Совершенствование системы контроля персонала на примере ООО «ТРОЙКА»

В зависимости от того, в  какой момент процесса выполнения задания  осуществляется контроль, выделяют 3 вида контроля (Табл.1):

• предварительный
• текущий
• заключительный ¹

В зависимости от характера  задания могут использоваться как  все виды контроля, так и не все. Например, если сотрудник выполняет  определенную работу постоянно и  хорошо с ней справляется, можно  использовать только заключительный контроль. Если же задание новое и руководитель не уверен, хорошо ли сотрудник справиться с задачей, то лучше использовать все виды контроля.

 

Таб. 1 Типовая организация видов контроля в организации

Виды контроля	Что подлежит контролю	Более адекватные инструменты контроля
Предварительный контроль	Контроль понимания	Беседа
Текущий контроль	Контроль соблюдения технологии выполнения работы Контроль промежуточных  результатов, выяснение хода выполнения задачи	Наблюдение Совещание Беседа Письменный отчет
Заключительный контроль	Контроль качества результата	Письменный отчет Беседа Совещание Анализ продуктов деятельности

 

Осуществление контроля в  любой организации должно базироваться на определенных принципах.

Выделим несколько наиболее существенных принципов контроля, соблюдение которых обеспечивает его эффективность.

1. Контроль должен быть регулярным, он должен быть неотвратим как возмездие. Если подчиненный видит, что его контролируют от случая к случаю, он чаще надеется на авось, на то, что начальник забудет о задании и отчитываться не придется. Довольно распространенная поговорка «не спешите выполнять задание, возможно, его еще отменят» как раз и рассчитана на это.

Руководитель отдела постоянно  контролировал процесс обзвона  потенциальных клиентов, в итоге  все сотрудники выполняли норму  обзвона и аккуратно заполняли  форму. В то же время руководитель не всегда контролировал процесс оформления документов, в итоге этому уделялось меньше внимания и нередко «всплывали» ошибки.

2. Прозрачность контроля. Подчиненный должен точно знать параметры контроля, т.е. что именно подлежит проверке, за что нужно отчитаться. Тогда он будет стремиться соответствовать этим параметрам. Если параметры определены, подчиненный будет лишен возможности оправдать невыполнение задания наивным «а я не знал».

3. Единоначалие в области контроля. Важно, чтобы один параметр работы контролировал только один руководитель. Если одного исполнителя по одному и тому же вопросу контролируют два и более вышестоящих сотрудников, то весьма вероятна ситуация манипулирования руководителями, ссылки на другого руководителя в оправдании невыполнения задания.

Одну производственную компанию возглавляли два руководителя, два  собственника. Оба имели одинаковые полномочия и давали распоряжения одним  и тем же исполнителям. В итоге  наиболее «ушлые» исполнители не только умудрялись не выполнять ничьих поручений, но и стравливали руководителей  между собой. Пока собственники выясняли отношения, сотрудники занимались своими личными делами.

4. Четкость постановки задачи облегчает контроль. Более того, чем детальнее стандартизирована и регламентирована деятельность, тем проще осуществлять контроль.

В одном отделе компании контроль осуществлялся по формочке, которую заполняли исполнители. От них требовалось только внести свои показатели в соответствующие  графы. Весь отчет занимал несколько  минут. В другом отделе той же компании руководитель требовал с подчиненных  отчет в свободной форме. В итоге сотрудники корпели над отчетами по несколько часов, расписывая в красках свои достижения. Руководитель также тратил немало времени, изучая творения подчиненных. Хуже всего было то, что он часто не мог сравнить успехи сотрудников между собой, так как каждый из них писал отчет по-своему. Более того, те, что имел лучшие литературные способности, чаще всего оценивались лучше других, независимо от реальных результатов своей работы.

5. Более важные задания нужно более тщательно контролировать. То, что подлежит более пристальному и детальному контролю, подчиненными воспринимается как более важное, и соответственно они уделяют выполнению данных заданий больше внимания.

6. Документальное сопровождение контроля. Контроль лучше осуществлять по письменным отчетам. Как уже упоминалось, отчеты лучше составлять по определенной форме, а не в свободном виде. Идеально, если отчет составлен на основе плана, тогда сразу понятно, что из запланированного выполнено, в каком объеме, в какие сроки.²

Без контроля в управлении не обойтись. Однако, чтобы контроль действительно приносил ощутимые результаты, нужно приложить немало усилий. Построение системы контроля в организации  задача сложная, комплексная. На ее решение  у организаций обычно уходит не один год. Чтобы исправить все ошибки в системе контроля требуется  не только время, но и терпение, а  иногда и мужество. Но усилия окупаются: действующая система контроля предупреждает  возникновение кризисов, обеспечивает полное владение ситуацией, а в случае успехов мобилизует на новые достижения.

