Теоретические основы набора и отбора персонала

Так, при приеме на работу используются такие документы, как личный листок[25] по учету кадров или анкета, которые являются перечнем биографических сведений о работнике и заполняются им собственноручно. Однако работник отдела кадров должен контролировать полноту заполнения и соответствия указанных сведений предъявленным документам. Поэтому в инструкцию необходимо включить и саму анкету и правила ее заполнения.
Процедуры приема, перевода, увольнения отражаются не только в приказах, но и фиксируются в соответствующих журналах (книгах), поэтому в разделах инструкции следует дать правила их заполнения и привести в приложениях к инструкции регистрационные формы.

Организация регистрации кадровых документов во многом определяется количеством издаваемых приказов, других документов и закрепляется системой индексации. В организации ООО «Вавилон» обычно используется простая система индексации - к порядковому номеру приказа добавляются буквенные индексы "К" (кадры) или "ЛС" (личный состав). Эти индексы отличают приказы по личному составу от приказов по основной деятельности[26].

Для кадровой службы основным учетным документом является личная карточка – типовая межведомственная форма, разработанная и утвержденная Госкомстатом. Личная карточка состоит из двух разделов. Первый - содержит биографические и учетные данные работника и заполняется работником кадровой службы после издания приказа о приеме на работу. Второй - заполняется по мере появления изменений о премещении работника, в нем отмечаются отпуска, повышение квалификации и другие сведения о работнике.

Личная карточка - документ длительного срока хранения (75 лет), поэтому в инструкции необходимо предусмотреть све возможные варианты ее заполнения и указать, как систематизируются карточки уволенных работников.
Если в организации ведутся другие формы учетных документов (например, Т-4 "Учетная карточка научного работника"), в инструкции должен быть установлен порядок ее заполнения и хранения.

Самостоятельным и обязательным является раздел "Оформление трудовых книжек", который в значительной части повторяет действующую типовую инструкцию, но с конкретизацией ее отдельных положений - ответственности работников кадровой службы за правильное заполнение и хранение трудовых книжек, сроков внесения новых сведений, порядка подписания и удостоверения, организации хранения, правил заполнения журналов трудовых книжек и журнала регистрации копий трудовых книжек.

В разделе "Оперативное хранение документов" излагаются правила хранения документов в кадровой службе и ее структурных подразделениях и ответственность за сохранность документов, порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел.

Особое значение имеет раздел "Личные дела", так как общих правил и нормативного документа, устанавливающего порядок работы с личными делами, не существует. Поэтому в инструкции, прежде всего, установлены категории персонала, на которых ведутся личные дела. Это только руководители; руководители и материально ответственные лица. Далее в инструкции устанавливаются состав документов личного дела, их расположение, порядок составления внутренней описи документов дела, ее удостоверения, периодичность проверок личных дел и системы их хранения.[27]

Правила формирования дел в кадровом делопроизводстве имеют особое значение, так как часть документов формируется в дела традиционным образом - комплекс документов в одной обложке. Но в кадровой службе значительное количество "дел", имеющих по номенклатуре один индекс (например, личные карточки, трудовые книжки и др.), которые делами не являются. Инструкция устанавливает систематизацию каждого дела.

В разделе "Подготовка документов к сдаче в архив" закрепляются порядок и организация проведения экспертизы ценности документов (отбора для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хранению, включая оформление дела (подшивка или переплет, нумерация, составление итоговой записи, оформление обложки дела).

В этом разделе установлены требования к составлению описи документов по личному составу, акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, порядок передачи дел в архив и уничтожения документов.

В инструкции также есть  разделы по оформлению документов воинского учета, учета и использования рабочего времени, аттестации работников.

Прежде чем привлекать кандидатов в ООО «Вавилон» на вакантное место, организация определяет требования к кандидатам.  Определив требования к кандидату, отдел кадров может приступить к реализации следующего этапа – привлечению кандидатов, основная задача которого – создание достаточно представительного списка квалифицированных кандидатов для последующего отбора. Для привлечения кандидатов ООО «Вавилон» использует ряд методов.

Обычно при отборе персонала используют не один метод, а целый комплекс различных методов, направленных на всестороннюю оценку кандидатов.

Необходимость использования комплекса различных методов при отборе связана с тем, что ни один из предлагаемых методов по отдельности не дает исчерпывающей информации, на основании которой можно было бы принять верное решение о приеме на работу. Только дополняя результаты, полученные с помощью одного метода, данными, собранными с помощью других методов, можно рассчитывать на то, что отобранные работники будут максимально соответствовать установленным критериям отбора и полностью устроят организацию.

Методы отбора персонала ООО «Вавилон» следующие:

-отбор из собственных сотрудников, отбор кандидатов «со стороны» через СМИ, самостоятельно являющихся, отбор из сотрудников смежных организаций;

- собеседование. Собеседования до сих пор являются наиболее широко применяемым методом отбора кадров. Даже работников неуправленческого состава редко принимают на работу без хотя бы одного собеседования;

-практи­ка приёма на работу с испытательным сроком;

-выезд в институты и другие учебные заведения;

-государственные организацииы занятости;

-анализ анкетных данных (или анализ биографических данных).

