Менеджмент и формирование рабочих команд

Определить отношение члена команды к своему труду можно по результатам его деятельности и поведению: насколько человек дисциплинирован, насколько качественно и быстро выполняет поставленные задачи, выполняет ли самостоятельно творческую работу, насколько работоспособен, может ли работать вне рабочего времени и т.п.

То, как человек относится к труду, к своей работе, к своему коллективу, влияет на эффективность его деятельности. Когда социальная структура команды сформирована с учетом всех объективных и субъективных факторов, команда получается сплоченной, стабильной, эффективной. Структура в этом случае сама себя контролирует и корректирует, эффективные работники остаются на предприятии, неэффективные выбывают из команды самостоятельно.

 

1.3 Процесс ее создания и становления

 

Команда проходит несколько стадий в своем развитии.

Первый этап. Подготовительный. На этом этапе члены команды "притираются" друг к другу. Каждый работает самостоятельно, совместная работа практически не выполняется. На подготовительном этапе создается материально-техническая база для работы команды. Участники команды присматриваются друг к другу, оценивают друг друга, изучают свои должностные обязанности, взаимодействие между другими членами команды, официально-деловые отношения. Объединяют людей только частные цели и поставленные перед ними задачи, общих целей и ценностей нет, они только формируются. Работа выглядит организованной. На данном этапе команда зависит от руководства и его подхода к формированию команды.

Лидер должен создать комфортные условия для взаимодействия сотрудников, устанавливать между ними связи. Сотрудники в свою очередь должны быть нацелены на взаимные отношения.

Второй этап. Организационный. В команде начинает формироваться структура подчинения. Создаются небольшие группировки, появляются разногласия. Климат на этом этапе нестабилен, как правило, сопровождается спорами и конфликтами. На этом этапе начинает вырабатываться система наказаний и поощрений, вырабатываются традиции команды, появляется система ценностей, и формируется общая цель. Проявляются сильные и слабые стороны участников, происходит борьба за лидерство. Определяется формальный и неформальный лидер команды.

На втором этапе важно грамотное вмешательство в деятельность команды. От правильности выстроенной структуры компании зависит ее эффективность.

Руководитель должен помогать сотрудникам разбираться в причинах конфликта, конструктивно разрешать проблемы, обучать сотрудников эффективному взаимодействию.

В задачи сотрудников на этом этапе входит самоанализ, определение своих сильных и слабых сторон, поиск причин конфликтов и нацеленность на их разрешение. Члены команды должны стремиться самостоятельно регулировать конфликты, без помощи окружающих.

Третий этап. Экспериментальный. На этом этапе сотрудники уже знают возможности каждого, и определяют, как лучше использовать потенциал каждого человека. Пересматриваются сформированные ранее правила, традиции и меры, корректируются для достижения лучшего результата. Вмешательство руководителей уже не требуются, команда воспитывает своих членов самостоятельно. На этапе формируются общие цели команды, и каждая личность соотносит свои цели с целями коллектива.

На этом этапе неформальные лидеры делят зоны влияния, члены команды выстраивают эффективные отношения друг с другом.

Главной задачей для сотрудников на этом этапе является осознание своей принадлежности к команде, понимание общих целей, чувство единства.

Четвертый этап. Эффективный. Кульминация в развитии коллектива. В коллективе уже грамотно распределены роли между участниками. Группа умеет быстро и эффективно решать проблемы и поставленные задачи. Люди начинают гордиться принадлежностью к команде. Этот этап необходимо использовать максимально выгодно для предприятия. Развитие должно быть целенаправленным, планируемым и систематическим.

Пятый этап. Зрелый. Команда становится стабильной. Действуют прочные связи между работниками, все знают друг друга, сильные и слабые стороны. Людей оценивают уже не по внешнему поведению и образу, а по достоинствам и эффективности для коллектива.

Сформированная зрелая команда характеризуется тем, что отношения носят дружеский характер, внутренние конфликты быстро разрешаются, коллектив очень эффективен, и показывает высокие результаты предприятию. В такой команде есть хороший руководитель, который разделяет ценности коллектива, и указывает направление для движения.

Руководитель должен уметь не только управлять людьми, и взаимодействовать с ними, но и вовремя предсказать, когда наступит каждая следующая стадия развития.

В принципе, любой коллектив развивается по определенному сценарию, будь то команда или обычная группа людей. То же относится и к управленцам. Руководителям отделов и подразделений все равно приходится взаимодействовать между собой, и группа, состоящая их руководителей отделов, также пройдет все перечисленные этапы, стихийно и естественно. Однако когда мы говорим о команде, подразумеваем ее эффективность. То есть члены команды организованны, стремятся в короткие сроки пройти начальные этапы и быть продуктивными, приносить пользу организации и достичь поставленной цели.

Конечно, здесь многое зависит от лидера команды и целенаправленного воздействия на членов коллектива с целью формирования команды.

 

1.4 Особенности команды руководителей

 

Будем называть управленческую команду – высокоэффективными отношениями менеджеров организации. Подводя итоги характеристики команды, необходимо выделить ее отличительные особенности:

1. Способность к нововведениям, развитию, возможность достижения общей цели организации и финансового успеха.
2. Обмен опытом и непрерывность образовательного процесса внутри команды и каждого члена команды.
3. Направленность на оперативное выявление потребностей команды удовлетворение потребностей членов команды, личностно-ориентированный подход.
4. Способность к рациональному и эффективному распределению ресурсов.
5. Расстановка приоритетов в пользу достижения целей организации.
6. Способность совместно работать, как одно целое, создавать условия для инициативы каждого члена команды.
7. Навыки лидера стратегического планирования и прогнозирования, оптимизм и позитивное мышление.
8. Внимательность к психологическим аспектам коммуникации, этике деловых отношений, воспитанию персонала.
9. Способность к мониторингу ситуации внутри команды, своевременное отслеживание проблем.

