Функции управления: состав, эволюция, процедуры, операции

Логические операции и  процедуры выполняются в определенной заранее заданной последовательности, т. е. по разработанному алгоритму. Они  могут быть оговорены, регламентированы соответствующими инструктивными или нормативными документами. Логические операции проще творческих, но также требуют от работников управленческого аппарата специальной подготовки.

Технические операции (например, размножение документов, доставка почты) характерны наибольшей частотой повторения, более просты по исполнению, не требуют высокой квалификации работника.

Логические и технические  операции могут быть в значительной степени механизированы, поэтому  широкое внедрение технических  средств в процессы управления производством  обеспечивает снижение трудоемкости, затрат живого труда, способствует сокращению затрат на содержание административно-управленческого  аппарата.

В труде многих работников управленческого аппарата преобладают  элементы творчества. Удельный вес  творческих операций у руководителей  составляет до 60 %, у специалистов —  до 40 %. В труде технических исполнителей логические операции составляют до 20 %, а остальные затраты рабочего времени приходятся на технические  операции (сбор, обработку информации, подготовку и оформление документации и др.).

Классификация операций и  процедур по основным признакам представлена на рис. 24.

Операции и процедуры  в зависимости от их содержания могут  быть информационными (поиск, сбор, передача, обработка, хранение разнообразной  научно-технической, экономической, оперативно-производственной информации); логико-мыслительными (выработка и принятие управленческих решений по различным вопросам); организационными (подбор и расстановка кадров, постановка задач исполнителям, инструктаж, оперативное планирование, организация трудовых процессов, административное распорядительство, координация, контроль исполнения).

В зависимости от количества элементов в операциях и операций в процедурах они могут быть простыми и сложными. Простые операции содержат до 20 элементов, сложные операции — 20—30 элементов, а процедуры — 100—1000 операций.

По степени повторяемости  различаются повторяющиеся (рутинные) и неповторяющиеся операции и  процедуры. Первые постоянно выполняются  работниками управленческого аппарата. Они поддаются измерению, анализу, нормированию и проектированию. Например, в структуре затрат рабочего времени  технических исполнителей такие  операции и процедуры занимают до 80 %. Это позволяет осуществлять нормирование труда данной категории работников, в труде которых большое место  занимают повторяющиеся процессы. Для  деятельности специалистов и руководителей  всех уровней более характерны неповторяющиеся (творческие) операции (процедуры).

По уровню механовооруженности  различают процедуры ручные (выполняемые  без применения оргтехники), механизированные и автоматизированные (выполняемые  с помощью различных средств  вычислительной и организационной  техники).

По характеру сочетания  во времени управленческие операции и процедуры подразделяются на три  основных типа: последовательные; параллельный; параллельно-последовательные (рис. 25). Сущность последовательного типа сочетания  управленческих операций (см. рис. 25, А) заключается в том, что каждая последующая операция начинается только после завершения предыдущей. По такой  последовательной технологии выполняется  приведенная выше операция передачи распоряжения начальника (например, цеха).

 

 

Параллельный тип (см. рис. 25, Б) характеризуется одновременным  выполнением различных операций и процедур; он применяется для  ускорения процесса (например, параллельная работа различных подразделений  предприятия над соответствующими разделами пятилетнего плана или годового отчета).

Параллельно-последовательный тип (см. рис. 25, В) предусматривает частичное  совмещение смежных операций во времени  и пространстве (например, руководитель принимает решение после визуального  ознакомления с информационным материалом, представленным исполнителем, которому может быть также поручена организация  исполнения решения). При этом возможны два варианта временных характеристик  этого метода: первый, когда продолжительность  операции а (сбор и переработка информации) или в (организация исполнения решения) больше продолжительности операции б (выработка и принятие решения); второй, когда операция б продолжается дольше, чем а и в вместе или  отдельно взятые. Этот временной параметр связан главным образом с эрудицией  и стилем работы руководителя, который  может принять решение быстро, без задержки или отложить его  на какое-то время.

 

2. Методологический подход
1. Классификация функций управления

Функции управления - это  конкретный вид управленческой деятельности (осуществляется специальными приемами и способами), а также соответствующая организация работ.

Одним из основных компонентов, составляющих содержание управления, являются функции⁶. Таким образом, для выполнения той или иной относительно простой работы необходимо заранее определить, что нужно в итоге получить, как организовать дело, мотивировать и проконтролировать его выполнение. Это и есть функции управления. Хотя со временем техника управления и усовершенствовалась, основополагающие управленческие функции остались сравнительно неизменными.

Каждая функция менеджмента  представляет собой сферу действия определенного процесса управления, а система управления конкретным объектом или видом деятельности - это совокупность функций, связанных  единым управленческим циклом. В этом суть процессного подхода к исследованию функций менеджмента.

Анри Файоль, которому принадлежит  разработка теории административного  управления, в начале ХХ в. выделил  пять исходных функций, или элементов, административного процесса: предвидение, организация, распорядительство, согласование, контроль. Но очень часто говорят лишь о четырех функциях управления - планирование, организация, мотивация и контроль.

Отметим главные особенности  функций менеджмента. Важная особенность функций менеджмента, обусловленная спецификой российской экономики, заключается в потребности высокой степени адаптивности к изменениям внешней и внутренней среды. Функции менеджмента, помимо их интеграционной роли, обеспечивают адаптацию производственно-хозяйственных систем к новым и часто изменяющимся государственным регулятором, а также адаптацию к новым рыночным условиям во всех сферах хозяйственной и социальной деятельности.  
Под адаптивностью понимается способность сохранения качественной определенности функции менеджмента при изменениях социально-экономической среды.

