Шпаргалка по "Теории организации"

При разработке принципов методики проектирования структуры управления необходимо учитывать:

1. Организационная структура управления это многогранное и включает:

• Систему целей, Их распределение между звеньями
• Состав подразделений, Связей между ними
• Распределение задач, функций по всем звеньям
• Распределение прав и ответственности внутри организации
• Коммуникация и потоки информации.
• Поведенческая система

2. Особое значение имеет характер влияния внешней среды на построение организации и всю систему связей элементов структуры с элементами внешних воздействий.

17.Условия рассмотрения (разработки) принципов методики проектирования.

Системность самого подхода к формированию структуры проявляется в следующем:

• Необходимо учитывать все управленческие задачи, без решения которых реализация целей окажется не полной.
• Необходимо выявить и взаимоувязать применительно к этим задачам всю систему функций, прав, ответственности по вертикали управления.
• Исследовать и оформить все связи и отношения по горизонтали, т.е. по координации деятельности разных звеньев и органов связи с выполнением общих текущих задач и реализацией перспективных межфункциональных задач.
• Необходимо обеспечить органическое сочетание вертикали и горизонтали управлении, имея в виду нахождения оптимального для данных условий соотношения централизации и децентрализации.

18.Методологические принципы проектирования.

1. Исходное определение системы целей на всех уровнях организации
2. Организационная структура  - это одна из сложных и важных характеристик системы управления
3. Необходимо учитывать многообразие методов формирования организационных структур
4. Множество показателей, характеризующих эффективность построения организационной структуры
5. Конечный критерий эффективности структуры управления – это более полное и устойчивое достижение целей.

19.Стадии процесса формирования организационной структуры. Органиграмма.

1-я стадия  «Формирование общей структурной  схемы аппарата управления»

Определяются главные характеристики организации, направления, по которым должно быть осуществлено более углубленное проектирование, как организационной структуры управления, так и других важных аспектов системы:

• Внутриорганизационные экономические механизмы
• Способы переработки информации
• Кадровое обеспечение

Характеристики организационной структуры на данной стадии:

1. Цели производственно-хозяйственной системы и проблемы подлежащие решению
2. Общая спецификация функциональных и программно-целевых подсистем
3. Число ступеней и уровней в системе управления
4. Степень централизации и децентрализации полномочий и ответственности на разных уровнях
5. Основные формы взаимоотношений данной организации с окружающей средой
6. Требования к экономическому механизму, формам обработки информации и кадровому обеспечению организационной системы.

 

2-я стадия  «Разработка состава основных подразделений и связей между ними»

Особенности:

• Предусматривается реализация организационных решений не только в целом по крупным линейно-функциональным и программно-целевым блокам, но и в плоть до самостоятельных подразделений аппарата управления
• Распределение конкретных задач между ними и построения внутриорганизационных связей

 

3- я стадия  «Разработка количественных характеристик  аппарата управления и процедур  управленческой деятельности»

Стадия включает:

1. Определение состава внутренних элементов базовых подразделений (базовые подразделения – это самостоятельные структурные единицы: отделы, цех, бюро, сектор и т.д)
2. Определение проектной численности подразделений, трудоемкости основных видов работ и квалификационного состава исполнителей
3. Распределение задач и работ между конкретными исполнителями
4. Установление ответственности за выполнение работ
5. Разработка процедур выполнения управленческих работ в подразделениях
6. Разработка порядка взаимодействия подразделений при выполнении взаимосвязанных комплексов работ
7. Расчеты затрат на управление и показателей эффективности аппарата управления организационной структуры.

Для случаев, когда требуется детализированная регламентация ответственности по отдельным этапам разработки и принятия решений при выполнении особо сложных задач, требующих взаимодействия многих звеньев и уровней управления, разрабатываются органиграммы – это  графическая интерпретация процесса выполнения управленческих функций, их этапов и входящих в них работ, описывающую разделение организационных процедур разработки и принятия решения между подразделениями их внутр.структурными органами и отдельными работниками.

Органиграммы фиксируют организацию управления  процесса в виде  распределения полномочий и ответственности за обеспечение, разработку и принятие управленческих решений.

Совокупность документов, разработанных на всех стадиях проектирования, вместе с пояснительной запиской оставляет проект организационной структуры управления.

20.Методы проектирования структур.

Специфика проблемы проектирования организационной структуры управления состоит в том, что она не может быть адекватно представлена в виде задачи формального выбора наилучшего варианта организационной структуры по четко сформулированному, однозначному, математически-выраженному критерию оптимальности.