 

 

 

1.3. Система контроля в организации

 

Контроль – это обязательный этап процесса управления и ни один руководитель не может без него обойтись. На первый взгляд, контролировать довольно просто, однако руководители часто сталкиваются с различными проблемами, которые снижают эффективность контроля. На деле это выливается в невыполненные поручения, нарушенные сроки, «забытые» дела и т.д. Если контроль поставлен грамотно, организация легче достигает своих целей, если в системе контроля есть прорехи, то проблемы неизбежны. Функция контроля, прежде всего, направлена на повышение управляемости организацией. Управляемость представляет собой соотношение поставленных задач к выполненным. Если все поставленные задачи выполнены точно и в срок, то управляемость равна 100%. В жизни такое случается крайне редко. Тем не менее, существуют способы приблизиться к заветному идеалу. И то, каким образом организована система контроля в организации, напрямую влияет и на исполнительскую дисциплину и на повышение доли выполненных поручений, и в целом на достижение целей.

При освещении данного  вопроса необходимо выявить общие аспекты, каким образом организовать систему контроля в любой организации, чтобы она повышала управляемость компанией, а также рассмотреть какие инструменты контроля эффективны в различных ситуациях, с какими типичными трудностями сталкиваются руководители, осуществляя контроль и как их преодолевать.

Для начала определим: в чем состоит суть контроля как функции управления

Напомним, что процесс  управления состоит из 4 основных этапов:

• планирование
• организация
• мотивация
• контроль

 

 

Основные этапы управления(Рис.)

 

То есть контроль представляет собой заключительную стадию процесса управления. Другими словами суть управления состоит в том, чтобы, проанализировав ситуацию определить цели и задачи, составить план их выполнения, продумать, как организовать выполнение задачи, обеспечив исполнителей необходимыми ресурсами, настроить  исполнителей на выполнение задачи и  проконтролировать ее исполнение, при  необходимости внести коррективы в  полученные результаты и учесть их в будущем. На первый взгляд выглядит просто. Однако, подводные рифы подстерегают руководителя практически на каждом шагу.³

Процесс контроля состоит из нескольких этапов:

• установка стандартов,
• оценка достигнутых результатов,
• проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Стандарты - это конкретные цели, выполнение которых поддается измерению.

Стандарты, используемые для  контроля, неразрывно связывают его  с процессом планирования. То есть для того, чтобы что-то проконтролировать, нужно сначала поставить задачу и задать критерии ее успешного выполнения.

Например, чтобы проконтролировать хорошо или плохо сотрудник подготовил коммерческое предложение для клиента необходимо сначала установить стандарт данного коммерческого предложения, как по форме (шрифты, заголовки, поля и т.д.), так и по содержанию (структура документа, наличие обязательных разделов, доступность изложения, четкая аргументация и т.д.). Если этого не сделано, то любые замечания руководителя могут быть восприняты сотрудником как придирки. Если же и руководитель, и исполнитель четко знают, какой результат должен быть на выходе, то собственно процесс контроля сильно упрощается.

Таким образом, суть контроля состоит в том, чтобы проверить выполнено или нет задание (цель, задача, план, работа), в полном ли объеме, в нужные ли сроки и насколько качественно.

1.4. Организация контроля персонала

Наряду с контролем  за величиной товарных запасов, за движением денежных средств и за другими аспектами функционирования предприятия необходимо также найти оптимальные методы контроля за работой персонала.

Для неодушевленных предметов, машин или денег легко купить или создать отлаженную систему  контроля. Можно даже использовать компьютерную версию. Контролировать работу персонала — совсем другое дело.

Сущность контроля сводится к следующим шагам:

• определение и установление производственных или служебных нормативов;
• оценка выполненной работы;
• сравнение выполненной работы с установленными нормативами;
• внесение соответствующих изменений в случае необходимости.

В чем же заключается главная трудность при контроле за работой сотрудников?

Многое зависит от особенностей предприятия и от того, работают ли сотрудники вместе, проводя большую часть времени друг с другом или изолированно, п олагаясь в основном на собственную инициативу.

Могут возникнуть проблемы уже на стадии определения и установления производственных или служебных нормативов.

Оценить выполненную работу гораздо труднее. Различные методики проверки выполненной работы опираются  на определение важнейших параметров работы сотрудника, которые в принципе поддаются измерению.   Следующая проблема может возникнуть в связи с необходимостью внесения изменений в текущую работу. Можно отложить неприятный разговор, связанный с неудовлетворительной работой сотрудника, до тех пор, пока не появятся неопровержимые «убийственные» аргументы. После этого сотрудник, как правило, забывает о том, что именно он делал неправильно, зато прекрасно помнит, как и в какой форме  его отчитали. Если нужно сделать замечание, необходимо руководствоваться следующими простыми правилами:

• не откладывать такой разговор в долгий ящик;
• делать это с глазу на глаз;
• обратить особое внимание на реакцию сотрудника и на то, насколько она отличается от ожидаемой;
• выслушать объяснения провинившегося сотрудника;
• договориться о дальнейших действиях;
• расставаться друзьями, а не заклятыми врагами.

В процессе контроля если обнаруживаетсятя, что сотрудник заслуживает похвалы, можно руководствоваться следующимися правилами:

• поговорить с ним без промедлений;
• объяснить сотруднику, что именно он сделал правильно;
• пожелать ему и в дальнейшем действовать в том же духе.

1.5. Технология контроля персонала

Технология контроля имеет  три самостоятельных этапа: (Рис.1)

1. установление критериев и стандартов
2. сопоставление с ними реальных результатов
3. осуществление корректирующих действий

 

 

Все этапы чётко различимы. Они свойственны контролю в любой  системе управления.