальной месячной оплаты труда.

Существенные ограничения  по порядку осуществления кассовых операций устанавливает Указ Президента PФ от 18 августа 1996 года №1212. В соответствии с данным Указом организации запрещено вносить из кассы наличные денежные средства непосредственно на расчетные счета других лиц (юридических и физических), минуя свой счет.

За несоблюдение этого  порядка налоговые органы налагают штраф в 2-кратном размере суммы  произведенного взноса.

Организациям запрещена  прямая выплата наличных денежных средств  физическим лицам и организациям по операциям с векселями либо в целях возврата платежей, поступивших  в виде предоплаты по контракту, выполнение которого было прекращено. За нарушение  данного порядка налоговые органы налагают штраф в размере суммы наличных денежных средств, выданных через кассу организациям и физическим лицам.

Как уже отмечалось ранее, для учета  расчетов с населением организации  обязаны использовать контрольно-кассовые машины.

Если организация в силу специфики своей деятельности не имеют возможности применять контрольно-кассовые машины, то в качестве документов строгой отчетности при расчетах с населением могут использоваться формы бланков документов, утвержденных Минфином России.

За нарушение требований Закона РФ " 0 применении контрольно-кассовых машин", применяются штрафные санкции  к организациям от 10-кратной до 350-кратной  величины установленного размера минимальной  месячной оплаты руда в зависимости  от характера нарушения (в случае ведения расчетов с населением без контрольно-кассовых машин - 350-кратная величина, при использование неисправных машин - 200-кратная величина; если не вывешен ценник на продаваемый товар или прейскурант на оказываемые услуги - 100-кратный размер; в случае невыдачи чека или занижения суммы в чеке - 10-кратная величина, но не менее 20% от стоимости покупки).

 

При расчетах с подотчетными лицами, прежде всего, определяют круг работников предприятия, являющимися подотчетными лицами, то есть работниками, получившими авансом наличные суммы денежных средств на административно-хозяйственные и командировочные расходы.

Надо  также отметить, что список подотчетных  лиц утверждается генеральным директором предприятия.

Размеры выдаваемых сумм ограничены: выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена сметой предприятия (500 рублей).

Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока  командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда в оба конца, суточных и расходов по найму жилого помещения.

Выдача  наличных денежных средств под отчет  на командировку оформляется командировочным  удостоверением и расходным кассовым ордером.

Указанные суммы на командировочные расходы включаются в себестоимость продукции.

В течении трех дней по возвращению из командировки подотчетное  лицо отчитывается за полученные и  израсходованные суммы.

С этой целью им составляется авансовый отчет на основе документов (счетов магазинов, товарных чеков, железнодорожных, авиационных и прочих билетов) и прилагается командировочное удостоверение.

После проверки бухгалтером  авансового отчета и определения  суммы к отчету, последний, утверждается генеральным директором предприятия и принимается к учету.

Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом  в кассу по приходному кассовому  ордеру, а перерасход выдается из кассы  по расходному кассовому ордеру в  день сдачи авансового отчета.

Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета по ранее выданному авансу.

У лиц, не предоставивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу предприятия остатки не использованных сумм авансов, бухгалтерия удерживает из начисленной заработной платы данную задолженность в порядке, предусмотренном законодательством.

Учет по расчетам с  подотчетными липами ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Счет является активно - пассивным, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданного под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные суммы).

Для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами предприятие  использует журнал-ордер по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (1С - "Бухгалтерия").

Основанием для заполнения журнала-ордера являются расходные  кассовые ордера на суммы, выданные суммы, новые приходные или расходные  кассовые ордера - на расхождения в  суммах полученных и израсходованных.

К учету принимаются авансовые, отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденных генеральным директором предприятия. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчёт, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

При выдаче под отчет  на хозяйственные нужды или на командировочные расходы бухгалтер  делает проводку:

Д^т  71 "Расчеты с подотчетными лицами

К^т  50 "Касса"

при выдаче в  возмещение перерасхода:

Д^т   71 "Расчеты с подотчетными лицами"

К^т   50 "Касса"

а при возврате подотчетными лицами неиспользованных сумм:

Д^т  50 "Касса"

К^т 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

 

2.2. Порядок  осуществления и бухгалтерский учет безналичных форм расчетов

 

Порядок ведения безналичных  расчетов регулируется Положением о  безналичных расчетах в Российской Федерации (утверждено Центробанком РСФСР 9 июля 1992 года № 14 и Гражданским  кодексом РФ).

Положение распространяется на все государственные, кооперативные, совместные, общественные предприятия, объединения, организации и учреждения, коммерческие банки, финансово-расчетные и финансово-кредитные центры и физические лица.

Для открытия расчетного счета предприятие представило  в банк следующие документы:

- заявление на открытие счета;

- свидетельство о регистрации  в Мэрии Города Владивостока  Приморского Края (№195а);

- копии Устава и  учредительного договора, заверенные  нотариально;

- два экземпляра банковских  карточек с образцами подписей  и оттиском печати, заверенных нотариально. Право первой подписи принадлежит руководителю и его заместителю, а второй - главному бухгалтеру и его заместителю; подписи фиксировались в присутствии нотариуса;

- справка о постановке  на учет в налоговой инспекции и в  Пенсионном фонде и других, (фонд занятости, статорганы).

В этот же период был подписан договор на банковское обслуживание и по распоряжению управляющего Банком предприятию был присвоен номер расчетного счета и открыт лицевой счет для учета движения его денежных средств.

На расчетном  счете предприятия сосредотачиваются  свободные денежные средства и поступления  за реализованную продукцию, выполненные  работы и услуги, и прочие зачисления.

С расчетного счета  производятся почти все платежи  предприятия:

- оплата поставщикам  за материалы;

- погашение  задолженности бюджету, соцстраху;

- получение  денег в кассу для выдачи  заработной платы, материальной  помощи, премий, пособий по уходу  за ребенком и т.п.

Выдача денег, а также безналичные перечисления со счета предприятия банком осуществляются, как правило, на основании приказа или с его согласия (акцепта).