Информационные и коммуникационные техногогии в системе государственного управления

Рисунок 11 – Структурная схема основного архива

Но порядок, в этих самых отделах если можно навести, то только на некоторое время, потому что нет системы, где бы отражалось движение документа от момента поступления до момента уничтожения, где бы всегда можно было отследить в какой папке, на какой полке и где лежит определенная декларация, письмо, либо иной документ.

Все эти условия можно соблюсти при внедрении системы управления документами (СУД), или электронного архив.

Система электронного архива — система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск. Создание такого электронного архива позволит существенно повысить эффективность работы функциональных специалистов, деятельность которых подразумевает непосредственную работу с содержанием документа.
              Система автоматизации архивного делопроизводства необходима для архивного подразделения предприятия. Помогает формировать архивные дела, номенклатуру дел, вести учет, контролировать даты обязательного хранения и т.д.

Основные цели внедрения электронного архива указаны на рисунке 12.

Рисунок 12 – Структурная схема «Цели внедрения электронного архива»
 

Работа с электронным архивом поможет:

                  увеличить производительность труда сотрудников за счет сокращения времени на поиск документов, их копирование и рассылку, а также оперативный доступ исполнителей к критически важным документам как из локальной сети предприятия, так и удаленно;

                  уменьшить затраты на обработку бумаги, на оборудование, на хранение;

                  классифицировать документы по разным признакам, собирать, обрабатывать документы в гораздо большем количестве, чем ранее, получать доступ к документам более быстро, отслеживать все действия, произведенные над документами;

                  защитить документы от потерь или повреждений и несанкционированного доступа;

                  предоставить быстрый и своевременный доступ высшего руководства компании к текущей и архивной информации и позволит принимать взвешенные решения и в кратчайший срок.

                  поможет обслуживать запросы лучше: при работе с электронным архивом время поиска документа, а, следовательно, время реакции на запрос гораздо меньше, чем при работе с бумажными документами, следовательно, клиент получает ответ быстрее.

Электронный архив относится к классу систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management). Множество организаций приходит к его внедрению через использование сетевых папок общего пользования, но еще не будучи готовыми к внедрению систем электронного документооборота, зачастую громоздких и сложных, поэтому электронные архивы позиционируют как основу документооборота.

Электронный архив имеет свои особенности, он:

                  не допускает изменение документа;

                  позволяет существовать единственной финальной версии документа;

                  запрещает удаление документов, кроме строго контролируемой ситуации;

                  должен включать строгие правила хранения;

                  должен включать строго упорядоченную структуру документов (классификационную схему), которая задается администратором;

                  может поддерживать ежедневную работу, но в первую очередь предназначен для обеспечения защищенного хранения значимых документов.

              Электронный архив включает следующие базовые функции:

                  управление документами и иерархической структурой архива (check-in/check-out, безопасность, управление сервисами, назначение документам атрибутов);

                  имиджинг документов (оцифровка, трансформация, представление в разных форматах бумажных документов);

                  поточный ввод - ускорение занесения большого массива типовых и разнородных документов в систему;

                  управление Web-контентом;

                  системы сообщений, позволяющие пользователям обмениваться сообщениями, а также назначать задачи и отслеживать статус их выполнения.

В зависимости от разновидности системы архива и ее предназначения, появляются специфичные функции, например:

                  для систем автоматизации архивного делопроизводства - формирование и оформление архивных дел, автоматическое формирование номенклатуры дел, учет и контроль использования дел;

                  для архивов нормативно-технической документации - функция актуализации, напоминающая пользователю о необходимости проверить актуальность представленного в системе стандарта;

                  для архивов финансовой (платежной) документации - функция выборки, позволяющая в кратчайшие сроки вывести весь необходимый перечень документов, требующийся, например, для налоговых проверок.

При внедрении данной системы, количество этапов зависит от того, чьими силами будет выполняться такой проект — самой организации или же компании-аутсорсера. В общем виде очередность такова:

1                    обследование компании. Результатом его должен стать документ, отражающий текущее состояние документов, которые будут находиться в архиве, их количество, структуру и взаимосвязи. В него также должна войти информация о подразделениях, которые будут пользоваться архивом, технической и программной базе компании, возможности интеграции с другими системами, из которых необходим доступ, а также об уровне подготовленности сотрудников. На основе этого документа пишется техническое задание;

2                    установка и настройка системы электронного архива. На данном

этапе также приобретается (при необходимости) оборудование для организации поточного ввода документов (промышленные сканеры, серверы и рабочие станции обработки документов) и для долговременного защищенного хранения данных (RAID-массивы, библиотеки на различных носителях);

3                    наполнение системы, наиболее трудоемкий процесс, включающий в себя: сканирование документов - начиная с их подготовки и заканчивая проверкой качества полученных после оцифровки изображений; ввод информации в систему, включающий в себя либо, как минимум, создание карточки электронного документа с описывающими его атрибутами, либо — полнотекстовой базы имеющихся документов, а также верификация данных;

4                    необходимо различать залповый ввод - единовременный ввод в систему большого массива документов, формирующий архивный фонд - и текущий ввод - сканирование текущих документов и их последующий ввод в систему по мере появления.