Это количественно качественная многокритериальная проблема, решаемая на основе сочетания научных, в том числе формализованных методов анализа оценки моделирования организационных систем, субъективной деятельностью руководителей, специалистов и экспертов по выбору и оценке наилучших вариантов организационных решений.

Процесс организационного проектирования состоит в последовательности приближения к модели рациональной структуры управления, в котором методы проектирования играют вспомогательную роль при рассмотрении оценки и принятии к практической реализации наиболее эффективных вариантов организационных решений.

Методы:

1. Метод аналогии

Применение организационных форм и механизмов управления, которые оправдали себя в организациях со сходными организационными характеристиками по отношению к проектируемой организации

К методу аналогии относится:

Выборка типовых структур управления производственно-хозяйственных организаций и определение границ, условий их применения.

Использование метода аналогии на 2 подходах:

• Выявление для каждого типа производственно-хозяйственных организаций и для различных отраслей значений и тенденций изменения главных организационных характеристик, и соответствующих им организационных форм и механизмов управления.
• Типизация наиболее общих принципиальных решений о характере и взаимоотношениях звеньев аппарата управления и отдельных должностей в четко определенных условиях работы организации данного типа в конкретных отраслях, разработку отдельных нормативных характеристик аппарата управления для этих организаций и отраслей.

2. Метод экспертно-аналитический

Обследование и аналитическое изучение организации силами квалификационных специалистов с привлечением ее руководителей и других работников.

Относится:

• Осуществление диагностического анализа особенностей, проблем и узких мест
• Проведение экспертных опросов руководителей и членов организации
• Разработка и применение научных принципов формирования организационных структур
• Разработка графических и табличных описаний организационных структур и процессов управления

3. Метод структуризации целей

Выработка системы целей организации, включая их количественную и качественную формулировку и последующий анализ организационных структур с точки зрения их соответствия системе целей.

Этапы:

1. Разработка системы или дерева целей
2. Экспертный анализ предлагаемых вариантов организационной структуры с точки зрения организационной обеспеченности достижения каждой из целей.
3. Составление карт прав и ответственности за достижение целей как для отдельных подразделений, так и по комплексным межфункциональным подразделениям.
4. Метод организационного моделирования

Разработка формализованных, математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации.

Модели:

• Математико-кибернетическая модель иерархических управленческих структур

Описывает организационные связи и  отношения, и отношения в виде систем математических уравнений и неравенств.

• Графо-аналитическая модель организационных систем

Представляет собой сетевые, матричные и другие табличные и графические отображения функций, полномочий, ответственности организационных связей.

• Натуральная модель организационных структур и процессов

Оценка функционирования модели в реальных организационных условиях.

Математико-статистическая модель зависимости между исходными факторами организационных систем и характеристиками организационных структур.

21.Оценка эффективности организационных решений: направления, критерии, показатели.

Оценка эффективности является элементом разработки проектных и плановых решений, позволяющим определить уровень прогрессивности и эффективности действующей структуры, разработанных проектов или плановых мероприятий, и проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа ее совершенствования.

Комплексный набор критериев эффективности системы управления формируется с учетом  2-х направлений оценки ее функционирования:

1. По степени соответствия достигаемых результатов установленным целям производственно-хозяйственной организации.
2. По степени соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям к его содержанию организации и результатам.

Критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей системы управления, при относительно меньших затратах на ее функционирование.

Критерием эффективности мероприятий по совершенствованию организационной структуры служит возможность наиболее полного и стабильного достижения установленных целей или сокращение затрат на управление, эффект от реализации которых должен за нормативный срок превысить затраты.

Показатели, используемые при оценках эффективности аппарата управления и его организационной структуры:

1. Группа показателей эффективности системы управления, выражающихся через конечные результаты деятельности организации и затраты на управление:

• Объем и увеличение объема выпуска продукции

• Прибыль (увеличение)
• Себестоимость (уменьшение)
• Объем капитальных вложений

2. Показатели, характеризующие содержание и организацию процесса управления, в том числе непосредственные результаты и затраты управленческого труда:

• Текущие расходы на содержание аппарата управления
• Эксплуатация текущих средств
• Затраты на содержание зданий, помещений, сооружений
• Затраты на подготовку и переподготовку кадров управления
• Расходы на исследования
• Расходы на приобретение вычислительной техники

3. Показатели, характеризующие рациональность организационной структуры и ее технико-организационный уровень, которые могут использоваться в качестве нормативных при анализе эффективности и проектируемых вариантов организационных структур:

• Звенность систем управления
• Уровень централизации функций управления
• Принятие нормы управляемости
• Сбалансированность распределения прав и ответственности
• Уровень специализации и функциональной замкнутости подсистем

22.Корректировка организационных структур.