Управленческое общение: сущность, функции и приемы оптимизации

 

Федеральное агентство  по образованию

Белгородский  Государственный Университет

 

 

 

 

Кафедра управления персоналом

 

 

 

 

 

 

 

Реферат на тему: «Управленческое общение: сущность, функции и приемы оптимизации»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

выполнила студентка:

Шлютова А.М.

Проверил: Астахов  Ю. В.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     Белгород 2011

 

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………...3

Глава 1.Сущность управленческого общения ……………………..……..….....5

1.1 Понятие управленческого общения ………………………..……..…………5

1.2 Функции  управленческого общения …………………..………………….....8

1.3 Приемы оптимизации ………………………………..……………………...10

Глава 2.Практический опыт..……………………………………..……………..13

2.1 Жанры общения руководителя с подчинёнными……………….................13

2.2 Организация  системы коммуникаций в процессе  управления.…….…….14

Заключение  ………………………………………………………………………18

Список используемой литературы………………… ……………………..........20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Общение – это специфическая форма  взаимодействия людей на основе непрерывного обмена информацией. Межличностное  общение возникает между различными людьми в формах руководитель –  подчиненный – сотрудник –  друг и других более сложных формах общения нескольких людей.

Личностное  общение имеет место в простых  формах взаимоотношений руководителя с подчиненным, сотрудников между  собой, когда существуют два субъекта коммуникаций. Вербальное, или словесное, общение возникает в процессе устного или письменного обмена информацией. Невербальное общение  имеет место, когда используются другие знаковые формы передачи информации, например жесты, мимика, звуки, поза и  т.д.

Управленческое  общение включает в себя три основных этапа: выдача распорядительной информации, получение обратной информации, выдача оценочной информации. Управленческое общение – служебное общение руководителя с подчиненными. Его цель – отдать распоряжение, посоветовать, получить информацию о выполнении задания, дать оценку исполненного.

Управленческое  общение имеет определенные особенности: оно исходит из определенных целей  и побуждений (необходимость ставить  задачи, выдавать распорядительную информацию, предъявлять требования и т.д.); включает то или иное его поведение (речь, мимика, жесты), эмоции и чувства (симпатии, антипатии, удовлетворенность, огорчение), познание (восприятие руководимых, мышление, воображение, представление), волю (выдержка, самообладание, саморегулирование), анализ результатов состоявшегося общения.

Актуальность  данной темы состоит в том, что эти особенности в той или иной мере проявляются в групповом и индивидуальном управленческом общении руководителя. Вне общения невозможно организовать общую деятельность, обмениваться необходимой для ее успеха информацией. В процессе общения выражается отношение руководителя к подчиненным, устанавливается взаимопонимание и эмоциональное единство, передаются по механизму внушения и подражания его психические состояния, готовность к сотворчеству и сотрудничеству.

Инициатива  в общении дает возможность руководителю влиять на решение ряда ближайших  и отдаленных задач, обеспечивает соответствие своих воздействий как целям  общей деятельности, так и настроениям, чувствам, ожиданиям подчиненных, создавать  нужный морально–психологический климат, мобилизовывать их на активную и творческую деятельность, преодолевать неуверенность, пассивность, учитывать индивидуальные и другие особенности, воздействовать на взаимоотношения и развитие личности и коллектива, предупреждать конфликты.

Для нормальной, эффективной организации труда  и для управления совместной координированной деятельностью большое значение имеет коммуникация, т.е. всё, что  связанно с приёмом, передачей и  переработкой информации. Здесь необходима синхронизированность, правильное и  точное понимание передаваемого, чтобы  последующие действия были также  целенаправленны и эффективны. Многое поэтому зависит от организации, построения коммуникативной связи  и структуры в социальной группе и в организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1.Сущность управленческого общения

1. Понятие управленческого общения

Прежде  чем приступить к рассмотрению содержания и особенностей общения руководителя и подчинённого, необходимо ввести понятие управленческого общения, поскольку термин «деловое общение» является слишком широким для  этой ситуации. Ведь он охватывает и  общение, например, врача и пациента, педагога и учащегося. В общении  руководителя и подчинённого ярко выражен  ролевой характер, неравномерно распределены инициативы и обязанности, ответственности, определяющие зависимость одного участника  общения от другого.

Таким образом, управленческое общение – это  деловое общение между

субъектом и  объектом управления в социальных организациях, осуществляемое знаковыми средствами, обусловленное потребностями управления их деятельностью.

Предметом анализа  в данной работе будет в основном межличностное

общение, то есть общение начальника и подчинённого.

Общение руководителя с подчинённым неразрывно связано  с управленческой деятельностью  вообще. Идея «вплетённости общения» в управление позволяет детально рассмотреть вопрос о том, что  именно в деятельности руководителя определяет общение. В целом же можно  констатировать, что посредством  общения организуется и реализуется  управление. Благодаря присущей ему  функции воздействия, общение позволяет  согласовывать действия различных  его участников.¹

Структура управленческого  общения.

Как правило, в общении выделяют три стороны: коммуникация, понимая в

узком смысле слова как обмен информацией  между субъектом и объектом

управления; интеракция – их взаимодействие, предполагающее определённую форму организации совместной деятельности; межличностная перцепция – процесс взаимопознания объектом и субъектом управления друг друга как основа для их взаимопонимания.

