Деловая переписка как чать имиджа компании

Автор: Пользователь скрыл имя, 29 Марта 2012 в 10:47, курсовая работа

Краткое описание

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи и в наши дни. Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом. Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, поэтому, от того насколько текст послания точен, грамотен, корректен, во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит, и всего предприятия в целом.

Оглавление

Введение………………………………………………………………..3
Глава 1. Деловое письмо………….....……………………………….6
1. 1. История делового письма…………………...…………...…........8
1. 2. Классификация деловых писем………………………………...11
1. 3. Правила оформления и структура деловых писем.……..……16
Глава 2. Язык деловой переписки………………………………...19
2.1. Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции……………………………………………………..22
Глава 3. Электронная переписка………………………………….25
Заключение…………………………………………………………..32
Список использованной литературы…………………………….34

Файлы: 1 файл

Курсовая работа.doc

— 244.50 Кб (Скачать)

В 19 веке, когда формирование кодифицированного литературного языка в основном завершается, начинают активно формироваться функциональные его разновидности - стили. Документы служебной переписки получили в 19 веке широчайшее распространение и в количественном отношении значительно превзошли другие типы деловых текстов. Они писались на служебных бланках, включали определенный набор реквизитов. С 1811 года, после принятия «Общего учреждения министерств», активно формируются характерные черты канцелярского стиля: формально-логическая организация текста, неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, именной характер речи, морфологическое и лексическое однообразие (превалирование именительного и родительного падежей), стандартизация.

Понятие «письмо» зародилось в 18 веке, но в начале 19 века было вытеснено общим понятием «переписка». В 20 веке унификация документов принимает необратимый характер. Были разработаны новые правила ведения служебной документации: в 1918 г. введена единая форма бланков делового письма. В 20-е годы началась работа по созданию новых стандартов.

             

1. 2. Классификация деловых писем[7]

 

Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности.

Деловое письмо - всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

Деловые (служебные) письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности.

Можно выделить несколько групп писем, каждая из которых представлена несколькими разновидностями:

1. Письма информационного характера – письма, основным назначением которых является информирование адресата. В зависимости от условий и целей информирования в этой группе выделяется несколько разновидностей.

- информационное письмо - письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Такие письма нередко носят типовой характер и рассылается по списку организациям определенного типа. В информационных письмах могут разъяснятся отдельные положения законодательных и иных нормативных актов и даваться рекомендации по их применению. (см. Приложения, письмо

№ 1)

- письмо - сообщение  - письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющий взаимный интерес. Письмо- сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос; (см. Приложения, письмо № 2)

- сопроводительное письмо – используется для отправки документов, не имеющих адресной части;

-  письмо-напоминание – Письмо, цель которого – побудить адресата выполнить взятые на себя обязательства или принятые договоренности; (см. Приложения, письмо № 3)

-  письмо-извещение – информирует о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.); как правило, эти письма рассылаются широкому кругу организаций с целью их привлечения к участию в проводимых мероприятиях; (см. Приложения, письмо № 4)

- письмо-уведомление – сообщает официальную информацию о каком-либо мероприятии или действиях, имеющих отношение к адресат. Уведомления могут публиковаться в печатных изданиях в целях оповещения большого круга заинтересованных лиц; (см. Приложения, письмо № 5)

-    рекламное письмо – письмо, предлагающее товары (услуги), стимулирующее интерес к товару и желание его приобрести. Рекламные письма условно можно разделить на две группы: письма, предлагающие товары или услуги, и письма-презентации, содержащие сведения о фирме; (см. Приложения, письмо № 6)

2. Письма, содержащие просьбу или предложение, - письма, целью которых является побудить адресата совершить определенные действия, представляющие интерес для автора письма. В этой группе писем можно выделить следующие разновидности: 

              - письмо-просьба – письмо, цель которого – получение информации, документов, инициирование действий, необходимых организации-автору; письмо-просьба требует ответа; (см. Приложения, письмо № 7)

        -  письмо-запрос - это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре и направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).

- письмо-предложение – направляется потенциальному партнеру с предложением сотрудничества (товаров, услуг) и д.р. в коммерческой деятельности предложение называют офертой; (см. Приложения, письмо № 8)

3. Письма, содержащие требования или претензию, - письма, составляемые в ситуациях, когда одна из сторон деловых отношений не выполняет или выполняет ненадлежащим образом взятые на себя обязательства или возложенные на нее функции.

- письмо-требование – цель этого письма – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. (см. Приложение, письмо № 9)

4. Письма-ответы – письма, составляемые в ответ на письмо-просьбу, предложение.

