Системный и ситуационный подходы в управлении организацией

 

2.2 Практическое применение  ситуационного подхода

 

Ситуационный, или кейсовый (от англ, саsе – ситуация), подход к управлению, так же, как и системный, является скорее способом мышления, чем набором конкретных действий. Данный подход пытается увязать конкретные приемы и концепции с определенными конкретными ситуациями для того, чтобы достичь целей организации наиболее эффективно.

Согласно ситуационному  подходу в менеджменте, любая  организация есть открытая система, которая действует по простой  модели (см. Рис.1).

Однако, необходимо помнить, что ситуационный подход концентрируется  на ситуационных различиях между  организациями и внутри самих  организаций. Он пытается определить, каковы значимые переменные ситуации и как они влияют на эффективность  организации.

Методологию ситуационного  подхода можно объяснить как  четырехшаговый процесс.

Во-первых, руководитель должен быть знаком со средствами профессионального  управления, которые доказали свою эффективность. Это подразумевает  понимание процесса управления, индивидуального  и группового поведения, системного анализа, методов планирования и  контроля и количественных методов  принятия решений.

Метод анализа ситуаций помогает руководителю понять, каким способом можно добиться основной цели организации  в конкретных условиях наиболее эффективно, какие факторы являются наиболее важными в данной ситуации и какой эффект будет получен в результате воздействия на эти факторы.

Аналитические данные проходят скрупулезную проверку практикой, и  мудро замечено, что «лучшие компании сочетают столовую ложку глубокого

анализа с бочкой внимания к производственной практике; незаменимо и то и другое. До появления аналитических  моделей имелся только метод просиживания штанов. И этого было совершенно недостаточно для деятельности в сложном мире».

Теория управления продолжает изучать новые возможности совершенствования  управления производством, коллективами и методы воздействия на личность. Практическое применение научных разработок показывает, что выбор методов  управления зависит от многих и многих переменных, от конкретной ситуации, и  руководитель обязан не только иметь  достаточную информацию о ситуации, но и уметь воздействовать на нее. Современная теория управления большое  внимание уделяет человеку, его творческому  потенциалу, особенно его способностям к организованной деятельности. В  ходу афористическое высказывание, что  единственное различие между предприятиями  – как в них используется интеллектуальный потенциал персонала.

Как показывает пирамида ценностей  предприятия (рис. 2), ее основой являются сырьевое, материально-техническое обеспечение и финансовый фундамент, но высшими ценностями являются идеи, творческий потенциал, информация и человеческие ресурсы.

Любая теория приобретает  особую ценность, если она может  ответить на вопросы, возникающие в  практической деятельности. В управлении конкретные ситуации столь разнообразны, так часто возникают сложнейшие проблемы, что далеко не всегда теория может дать четкие, однозначные рекомендации практикам. Этим и объясняется рождение «ситуационной теории управления», которая надеется быть полезной в  практике управленческой деятельности, при решении вопросов в нетривиальных  деловых ситуациях, особенно если необходимо применить методы искусства управления. Не случайно, что современная методика подготовки специалистов в области  управления большое внимание уделяет  анализу конкретных ситуаций и деловым  играм.

 

Ситуационная школа управления вполне обоснованно уделяет особое внимание проблеме приспособляемости  организации к условиям постоянно  меняющейся внешней среды и исследует  те факторы, которые оказывают на деятельность системы наибольшее воздействие.

Весьма разумным и практически  ценным является основной тезис сторонников  ситуационной теории управления –  не существует единственного, унифицированного метода управления для любых ситуаций. В каждом конкретном эпизоде управленческой деятельности необходимо искать свои, нетривиальные пути решения проблемы, гибко применять мощный арсенал  средств и методов науки и  искусства управления.

Во-вторых, каждая из управленческих концепций и методик имеет  свои сильные и слабые стороны, или  сравнительные характеристики в  случае, когда они применяются  к конкретной ситуации. Руководитель должен уметь предвидеть вероятные  последствия, – как положительные, так и отрицательные, – от применения данной методики или концепции. Приведем простой пример. Предложение удвоить  зарплату всем служащим в ответ на дополнительную работу, вероятно, вызовет  значительное повышение их мотивации  на какое-то время. Но, сравнивая прирост  затрат с полученными выгодами, такой  путь может привести к разорению  организации.

