Коммуникации в управлении уперсоналом

ВВЕДЕНИЕ

«Коммуникация» - собирательный  термин, обозначающий взаимодействие субъектов на основе информации. Естественно  считать, что информационные процессы составляют ядро коммуникации. Однако было бы слишком просто сводить коммуникацию только к процессам передачи и приема информации, ибо при этом упускается из виду много важных моментов. К ним относятся: поведенческая активность субъектов, сложным образом зависящая от характера передаваемой информации; способности индивидов и их возможности участвовать в информационных процессах; мотивация; самоконтроль; внешние факторы, влияющие на эти процессы, и др.

Тема моей курсовой работы очень актуальна в современном мире, так как едва ли не все, что делают руководители, для достижения определенной цели, требует эффективного обмена информацией, т.е. коммуникаций. Коммуникации выполняют жизнеобеспечивающую роль в каждой организации. Если вдруг перекрыть потоки сообщений в организации, она прекратит свое существование.

Эффективные коммуникации являются необходимым условием достижения цели организации, выполнения основных функций управления. Например, для разработки миссии организации необходима информация о потенциальных потребителях продукции и услуг, конкурентах, поставщиках. Не менее важным для осуществления функций управления является обмен информацией внутри организации, т.е. в системе управления персоналом. Западные исследователи давно заметили, что современный руководитель от 50 до 90% своего рабочего времени тратит на коммуникации. И что успех руководителя в условиях рынка на 85% определяется его коммуникативными качествами и лишь на 15% -профессиональными знаниями.

Объектом исследования является ОАО «Птицефабрика Ермаково».

Предметом исследования является коммуникационные процессы в управлении персоналом организации.

Главная  цель, поставленная передо мной – это исследование управления внутренними и внешними коммуникациями в ОАО «Птицефабрика Ермаково»

Основные цели:

• Изучить внутренние и внешние коммуникации в ОАО «Птицефабрика Ермаково»
• Рассмотреть направления коммуникационной деятельности.
• Проанализировать осуществление коммуникаций в ОАО «Птицефабрика Ермаково»
• Наработать рекомендации.
• Сделать выводы.

Для достижения данных целей  я поставила такие задачи:

• подобрать и систематизировать необходимый теоретический материал
• Раскрыть сущность коммуникаций в системе управления персоналом.

Глава 1.Теоретическая часть

1.1.Коммуникация в организации

Коммуникация в организации  – сложная многоуровневая система  связей, охватывающая как саму организацию (внутренняя коммуникация между ее подразделениями), так и внешнее окружение (коммуникация с агентами извне – конкурентами, клиентами, кредиторами, налоговой службой и др.) Внутренняя коммуникация в свою очередь делится на вертикальную и горизонтальную.

Вертикальная  коммуникация идет по нисходящей – сверху вниз: высшие уровни иерархии сообщают своим подчиненным о стратегических, тактических целях, а также конкретных задачах, изменении приоритетов, стандартов деятельности. Одновременно осуществляется передача информации в обратном направлении – с низших уровней иерархии к высшим, или по восходящей. С ее помощью руководству сообщают о реальном положении дел, результатах выполнения принятых решений, возникающих трудностях и соображениях по их решению.

Горизонтальная  коммуникация служит необходимым дополнением к вертикальной. Но в отличии от вертикальной, основанной на отношениях руководства и подчинения, горизонтальная коммуникация устанавливается между равноправными (одноуровневыми) сотрудниками и подразделениями организации. В последнем случае облегчается соединение сотрудников путем преодоления существующих между различными функциями барьеров. Горизонтальные связи с сильными иерархическими традициями мотивируют развитие сотрудничества между различными подразделениями организации и координацию их деятельности. Практика свидетельствует: чем больше прав делегирует руководитель на низшие уровни иерархии управления, тем шире перспективы и выше эффективность горизонтальной коммуникации.

Чаще всего коммуникационные проблемы возникают у организации в функциональном общении с внешней средой. Внешняя коммуникация неизбежна, поскольку всякая организация взаимодействует с окружением – с контролирующими государственными органами, своими поставщиками и потребителями, общественностью. Качество подобных связей (в особенности деятельность специальных отделов по связи с общественностью) играют здесь большую роль.

Внутренняя  коммуникация существует в виде обмена информации между подразделениями организации и имеет приоритетное значение для ее успешного функционирования.