Процесс управления раскрывается в его функциях, которые возникли в результате разделения и специализации труда в сфере управления⁷.

Функции управления имеют  специфический характер, особое содержание и могут осуществляться самостоятельно, быть как не связанными между собой, так и неразрывно связанными, более  того, они как бы взаимопроникают  друг в друга. Иными словами, в  системе управления все управленческие функции объединены в единый целостной  процесс.

Все многообразие функций  управления разделяют на общие и  конкретные.

Общими функциями являются: прогнозирование и планирование; организация, координация и регулирование; мотивация; контроль, учет и анализ.

К числу конкретных функций  относят производственные функции  управления (обеспечение сырьем, технологические, организации труда и т.п.), экономические  функции по обслуживанию производства, функции управления научно – техническим  прогрессом и др.

Функции интересны тем, что  в систематизированном виде могут  дать полное представление о процессах  мотивации, воздействия и взаимодействия от зарождения идей до их реализации, оценки результата и появления последствий. Основные функции характеризуют  воздействие, обусловливая его определяющие средства, реализация которых может  обеспечить требуемый результат.

Планирование как основная функция менеджмента представляет собой виды деятельности по формированию средств воздействия, обеспечивающих единое направление усилий всех членов фирмы на достижение общих целей⁸. Планирование как процесс управления включает разработку и реализацию средств воздействия: концепцию, прогноз, программу, план. Каждое из средств воздействия имеет свою специфику и условия использования.

Прогноз - научное предвидение  возможного состояния фирмы, корпорации, экономики, общества в будущем. Прогнозы в бизнесе разрабатываются по сложным социально-экономическим  проблемам, как правило, на долгосрочный или среднесрочный период⁹. Чаще всего прогноз используется в стратегическом управлении.

Программа - законченный  комплекс заданий, мероприятий, работ, объединенных общей целью, имеющий  конкретный конечный результат, требующий  привлечения значительных ресурсов, осуществляемый совокупностью взаимодействующих  органов, организаций, лиц разных функциональных сфер экономики.

Организация как основная функция менеджмента представляет собой вид деятельности людей  для достижения целей. При реализации данной функции оперируют категориями: процесс, система, коммуникации, организационно-стабилизационные методы и организационно-распорядительные средства. Организация как функция  менеджмента формирует объект, совершенствует его, разрабатывает режимы функционирования, создает механизмы адаптации  в изменениях внешних и внутренних связей в системе управления. Поэтому  организация управления - формирование условий устойчивости и гибкости социально-экономической системы  на основе комплексного подхода с  учетом системных и ситуационных факторов. Организация как основная функция менеджмента ориентирует  производственно-хозяйственную систему  во времени и пространстве. Ее назначение - постановка, определение и формулирование целей управления в соответствии с потребностью общества в производимой фирмой продукции (услугах), в обосновании  ресурсообеспеченности целей и  реализуемости в соответствии с имеющимся потенциалом.

Мотивация как основная функция  менеджмента связана с процессом  побуждения себя и других людей к  деятельности через формирование мотивов  поведения для достижения личных целей и целей организации¹⁰. В процессе мотивации предполагается использование определенной последовательности взаимозависимых категорий: потребности людей - интересы людей - мотивы деятельности - действия людей.

В качестве мотивов могут выступать причастность к крупной компании, к решению значимых проблем, заинтересованность в интересных коммуникациях, потребность в формировании карьеры. Можно сказать, что мотивы, побуждающие человека к активной, производительной, творческой работе, многогранны, как многогранен сам человек и общественные отношения, которые оказывают на него воздействие.

Стимулирование - основная функция, связанная с процессом активизации  деятельности людей и коллективов  путем использования стимулов, рычагов  и способов формирования интересов  и мотивов деятельности. Отсюда следует, что функция стимулирования основывается на процессах мотивации, преобразуя их в стимулы, воздействующие на поведение  и деятельность преимущественно  коллективов и фирм.

Наиболее действенно в  настоящее время экономическое  стимулирование работников. Самый чувствительный стимул, применяемый к работнику - размер заработной платы и своевременность  ее выплаты.

Контроль как основная функция менеджмента объединяет виды управленческой деятельности, связанные  с формированием информации о  состоянии и функционировании объекта управления, изучением информации о процессах и результатах деятельности (анализ), работой по диагностике и оценке процессов развития и достижения целей, эффективности стратегий, успехов и просчетов в использовании средств и методов управления.  

 

2. Применение функций управления на примере ресторана «Starlite Diner».

Рассмотрим методы управления персоналом на примере ресторана «Starlite Diner». Сначала введем понятие ресторан.

Ресторан - общедоступное предприятие  общественного питания, предоставляющий  потребителям широкий ассортимент  блюд сложного приготовления, в основном по индивидуальным заказам. В ресторане  высокий уровень обслуживания сочетается с организацией отдыха посетителей. Рестораны организуют обслуживание съездов, конференций, официальных  вечеров, приемов, семейных торжеств, банкетов, проведение тематических вечеров.

Starlite Diner - это сеть американских  ресторанов в России, которые  поддерживают все стандарты американской  кухни.

Управление рестораном осуществляется генеральным менеджером через четырех  менеджеров (bar-manager, servers-manager, floor- manager, kitchen-manager). Каждый менеджер отвечает за свой департамент (отдел) и за всех сотрудников  данного департамента. Существует несколько  функций, которые должны выполнять  менеджеры данного ресторана:

-прогнозирование и планирование;

-организация работы;

-координация и регулирование;

-активизация и стимулирование;

-контроль, учёт и анализ.

Функцию планирования выполняет генеральный  менеджер, разрабатывает план работы ресторана, каждого его структурного подразделения и через менеджеров доводит до всех членов коллектива.