Деловая переписка как чать имиджа компании

2

Кафедра связей с общественностью

ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА КАК ЧАСТЬ ИМИДЖА КОМПАНИИ

Курсовая работа

«Теория и практика связей с общественностью»

Владимир

2010 г.

Оглавление

Введение………………………………………………………………..3

Глава 1. Деловое письмо………….....……………………………….6

1. 1. История делового письма…………………...…………...…........8

1. 2. Классификация деловых писем………………………………...11

1. 3. Правила оформления и структура деловых писем.……..……16

Глава 2. Язык деловой переписки………………………………...19

2.1. Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции……………………………………………………..22

Глава 3. Электронная переписка………………………………….25

Заключение…………………………………………………………..32

Список использованной литературы…………………………….34

Приложения…………………………………………………….........35

Введение

С древнейших времен человек ведет переписку с себе подобными. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Неважно на чем, но человек старался высказать свои мысли посредством письма.

              Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией, делал предложения и вел переговорное общение.     

           Приступая к составлению официального письма, мы никогда не задумываемся о том, что эта практика восходит еще к древности.

           Языковые формулы, виды, разновидности официальной корреспонденции, формуляры, способы ее оформления и работы с деловыми письмами создавались и шлифовались веками. Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю.

          Деловая переписка – неотъемлемое средство связи и в наши дни.

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.

Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, поэтому, от того насколько текст послания точен, грамотен, корректен, во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит, и всего предприятия в целом.

Первой книгой, которую, главным образом, хотелось бы проанализировать в работе, является учебник «Организация работы с документами» под редакцией профессора В. А. Кудряева.[1] На мой взгляд, достоинством данного источника является не только наиболее полное и четкое изложение всей информации, но и оптимальное соотношение количества сведений по той или иной проблеме с их качеством,  – то есть, с одной стороны информация изложена в компактном объеме, позволяющем не тратить лишнего времени при ее анализе, но с другой, в каждом разделе изложено все многообразие сведений по рассматриваемой в нем теме.

Хорошее замечание относительно словарей сделано в книге М.В. Колтуновой «Язык и деловое общение. Нормы, риторика, этикет», которая стала вторым пособием для анализа материалов по данной теме. Ведь с помощью словарей проблемы и вопросы относительно лексики решаются намного быстрее. «В тексте документа не бывает мелочей, и иногда лексическая ошибка оборачивается милионными убытками».[2]

Так же рассматриваемая тема деловой переписки получила широкое освещение пособие П.В. Веселова «Современное деловое письмо в промышленности», где отмечена уневерсальность рассматриваемых в книге примеров, уместность использования приведенной в издании информации при работе с документами. «В официальном письме как ни в каком другом фокусируются все тонкости техники подготовки официальных документов вообще, охватываемые емким понятием «официально-деловой стиь речи».[3]

Из многочисленных ресурсов глобальной сети Internet, осмотренных в поисках информации по теме моей курсовой работы, наибольший интерес у меня вызвал материал «Языковые средства деловых бумаг. Культура письменной речи», размещенный на сайте[4]. К моему немалому удивлению, там я нашла практически все то, что ранее было обнаружено мною в совершенно различной литературе, да еще и в обрамлении уютного и предельно простого в пользовании интерфейса, что является признаком хорошего тона в современной глобальной сети.     Причем любой аспект информации сопровождался конкретными ссылками на первоисточники, а ведь этого так не хватает современному Internet.

Целью данной работы было поставлено исследование и анализ деловой переписки как части имиджа компании.

Для достижения данной цели были поставлены задачи:

- изучить историю, классификацию,  правила оформления и структуру деловых писем;

- рассмотреть типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции;

- проанализировать электронные письма, как особо актуальный вид деловой переписки.

Структура работы: курсовая работа состоит из трех глав. В первой главе дается определение делового письма, представлена история его возникновения, виды деловых писем, а также раскрывается структура и порядок его оформления. Во второй главе анализируется язык деловой переписки, а так же выявляются типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции. Третья глава посвящена теме электронных писем, где описываются общие правила составления электронных писем, а так же этические нормы деловой переписки.

1. Деловое письмо

Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации либо учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.

Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация.

Следует помнить, что за рубежом формальным сторонам корреспонденции уделяется больше внимания, чем у нас.

Бумага для делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной. Желательно, чтобы бланк делового письма был с эмблемой организации, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом, электронным адресом и банковскими реквизитами.[5] (см. Приложения, бланк делового письма № 14)

Любое письмо начинается с адреса на конверте. Во всем мире сначала пишут наименование получателя, а затем его адрес.

Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в правом верхнем углу письма.

Затем пишется фамилия адресата с инициалами: первыми пишутся инициалы, затем - фамилия. Вежливость требует постановки перед инициалами одного из сокращений «Г-ну» («Господину»), «Г-же» («Госпоже») или «Г-дам» («Господам»).

В странах арабского Востока перечисляется длинный ряд имен предков. Например: Ахмед ибн (сын) Мухамед ибн Хасан ибн Хусейн или Фатима бинт (дочь) Хасан и т.д.

В большинстве стран принято писать сначала имя, затем фамилию. Однако, есть исключения. В Китае, например, на первом месте стоит фамилия, а затем имя - Ден Сяопинь.