На практике подчас взаимодействие между разными структурами организации  весьма слабое: каждое подразделение  выполняет свои функции, не зная толком, что делается в соседнем. Между  тем для решения проблем нужно  трудиться «плечом к плечу», чтобы мгновенно реагировать на возникающие проблемы, а не быть соперничающими подразделениями.

Внутренняя организационная  коммуникация чаще всего служит для  информационного обмена между руководителем  и подчиненными. Эта коммуникация, будучи формально вертикальной, во многом относится к сфере межличностных отношений, и ее принято рассматривать отдельно.

Межличностные коммуникации предполагают прямой межличностный  обмен информацией,  в котором  преимущественно используется канал  устной речи. При множестве методов коммуникации почти все свое время руководитель тратит на прямой межличностный обмен информацией. Изучение межличностных коммуникаций с целью их управляемости имеет большую значимость.

В межличностных коммуникациях  главным является передача информации от одного лица к другому. Межличностные коммуникации обладают рядом отличительных характеристик, которые необходимо учитывать менеджерам в профессиональной деятельности. Во-первых, межличностная коммуникация практически всегда более оперативна и достигает своего адресата при минимуме помех. Во-вторых, она всегда изобретательна, так как межличностный канал оперативно формируется в наиболее подходящий для передачи информации момент и способен выходить на нужного респондента. Межличностная коммуникация более свободна от формальных, регламентирующих  форму и стиль сообщения рамок, что делает ее более доступной и доходчивой. Кроме того, при личном общении эффект восприятия может быть усилен за счет обаяния говорящего, тембра его голоса, интонации, мимики, жестов, ориентированных исключительно на конкретного собеседника. И последнее, в межличностной коммуникации открывается огромные неограниченные возможности для использования эффекта обратно связи.

Межличностные коммуникации делятся на формальные и неформальные коммуникации. Формальные коммуникации отражают связи, необходимые для выполнения функций и полномочий, связи, определяемые характером и системой распределения функций. Такие коммуникации обычно бывают в виде письменного сообщения. Письменные сообщения имеют определенные преимущества. Они могут быть сохранены как записи и источники ссылок, они часто более тщательно сформулированы, чем устные сообщения, и иногда могут сэкономить и время и деньги. Они используются для осуществления огромного объема бумажной работы при заключении сделок и соглашений, изложения организационных схем и правил, составления уставов корпораций и других юридических документов, для публикации бюллетеней, меморандумов, составления контрактов и рекламаций, рекламы и сообщений печати, изложения курса деятельности, делегирования полномочий, описания должностей и многих других вещей.  
  Неформальные коммуникации возникают в процессе человеческого общения по различным интересам: житейским, психологическим, ситуационным. Это коммуникации, не зафиксированные ни в каких организационных документах или официальных требованиях. Такие коммуникации существуют в любой организации, они играют важную роль в деятельности человека, определяют социально-психологическую атмосферу работы. Главное достоинство таких устных коммуникаций состоит в возможности быстрого и полного обмена информацией. Можно задавать вопросы и даже получать на них ответ. Говорящие вовлечены в непосредственный контакт со слушающими и должны добиться, чтобы их поняли. 

1.2. Коммуникационный процесс.

Коммуникативный процесс включает в себя динамическую смену этапов формирования, передачи, приема, расшифровки и использования информации  в обоих направлениях при взаимодействии коммуникаторов. Коммуникативный процесс – процесс взаимодействия различных субъектов коммуникации, при котором осуществляется обмен информации. Понятие «коммуникативный процесс» в большей мере используется для обозначения функции взаимодействия в процессе коммуникации.

Основа процесса коммуникации – информация. Социальная информация создается человеком, она сопровождает и отражает все формы человеческой деятельности (в том числе политику, экономику, религию, мораль и пр.)

Процесс оперирования социальной информации, именуемой информационной деятельностью, включает в себя:

• создание информации;
• перевод информации из одной знаковой системы в другую;
• размножение информации;
• распределение информации;
• потребление информации; использование информации;
• хранение информации;
• разрушение информации.

Коммуникация в рамках информационной деятельности осуществляется через три фазы:

• докоммуникативную, предполагающую изучение запросов и ожиданий аудитории;
• коммуникативную, непосредственно связанную с реализацией потребностей аудитории в информации;
• послекоммуникативную, предполагающую использование информации ее потребителями.

Для обозначения собственно процесса передачи самой информации используется понятие «коммуникационный  процесс», при этом в меньшей мере обращается внимание на сам процесс  взаимодействия. «Коммуникационный  процесс – это процесс передачи информации от одного человека к другому или группами людей по разным каналам и при помощи различных коммуникативных средств (вербальных, невербальных и др.)

