Хозяйственная организации как большая открытая система

На рис.1 предусматривающей  хозяйственную организацию как  открытую систему, можно видеть поступление  материалов, рабочей силы, капитала.

 

Рисунок 1 - Хозяйственная  организация как открытая система

 

Технологический процесс  создается для переработки сырья  в конечный продукт, который, в свою очередь, продается заказчику.

Финансовые учреждения, рабочая  сила, поставщики и заказчики, правительство - все являются частью окружения.

В результате хозяйственной  деятельности хозяйственная организация  на выходе получает трансформированные ресурсы, ресурсы иной полезности: готовую  продукцию в конкретной номенклатуре, ассортименте, количестве, ценовой форме, отходы производства, прибыль, издержки производства, платежи разного рода, денежные средства.

Рассмотрим свойства больших  систем:

1) Неаддитивность. Большие хозяйственные системы, как правило, неаддитивны, эффект от деятельности таких систем непостоянен во времени и не всегда равен алгебраической сумме эффектов (например, прибылей) частей, в нее входящих (если формальная структура частей одинакова). Это обусловливается разным качеством персонала (его квалификацией, опытом, зрелостью и т.д.), психологией работников, ценностями, мотивацией, стилем руководства, организационной культурой, групповым взаимодействием и т.д.

2) Эмерджентность - несовпадение цели организации с целями входящих в нее частей. Например, цель компании - максимум прибыли при минимуме затрат. Цель работников обратная - получение максимальной оплаты за свой труд при минимальных затратах своей энергии. Видно, что цели не совпадают.

3) Синергичность (сотрудничество, содружество) - однонаправленность действий, интеграция усилий в системе, которая приводит к усилению (умножению) конечного результата. Если все ясно представляют конечную цель, воодушевлены ею, то возникает новая самоорганизация, с другими свойствами и характеристиками.

4) Мультипликативность - умножение эффективности системы за счет каких-либо управляющих действий или стихийных процессов (за счет внедрения новых технологий, ноу-хау, изменения системы мотивации стиля руководства и т.д.).

5) Устойчивость работы системы, которая может быть нарушена при необоснованном усложнении или упрощении организационной структуры. Опыт управления показывает, что для повышения устойчивости работы чаще приходится устранять излишние подсистемы управления и реже - добавлять новые. Процесс диалектичен: усложнение организации, далее видоизменение или реорганизация, далее упрощение и вновь склонность к усложнению.

6) Адаптивность - способность приспосабливаться к новым внешним условиям работы, саморегулироваться и восстанавливать устойчивость работы. Адаптивные организации имеют органическую структуру, т.е. каждый субъект управления (подразделение, рабочая группа, работник) может взаимодействовать с каждым. Такие организации более способны к быстрой перестройке, на первый план выходят квалификация персонала, его способность самостоятельно решать сложные задачи.

7) Централизованность - свойство системы управляться из какого-то единого центра. Все части организации в этом случае руководствуются командами из центра и пользуются заранее определенными правами.

8) Обособленность - стремление к автономности, изолированности тех или иных систем. Обособленность проявляется при решении вопросов распределения ресурсов и властных полномочий частей большой организации, конгломератных объединений, централизации и децентрализации управления. Противоречия целей и интересов между частями целого способствуют обособлению.

9) Совместимость - свойство взаимной приспособляемости и взаимной адаптивности частей системы.

10) Свойство "обратных связей" - фундаментальное свойство больших систем. Сущность обратных связей заключается в том, что информация (ресурсы, энергия) с выхода системы (или входящих в нее подсистем) поступает на вход этой системы (или подсистем, в нее входящих).