Таким образом, основная отличительная особенность команды – ориентация на человека: на его способности, потребности, желания, его потенциал, опыт, качество его жизни. Команда заботится о каждом своем члене, создавая для него необходимые условия повышения его личной эффективности.

Выделим положительные и отрицательные моменты в формировании команды.

Среди "плюсов" организации команды:

• Скорость решения поставленных задач.
• Возможность генерировать идеи, решать нестандартные задачи.
• Повышение качества работы каждого отдельного сотрудника.
• Взаимная помощь, поддержка и взаимовыручка.
• Команда самоорганизована и не требует контроля.
• Команда способствует повышению статуса организации и формирует имидж.
• Команда вызывает доверие у клиентов компании, что при водит в увеличению заказов.
• Единство ценностей у всех членов команды.
• Личностный и профессиональный рост членов команды.

В то же время команда – это не универсальное лекарство против всех болезней и имеет свои недостатки:

• Длительность процесса создания команды, потери времени.
• Дороговизна команды: необходимы расходы на обучение сотрудников, а также на повышение заработной платы.
• "Человеческий фактор": команда большое значение начинает придавать психологической составляющей бизнеса, и иногда принимает решения, руководствуясь этими соображениями.
• Отсутствие четкой иерархии и субординации.
• Невозможность заменить члена команды без внесения изменений в структуру взаимоотношений.
• Зависимость команды от отношений в коллективе, от командного духа.

 

Глава 2. Характеристика процесса формирования команды

 

2.1 Методология создания команды  руководителей

 

Формировать команду должен лидер. Лидер команды должен конкретно представлять цель команды, которую ему придется создавать. Лидер коллектива должен быть в курсе потребностей своей группы и иметь достаточно четкую перспективу создания коллектива через прохождение нескольких последовательных этапов развития.

Для того, чтобы создать эффективную команду, лидер группы должен проявлять открытость при ее создании, разделять ценности со всеми членами группы, выдавать им обратную связь на каждом этапе формирования команды.

Существует много методов формирования команды и нельзя сказать, что есть один универсальный. Поэтому нужно знать плюсы и минусы каждого метода и выбирать более подходящий для конкретной ситуации.

При создании команды управленцев должны соблюдаться следующие правила :

1. все члены группы должны четко представлять цель создания команды и совместной работы,
2. распределить четко функции между сотрудниками,
3. всех сотрудников известить о том, какими умениями и навыками обладает тот или иной человек,
4. начинать решать малые задачи и проблемы, чтобы укрепить командный дух и научиться совместной работе,
5. получить согласие всех членов команды выполнять условия коллектива,
6. составить четкий план и график работы,
7. советоваться с сотрудниками в процессе работы, чтобы укрепить доверие,
8. поощрять открытость и честность,
9. не подавать ложные надежды,
10. максимально информировать сотрудников о работе, задачах и результатах,
11. делегировать полномочия.

Определить, что команда сформирована, можно по следующим признакам: все сотрудники представляют цель, организационная структура коллектива соответствует поставленной цели, в группе члены задумываются над методами работы, и стараются их усовершенствовать. Кроме того, дисциплина на высоком уровне, команда самостоятельно регулирует сотрудников, люди обсуждают совместно проблемы и находят пути решения, коллектив поддерживает всех своих членов и создает дружеские взаимоотношения, отношения в группе открытые, и сотрудники готовы встречать трудности и преграды на своем пути.

Для того чтобы выбрать метод формирования команды, нужно сначала собрать информацию, проанализировать ее и после этого сделать выбор.

Сбор информации о персонале осуществляется следующими способами: самообследование, интервьюирование, беседа, активное наблюдение в течение всего дня, моментные наблюдения, фотография рабочего дня. Этими способами можно выявить проблемы на предприятии и выявить потребность в персонале и создании команды.

Среди методов анализа выделяют следующие :

• экономический анализ (экономические расчеты эффективности персонала и потребностей в изменениях),
• системный (общий анализ по заданным параметрам),
• сравнительный (сравниваются эффективная и неэффективная группа людей),
• декомпозиция (расписываются бизнес-процессы предприятия или проекта по уровням),
• структуризация целей (выстраивается четкая структура целей предприятия, рассчитывается потребность в персонале на выполнение каждой цели и определяются критерии эффективности),
• нормативный (сравнивается коллектив по заданным параметрам с установленными нормативами),
• экспертно-аналитический (создается экспертная группа. Которая анализирует полученную информацию).

При формировании команды используют следующие методы:

Системный подход. Системный анализ служит методическим средством системного подхода к решению проблем совершенствования системы управления персоналом. Системный подход ориентирует исследователя на изучение системы управления персоналом в целом и составляющих ее компонентов: целей, функций, организационной структуры, кадров, технических средств управления, информации, методов управления людьми, технологии управления, управленческих решений; на выявление многообразных типов связей этих компонентов между собой и внешней средой и сведение их в единую целостную картину. Внешней средой для управления персоналом являются не только другие подсистемы системы управления данной организации (например, подсистема управления внешними хозяйственными связями и т.п.), но и внешние организации (поставщики и потребители, вышестоящие организации и т.п.).

Метод аналогий. Экспертная группа находит аналогию для предприятия, прямую либо косвенную. Рассматривает структуру аналогии, ее составляющие и на основании полученной информации создает новую структуру данного предприятия.

 Экспериментально-аналитический. Этот метод предполагает формирование команды экспериментальным путем. То есть команду формируют на протяжении некоторого времени. Разрабатывают изменения, вносят, получают информацию, анализируют, снова вносят изменения. И так до тех пор, пока не получают эффективную структуру.