У адресата может оказаться титул или звание - граф, доктор, магистр и т.д. В этом случае вместо обращения "Господину" можно указать его титул и звание. Писать и говорить «Господин+титул или звание+фамилия» принято лишь в Германии.

Слова «Господин» и «Госпожа» всегда сокращаются до «Г-н» и «Г-жа». Они никогда не употребляются самостоятельно, без фамилии. Такие звания и титулы, как генерал, полковник, профессор или президент, предпочтительно писать полностью, особенно на конверте письма.

В Англии часто употребляется вежливое обращение «Эсквайр», сокращенно «Эск.» («Esquier - Esq.»). Обращение «Эсквайр» никогда не употребляется в совокупности со словом «Господин».

В США замужние дамы пишут имя и фамилию своего мужа. В адресе писем незамужним дамам всегда должно указываться их имя.

Если вы хотите послать письмо лично корреспонденту, в таком случае после фамилии следует поставить «лично» («Private» - Англия, «Personal» - США, «Confidential» - Англия, США).

После этого пишется название фирмы, где работает адресат, затем почтовый адрес: номер дома, название улицы. Заключают адрес название города, штата, графства, кантона и т.п. (названия английских графств и названия штатов, имеющих сокращения, можно посмотреть здесь), почтовый индекс и страна.

При пересылке в конверте небольших брошюр, буклетов пишут «Печатная».

1. 1. История делового письма

Деловые документы появились на Руси после введения в 10 век письменности. Первыми письменными документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров русских с греками 907, 911, 944 и 971 гг. А в 11 веке появляется первый свод законов Киевской Руси «Русская правда» - оригинальный памятник письменности, позволяющий судить о развитости системы юридической и общественно-политической терминологии в то время. В языке «Русской правды» уже можно выделить особенности словоупотребления и организации речи, которые относятся к характерным чертам делового стиля. Это высокая терминологичность, преобладание сочинения над подчинением в сложных предложениях, наличие сложных конструкций с сочинительными союзами «и», «да», «же», а также бессоюзных цепочек.

После «Русской правды» древнейшим документом считается «Грамота великого князя Мстислава Володимировича и его сына Всеволода 1130 года». Заканчивались грамоты специальной формулой, в которой указывается, кто был свидетелем сделки и кто скрепляет грамоту своей подписью.

В «Генеральном регламенте» петровских Коллегий была дана уже законченная система норм документирования. «Генеральные формуляры», т.е. формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования. Лексика делового языка все больше отдаляется от разговорной, живой речи, в нее проникает огромное количество иностранных слов (губерния, акт, баллотировать, апелляция и т.п.) и терминов.

Еще в начале 18 века, в России начали издаваться сборники образцов документов называемые «письмовник». 

Предшественниками «письмовников» были «формулярники», известные на Западе уже в 7 веке, а в России – с первой трети 16 столетия (в частности, «формулярники» московской митрополичьей кафедры) – описания реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности. Ранние письмовники были своеобразными подручными сборниками, «азбуками-прописями» для писцов. Они содержали образцы построения документов по определенной схеме, шаблонные наборы фраз и выражений, являвшихся неотъемлемой частью формулярного этикета и отражавших официальные отношения. Другой вид ранних письмовников – «титулярники», содержавшие сведения о том, как записывать полный царский титул. Сферу частных отношений и частной переписки ранние письмовники не регламентировали. Для актов, сделок и прошений обычно использовали гербовую бумагу с искусственными клеймами и с изображением государственного герба. Некоторые документы разрешалось писать на простой бумаге обыкновенного формата.
          Требования к почерку были достаточно высоки: он должен был быть четким, чистым и красивым. Цвет бумаги, которая могла быть синей, оранжевой, палевой и прочей, авторы письмовника советовали выбирать осторожно, чтобы не подвергнуться упреку в недостатке вкуса.            Письма отправляли в конвертах, а конверты запечатывали облатками или сургучом: первым запечатывали только записки и редко письма, все остальное сургучом. Облатки были разноцветные, тогда как сургуч большей частью красный. Находящийся в трауре, запечатывал письмо только черным сургучом.

В советское время жанр «письмовников» был подвергнут осмеянию как «пережиток буржуазного прошлого». Частная переписка могла подвергаться досмотру почтовой цензуры, умение писать письма утрачивалось, значение деловой корреспонденции недооценивалось. При отсутствии конкуренции, свободного предпринимательства не требовались ни красноречие, ни умение убедить партнера в сотрудничестве, мало кто обращал внимание эпистолярный этикет.

Доцент кафедры технологии Белорусского Государственного экономического университета В.В. Паневчик[6] отметил, что состав и расположение реквизитов современного делового письма является итогом реформ, проводимых в сфере управления. Так, проведенные в конце 18 века Петром I, они оказали большое влияние на состав официальных документов и их формуляр. Возникло много новых видов документов (протоколы, указы, письма и т. д.). Формуляр документа 18 века претер­пел значительные изменения, главное из которых - замена столбцов «тетрадями». Введение листовой формы документа из­менило его формуляр. Реквизиты выдели­лись из текста и заняли определенные ме­ста на листе бумаги. Появились новые реквизиты - регистрационный номер, наименование вида документа. Из текста выделились адресат, автор, вид докумен­та, подпись, дата, регистрационный но­мер, «скрепы».