- письмо-согласие – является положительным ответом на просьбу, запрос или предложение; (см. Приложения, письмо № 10)

5. Письма, содержащие обязательства, подтверждения, гарантии:

- гарантийное письмо – содержит обязательство или подтверждение оплаты работ, продукции, услуг, аренды, качества и сроков работ и т.д.; (см. Приложения, письмо № 11)

6. Этикетные письма – письма, целью которых является выражения внимания, участия.

- письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях. (см. Приложения, письмо № 12)

        - благодарственное письмо. Благодарственные письма все активнее входят в практику делового общения. Широкое использование этого жанра в западноевропейском менеджменте определяется не только стандартом поведения менеджера, но и принципом оптимизации деловых отношений партнеров. Благодарят за предложение, за своевременный ответ, за участие в мероприятии, за качественно выполненную работу.

          - Служебная телеграмма. (см. Приложения, письмо № 13) Как известно, служебная телеграмма в качестве официального документа используется для передачи экстренной информации. Телеграмма часто имеет статус документа: телеграмма с заверенными фактами, телеграмма с заверенной подписью, фототелеграмма, телеграмма-доверенность, телеграмма на специальном бланке (текст-клише). В ряду других текстовых сообщений телеграмма выделяется своеобразным языком и композицией, которые получили название "телеграфный стиль". Этот стиль сложился под влиянием двух факторов.

          Первый фактор - высокая стоимость телеграфной связи, обусловливающая предельный лаконизм текста: телеграф пользуется понятием "тарифное слово", которое не обязательно совпадает со словом грамматическим. Например, предлог "в отношении к" определяется лингвистами как одно слово, а телеграф в этом случае тарифицирует три словесные единицы. Стремление к лаконизму приводит к исключению из текста всех элементов, без которых можно понять информацию. Опускаются союзы, предлоги, местоимения, крайне редко используются прилагательные, наречия. По возможности сокращаются глагольные формы. Информация о количестве и датах принята на телеграфе в цифровом, а не в буквенном выражении. Буквами передаются только однословные числительные. В синтаксисе языка телеграмм отсутствуют сложные предложения, причастные, деепричастные и другие обособленные обороты, вводные структуры. Информация передается простыми предложениями, которые часто представляют собой неполные или усеченные высказывания.

          Все это требует особого навыка при составлении и обработке телеграфных текстов, так как часто они производят на неподготовленного читателя впечатление бессвязного высказывания:

         Второй фактор - сформировавший телеграфный стиль - должен содержать доступную, понятную информацию для адресата. Очевидно, что оба названных фактора плохо сочетаются, что требует от составителя текста телеграммы гибкости и чувства меры в сокращении обычного текста. При этом нужно учитывать:

1)     степень осведомленности адресата о сообщаемом;

         2) определенные трансформационные правила: использование именительного падежа вместо косвенных для обозначения места и времени (Владимирская область, второй квартал), замена глаголов отглагольными существительными (выполнение, ликвидация, принятие, отгрузка и т.п.).

   Письмо также может быть многоаспектным, т.е. содержать и гарантию, и просьбу и напоминание.

         По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

           По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

            По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные.

            Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

                

1. 3. Правила оформления и структура деловых писем[8]

 

         Деловое письмо – это своего рода визитная карточка компании. Поэтому грамотно составленное деловое письмо – залог формирования позитивного имиджа компании.

         Обычно служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных элементов: 

         1. Область заголовка.

         В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.
         В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.
         Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа.

        Языковая конструкция заголовка может иметь вид:
- предлог о + сущ. в предложном падеже: «О поставке автомобилей»;
- по вопросу о + сущ. в предложном падеже: «По вопросу о поставке запчастей»;
- касательно + сущ. в родительном падеже: «Касательно заказа на поставку»ит.п.

         2. Текст письма.

        Основные особенности оформления текста письма состоят в следующем:
- Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

- Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

- Письма печатаются на стандартных листах или бланках формата А4 или А5; при оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

- Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...». В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

- Если к тексту письма предусмотрено приложение, то оно указывается ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. в 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обозначением количества экземпляров и листов.
         3. Область подписи.

        Эта область оформляется обычным образом: указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ. Если исполнителем документа было другое лицо, то фамилия исполнителя и его телефон (или другие реквизиты, если это необходимо) указываются в нижней части листа письма с левой стороны. (см. Приложения, деловое письмо № 14)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Язык деловой переписки

 

         Язык деловой переписки представляет собой периферию официально-делового стиля. Наряду с регламентированными письмами сегодня все шире входят в практику делового общения нерегламентированные деловые письма, наряду с официальными - полуофициальные (поздравительные, рекламные), в которых соотношение экспрессии и стандарта меняется то в одну, то в другую сторону.   