КОММУНИКАТИВНАЯ СТОРОНА.²

В процессе общения субъект и объект управления обмениваются разного рода информацией. Не менее важен также осуществляемый в ходе общения обмен настроениями, интересами, чувствами. Это предстаёт как коммуникативный процесс. Комплекс знаков, используемых в данном случае (речь, жесты и так далее), направлены на обеспечение исполнения принятого решения.

Специфика коммуникативных  процессов проявляется в следующих

особенностях:

  - В характере процесса обратной связи;

  - Наличии коммуникативных барьеров;

  - Наличии феномена коммуникативного влияния;

  - Существование различных уровней передачи информации.

С точки зрения эффективности управления, для руководителя очень важно

понимание этих особенностей и их учёт в повседневной деятельности. Кроме

того очень  важно правильно понимать назначение и уместность следующих

знаковых  систем:

- Вербальные средства коммуникации – речь, пара- и экстралингвистические

системы (интонация, неречевые вкрапления в речь –  паузы и так далее)

- Невербальные, или экспрессивные, средства коммуникации – оптико-

кинетическая  система знаков (жесты, мимика, пантомимика), система

организации пространства и времени коммуникации, система «контакта

глазами».

Каждая в  отдельности знаковая система являет собой некий рычаг в

установлении  правильного (корректного), зависящего от ситуации, контакта с подчинёнными, умение влиять на его психику и его внутреннее состояние без непосредственного вмешательства. Невозможно, например, создание

доброжелательной  и доверительной атмосферы в  беседе, если один из её

участников своим внешним видом постоянно подчёркивает своё превосходство. В результате нарушается один из основных принципов проведения беседы –создания атмосферы взаимного доверия. Интеллектуальный потенциал подчинённого в таком общении скорее всего не будет использован.³

ИНТЕРАКТИВНАЯ СТОРОНА

В результате взаимодействия объекта и субъекта управления решение

принимается последним, то есть вышестоящим. И задача взаимодействия

усложняется тем, что объект управления должен её воспринять на уровне

побуждения  к действию. Стратегии общение, избранные  руководителем (в

большинстве случаев неосознанно), определяет стиль общения и управления.

В литературе описаны пять основных типов управляющих  в зависимости от

направленности  руководителя на интересы дела или  на заботу о

взаимоотношениях  с людьми:

1. «либерал»  (максимальное внимание к людям,  минимальное внимание к

работе);

2. «организатор»  (высокая ориентация на эффективную  работу в

сочетании с  доверием и уважением к людям);

3. «манипулятор»  (умеренное внимание к работе, незначительное

внимание  к людям);

4. «пессимист»  (незначительное внимание к производству  и к людям);

5.«диктатор» (максимальное внимание к работе, незначительное

внимание  к людям).

ПЕРЦЕПТИВНАЯ  СТОРОНА

С точки зрения эффективности управления, процесс  восприятия объекта и

субъекта  управления друг другом не являются равноценным. Каждый

руководитель  понимает, насколько важно сформировать необходимый образ у подчинённого. В менеджменте существует даже такое понятие как

самопрезентация руководителя. Вместе с тем, особенность  именно этой стороны делового общения в управлении зачастую не учитывается.

Межличностная перцепция – процесс взаимопознания субъектами общения друг друга как основа для их взаимопонимания. Эта сторона управленческого

общения включает в себя определённые механизмы взаимопонимания  и

прогнозирования поведения партнёра. Важную роль при  этом играют

коммуникативные барьеры, механизмы психологической  защиты личности.

1.2 Функции управленческого общения

Предмет изучения общения руководителя с подчинённым является

многосторонним  и неоднозначным В процессе взаимодействия субъект и объект управления выполняют сотни различных функций, которые в свою очередь подразделяются на интегральные (охватывающие деятельность организации в целом) и локальные (осуществляющие непосредственно конкретное общение).

Для такого аспекта рассмотрения, как этика  делового общения в

управлении, наиболее важны следующие функции:

1. Функция социализации. Включаясь в совместную деятельность и общение,

молодые сотрудники не только осваивают коммуникативные  умения и

навыки, но и  учатся быстро ориентироваться в  собеседнике, ситуации

общения и  взаимодействия, слушать и говорить, что также очень важно

как в плане  межличностной адаптации, так и  для осуществления

непосредственной  профессиональной деятельности. Важное значение имеет

приобретаемое при этом умение действовать в  интересах коллектива,

доброжелательное, заинтересованное и терпимое отношение  к другим

сотрудникам.

2. Контактная функция. Цель этой функции – установление контакта как

состояния обоюдной готовности руководителя и подчинённого к приёму и

передаче  сообщения и поддержания взаимосвязи  в форме

взаимоориентированности.

3. Координационная функция, цель которой – взаимное ориентирование и

согласование  действий различных исполнителей при  организации их

совместной  деятельности.

4. Функция понимания, то есть не только адекватное восприятие и

понимание смысла сообщения, но и понимание партнёрами друг друга (их

намерений, установок, переживаний, состояний  и так далее).