Управление персоналом

1. штатные расписания служб и структурных подразделений;
2. положения по оплате труда;
3. графики работы подразделений организации;
4. заявки на выпускников вузов, техникумов и других учебных заведений;
5. заявки на обучение, составленные отделом обучения кадров с учетом предложений структурных подразделений организации; учебные программы по обучению кадров, графики проведения обучения;
6. графики проверки знаний руководителей и специалистов, экзаменационные билеты для проверки знаний руководителей и специалистов;
7. положение по оценке деятельности сотрудников;
8. инструкции по технике безопасности, разработанные отделом охраны труда и техники безопасности;
9. акты о расследовании несчастных случаев;
10. сметы расходов отделов службы управления персоналом;
11. должностные инструкции персонала кадровой службы;
12. графики очередности отпусков работников кадровой службы.

Новые службы управления персоналом создаются, как  правило, на базе традиционных служб  — отдела кадров, отдела организации  труда и заработной платы, отдела охраны труда и техники безопасности и др. Задачи новых служб заключаются  в реализации кадровой политики и  координации, деятельности по управлению человеческими ресурсами в организации. В связи с этим они начинают расширять круг своих функций  и от чисто кадровых вопросов переходят  к разработке систем стимулирования трудовой деятельности, управлению профессиональным продвижением, предотвращению конфликтов, изучению рынка трудовых ресурсов и  др.

Безусловно, функциональная структура службы управления персоналом во многом определяется характером и  размерами организации, особенностями  выпускаемой продукции,

На ряде организаций  формируются функциональные структуры  управления персоналом, объединяющие под единым руководством заместителя  директора по управлению персоналом все подразделения, имеющие отношение  к работе с кадрами. На рис. 2.6 приведен состав функциональных подсистем системы  управления персоналом организации, объединяющих однородные функции, носителями которых являются различные подразделения по работе с кадрами. В зависимости от размеров организации состав подразделений будет меняться: в крупных организациях функции каждой подсистемы обычно выполняет отдельное подразделение, а в небольших и средних организациях функции всех подсистем, как правило, сосредоточены в одном подразделении — отделе управления персоналом. В табл. 1 приведен фрагмент схемы функциональных взаимосвязей отдела управления персоналом с другими подразделениями организации. [5,118]

В заключение остановимся на характеристике содержания функций менеджера по персоналу  кадровой службы организации.

Менеджер по персоналу должен обладать знаниями в области управления персоналом в организационном, управленческом, правовом, учетно-документационном, педагогическом, социально-бытовом, психологическом, социологическом аспектах, которые позволяют ему осуществлять весь цикл работ с персоналом: начиная с изучения рынка труда и найма на работу и заканчивая уходом на пенсию и увольнением. Он должен быть готов выполнять следующие функции:

1. разрабатывать стратегию управления персоналом;
2. разрабатывать кадровую политику и планировать кадровую работу;
3. анализировать кадровый потенциал, прогнозировать и определять потребности в рабочих кадрах и специалистах, проводить маркетинг персонала;
4. поддерживать деловые связи со службами занятости и организациями по рекрутингу персонала;
5. комплектовать руководящими, рабочими кадрами и специалистами организацию с учетом перспектив ее развития;
6. планировать, организовывать и контролировать подготовку, переподготовку и повышение квалификации рабочих, специалистов и руководителей;
7. оценивать профессиональные, деловые и личностные качества
8. работников в целях рационального их использования;
9. создавать условия для наиболее полного использования и планомерного роста работников, планировать карьеру и служебно-профессиональное продвижение персонала;
10. участвовать в разработке организационной структуры, штатного расписания организации и предложений по подбору и расстановке специалистов;
11. организовывать учет и движение персонала;
12. изучать причины текучести персонала и разрабатывать меры по ее снижению;
13. управлять занятостью персонала;
14. оформлять прием, перевод и увольнение работников;
15. заниматься мотивацией и стимулированием труда работников;
16. участвовать в разработке и внедрении планов социального развития организации;
17. работать по профориентации;
18. формировать трудовой коллектив организации (групповые и межличностные взаимоотношения, морально-психологический климат, единство методов и умений в достижении конечной цели, личная и коллективная заинтересованность);
19. организовывать трудовую адаптацию молодых специалистов с высшим и средним специальным образованием и новых работников, организовывать работу по их закреплению и использованию;
20. оценивать работу персонала, формировать резерв, проводить аттестации;
21. применять положения практической социологии при формировании и воспитании трудового коллектива, диагностировать социально-психологический климат;
22. разрабатывать и применять современные методы управления персоналом;
23. использовать новые информационные технологии управления персоналом;
24. применять законы о труде, решать правовые вопросы в трудовых отношениях;
25. управлять социальными и производственными конфликтами и стрессами;
26. обеспечивать соблюдение требований психофизиологии, эргономики и эстетики труда, организационной культуры; обеспечивать безопасные условия труда, экономическую и информационную безопасность; проводить работу с увольняющимися работниками.