В-третьих, руководитель должен уметь правильно интерпретировать ситуацию. Необходимо правильно определить, какие факторы являются наиболее важными в данной ситуации и какой  вероятный эффект может повлечь  за собой изменение одной или  нескольких переменных.

Успех или неуспех ситуационного  подхода в значительной степени  зависит от третьего шага, определяющего  переменные ситуации и их влияние. Если это не будет сделано правильно, нельзя будет полностью оценить  сравнительные характеристики или  приспособить метод к ситуации. Если можно проанализировать ситуацию, тогда  не возникает необходимости прибегать  к догадкам или методу «проб и  ошибок» для определения наиболее подходящего решения организационных  проблем.

В-четвертых, руководитель должен уметь увязывать конкретные приемы, которые вызвали бы наименьший отрицательный  эффект и таили бы меньше всего  недостатков, с конкретными ситуациями, тем самым обеспечивая достижение целей организации самым эффективным  путем в условиях существующих обстоятельств.

Здесь, наиболее уместным представляется привести пример ситуационного подхода  в управлении компании «МакДональдс».

Одним из важных следствий  динамичного взаимодействия внутренних и внешних факторов является то, что руководителю трудно определить какой метод является заведомо «правильным». «МакДональдс», использовавший процедуру сборочного конвейера в приготовлении пищи, являющуюся чрезвычайно эффективной, обеспечил стандартное качество продукции и высокую производительность труда. Однако, по своей сути этот метод ничем не лучше традиционных методов дорогих ресторанов. Такие рестораны не могут производить по тысячи гамбургеров в день, но и «МакДональдс» не сможет безупречно приготовить фирменное блюдо таких ресторанов. Если руководство дорогого ресторана решит применять унифицированные машины и концентраты для приготовления своих блюд, оно конечно снизит затраты и повысит производительность. Однако, цель дорогих ресторанов – готовить и подавать еду самого высокого качества – уже не будет достигнута.

Большинство управленческих решений имеют как положительные, так и отрицательные последствия. Эффективное управление – это  сложный акт балансирования, предполагающий заведомые потери, когда это необходимо для достижения основной цели. Например, руководитель практически не может  отобрать только самых способных, самых  опытных людей для работы в  своей организации. Руководитель не может всегда обращаться с людьми, как этого им хочется. Можно предположить, что единственной важной причиной успеха предприятий «МакДональдс» является то, что руководство корпорации так  спроектировало процесс производства гамбургеров и жареного картофеля, что он может быть реализован с  неизменным качеством даже низкоквалифицированными работниками. Для того чтобы метод «МакДональдса» позволил ему достичь успеха, менеджеры ресторанов должны быть уверены, что каждый работник будет в точности исполнять всю предписанную технологию. «МакДональдс» специально нанимает молодых неопытных людей, так как они лучшим образом подходят для его метода «сборочной линии», чем люди, имеющие опыт работы в ресторанах. Это имеет и отрицательные последствия – такие, как высокий уровень текучести, риск упустить людей, имеющих талант и способности стать хорошими руководителями, способными подняться по этой лестнице до самого верха. Но, оценивая ситуацию в целом, следует отметить, что положительные последствия перевешивают отрицательные.

Важно отметить, что ситуационный подход требует принятия оптимального решения, зависящего от соотношения  имеющихся факторов. Если процессный и системный подходы более  целесообразно применять в спокойной  обстановке и в процессе планомерной  деятельности менеджера, то ситуационный подход чаще используют в нестандартных  и непредвиденных ситуациях. Именно в такие моменты, когда за 1–2 мин необходимо правильно оценить ситуацию и принять верное решение, проявляются особые качества менеджера: твердость, гибкость мышления, эрудиция, дар предвидения.