Эффективное управление документами позволяет для создания электронного архива управлять неограниченным числом документов, различных по своей структуре и содержанию. Структуризация данных в системе STOR-M 3, прозрачная и понятная процедура, позволяющая создавать различные иерархические структуры хранимых документов и описывать данные документы, благодаря имеющимся гибким инструментам взаимодействия пользователя с системой:

Менеджер структур документов позволяет:

                  создавать неограниченное количество структур и папок любой вложенности;

                  изменять иерархическую структуру архива;

                  сортировать папки и карточки структуры;

                  просматривать файлы в структуре документов архива.

Для организации поиска и оперативной работы с документами различных форматов в системе для каждого документа создается карточка документа, содержащая атрибуты документа. Набор атрибутов документа представляет собой описательные данные документа (или документов) или его метаданные.

Система позволяет гибко работать с атрибутами, предоставляя:

                  создание групп и подгрупп атрибутов;

                  создание атрибутов в группе;

                  определение типа данных атрибута;

                  назначение обязательных и необязательных атрибутов;

                  назначение значений по умолчанию;

                  внесение атрибутов и групп атрибутов в карточку;

                  наследование атрибутов от карточки к карточке;

                  импортирование атрибутов и групп атрибутов из другой карточки, как со значениями, так и без них.

                  управление видимостью атрибутов и возможность поиска по атрибутам в веб-интерфейсе;

                  поиск по атрибутам.

Менеджер справочников (предопределенных значений для атрибутов)

Справочники - это набор значений, логически связанный с атрибутами. Записи справочника используются в качестве значений атрибутов, в свойствах которых справочники подключены. Структура справочника позволяет создавать иерархию записей. Эта способность позволяет составлять значения атрибутов в виде полного пути к записи справочника. Если редактор выбрал второй уровень в качестве значения, то значение атрибута сформируется из записей первого и второго уровней. Специальный интерфейс Справочники позволяет создавать, редактировать и удалять справочники и их значения.

Создание динамических структур позволяют автоматически создавать выборки и срезы данных архива по различным критериям и представлять их в виде отдельного каталога в структуре архива, предлагая пользователям дополнительные инструменты просмотра и поиска документов.

Карточка документа является основным элементов архивной системы.

Работа с карточкой включает в себя:

                  добавление необходимых атрибутов путем простого внесения атрибутов из списка имеющихся в системе или путем импортирования;

                  редактирование значений атрибутов;

                  прикрепление к карточке файлов документов;

                  просмотр, удаление и редактирование документов, с возможностью создания версий;

                  формирование описаний документа;

                  создание ссылок на другие карточки или файлы.

Работа с файлами

Архивная система позволяет работать с файлами различных форматов. При просмотре и редактировании файла он открывается либо родном для данного файла приложении, либо во встроенном просмоторщике.

Система предоставляет гибкие возможности для работы с версиями документов. Любой документ может иметь неограниченное число версий.

Также в системе реализована возможность сканирования документов и автоматического их прикрепления к карточке.

Электронный архив имеет встроенный версионный контроль любой хранимой единицы, вплоть до значения единичного атрибута. Пользователь всегда может посмотреть историю изменений любого объекта системы и произвести возврат на нужную версию.

Поиск документов в системе осуществляется путем составления поисковых запросов по атрибутам или используется общий поиск по всем доступным данным. Поисковые запросы могут быть сохранены для дальнейшего использования.

Для эффективного поиска и представления информации в архивной системе документы могут быть описаны одним или всеми перечисленными способами на рисунке 13.

Помимо широко используемого поиска по атрибутам электронный архив

производит поиск и по содержимому прикрепленных к карточкам файлов. По умолчанию поддерживается полный офисный набор – Word, Excel, PowerPoint, Html, Txt, PDF. Другие форматы подключаются путем добавления соответствующих расширений как приобретаемых отдельно из готового набора, так и разрабатываемых под конкретные типы документов заказчика.

Рисунок 13 – Структурная схема «Способы поиска информации в электронном архиве»

Он также включает в себя встроенную интеграцию с ABBY FineReader Recognition Server, что позволяет как производить поиск по содержимому отсканированных (растровых) изображений, так и предоставлять пользователям их распознанные текстовые версии.

Все процессы, которые требуют для своего выполнения более пяти секунд, организованы в системе как фоновые. Это позволяет, например, одновременно производить импорт данных в систему, загружать или скачивать документы, производить навигацию и правку уже введенных на текущий момент данных. Пользователю не придется ждать, когда завершится одна задача, чтобы начать выполнять другую.

Заключение

В современном мире при переходе общества к постиндустриальному этапу развития, в условиях влияния глобальной информатизации на все сферы жизни общества, его политическую и экономическую системы, информационные технологии становятся неотъемлемой частью системы государственного управления.

Данная дипломная работа посвящена исследованию информационных технологий в управлении государством. В ходе работы было рассмотрено 3 части изучения данного вопроса.