Таблица 1

Фрагмент схемы функциональных взаимосвязей отдела управления персоналом с другими подразделениями организации

Условные обозначения:

О - отвечает за выполнение данной функции, организует ее выполнение, подготавливает и оформляет необходимые документы;

П - представляет исходные данные, информацию, необходимые для выполнения данной функции;

У - участвует в выполнении данной функции;

С - согласовывает подготовленный документ по функции;

Р - принимает решение, утверждает, подписывает документ.

5. Обеспечивающие подсистемы службы управления персоналом

Система управления персоналом базируется на четырех обеспечивающих подсистемах: информационная, социально-психологическая, финансовая и правовая подсистемы.[6,123]

Информационная  подсистема предназначена для сбора, систематизации и анализа информации, необходимой для принятия кадровых управленческих решений.

Приступая к  поиску информации, следует обратиться в организации, занимающиеся сбором и обобщением научно-технической  информации - библиотеки, осуществляющие справочно-библиографическое обслуживание, органы научно-технической информации. Источниками первичной информации могут служить: бюллетени сигнальной информации, включающие в себя библиографические описания литературы, выходящей по определенной отрасли знаний; аналитические обзоры - информационные издания, дающие представление о состоянии и тенденциях развития определенной области и т. д.

Часть информационной системы - делопроизводство - организация  работы с документами, обращающимися  в системе управления персоналом, процесс обработки и движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или передачи. Этот процесс включает своевременную обработку поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих работников организации; регистрация, учет и хранение документов; контроль за исполнением документов. Делопроизводственные процессы обычно регламентируются, основными стандартами являются ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов». В подсистеме управления персоналом ведутся следующие унифицированные системы документации: плановой (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности персонала); первичной учетной (по учету труда и зарплаты); отчетно-статистической (по численности, балансу рабочего времени, высвобождению работников); социальной (по пенсиям, пособиям, льготам); организационно-распорядительной (акты, письма, докладные записки, анкеты, заявления, правила, постановления, решения, устав). Отдел кадров в обязательном порядке ведет следующие документы: личные дела работников организации; трудовые книжки, пенсионные дела. В настоящее время в связи с развитием современных технологий информационная подсистема реализуется на основе специализированного программного обеспечения и представляет собой сложную многоуровневую базу данных. [6,124]

Правовая  подсистема управления персоналом предназначена  для обеспечения соответствия действий кадровой системы требованиям и  условиям действующего законодательства. Основными законодательными актами, регулирующими трудовые отношения, являются: Гражданский кодекс РФ; Трудовой кодекс РФ; Закон РФ «О коллективных договорах и соглашениях»; Закон  РФ «О порядке разрешения коллективных трудовых споров (конфликтов)»; Закон  РФ «О пенсиях». Сфера локального регулирования  включает: приказы руководителя организации  по кадровым вопросам (по приему, увольнениям, переводам), положения о подразделениях, должностные инструкции, стандарты  организации. Задача службы управления персоналом состоит в экспертизе нормативных актов, разработанных  в организации на соответствие трудовому  законодательству; информирование подразделений  и служб о действующем законодательстве о труде; разъяснение и порядке применения действующем а трудового законодательства. Важнейшим организационным документом является коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразделений службы управления персоналом. К документам организационно-методического и методического характера относятся те, которые регламентируют функции по управления персоналом: положение по формированию кадрового резерва; положение по организации адаптации работников; положение об оплате и стимулированию труда; должностная инструкция.[6,134]

Деятельность  службы по управлению персоналом определяется Положением о подразделении - документ, регламентирующий деятельность и включающий следующие разделы: общие положения (место в структуре предприятия; кому подчиняется; какими документами  руководствуется); задачи; функции; права; взаимоотношения с другими подразделениями; ответственность подразделения.

Финансовая  подсистема предназначена для изыскания  средств на решение задач кадрового  менеджмента, в том числе на найм, отбор и развитие персонала. На предприятии  существует два основных типа финансирования на базе себестоимости (заработная плата  основных работников; заработная плата  управленческого персонала (менеджер по персоналу); отчисления на социальное и медицинское страхование) и  на базе прибыли.

Социально-психологическая  подсистема предназначена для обеспечения  социально-психологической поддержки  функций управления (мотивация, адаптация, создание благоприятного психологического климата, формирование рабочих групп). Для этого предусматривается  проведение мероприятий: изучение потребностей персонала; диагностика психического состояния работников; изучение условий  труда; управление конфликтами; создание условий для отдыха и психологической  разгрузки.[6,144]