Упорядкування факторів внутрішнього середовища

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Розділ 2. Аналіз внутрішнього середовища ТОВ«День»

2.1. Вивчення структури  управління підприємством«День»

Товариство з обмеженою відповідальністю «Рекламно-виробнича компанія День»  було засновано 25 січня 2005 року. Очолює підприємство директор Кравчук Руслан Григорович, який діє на підставі Статуту. ТОВ «РВК День» є приватною  власністю і має двох засновників  по 51% і 49% від статутного капіталу підприємства. Статутний капітал компанії складає 100000,00 (Сто тисяч) грн. Підприємство є юридичною особою, зареєстроване  в Єдиному державному реєстрі  підприємств і організацій України (ЄДРПОУ) за номером 33348998, має самостійний  баланс, розрахунковий рахунок в  Київському регіональному управлінні АКІБ “УкрСиббанк” (МФО 300733), круглу печатку  зі своїм повним найменуванням, фірмовий знак та інші необхідні реквізити. Підприємство діє на основі повного господарського розрахунку та самофінансування. ТОВ  «РВК День» є платником ПДВ  та податку на прибуток на загальних  підставах. В своїй діяльності “РВК День” керується законами України, постановами ВРУ, указами і розпорядженнями  КМУ та наказами керівництва.

Свою безпосередню діяльність компанія розпочала 10 лютого 2005р. Основними видами діяльності є поліграфічна та рекламна діяльність, а саме виготовлення рекламної  поліграфічної продукції (цифровий, офсетний, широкоформатний друк), виготовлення рекламної сувенірної та іміджевої  продукції, проведення рекламних кампаній та розміщення реклами. Компанія має  власну виробничу базу у складі цифрової машини Canon, різака, термопреса, перфобіндера. По всім іншим видам діяльності, окрім цифрового друку, “РВК День”  виступає посередником, хоча й позиціонує себе як рекламно-виробнича компанія з повним комплексом поліграфічних  послуг.

Кожна організація – своєрідний живий організм. Організація має  життєвий цикл, а її “здоров’я” та її діяльність залежать від зовнішніх  та внутрішніх чинників. До факторів внутрішнього впливу належать: місія і цілі, організаційна  структура, технологія і персонал. Фактори  зовнішнього впливу включають: законодавчі  та політичні зміни, загальна економічна ситуація в країні, постачальники, конкуренти, споживачі, соціальні та культурні  чинники. Тож моїм індивідуальним завданням  на практику було проаналізувати внутрішнє  та зовнішнє середовище ТОВ “РВК День”, зробити висновки і надати рекомендації.

2.2. Аналіз внутрішнього  середовища ТОВ «День»

Визначення місії, мети, цілей та завдань ТОВ “РВК День”.

Організація – це соціальне утворення, в якому загальними прагненнями  об’єднано багато людей для досягнення спільної мети.

Організація – це група людей  з усвідомленими загальними цілями. Організацію можна розглядати як засіб досягнення цілей, який дозволяє людям виконувати колективно те, що вони не можуть виконати індивідуально.

Мета організації – кінцевий стан або бажаний результат, якого  намагається досягти персонал організації. Завдання – робота або діяльність, яка повинна виконуватись.

Місія – це набір якісних положень, що в узагальненій формі розкривають  мету, якої вирішила присвятити себе фірма. Наявність місії характеризує направленість організації на задоволення соціально-економічних потреб суспільства. Місія підприємства – це послання, адресоване як зовнішнім, так і внутрішнім користувачам, в якому викладається причина існування підприємства і характерні риси, які відрізняють його від інших фірм; це спосіб сприйняття, імідж підприємства, визначення напрямів його діяльності і розподілу ресурсів. Місія відіграє роль мотиватора для співробітників підприємства і формує інтерес до нього з боку навколишнього середовища.

Цілі розробляються для здійснення цієї місії. Значення відповідної місії, яка формально виражена і ефективно  представлена співробітникам організації, неможливо перебільшити. Розроблені на її основі цілі є критеріями для  всього наступного процесу прийняття  управлінських рішень. Якщо керівники  не знають, яка основна мета їх організації, то в них не буде логічної точки  відліку для вибору найкращої  альтернативи. Місія деталізує стаж фірми і забезпечує напрям і орієнтири  для визначення цілей і стратегій  на різних організаційних рівнях.

Місію ТОВ “РВК День” можна  визначити як “Повний комплекс рекламних  та поліграфічних послуг”.