Ситуационный подход носит  не шаблонный характер, а воспитывает  у менеджеров, имеющих различные  личностные качества, умение контролировать ситуацию. Различные управленцы в  одинаковой ситуации будут предпринимать  разные действия, стремясь, однако, достичь  близкие цели. Поэтому в процессе обучения или переподготовки менеджеров используются не стандартные, а самые  непредвиденные ситуации (землетрясение, взрыв близлежащего химического  предприятия, отключение электроэнергии, массовое заболевание работников и  др.), в ходе которых моделируется весь ход действий и их последствия. Таким образом, ситуационный подход заранее подготавливает менеджера к запрограммированным решениям в нестандартных ситуациях.

Таким образом, ситуационный подход как разновидность научного метода направлен на выработку у  человека ситуативного мышления (приближенного  к практике) и непосредственное приложение полученных теоретических знаний к  анализу реальных процессов. Применение к процессу управления организацией ситуационного подхода позволяет  принимать управленческие решения  в зависимости от сложившейся  ситуации и достигать поставленные цели.

Ситуационный подход пытается увязать конкретные приемы и концепции  с определенными конкретными  ситуациями для того, чтобы достичь  целей организации наиболее эффективно. Он пытается определить значимые переменные ситуации и их влияние на эффективность  организации. Хотя ситуационный метод  еще не был полностью обоснован  исследованиями, недавние результаты указывают на то, что некоторые  ситуационные переменные могут фактически быть вычленены. Установление этих основных переменных, в особенности в области  лидерства и поведения организационных  структур и количественных оценок, явилось наиболее важным вкладом  ситуационного подхода в управление. Невозможно, однако, определить все  переменные, влияющие на организацию. Буквально каждая грань человеческого  характера и личности, каждое предыдущее управленческое решение и все, что  происходит во внешнем окружении  организации, определенным образом  влияет на решения организации. Для  практических целей можно рассматривать, однако, только те факторы, которые  наиболее значимы для организации, и те, которые скорее всего могут  повлиять на ее успех.

 

 

 

2.3Ситуационный анализ

 

 

  Ситуационный  анализ позволяет, исходя из более глубокого  понимания ситуации и динамики ее развития, вырабатывать и принимать  более обоснованные управленческие решения, а также предвидеть возможное  возникновение кризисных ситуаций и принимать своевременные меры по их предотвращению. Целью ситуационного анализа является определение стратегической ситуации для конкретной компании.       

Проведение  ситуационного анализа на современном  технологическом уровне требует  разработки и использования банков данных (ситуаций, сценариев, экспертов, результатов ситуационного анализа поступившей информации) и специальных автоматизированных систем, предназначенных для обработки данных и сопровождения основных процедур ситуационного анализа.       

Центральным моментом ситуационного  подхода является ситуация, то есть конкретный набор обстоятельств, которые  оказывают влияние на организацию  в данное время. Cитуационный подход внес большой вклад в теорию управления, используя возможности прямого  приложения науки к конкретным ситуациям  и условиям.       

Правильным вариантом поведения  современного предприятия для достижения эффективного долгосрочного функционирования и успешного развития является удаление повышенного внимание осуществлению анализа вешней среды. А для этого необходима разработка и осуществление комплексного анализа с учетом индивидуальных особенностей предприятия при соответствующим кадровом, финансовым и техническом обеспечении. Только при этом условии можно рассчитывать на эффективность принимаемых стратегических и оперативных управленческих решений. 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, подводя итог проведенного исследования, можно сделать  следующие выводы.

Из всего выше изложенного  мы видим, что учитывать системный  подход в управлении очень важно  для любой организации.

У каждой организации своя система. Каждая система имеет свои, присущие ей, особенности, свою реакцию  на управление, свои формы возможного отклонения от программы, свою способность  реагировать на различного рода воздействия.

Системный подход предполагает наличие особого единства системы  со средой, которая определяется как  совокупность внешних элементов, оказывающих  влияние на взаимодействие элементов  системы.

Всестороннее изучение связей элементов (подсистем) необходимо для  построения модели объекта управления – фирмы или предприятия. Эксперименты с моделью дают возможность совершенствовать управленческие решения, то есть находить пути наиболее эффективного достижения общих целей.