Схема работы отдела кадров организации по поиску и отбору кандидатов показана в виде схемы на рис.2.11.[28]

Рис.2.11. Процесс отбора персонала в ООО «Вавилон»

При возникновении вакансии руководитель подразделения (ответственный сотрудник) заполняет заявку по существующей форме. Форму необходимо заполнить по всем указанным критериям. Указывая «основные должностные обязанности» и «навыки и знания необходимые для выполнения основных должностных обязанностей», руководитель подразделения (ответственный сотрудник) должен понимать, что чем четче и конкретнее поставлена задача, тем быстрее и эффективнее будет выполнена заявка.

Отбор кадров в «Вавилон» осуществляется работниками от­дела кадров (менеджеры по управлению персоналом). В организации применяется методика, учета деловых и личностных характеристик.

Цель: получить необходимую и достаточную информацию о кан­дидате и принять решение о приглашении его на собеседование или отказе от него. Путем проведения телефонных переговоров на данном этапе ре­шаются следующие задачи: выявление соответствия соискателей самым общим критериям (воз­раст, образование, адекватность реагирования на вопросы  т.д.); формирование и организация группы соискателей (назначение времени собеседования, передача и прием первичной информации).

При этом учитываются результаты работы на предыдущих этапах (критерии отбора, условия отбора, требования к должности и пр.).

Полученные данные заносятся в лист телефонного интервью. На их ос­нове складывается первоначальное представление о соискателе и при­нимается решение о приглашении его на собеседование.

Ответственные: сотрудник отдела кадров (выявляет соответствие кандидата тем критериям отбора, которые были разработаны на пре­дыдущих этапах); если телефонные звонки принимает назначенный человек, то он ведет тщательное заполнение листа телефонного ин­тервью.

Отбор кандидатов в организации «Вавилон» на должность менеджера по закупу и продажам проводится по следующим требованиям: обязательные: высшее техническое образование; знание иностранного языка (средний уровень); знание основ маркетинга (умение работать с поставщиками и клиентами); желательные: знание экономики (ценообразование, ввозные правила и расходы); коммуникации; опыт работы с зарубежными поставщиками; умение работать на компьютере.

На каждом этапе отбора отделом кадров  отслеживается и анализируется руководителем организации эффективность выбранных ме­тодов и форм работы (подбора, изучения, отбора)  и в случае необходимости вносятся дополнения и коррективы с целью создания максимально эффективной системы найма персонала.

Работа по отбору, изучению и подбору персонала происходит с методической помощью и под контролем отдела кадров организации «Пакрид»,  вплоть до согласования найма и перемещения  персонала  по всем позициям без исключения.

Цель подбора: создать первичное представление о степени соответствия соискателя критериям подбора на существующую вакансию. Подобрать кандидата для замещения вакантной должности.

На данном этапе решаются следующие задачи: выявление соответствия соискателя критериям соответствие должности (требования к должности), профессиональной и мотивационной пригодности на  дан­ную вакансию; формирование группы соискателей соответствующих  квалификационным требованиям к должности, для проведения экспертной оценки знаний и навыков, изучения личностных  характеристик.[29]

Данные задачи решаются путем: заполнения соискателем внутрифирменной анкеты; проведения структурированного интервью и наблюдения  (диагнос­тируются  мотивационные характеристики, эрудиция, внешние данные, уверенность, коммуникабельность, адекватность реакций,   представления о будущей работе и сотрудниках, ожидания, необходимые навыки и т. п.); определения соискателей, наиболее подходящих под разработанные на предыдущих этапах критерии; сбор и изучение независимой информации о кандидате службой ЭБ (проверка рекомендаций по прежним местам работы, проверка по месту жительства, проверка  информации на предмет лояльности кандидата к предприятию и т.п.).[30]

На данном этапе производится изучение и сличение требований, предъявляемых к кандидату, для данной должности и результатов анкетирования кандидатов на должность. 

Задачей отдела кадров является также планирование и направление персонала на обучение и повышение квалификации. Одной из задач кадровой политики организации является обучение и повышение квалификации своих работников.

Получить высокие результаты в управлении организацией можно только в том случае, если персонал обладает соответствующими знаниями и умениями. Одним из факторов, обеспечивающих развитие умений, навыков, установок, необходимых для решения поставленных задач, является обучение персонала. Так в 2005 году в этом направлении были проведены следующие мероприятия.

Количественные показатели с учётом различных форм обучения приведены в таблице 2.10.

Итак, организация для обучения и переподготовки своих работников использует внутрифирменные традиционные способы обучения, семинары.

Профессиональная подготовка и повышение квалификации кадров организации осуществлялась по трём основным направлениям:

1.Первое – финансовое, экономическое, бухгалтерский учёт;

2.Второе – правовое, управленческая подготовка, менеджмент, маркетинг;

3.Третье – производственно-технологическое, связанное с обеспечением безопасного функционирования производства, внедрением новых технологий, рабочие специальности.

Таблица 2.10

Количественные показатели подготовки кадров ООО «Вавилон» по формам обучения в 2009 году, чел