Трудовая книжка

-записи о работе не нумеруются или нумерация прерывается;

-номера записей исправляются, зачеркиваются;

-даты записей не соответствуют датам приема, перевода, увольнения в соответствующих приказах;

-даты написаны римскими цифрами вместо арабских;

-даты написаны шестью, а не восемью арабскими цифрами (год написан двумя, не четырьмя цифрами);

-в датах имеются исправления и зачеркивания, в т. ч. неоговоренные;

-нарушена хронологическая последовательность дат (нередко дата приема на работу является более ранней по сравнению с датой увольнения из предыдущей организации);

-ссылка на документ - основание в 4 графе отсутствует;

-в качестве основания приведен документ, не предусмотренный Инструкцией (например, ссылка на трудовой договор, а не на приказ при оформлении приема на работу).

      Еще большее количество ошибок допускается  при заполнении основной, 3-й графы, куда вносится текст записи. При приеме на работу сначала в виде заголовка, без номера и даты, в 3-й графе должно быть указано полное наименование организации в соответствии с ее уставом. Наименование организации может быть проставлено специальным штампом или от руки. Ниже, без пропуска строки, пишется информация о приеме на работу под очередным порядковым номером, с соответствующей датой и ссылкой на приказ.

      Запись  о приеме на работу, как и все  другие записи о работе, должна строго соответствовать формулировке приказа  и содержать сведения о структурном подразделении, в которое принят работник (цех, отдел, участок, производство), и о поручаемой ему работе с указанием его профессии и присвоенного разряда или о занимаемой им должности. Наименования профессий и должностей должны соответствовать Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

      Типичной  ошибкой при внесении сведений о  приеме на работу является неверное понимание  некоторыми работниками кадровых служб  требования о точном соответствии записей о приеме на работу тексту приказа. Это положение понимается иногда настолько буквально, что в трудовую книжку переписывается почти вся информация из приказа, в том числе и явно лишняя, так как Инструкция (п. 3.1) требует внести в эту запись сведения, условно говоря, по формулам: "куда и кем" или "куда и зачем" принят работник, без указания отдельных особенностей и характера работы.

Вместе  с тем в определенных случаях  запись в трудовой книжке обязательно  должна быть дополнена некоторыми характеристиками процедуры приема на работу. (Оформление записей сведений о работе в трудовой книжке или вкладыше к ней см. прил. 4).

      В практике работы кадровых служб распространены и другие ошибки при внесении записей  о приеме на работу:

-наименование организации не выделяется в виде заголовка, а включается в текст записи о приеме на работу;

-указывается сокращенное, а не полное наименование организации;

-наименование организации, внесенное в трудовую книжку, не вполне соответствует наименованию, закрепленному в Уставе;

-не указывается наименование структурного подразделения, в которое принят работник, а этот вид информации относится существенным условиям трудового договора;

-наименование структурного подразделения не соответствует наименованию, внесенному в штатное расписание;

-наименование профессии или должности не соответствует ОКПДТР;

указанная в записи должность не соответствует  должности в приказе о приеме на работу.

Оформление  сведений о работе см. в прил. 5, п. 2 
 
 
 
 

Глава 4. Практика кадровых служб.

4.1 Прием на работу  человека утерявшего  трудовую книжку.

      Прием на работу человека утерявшего трудовую книжку осуществляется следующим образом. Согласно Инструкции, рабочие и служащие, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

      Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш  к ней), обязано немедленно заявить  об этом администрации по месту последней  работы. Не позднее 15 дней после заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы. Если предприятие ликвидировано, то работник должен обратиться к его правопреемнику или в вышестоящую организацию, которой было подчинено ликвидированное предприятие.