З позиції життєвого циклу організації  ТОВ “РВК День” знаходиться на стадії дитинства і юності. Тому для компанії характерно: головна  мета – отримання короткострокового  прибутку і його зростання; основна  ціль - прискорене зростання і виживання  завдяки коректному керівництву; основні  завдання – укріплення та розширення частини ринку, організація праці  та планування прибутку, збільшення оплати, а більш детальніше:

• організація виробничих процесів щодо надання рекламних та поліграфічних послуг;
• розширення клієнтури шляхом пошуку та залучення нових замовників;
• збільшення кількості менеджерів з продажу;
• здійснення комерційно-посередницької діяльності за угодами;
• укладання довгострокових угод з постачальниками;
• вчасне і повне забезпечення підприємства необхідними матеріалами для виробництва;
• оперативна діяльність щодо матеріально-технічного забезпечення підприємства;
• впровадження у виробничі процеси прогресивних технологій, нової техніки і передового досвіду щодо виготовлення поліграфічної продукції і надання рекламних послуг;
• підвищення рівня мотивації персоналу;
• проведення заходів щодо забезпечення охорони праці, техніки безпеки і виробничої санітарії;
• здійснення контролю, проведення документаційних ревізій та перевірок у структурних підрозділах;
• здійснення інших видів діяльності, що не заборонені чинним законодавством.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3.    Аналіз організаційної структури.

Організаційна структура підприємства – це взаємовідносини рівнів управління і видів робіт (функціональні  обов’язки), які виконують підрозділи організації або окремі працівники.

Рекламно-виробнича компанія „День” має лінійну організаційну структуру  управління. Лінійну структуру управління часто використовують малі та середні  фірми, які здійснюють нескладне  виробництво. Для такої структури  характерно: чітко виражений принцип  єдиного початку, високий рівень централізації управління, повноваження функціональних спеціалістів незначні, мають рекомендаційний характер. До переваг лінійної структури належать: єдність, чіткість розпоряджень; узгодження дій виконавців; один канал зв’язку; чітко визначена відповідальність; оперативність у прийнятті рішень; особиста відповідальність керівника  за кінцевий результат. Недоліки: високі вимоги до керівника; відсутність ланцюгів по плануванню і підготовці рішень; перевантаженість інформацією, контактами; концентрація влади.

Станом на 2008 року на підприємстві “РВК День” працювало 12 чоловік, з  них 1 - директор, 1 – бухгалтер, 5 –  в поліграфічному відділі, 5 – у  відділі менеджерів з продажу.

Вищою керівною ланкою організації  є її засновники. Вищу виконавчу  владу має директор, який здійснює поточне управління діяльності компанії. До виробничого відділу компанії належать: дизайнер; адміністратор, до функцій якого входить прийом і оформлення офісних заказів  та заказів менеджерів на цифровий друк, препрес (підготовка макетів до друку), заповнення бланків заказів, запуск макетів в друк, ведення  звіту щодо обсягів друку та інше; 2 печатники, які контролюють процес друку та виконують постпрес (порізка, біговка, перфорація, ламінування, поклейка, збір конструкцій та інше); водій. У  відділі менеджерів працюють 4 менджера з продажу рекламно-поліграфічної  продукції та 1 менеджер з продажу  інтернет-реклами. Директор незалежно  приймає рішення щодо поточного  управління фірмою, окрім питань, які  належать виключно до юрисдикції засновників. Контроль за діяльністю підприємства здійснюють засновники спільно з  директором, а також частково кожний співробітник. Директор виконує багато функцій: організація роботи всієї  компанії та кожного співробітника  в ній, планування, управління персоналом, навчання нових працівників, ведення  заказів клієнтів та контроль виконання  завдань працівниками. Директор має  великий досвід і високу кваліфікацію в сфері діяльності компанії, а  саме реклами і поліграфії. Директор делегує повноваження менеджерам компанії та керівнику виробничого відділу. Кожен працівник в кінці місяця звітує у письмовій формі перед  директором щодо результатів роботи, витрат часу і фінансових витрат. Директор в свою чергу кожного тижня проводить робочі наради з керівниками відділів і кожного місяця загально фірмові наради, на яких кожен працівник може висловити свої побажання та бачення щодо подальшого розвитку компанії.

Управління фінансовою діяльністю підприємства здійснюють бухгалтер  та директор спільно.

На підприємстві чітко встановлені  строки отримання заробітної плати (10 число кожного місяця). Заробітна  плата розраховується бухгалтером  на основі табелювання робочого часу, відпрацьованого кожним співробітником компанії за місяць. Після погодження результатів розрахунків з директором, заробітну плату відправляють на карткові рахунки працівників.