Для хозяйственной системы  принцип обратных связей работает следующим  образом. Выходная информация, например показатели хозяйственной деятельности, под действием различных обстоятельств  постоянно варьируются во времени, далее происходит их анализ и сравнение  с поставленными целями (вход системы). По результатам сравнения принимаются  управленческие решения, корректирующие, если необходимо, работу системы. В  результате обеспечивается адаптивность системы (приспособление ее к новым  условиям работы) и оперативность (гибкость) ее управления. Обратные связи могут выполнять и негативную роль. Например, в подсистеме "персонал" размер вознаграждения влияет на затраченные трудовые усилия и полученные результаты. Если вознаграждение за труд будет несоизмеримо с усилиями, то система начнет саморазрушаться, мотивация в процессе труда начнет падать, результаты труда (объем продукции, ее качество) также уменьшатся.

Исследования показывают, что большие и сложные организационные  системы имеют тенденцию к  дальнейшему росту и расширению. Они получают определенный запас  прочности, выходящий за пределы  обеспечения только выживаемости. Многие подсистемы в рамках системы имеют  возможность получать энергии больше, чем требуется для производства своей продукции.

Считается, что стабильное положение применимо к простым  системам, но на более сложном уровне оно становится одним их факторов сохранения системы через рост и  расширение.

 

4.Система организационных  отношений

Итак, организации как  открытые системы, имеют вполне определенную особенность, отличающую ее от закрытой: развитие открытой системы по пути большей специализации своих  элементов и усложнения организационной  структуры, расширения своих границ или создания новых хозяйственных  систем с более широкими границами  обусловливает внешняя среда.

Открытые системы находятся  в динамическом взаимодействии с  окружающим миром: изменения внешних  факторов влияют на один или несколько  атрибутов системы, и наоборот, изменения  в системе воздействуют на внешнюю  среду. Открытые системы имеют, однако, некоторые специфические черты, которые необходимо знать тем, кто  изучает организации. Одна из таких  черт - это признание взаимозависимости  между системой и внешним миром. Существует граница, отделяющая систему  от ее окружения. Изменения в окружении влияют на один или несколько атрибутов системы, и наоборот, изменения в системе воздействуют на окружение.⁷

К внешней среде организации  относятся: поставщики, конкуренты, покупатели (клиенты), партнеры по бизнесу, государство  и его структуры, культура народа, профсоюзы, состояние экономики  и НТП, политические факторы, международное  окружение. Первые пять факторов относятся  к внешней среде прямого действия. Последние пять - к внешней среде  косвенного действия. Внешняя среда  организации схематично представлена на рис.2.

 

Рисунок 2 - Внешняя среда  организации

 

Внешние связи для организации  имеют существенное значение. Они  оказывают большое влияние на эффективность функционирования организации. Организация должна отражать внешнюю  среду. В основе ее построения лежат  предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или  этического характера.

По характеру влияния  выделяют 2 группы внешних связей:

1) связи, оказывающие прямое  влияние (поставщики, потребители,  конкуренты, законодательство, законодательная  база, ставка налога - показывает  как относится государство и  организация);

2) связи, оказывающие косвенное  влияние (состояние мировой экономики,  политическая обстановка в стране, научно-технический прогресс).

Организация должна создаваться  так, чтобы она нормально функционировала, получала вклад в общую работу со стороны всех ее членов и эффективно помогала работникам достигать поставленных целей и в настоящее время, и в будущем. В этом смысле действенная  организация не может быть статичной. Она должна быстро узнавать обо всех изменениях среды, представлять их значение, выбирать наилучшею ответную реакцию, способствующую достижению ее целей, эффективно реагировать на воздействия среды. Без границы не существует системы, и граница или границы определяют то, где начинаются и заканчиваются  системы или подсистемы. Границы  могут быть физическими, иметь психологическое  содержание через такие символы, как названия, форма одежды, ритуалы. Концепция границ требуется для  более углубленного понимания систем.