4.2 Внесение сведений  о награждении  юбилейными медалями

      Согласно  Инструкции в раздел "Сведения о  поощрениях" трудовых книжек вносились  сведения о поощрениях за успехи в  труде, применяемых трудовым коллективом, предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине (объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой предприятия, занесение в Книгу почета и др.). Однако с 1 февраля 2002 г. работодатель должен вносить не все сведения о поощрении работника, как это было раньше, а только сведения о его награждениях. Порядок внесения сведений о награждениях:

-в графе 3 в виде заголовка - указывается полное наименование организации, а также сокращенное - штамп с его наименованием);

-ниже в графе 1 - порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника);

-в графе 2 - дата награждения;

-в графе 3 - кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой;

-в графе 4 - на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование документа). При увольнении работника все записи о работе, награждениях внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или отдела кадров. Оформление сведений о поощрениях см. в прил. 5, п. 3)  

4.3 Выдача на руки  трудовой книжки и выписка 

      Согласно  разделу 7 Постановления кадровые службы хранят трудовые книжки работников предприятия в течение всего срока их работы. Хранение сопровождается ведением соответствующих учетных форм "Книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним", в которых регистрируются эти документы. Тем самым устанавливается ответственность кадровой службы за сохранность этого документа.

      Согласно  КЗоТ РФ указывает, что трудовая книжка выдается работнику в день увольнения.

      Некоторые организации, в т. ч. ОВИР и органы соцобеспечения, неправомерно требуют предъявления подлинника трудовой книжки. Однако в этом случае, по письменному заявлению работника, работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (в т. ч. выписки из трудовой книжки), которые должны быть заверены надлежащим образом. Трудовая книжка оформлена правильно, за исключением того, что подпись руководителя отдела кадров должна быть заверена печатью отдела кадров.

      Выписка из трудовой книжки оформляем в виде ее ксерокопии, и каждый ее лист заверяется работником отдела кадров по следующей форме: "ВЕРНО: должность, личная подпись, инициалы, фамилия работника кадровой службы и печать организации".

 

 

                                          Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей  к ним   Приложение 1

№Дата приема   ФИО   Серия и номер  Должность, профессия,  Наименование места работы Дата и N приказа  Расписка

на работу, заполнения  владельца трудовой книжки  специальность работника,  (с указанием структурного подразделения),(распоряжения)ответственного лица 

трудовой  книжки   трудовой  или вкладыша к ней который сдал трудовую книжку куда принят работник.  или иного решения

или вкладыша к ней книжки     или на которого заполнена      работодателя,

                                                      трудовая книжка      на основании которого

                                                      или вкладыш в  нее     произведен прием работника 
 

, принявшего  или заполнившего трудовую книжку

Получено  за заполненные трудовые книжки или вкладыши к ним

Дата  выдачи на руки трудовой книжки при  увольнении (прекращении трудового договора

Расписка рабочего или служащего в получении трудовой книжки

число , месяц, год , Руб. Коп 

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12  
 
 
 
 
 
 

Приложение N 2

к Постановлению  Минтруда России

от 10 октября 2003 г. N 69

Приходно-расходная  книга по учету  бланков трудовой книжки и вкладыша в нее №

Дата От кого  Основание   Приход   Расход 

      получено  или  (наименование документа,

      кому  отпущено  № и дата)

                                          Количество       Сумма  Количество    Сумма 

число,   месяц  год   Трудовых книжек   Вкладышей     Руб. Коп. Трудовых книжек Вкладышей Руб. Коп.

                                          (серия и номер)      (серия и номер)  (серия и номер)  (серия и номер)  
 

1 2  3  4   5    6  7  8 9 10 11 12  13 14  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение 3.

М.П. Утверждаю

Руководитель  предприятия

(учреждения, организации)

"__"_______________ года

АКТ 

"__" ________ г. Город ___________________

Нами_____________________________________________________________

                        (указать должность,  фамилию, имя и отчество)

составлен настоящий акт в том, что за период с "__" ___________ г. по "__" ___________ г.

_____________________________________________________________________________

                        (полное наименование  предприятия, учреждения или организации)

испорчено __________________________________________________________________

                                          (указать подробную причину порчи)

"__"штук____________________________________________________________________

                                                      (указать прописью)

бланков трудовых книжек (или вкладышей к  ним) __________________________________

_____________________________________________________________________________

(перечислить  серию и номер каждого бланка  трудовой книжки (или вкладыша  к ней))

на _______________ языке, которые "__" ________ ____ г. уничтожены путем сожжения.

                                                            (название языка)

Акт составлен  на списание испорченных бланков трудовых книжек (или вкладышей к ним) с подотчета ___________________________________________________________________________________