        Несомненно, официально-деловой стиль, как и в целом русский язык,

претерпел существенные изменения. Его формирование теснейшим образом связано с формированием и развитием русского государства прежде всего потому, что сфера регулирования правовых и хозяйственных отношений создала потребность в выделении специальной функциональной разновидности литературного языка.

        Регулирование отношений между людьми, учреждениями, странами требовало письменных свидетельств, актов, документов, в которых постепенно выявились черты официально-делового стиля. Итак, официально-деловой стиль отличает высокая степень терминированной лексики:

- юридических терминов (собственник, закон, регистрация, собственность, приемка объектов, передача объектов, акт, приватизация, падение, аренда, выкуп, личное дело и т.д.);

- экономических терминов (дотация, затраты, купля-продажа, бюджет, расход, доход, платеж, смета, статьи бюджета, расходная часть бюджета и т.д.);

- экономико-правовых терминов (погашение кредита, секвестирование, права собственности, срок реализации товара, сертификат качества и т.д.);

- именной характер речи, выражающийся в высокой частотности глагольных существительных, которые часто обозначают опредмеченное действие:

погашение кредита - погасить кредит

решение вопроса - решить вопрос

использование кредита - использовать кредит

отгрузка товара - отгружать товар

отсрочка платежа - отсрочить платеж

- в высокой частотности отыменных предлогов и предложных сочетаний: в адрес, в отношении к, в силу, в связи, в соответствии, в счет, в, ходе, в целях, по мере, по линии, по адресу, по истечении, по причине, при наличии, при содействии, при условии, применительно к, сообразно, согласно, соответственно (чему) и т.п.;

- развитие собственно канцелярских значений, связанных с переходом причастий в класс прилагательных и местоимений:

настоящие правила

настоящий договор

действующие расценки

надлежащие меры

надлежащее обращение

с ненадлежащим качеством

в установленном порядке

- стандартизация лексической сочетаемости: сужение значения слов объясняет ограничение лексической сочетаемости слов, появление так называемой регламентированной сочетаемости:

контроль обычно возлагается

сделка - заключается

платеж - производится

счет - выставляется (или оплачивается)

цена - устанавливается

право - предоставляется

- стандартизация синтаксических единиц (предложения, словосочетания), которые не составляются, а как формула воспроизводятся в тексте документа, закрепляющего соответствующую ситуацию социально-правовых отношений:

- в установленном порядке; в соответствии с принятой договоренностью;

- в порядке оказания технической помощи; в случае невыполнения долговых обязательств;

- договор вступает в силу со дня подписания;

- жалобы подаются в установленном законом порядке;

- поставка производится автотранспортом;

- формально-логический принцип текстовой организации, выражающийся а дроблении основной темы на подтемы, рассматриваемые в пунктах и подпунктах, на которые графически дробится текст и которые обозначаются арабскими цифрами.

- отсутствие эмоциональности, узкий диапазон речевой экспрессии;

- максимальная степень этикетных требований, выражающаяся в обилии этикетных знаков, этикетных текстов (поздравление, соболезнование, благодарность).

       Официально-деловому стилю присущи функции волеизъявления, долженствования, представленные в текстах широкой гаммой императивности от жанров приказа, постановления, распоряжения до просьбы, пожелания, предложения, выражаемых в ходатайствах и деловой переписке; функция фиксации правовых отношений (договор, контракт); функция передачи информации (информационные письма, отчеты, справки).

 


2. 1. Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции[9]

 

              К сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок.

Последние можно подразделить на следующие виды: структурные,  синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические. 

Структурные ошибки. Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок. (см. Приложения, письмо № 15)

Синтаксические ошибки.

- Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.

Пример: К 20 декабря завод «Прогресс» выполнил план. Завод «Прогресс» выполнил план к 20 декабря. К 20 декабря выполнил план завод «Прогресс». Смысл предложения меняется в зависимости от того, какие слова поставлены в конце фразы.

            - Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов.

- Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения.  Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте. Поэтому неоправданно усложненные синтаксические  построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки, например разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

Пример: Неправильно: Начальник отдела собрал на совещание сотрудников для обсуждения проектов, которые ранее выдвигали свои предложения. (Кто: сотрудники или проекты?). Правильно: Начальник отдела собрал сотрудников, которые ранее выдвигали свои предложения, на совещание для обсуждения проектов.  

         Морфологические ошибки.

- Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

Информация о работе Деловая переписка как чать имиджа компании