Принципиальное значение для функционирования организаций  имеет обратная связь. Открытее системы  постоянно получают информацию из своего окружения. Это помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению отклонений от принятого курса. Здесь под  обратной связью понимается процесс, позволяющий  часть выходной продукции получить обратно в систему в виде информации или денег для модифицирования  производства той же выпускаемой  продукции или налаживания выпуска  новой продукции.

Внутренняя среда организации  формируется в соответствии с  целями и задачами организации; в  соответствии с возможностями организации (финансовыми, материальными). Внутренняя среда организации схематически показана на рис.3.

 

Рисунок 3 - Внутренняя среда  организации

 

Она определяется структурой организации (например, "снабжение  – производство – финансы - отдел  кадров - сбыт продукции"); качеством  кадрового состава организации; системой управления; трудовыми или  технологическими процессами; уровнем  разделения труда, коммуникациями в  организации.

Каждая часть организации  выполняет свои определенные функции. Для того чтобы поддерживать отдельные  части в одном организме и  формировать завершенное целое, в каждой системе осуществляется интеграция. Для этого используются такие средства, как координация  уровней иерархии управления, прямое наблюдение, правила, процедуры, курс действий.

Системный подход изучения организации требует изучения всей совокупности связей, которые существуют между отдельными подразделениями  организации тоже как системы. Это  система связей является формой существования  организационных отношений и  отражает существование организации. В составе системы организационных  отношений (связей) выделяют группы однородных связей по какому-либо признаку, т.е. используется классификация.

1) Классификация, в которой  отражён различный статус:

Вертикальные связи - связи  между подразделениями различного уровня.

Горизонтальные связи - связи  между подразделениями одного уровня (между цехами).

2) Классификация по направлениям  связей: прямые связи и обратные  связи. Прямые и обратные связи  могут быть вертикальными и  горизонтальными.

3) Классификация по содержанию  связей:

Воздействие - однонаправленная связь; инициатором этой связи могут  быть подразделения различного уровня (могут быть по вертикали и по горизонтали, может быть и субъект  и объект).

Противодействие - отрицательная  обратная связь.

Взаимодействие - положительная  обратная связь.

Значимость изучения системы  отношений связей этой классификации  определяется тем, что деятельностью  любой организации является организация  деятельности всех этих связей, совершенствование  этих связей, т.е. создание условий для  наиболее полного проявления этих связей.

Перечисление группы отношений  связей образуют систему внутренней связи внутри организации.

 

Заключение 

 

Итак, завершая работу, отметим  следующее.

Мы рассмотрели хозяйственную организацию как систему; выявили общие признаки, которые делают тождественными понятие "система" и "организация".

Система определяется как  совокупность элементов, находящихся  в отношениях и связях друг с другом, которая образует некоторую целостность, единство. Термин "организация" также можно рассматривать как упорядоченное состояние элементов целого, что весьма близко к определению понятия "система".

Основные признаки системы:

Наличие множества отдельных  элементов.

Наличие взаимосвязей между  отдельными элементами.

Целевая направленность функционирования множества и отдельных частей; при этом должна существовать единая цель для всей системы, но единая цель подчиняет цели отдельных элементов.

Автономность функционирования отдельных частей.

Иерархичность строения системы (соподчинённость отдельных частей).

Управляемость системы, т.е. любая система должна содержать  механизм управления.

Любая организация должна иметь эти свойства системы.

Каждая система подвержена изменениям и процессы изменений  происходят, организуя или дезорганизуя те или иные целостные образования, которые мы называем системами. На этой основе рушатся старые и возникают  новые системы, отражая результаты организационных преобразований, суть понятия "организация" как организующая и дезорганизующая деятельность природы и человека.

Системный подход к изучению организации позволяет обеспечить надёжность, эффективность функционирования организации. Если организация не обладает какими-либо из перечисленных свойств, то качества эффективности резко  снижаются и она может даже прекратить своё существование.

Такова, в основном, сущность организации как системы. Понимание сущности организаций расширяется благодаря ознакомлению с их внутренней и внешней средой.