Способ передачи информации определяется целью коммуникации,  сформированностью каналов коммуникации, наличием общей для сторон коммуникации знаковой системы (языка общения, символьной системы). Язык общения характеризуется жанрами устной и письменной речи,  которые должны быть формализованы для каждого канала коммуникации. Стандартизация языка коммуникации осуществляется исходя из стандартов стиля, механизма передачи информации. Для передачи смысловой и оценочной информации отбираются соответствующие вербальные и невербальные средства. Такие коммуникативные факторы, как выбор языкового кода, правила и нормы их использования и способы актуализации частных коммуникативных функций,  формируют коммуникативную установку. Языковой код выбирается исходя из объема, частности, существующих коммуникативных средств и каналов коммуникации.

Выделяются четыре базовых элемента в процессе обмена информацией:

• Отправитель – это лицо, которое собирает или отбирает информацию и передает ее.
• Сообщение – сущность информации, передающейся устно или закодированной с помощью символов.
• Канал – средство передачи информации.
• Получатель – лицо, которому предназначена информация которое ее воспринимает.

И  отправитель, и получатель в процессе обмена информацией взаимодействуют  между собой на нескольких этапах. Их задачами являются состояние сообщения, выбор канала передачи сообщения таким образом, чтобы обе стороны поняли, восприняли и разделили исходную идею. Трудность заключается в том, сто на каждом этапе смысл информации может быть искажен или полностью утрачен. В практике управления процесс коммуникаций часто завершается в несколько секунд. Однако на каждом этапе могут возникать свои проблемы. Сам факт обмена ещё не гарантирует эффективности общения, т.е. достижения взаимопонимания людей,  принимающих участие в коммуникации. Достаточно часто передаваемое сообщение бывает неправильно понятым или искаженным. Соответственно в таком случае коммуникации являются неэффективными. Для оценки сущности процесса обмена информацией и условий эффективности необходимо более детально рассмотреть стадии процесса коммуникаций.

Коммуникационный процесс  состоит из ряда стадий и этапов, значение роли и содержания которых  позволяет эффективно управлять  процессом коммуникации. Традиционно  выделяются следующие этапы.

1. Этап посылки и кодирования значения начинается с идентификации индивида в рамках данного процесса и формулирования смысла и значения коммуникацию. Без идеи практически не может состояться само сообщение и коммуникация, что означает лишение смысла всех последующих шагов. Это очень важный этап, та как именно он определяет эффективность коммуникаций. Непродуманная или неудачная идея препятствует достижению понимания. Затем идея кодируется, т.е. происходит трансформация передаваемого значения в послание или сигнал, включая выбор носителя информации или системы знаков. Носители организуются в определенную форму, в результате формируется послание. Содержащее данные с определенным значением и которое должно быть получено с полным пониманием заложенного значения. Шифровка производится с помощью подходящих слов, символов, используемых для передачи информации. Отправитель определяет наиболее адекватный способ передачи.
2. Этап передачи предполагает поступление послания через передатчик в передающий канал,  с помощью которого оно путешествует в направлении адресата. Передатчиками могут быть технические средства, химическое и физическое состояние среды, человек. В качестве каналов используются сама среда и технические устройства и приспособления. После определения формы сообщения важно выбрать соответствующий способ его передачи, учитывая фактор времени, возможность барьеров или помех, искажений информации с целью повышения эффективности коммуникаций.
3. Этап получения заключается не только в фиксации получения послания, но и в значительной степени в его раскодировании  в понятное и приемлемое значение. Осуществление передачи позволяет адресату принять сообщение. Раскодирование включает восприятие, интерпретацию послания и оценку, которая базируется на системе критериальных ценностей получателя. Отправитель стремится к тому, чтобы получатель адекватно воспринял сообщение, точно так, как оно было отправлено.
4. Этап обратной связи представляет собой обмен ролями участников процесса коммуникации, при котором весь цикл повторяется снова, но в обратном направлении. Для подтверждения (не подтверждения) ожидаемого результата необходима обратная связь, являющаяся ответом получателя на послание, коммуникация с помощью обратной связи превращается в двустороннее движение и динамический процесс. Возникающая обратная связь замыкает коммуникативный контур. Обратная связь дает возможность узнать, дошло ли послание и в каком значении, позволяет понять, в какой мере было понято и воспринято изначальное сообщение.