В організації також існують  правила і норми поведінки  персоналу, але вони нечисленні і  скоріш за все негласні, та професійні відносини в організації встановлені  цими правилами та інструкціями. Статус кожної посадової особи є чітко  визначеним посадовими інструкціями, де передбачені функціональні обов'язки, права та відповідальність, а також  порядок підпорядкування. Кожна  посадова особа приймає рішення  в межах своєї компетенції  і функціональних обов'язків, але  вона може проявити ініціативу, хоча напрямок ініціативи теж визначений посадовою  інструкцією. Дана організація прагне стабільності, але все більше підходить  до розуміння того, що зміни є  необхідним атрибутом кожної організації  в сучасних ринкових умовах. Методика проведення роботи і правила також  стабільні, але їх зміна цілком допустима, оскільки організація має адаптуватися до зміни зовнішніх та внутрішніх факторів, що постійно впливають на її діяльність.

2.4. Управління персоналом на фірмі

Управлінням персоналом на фірмі “РВК День” займається безпосередньо  директор за погодженням засновників. Директор приймає рішення щодо найму  працівників, їх навчання, ротації, мотивації  та звільнення, якщо людина не відповідає посаді, яку вона займає.

В результаті проведеного мною аналізу  я зробив висновок, що управління персоналом на підприємстві “РВК День” – найслабкіша ланка. На початку діяльності на фірмі працювало 8 чоловік. Станом на 2008 року – 12 чоловік. Складається поверхове враження, що фірма повільно, але цілеспрямовано росте й розвивається. Можемо зробити висновок, що склад працівників на підприємстві дуже нестабільний. Це явище ще називають плинність кадрів. І чим вищий рівень плинності кадрів на фірмі, тим гірше це впливає на її діяльність, бо викликає додаткові витрати на пошук нових співробітників та їх навчання.

На мою думку, така ситуація на фірмі  склалася з декількох причин. По-перше, кадрова політика компанії не розроблена належним чином. Система пошуку і  підбору кадрів слабка та неповна. Існує  багато методів найму робітників, серед них: довідники; люди, які випадково  прийшли в пошуках роботи; об’яви в газетах; служби зайнятості; приватні агенції по найму працівників; спеціальні збори зацікавлених осіб (ярмарки  вакансій); університети, коледжі; об’яви по радіо і телебаченню; Інтернет.

Я б порекомендував застосовувати також сучасні популярні засоби, такі як Інтернет, ярмарки вакансій та конкурсний відбір серед студентів професійних ВУЗів. По-друге, була тенденція прийняття на роботу через нестачу кадрів першого ліпшого, який прийшов на співбесіду. Потрібно все ж таки проводити більш якісний відбір та оцінку претендентів на кожну посаду. Це займе більше часу, але виключить можливість найму людини, що не відповідає по своїм діловим якостям та кваліфікації посаді, на яку її взяли. По-третє, на підприємстві немає окремої посади для виконання функції управління персоналом, наприклад, менеджер по персоналу. Цю функцію виконує безпосередньо директор. Часто трапляється так, що через загруженість організаційною та управлінською роботою він не має достатньо часу, щоб належно проводити кадрову політику і покращувати ситуацію.

Тому, на мою думку, фірмі необхідний професіонал в цьому питанні  – менеджер по персоналу. І якщо організація зараз зможе фінансово  підтримати створення нової посади, вона лише виграє від цього в майбутньому. З іншого боку, фірма ще досить молода, а процес формування єдиної стабільної кваліфікованої команди співробітників триває досить довго. Оскільки галузь поліграфії та реклами ще відносно молода, і знайти кваліфіковані і  досвідчені кадри досить важко, я  вважаю, що для ТОВ “РВК День” було б найоптимальніше дотримуватись політики вирощування власних професійних кадрів. Такої політики також дотримується й відомі в усьому світі The Coca Cola Company, Siemens та інші.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Розділ 3. Шляхи вдосконалення управління внутрішнім середовищем підприємства.

3.1.    Пошуки ефективної організації управління.

Принципи, забезпечуючи належну організацію  управління, можуть бути зведені до наступних:

• ефективність;
• обмеження числа підлеглих у одного керівника;
• розподіл праці;
• необхідність визначення функцій;
• принцип східчастої управління;
• принцип винятковості: начальник повинен мати право приймати рішення, що відносяться до оперативного управління, передавати на більш високий рівень системи управління рішення питань, що носять виключно важливий принциповий характер;
• єдність підкорення;
• єдність управління;
• відповідальність керівних працівників;
• рівновага (забезпечення правильного співвідношення між централізацією і децентралізацією, а також між функціями);
• гнучкість;
• безперервність;
• зручність управління.